高等教育學(xué)生類檔案管理工作思考

王畢升

摘 要：學(xué)生在學(xué)校期間的實踐生活、獲獎情況、思想及學(xué)習(xí)成績等方面的真實記錄，完全體現(xiàn)在學(xué)生檔案中。在市場的用人機制的改變和我國經(jīng)濟市場的發(fā)展情況下，人才的流動性越來越頻繁。有些大學(xué)畢業(yè)生在大學(xué)畢業(yè)后，沒有將自己的學(xué)生檔案攜帶走，導(dǎo)致學(xué)生檔案被用人企業(yè)查詢的次數(shù)較高。還有就是對于以前的管理模式來說檔案是隨著學(xué)生走的，這種情況也完全滿足不了當下的查詢需求。這就需要提高學(xué)生檔案管理，增值檔案價值意義，增加檔案的重視，將檔案信息化的程度提升出來，這樣對于人才的需求才能使得物盡其用，對于用人單位來說也是非常有效的溝通方式，對人才的發(fā)展有著非常重要且深遠的影響意義。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，對高等教育學(xué)生類檔案管理工作思考提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：高等教育學(xué)生類 檔案管理工作 思考

引 言

隨著時代的不斷發(fā)展，有些高校針對檔案管理工作也出現(xiàn)了一些問題，例如：南充市普通高考近三年每年參考人數(shù)達到5萬余人，考生檔案多復(fù)雜，含報名信息檔案、體檢檔案、學(xué)籍檔案等。由此可見，高等學(xué)校的檔案工作，直接關(guān)系到高校各項工作的順利開展，對檔案工作的充分認知和高度重視，是做好檔案工作的前提，掌控好檔案事業(yè)發(fā)展方向，不斷的進行高質(zhì)量的開發(fā)與利用，服務(wù)于高等教育事業(yè)，輔助國家經(jīng)濟的快速發(fā)展成為檔案工作發(fā)展的必然。

一、高等學(xué)校檔案的形成與作用

高等學(xué)校是培養(yǎng)社會和行業(yè)需求的高端專業(yè)人才的載體出口，學(xué)生來源于社會并經(jīng)過篩選，是專業(yè)人才培養(yǎng)的起點，學(xué)生進入高校后接受德、智、體、美、勞的基礎(chǔ)教育，再上升到專業(yè)培養(yǎng)，通過四年的有序教育和系統(tǒng)培養(yǎng)，順利畢業(yè)后才能成為專業(yè)人才，走出學(xué)校并進入對應(yīng)的行業(yè)向社會輸送專門的高級人才，服務(wù)于社會，貢獻于國家。在這一過程中，高校積累了一系列的教育教學(xué)過程資料，和學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)每一個環(huán)節(jié)形成的個人痕跡材料，最終移交檔案部門形成檔案，應(yīng)用于每一名學(xué)生，成為學(xué)生的人生歷史記錄。高等學(xué)校是教師科研水平提升和進行科學(xué)研究和培養(yǎng)科技高尖端人才的重要場所，對于學(xué)校的各項科學(xué)研究包括合同的簽訂、項目的管理、各項成果的取得，整個過程形成了完整的科研檔案。反過來科研檔案的開發(fā)利用又直接作用于學(xué)校的科學(xué)研究工作，同時對教學(xué)工作也具有輔助作用，并為企業(yè)的發(fā)展和國家的經(jīng)濟建設(shè)提供技術(shù)上的有效依據(jù)，科研檔案的價值也隨之提升。

二、高等教育學(xué)生類檔案管理的問題

1.對檔案管理的重視程度不高。我國雖然已經(jīng)開始重視教育教學(xué)工作，但是大多數(shù)高校仍然以普通全日制教學(xué)為主，對教育教學(xué)工作以及檔案管理的重視程度普遍不高，教育工作得不到足夠的重視，也導(dǎo)致教育教學(xué)檔案管理工作同樣得不到應(yīng)有的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及從事教育教學(xué)檔案管理的工作人員沒有更深入、更充分的意識到檔案管理工作對學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量和科研工作的影響，很多學(xué)校并沒有專人負責教育教學(xué)的檔案管理，使得很多重要的檔案信息沒有進行歸檔保存或者是遺失了。

2.缺乏完善的檔案管理機制。新形勢下，社會和經(jīng)濟的發(fā)展需要更多的專業(yè)人才，教育成為社會關(guān)注的熱點之一，與之相關(guān)的檔案管理也逐漸引起各大高校的重視。雖然各大高校都有一套自己的檔案管理機制，但是隨著高校教育辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大和形式的多樣化，已有的檔案管理機制已經(jīng)不能適應(yīng)更加復(fù)雜的管理狀況，新的管理機制還沒有對舊的管理機制進行完善和修訂，教育教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提高受到嚴重制約。一些高校的檔案管理機制內(nèi)容不夠全面，比如，有些歸檔資料只有復(fù)印件卻沒有原始文件;有些文件經(jīng)過批復(fù)之后沒有及時的歸檔保存。

