仇萌菲
摘 要:現(xiàn)代化首先是一個(gè)歷史的慨念。自從人類(lèi)發(fā)明了蒸汽機(jī),人類(lèi)社會(huì)就進(jìn)入了不同時(shí)代的現(xiàn)代化進(jìn)程,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和新技術(shù)的不斷運(yùn)用,現(xiàn)代化的水平也不斷提高。檔案工作的現(xiàn)代化也是在我國(guó)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、社會(huì)整體現(xiàn)代化進(jìn)程日益加快的形式下展開(kāi)的。
關(guān)鍵詞:檔案管理 現(xiàn)代化 科學(xué)性
檔案工作現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運(yùn)用,而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化問(wèn)題,涉及檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的現(xiàn)代化以及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化等諸多問(wèn)題??梢哉f(shuō),檔案工作的現(xiàn)代化關(guān)系到整個(gè)檔案工作的方方面面,基本內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:
一.檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化
計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、機(jī)器系統(tǒng)正在不斷完善,微型計(jì)算機(jī)日益普遍,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用普及到人類(lèi)社會(huì)生活的每一個(gè)領(lǐng)域。檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心和關(guān)鍵是檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍運(yùn)用。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)能應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)方面,能帶動(dòng)其他新技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,并能控制各種現(xiàn)代設(shè)備的使用,促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能,能以極快的速度讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù),能夠進(jìn)行邏輯推理判斷,因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲(chǔ)、處理、控制檔案情息的能力。并由此推動(dòng)檔案工作的全面改革和發(fā)展。
光盤(pán)技術(shù)是運(yùn)用激光方法進(jìn)行讀/寫(xiě)的信息處理技術(shù)。光盤(pán)存貯的程序近似于磁盤(pán)。將檔案文件置于光電腦掃描系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行掃描,文字和圖形信息被轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)據(jù)輸入光盤(pán)存貯器,并用其控制激光束的發(fā)射,使其在極短促的時(shí)間內(nèi)發(fā)比極細(xì)的激光束,在特制的高速旋轉(zhuǎn)的光般表面,燒蝕出反映信息數(shù)據(jù)的小坑。讀寫(xiě)過(guò)程因記錄介質(zhì)不同而有所區(qū)別,有的介質(zhì)被燒蝕為凹坑,打的形成凸起,有的介質(zhì)則產(chǎn)生晶相變化或磁力場(chǎng)變化。這樣就形成了記載檔案信息的光盤(pán)。信息輸出時(shí)仍需通過(guò)弱細(xì)的激光束照射高速運(yùn)轉(zhuǎn)的光盤(pán),經(jīng)過(guò)處理的光盤(pán)由于燒蝕位置與未被燒蝕位置對(duì)激光的反射不同,反射光信號(hào)經(jīng)過(guò)光電處理,就可在顯示器上顯示出原始檔案文件的圖像。
二.現(xiàn)代管理思想是現(xiàn)代化管理行為的基礎(chǔ)
現(xiàn)代管理科學(xué)是以管理實(shí)踐為基礎(chǔ),吸收了諸多學(xué)科的優(yōu)秀成果和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原則方法法建立起來(lái)的—門(mén)綜合性學(xué)科。現(xiàn)代管理理論對(duì)管理行為的現(xiàn)代化具有直接的指導(dǎo)作用。檔案工作的現(xiàn)代化必須以現(xiàn)代化的管理思想為依據(jù),才能加快其進(jìn)程。
檔案管理現(xiàn)代化不僅是檔案管理手段方式上的一場(chǎng)革命,更是管理思想上的一次飛躍。必須從我國(guó)檔案工作的具體情況出發(fā),克服思想上存在的落后觀念和管理中存在的缺陷,代之以現(xiàn)代管理的理論和思想,以此促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。從我國(guó)檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)踐看,首先應(yīng)在現(xiàn)代化思想的指導(dǎo)下,在制訂了比較科學(xué)、周密的計(jì)劃和方案的基礎(chǔ)上,再來(lái)實(shí)施具體的現(xiàn)代化措施和步驟,才能收到較好的效果。在一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng),必須經(jīng)過(guò)反復(fù)論證、全面考慮、綜合平衡,才能最后確定;是采用縮微攝影系統(tǒng)還是光盤(pán)系統(tǒng)作為檔案存儲(chǔ)現(xiàn)代化的手段,也不僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題,更是一個(gè)綜合管理的問(wèn)題,其結(jié)果仍然取決于管理思想現(xiàn)代化的水平。
