人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對(duì)策

唐彥

摘? ? 要：在當(dāng)今飛速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的可取之處逐漸在各行各業(yè)開始有所體現(xiàn)，信息化的出現(xiàn)使得人們的生活和工作都得到了便利。信息化的出現(xiàn)自然也會(huì)對(duì)檔案資料等信息的管理方面提供不可忽視的便利。本文對(duì)影響人力資源檔案管理信息化的因素進(jìn)行了探索并找到解決這些因素的對(duì)策，從而更好的將信息化建設(shè)融入到人力資源檔案管理中。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理;信息化;影響因素;建設(shè)策略

1? 前言

在當(dāng)今急需人才的社會(huì)，人力資源是企業(yè)組織的主要力量，而人力資源檔案管理的存在便是發(fā)現(xiàn)人才并幫助人才找到屬于自己的崗位，有效的做到將“人才用到刀刃上”，從而使一個(gè)地區(qū)的人力資源發(fā)揮出最大的功效，所以對(duì)人力資源檔案清晰有效的記錄是非常有必要的，而信息化技術(shù)為檔案的管理提供了既高效又精確的管理方式。

2? 人力資源檔案管理信息化概念簡(jiǎn)述

所謂人力資源就是指具備勞動(dòng)能力的人口，是指在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中提供主要力量的資源，能夠幫助經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展。每個(gè)地區(qū)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)開發(fā)時(shí)，優(yōu)質(zhì)的人才都是必不可少的，所以需要對(duì)人才的數(shù)量、人才的文化程度和人才的工作能力等資料進(jìn)行管理和記錄。而對(duì)人力資源檔案等資料進(jìn)行統(tǒng)籌的管理便需要應(yīng)用到信息化技術(shù)，也就是所謂的人力資源檔案管理信息化，利用信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)，將孤立零散而又繁多的數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，從而形成自上到下，有規(guī)律有結(jié)構(gòu)的信息網(wǎng)絡(luò)。

3? 影響人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要因素

3.1? 在檔案信息化意識(shí)的樹立方面有欠缺

對(duì)于我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展來說，人力資源檔案管理信息化是相對(duì)落后的，檔案信息化的意識(shí)并沒有在人們的心中存留，甚至有的人還不足以認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要。對(duì)于人力資源檔案的管理，有關(guān)部門還帶著傳統(tǒng)的檔案管理觀念，認(rèn)為將人力資源的檔案進(jìn)行保存、塵封在高閣之上，沒有破壞和丟失就是完美的完成了任務(wù)。但是，這是有悖于人力資源檔案管理信息化的想法的，人力資源檔案不能只是停留在對(duì)于基本信息的記載上，而是跟隨時(shí)代和人力的更新，人力資源檔案也是需要及時(shí)的補(bǔ)充和更新，并且它是時(shí)刻作為人力開發(fā)的依據(jù)，應(yīng)是被人時(shí)刻查閱的，而不是將這份檔案信息束之高閣，忽略它的重要性。

3.2? 在檔案信息化設(shè)施的建設(shè)方面有落后

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)對(duì)于檔案信息化的進(jìn)行也是必不可少的影響因素，可以說是檔案信息化步驟當(dāng)中的首要條件。在我國(guó)相關(guān)的部門大多都是以紙質(zhì)為主，更加重視紙質(zhì)的質(zhì)量與加工，并沒有將與信息化相聯(lián)系的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)的設(shè)施進(jìn)行配備和使用。雖然有關(guān)部門曾主張檔案的信息化建設(shè)，但是他們只是將人力資源的檔案信息進(jìn)行里簡(jiǎn)單的記錄保存，并沒有利用信息化的技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、整合、共享等工作，而是局限在收集和整理的信息工作。這種現(xiàn)況真實(shí)的反映了沒有對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行掌握和利用，在與檔案信息化建設(shè)的思想背道而馳。