3.學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)問題。學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)和能力會直接影響檔案管理的各項工作。學(xué)生檔案管理本身是一項細致、瑣碎而復(fù)雜的工作，需要工作人員有良好的思想政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德與干練的辦事能力，同時要做到愛崗敬業(yè)，具有強烈的責任感和使命感。目前，學(xué)生檔案管理工作存在一些問題：一是錄取時的注冊信息審核把關(guān)不嚴，以致在學(xué)籍學(xué)歷管理平臺輸入了錯誤信息，并且不能及時的發(fā)現(xiàn)和更正;二是學(xué)籍檔案信息補充與修正不及時，學(xué)生就讀過程的學(xué)業(yè)情況、實習(xí)情況、論文寫作等不能及時載入學(xué)籍檔案，導(dǎo)致檔案失去價值;三是管理方式滯后，大部分學(xué)校仍舊采取傳統(tǒng)的人工管理方式，效率低下，失誤較多，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)無法共享和及時更新;第四是檔案管理工作者結(jié)構(gòu)比例不合理，缺乏新型人才，導(dǎo)致檔案管理工作無法改革創(chuàng)新。

三、優(yōu)化高校教育教學(xué)檔案管理的有效措施

1.提高對檔案管理的重視程度。高校的教育工作不僅包括普通的全日制教學(xué)，還包括教育教學(xué)管理。要想有效的提高教育教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理的工作人員就要首先從思想上意識到教育教學(xué)檔案管理工作對于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和科研工作的重要性。學(xué)?？梢赃m當提高對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，以顯示出對教育教學(xué)檔案管理工作的重視，檔案管理人員也要認真的對待自己的工作，保證重要的信息資料都能歸檔保存、不遺失。

2.與時俱進，構(gòu)建檔案管理信息平臺。云計算、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，為新時期檔案管理信息化提供了手段和基礎(chǔ)，展現(xiàn)出大好的發(fā)展前景。新時期，運用先進的信息科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理是時代發(fā)展的潮流和必然趨勢。當前沒有國家統(tǒng)一的學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化處理平臺，但是根據(jù)其他國家的經(jīng)驗，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是發(fā)展趨勢和必然結(jié)果，所以終究我們會走上檔案管理信息化高速道路。就當前來看，各個高校可以嘗試搭建學(xué)生網(wǎng)絡(luò)信息化處理平臺，將本校學(xué)生檔案進行數(shù)字化管理，積累經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，做出成功的示范。

3.落實主動式管理理念。對于管理檔案應(yīng)提高檔案管理方法，做出相應(yīng)規(guī)范文件。制定管理的制度及細則，要求院校按照管理制度實施。應(yīng)當將檔案管理的人員進行分職化，切實管理好相應(yīng)的職位工作，對檔案進行檢查，管理設(shè)置及總結(jié)性的工作內(nèi)容。學(xué)校應(yīng)將相關(guān)人員使用的設(shè)備及相關(guān)費用做好規(guī)劃。在管理方面也要進行技術(shù)變革，應(yīng)使用科學(xué)的管理和服務(wù)意識，為人才信息資源做好輔佐工作，采用科學(xué)化管理減少資源浪費，與此同時提高管理質(zhì)量。

4.建設(shè)復(fù)合型管理隊伍。對于檔案管理人員應(yīng)進行量化管理及規(guī)定明確的指示，對于檔案中的考核設(shè)定量化模式，設(shè)定信息化管理的標準及設(shè)定檔案管理的標準，形成管理人員和管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展也可設(shè)置專人管理工作，并且提升檔案人員的專業(yè)化的素養(yǎng)。隨著教育事業(yè)與社會信息化的發(fā)展檔案的內(nèi)容也在發(fā)生變化。這就需要為管理檔案方面孕育出擁有熟練操作，懂業(yè)務(wù)及高技術(shù)的人才并且要熱愛崗位和事業(yè)，來接任高校檔案的新時期。

結(jié)束語

提高學(xué)生類檔案的管理工作是一件非常重要的工作，雖然在管理中還存在諸多問題，但檔案對于企業(yè)單位和學(xué)校本身而言都有著重要意義，對于企業(yè)和學(xué)校在用人的培養(yǎng)上能夠提供有效的證據(jù)憑證。在當前的時代背景下要完成檔案管理的規(guī)范性，真實性以及對于學(xué)生檔案內(nèi)容的多樣化填充，這樣才能有利于學(xué)生畢業(yè)后的發(fā)展，所以必須加強學(xué)生檔案的管理。

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