三.檔案組織管理方法科學(xué)化
1、檔案組織管理方法
檔案組織管理主要是指檔案事業(yè)管理,包括對(duì)檔案行政機(jī)構(gòu)、檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的管理。從檔案工作的實(shí)際情況出發(fā),基本的組織管理方法是行政管理的方法。
行政管理的方法。各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過(guò)運(yùn)用有關(guān)行政法規(guī)、制度、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等于段進(jìn)行管理。行政管理的方法是達(dá)到檔案組織目標(biāo)的主要方法。
經(jīng)濟(jì)方法。檔案組織管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益,善于運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法,研究檔案工作投入產(chǎn)出問(wèn)題,在有效的人力、物力范圍內(nèi)獲得較大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。
系統(tǒng)管理方法。檔案組織從整體上看是國(guó)家社會(huì)組織系統(tǒng)的一個(gè)組成部分,自身又構(gòu)成了一個(gè)完整的組織管理系統(tǒng),運(yùn)用系統(tǒng)方法應(yīng)采取綜合前饋信息管理與后饋信息管理相結(jié)合。
預(yù)測(cè)方法。其基本步驟包括確定預(yù)測(cè)對(duì)象、收集有關(guān)資料、預(yù)測(cè)分析、建立模型、確定預(yù)測(cè)結(jié)果,主要采用定量與定性相結(jié)合的方法。
行為科學(xué)方法。檔案組織管理的效果在很大程度上取決于對(duì)人的管理。行為科學(xué)在國(guó)外又被稱為組織行為學(xué)、組織與人事學(xué)、人力資源管理學(xué)等。主要研究人的行為產(chǎn)生的原因及影響行為的因素,探索行為規(guī)律,提高控制能力,更好地達(dá)到組織目標(biāo)。
檔案組織管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作,可以運(yùn)用的方法應(yīng)是綜合性、多樣化的。除了上述方法外,法律的方法也是基本的方法。
2、檔案組織管理方法的科學(xué)化運(yùn)用
不管采用什么方法、運(yùn)用何種手段對(duì)檔案組織進(jìn)行科學(xué)管理,都要從我國(guó)和當(dāng)?shù)貦n案工作的實(shí)際出發(fā),綜合分折各種因素,具體情況具體分析,不能生搬硬套,并要考慮到下列要求:不同管理方法應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相補(bǔ)充;不同方法的使用要力求準(zhǔn)確、客觀;要考慮其適用性,不同管理環(huán)節(jié)應(yīng)采用相應(yīng)的方法;要有—定的靈活性;要注意經(jīng)濟(jì)性,盡量選擇簡(jiǎn)便易行、投入較少的方法;要特別重視管理方法的可操作性,即這些方法是可以投入實(shí)際運(yùn)用的,而不單純是理論的、空洞的。
當(dāng)然了,在這里所說(shuō)的科學(xué)性與現(xiàn)代化必須是與時(shí)俱進(jìn)的,更要必須與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際相結(jié)合,用現(xiàn)有的科技,實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案工作的現(xiàn)代化,這些都與我們所有檔案工作者的素質(zhì)與工作熱情是分不開(kāi)的。
現(xiàn)在我國(guó)常見(jiàn)的管理包括:經(jīng)驗(yàn)管理,以個(gè)人或別人成功的經(jīng)驗(yàn)和教圳為依據(jù)進(jìn)行管理;行政管理,以法律、法令、計(jì)劃、條例、會(huì)議為依據(jù)進(jìn)行管理;科學(xué)管理,以管理科學(xué)理論為指導(dǎo),采用現(xiàn)代科學(xué)方法和手段進(jìn)行管理。這些管理有著內(nèi)在聯(lián)系,經(jīng)驗(yàn)管理、行政管理過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)管理方法的運(yùn)用。
檔案工作從本質(zhì)上看是一對(duì)管理工作。不僅要管理檔案,也要管理檔案機(jī)構(gòu)。管理檔案人員只有運(yùn)用科學(xué)的思想、方法對(duì)檔案工作進(jìn)行組織管理,才能達(dá)到檔案工作的目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)
[1] 王勇.檔案現(xiàn)代化管理的支撐點(diǎn)在于“網(wǎng)絡(luò)化”建設(shè)[J]. 廣西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào). 1999(S2)
[2] 李志青.檔案管理現(xiàn)代化淺議[J]. 河北水利. 2006(03)
[3] 湯鏡秋,吳杭文,汪國(guó)平.論檔案現(xiàn)代化管理中的軟件開(kāi)發(fā)與管理[J]. 浙江檔案. 2002(05)
[4] 單敏 做好檔案基礎(chǔ)工作 實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理[J]. 內(nèi)蒙古林業(yè). 2004(12)