新時期如何加強企業(yè)辦公室行政管理

王小豐

摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公室的行政管理工作也發(fā)上了天翻地覆的變化。行政管理的完善與高效成為企業(yè)不斷發(fā)展的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；行政管理

辦公室是一個綜合的辦事機構(gòu)，其工作內(nèi)容復(fù)雜而繁多，它擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)各部門工作、宣傳公司文化、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)洽談、文件起草等各項工作，是一個企業(yè)的“樞紐”。在新的經(jīng)濟形勢下對企業(yè)的行政管理工作提出了更高的要求。如何構(gòu)建高效、完善的行政管理體系也就成為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。

一、企業(yè)辦公室行政管理團隊的建設(shè)

一個良好的行政管理體系離不開一個優(yōu)秀的行政管理團隊，一個優(yōu)秀的團隊一定是由一群優(yōu)秀的個體所組成，一個行政管理團隊的專業(yè)、長效、穩(wěn)定、不斷學(xué)習(xí)不斷提升也就是行政管理團隊建設(shè)的基石。建立優(yōu)秀的管理團隊可以定期組織相關(guān)人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可以涵蓋行政管理、協(xié)調(diào)溝通、文件管理等。

新的形勢下要求企業(yè)行政管理人員具有極好的服務(wù)意識，以發(fā)展的眼光看待工作中出現(xiàn)的問題并作出合理的處理，要求行政管理人員不斷學(xué)習(xí)、提高以完善管理理念，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

二、企業(yè)辦公室文化的建設(shè)

小型企業(yè)靠領(lǐng)導(dǎo)，中型企業(yè)靠制度，大型企業(yè)靠文化。文化建設(shè)在一個企業(yè)中至關(guān)重要，是企業(yè)做大、做強長存發(fā)展的關(guān)鍵，辦公室的行政管理人員則是企業(yè)文化建設(shè)的參與者、執(zhí)行者。在文化建設(shè)中文化宣傳、文化活動是常用手段，文化宣傳又分對內(nèi)宣傳、對外宣傳，對外宣傳是通過構(gòu)建企業(yè)網(wǎng)站，編輯企業(yè)宣傳冊以提升企業(yè)形象與知名度；對內(nèi)宣傳則是制定企業(yè)手冊讓廣大員工了解企業(yè)文化，學(xué)習(xí)企業(yè)文化，融入企業(yè)文化以真正的成為企業(yè)的一分子。文化活動則可以讓員工切實的感受到企業(yè)的文化氛圍，例如：組織部門旅游、企業(yè)的文體活動、專業(yè)的技能競賽。

三、建立完善、高效的工作流程與制度

完善的工作流程是高效完成工作的前提和保障。在現(xiàn)今各企業(yè)中存在著信息資源無法共享、決策執(zhí)行不力，出現(xiàn)問題時處理不夠及時，處理方式方法不合理，各個部門各行其是，管理混亂等現(xiàn)象。行政管理者需要制定每一項工作的工作流程及制度，針對具體問題制定具體方案，并在不斷的工作實踐中不斷完善工作流程與制度，最終建立一套完善、高效的工作流程與工作制度。

第一，要明確職責(zé)。不僅要明確每個行政管理人員的職責(zé)而且要明確企業(yè)各個部門在合作時的職責(zé)。真正做到每一件具體工作可以找到明確的責(zé)任人，避免出現(xiàn)問題互相推諉，給予獎勵你爭我奪。

第二，要做好協(xié)調(diào)溝通工作。這包括每個行政管理人員間的協(xié)調(diào)與溝通及企業(yè)內(nèi)各個部門的協(xié)調(diào)與溝通。在日常工作中矛盾無處不在，在每個人各司其職的前提下如何妥善的處理工作中產(chǎn)生的矛盾則需要行政管理人員有著極好的協(xié)調(diào)溝通能力。畢竟，員工工作是為了一個共同的目的：企業(yè)的發(fā)展與壯大。

第三，完善獎懲制度。企業(yè)要合理利用獎懲制度對企業(yè)員工進行激勵與約束。使用物質(zhì)獎勵與精神獎勵相結(jié)合的方法，在保證公平與差異的基礎(chǔ)上制定切實可行的薪酬方案。在薪酬考核時要明確員工的考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作的性質(zhì)、難度、質(zhì)量、效率的不同制定出相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守考核標(biāo)準(zhǔn)進行獎勵分配。

第四，完善辦公室行政管理的信息化。隨著科技的發(fā)展時代的進步，現(xiàn)代化信息技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用。使用信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為每一個企業(yè)的必然選擇。采用電話會議、視頻會議、企業(yè)郵箱等技術(shù)手段使得企業(yè)在溝通交流方面更加便捷高效，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以很容易掌握每一項工作的進展情況。辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)的覆蓋率及使用效率一定程度上影響著企業(yè)的工作效率。熟練使用辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)員工應(yīng)當(dāng)掌握且必須掌握的基本技能之一。而培訓(xùn)員工學(xué)習(xí)使用辦公自動化系統(tǒng)也成為企業(yè)行政管理人員的一項新的工作內(nèi)容。

四、建立完善的檔案管理制度

無紙化辦公是時下新興的理念，在環(huán)保的同時也對企業(yè)行政管理工作中復(fù)雜而龐大的檔案管理工作有所緩解。但企業(yè)的檔案管理還不能被無紙化辦公完全取代。必要的文檔保存是每一個企業(yè)無法避免的工作。

構(gòu)建完善的檔案管理制度可分為以下幾個方面：

第一，檔案管理的硬件建設(shè)。對企業(yè)所有的文檔進行統(tǒng)一收集，統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)；制定嚴(yán)格的檔案錄入、保存、查閱、調(diào)取、銷毀制度；各個部門要有專人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部文檔的記錄、保存、使用等工作。

第二，檔案管理的軟件建設(shè)。建立企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行分類，記錄檔案性質(zhì)，存檔時間，保存位置，使用范圍等，當(dāng)需要查閱檔案是可以通過電子檔案管理系統(tǒng)快速獲取相關(guān)檔案信息。

第三，制定保密制度。企業(yè)的檔案記錄了企業(yè)的重要信息，一旦丟失或失竊會對企業(yè)帶來難以估量的損失。這其中包括檔案室的出入規(guī)范，安保措施等。

五、結(jié)語

在新的歷史時期，辦公室行政管理已經(jīng)成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必要因素，行政管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到他們工作的重要性。不斷提高自身素質(zhì)，更新管理理念，加強服務(wù)意識，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，更好的服務(wù)于企業(yè)，為企業(yè)的發(fā)展提供支持，同時也是自我實現(xiàn)。

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