3.3? 在檔案信息化制度的規(guī)范方面有缺失

對(duì)于任何的行動(dòng)或是行為來說，制度的規(guī)范都是非常有必要的方面。對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，制度的規(guī)范能夠更好的對(duì)檔案信息化的探索有一個(gè)穩(wěn)定的規(guī)劃而不是口頭上的說說而已。信息化的出現(xiàn)雖說是帶來了極大的便利和好處，但是信息化的建設(shè)同樣面臨著挑戰(zhàn)，當(dāng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以電子的形式出現(xiàn)時(shí)，二者一定會(huì)發(fā)生碰撞，很可能會(huì)造成檔案信息的雜亂或是丟失。所以，在檔案的信息化建設(shè)時(shí)期，一定要做好對(duì)檔案的保護(hù)工作，規(guī)范檔案信息化制度，防止檔案信息的被泄露和被惡意篡改。

3.4? 在檔案信息化人才的培養(yǎng)方面有欠缺

檔案信息化是跟隨時(shí)代腳步所出現(xiàn)的新方法，所以，對(duì)于檔案的信息化建設(shè)來說，與這一方面有關(guān)的人才也是有必要的。人力資源檔案的管理本身就是一項(xiàng)保密性、專業(yè)性都很強(qiáng)的工作，所需的人才也應(yīng)該是道德素質(zhì)高并且有過強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)的人才。但是，從我國(guó)的現(xiàn)狀來看，人力資源檔案的管理人員并沒有對(duì)檔案信息有過多的關(guān)注，對(duì)于人力資源檔案管理信息化的相關(guān)專業(yè)知識(shí)也多有不足。

4? 人力資源檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)策

4.1? 樹立人力資源檔案信息化的意識(shí)

檔案信息化建設(shè)的意識(shí)可以說是人力資源檔案信息化管理的核心所在，起著支配作用，它帶領(lǐng)著檔案信息化的進(jìn)步。將人力資源檔案管理者與其所在領(lǐng)域中的各項(xiàng)任務(wù)相結(jié)合;將人力資源檔案管理工作和社會(huì)活動(dòng)相結(jié)合是提高檔案信息化建設(shè)意識(shí)的要求。不僅僅如此，還應(yīng)該讓檔案管理者適應(yīng)社會(huì)的進(jìn)步，將傳統(tǒng)的封閉式檔案工作轉(zhuǎn)為開放型工作，加快信息的記錄由手工的錄入到數(shù)字化信息化保存的過程，深入培養(yǎng)檔案信息管理工作者的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)和科技化意識(shí)。

4.2? 完善人力資源檔案系統(tǒng)的設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)今的社會(huì)，只依靠簡(jiǎn)單的手工管理將人力資源檔案信息進(jìn)行管理是難以實(shí)現(xiàn)的，它難以將信息進(jìn)行有條理的保存，所以，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于人力資源檔案的管理是十分有必要的，它既能推動(dòng)檔案信息在前期階段的記錄整理和歸納保存，又能為檔案信息在后期的查閱與利用提供便利。如果要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的進(jìn)行配備的加強(qiáng)，那么承載信息化技術(shù)的計(jì)算機(jī)是必要前提，從硬件上對(duì)于電子計(jì)算機(jī)的配備，可以提高檔案信息的所用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合度，從而提高檔案信息化的建設(shè)水平。其次是對(duì)局域網(wǎng)的完善，使檔案管理工作者的工作形成網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，便于對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和應(yīng)用。

4.3? 健全人力資源檔案信息化的制度體系

制度的完善，才能對(duì)人力資源檔案信息化管理起到規(guī)范作用。完善人力資源檔案信息化制度主要以管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個(gè)層面為主，這三個(gè)層次缺一不可，它們都影響著檔案信息化的整個(gè)過程。為了達(dá)到人力資源檔案信息化的規(guī)范性，應(yīng)建立相應(yīng)的制度，使的檔案信息化建設(shè)的每個(gè)步驟都使有章可循的，使其過程成為一種長(zhǎng)期的有效機(jī)制。

4.4? 加大對(duì)人力資源檔案信息化人才的培養(yǎng)

培養(yǎng)檔案管理工作者、相關(guān)的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技能，使其能夠就將人力資源檔案的工作流程銘記于心。挑選具有較強(qiáng)的知識(shí)內(nèi)涵的人才，樹立檔案工作人員道德意識(shí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任素養(yǎng)。

5? 結(jié)束語

在新時(shí)代新社會(huì)新經(jīng)濟(jì)的背景下，人才市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)從來都沒有停止過，要想留住人才、利用人才就需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理信息化，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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