智慧城市背景下城建檔案管理研究綜述

竇艷麗

摘 要：隨著經濟和各行各業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作逐漸由傳統(tǒng)管理模式向現代管理模式轉變。在現代信息技術的影響下，城建檔案管理也逐漸走上了制度化、規(guī)范化的管理之路。本文就城建檔案的含義及主要內容進行了論述，對城建檔案的規(guī)范化管理的重要意義進行了探討，并提出了加強城建檔案規(guī)范化管理的路徑思考。

關鍵詞：智慧城市 城建檔案 管理措施

引 言

在城建檔案管理過程中，許多城建檔案的管理并不十分規(guī)范，且具有一定的隨意性。但隨著城市建設的飛速發(fā)展，城建檔案的數量將會越來越多，為了能夠更好地發(fā)揮城建檔案在城市建設發(fā)展中的重要作用，必須要對城建檔案進行規(guī)范化管理，以實現城建檔案工作水平的全面提升。

1智慧城市的概念和特點

智慧城市是一個新興事物，目前我國檔案學界對智慧城市的概念尚未達成共識，學者們從不同的角度闡述了智慧城市的內涵。張晉周認為：“智慧城市就是城市的智慧化，是通過現代的信息技術實現城市運作、管理各方的全面聯動?！薄爸腔鄢鞘惺窃谛畔⒓夹g支撐和新一代知識社會創(chuàng)新環(huán)境下產生的城市形態(tài)?！敝腔鄢鞘芯褪抢矛F代的網絡通訊技術，對大量的分散于各個角落的信息進行采集，同時將采集到的信息數據進行感測、分析和整合，為城市居民提供生活所需要的信息服務，并為城市的正常運行和發(fā)展提供各項關鍵信息。尚岑在其碩士論文《智慧城市視闕下城建檔案信息服務》中指出，智慧城市是充分利用新一代信息技術，以傳感技術、云計算、物聯網為核心，在城市運行管理中運用整合型、系統(tǒng)型的管理方式，以此來實現各城市各功能間的彼此協調運作，為城市中的企事業(yè)單位提供優(yōu)質服務和創(chuàng)新空間。此外尚岑認為，智慧城市的本質是應用現代信息技術，對城市進行科學有效的智能化管理。智慧城市的特點可以歸納為綜合智能感知、廣泛的網絡互聯、技術智能應用、全員維持創(chuàng)新。

2智慧城市下城建檔案管理的構建措施

2.1制定規(guī)范化的管理制度。任何工作都離不開制度和規(guī)范，做好檔案工作首先就要從“提高認識、強化制度”上下功夫。首先，要做好檔案管理的宣傳教育工作，明確檔案管理的嚴肅性和重要性。各級檔案負責人都要認真學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《城市建設檔案管理規(guī)定》等相關的法律法規(guī)，將城建檔案的規(guī)范化管理作為檔案管理的首要任務來抓，要做到從檔案收集的第一步開始就嚴格按照制度規(guī)范進行，每一個流程、每一個環(huán)節(jié)都要進行程序化管理?？梢岳矛F代化信息技術的優(yōu)勢，按照制度設定好程序，確保人員在檔案管理過程中按照步驟進行。其次，要注重城建檔案管理中的細節(jié)管理。如立卷與案卷的裝訂工作要進行標準化、規(guī)范化的管理，保證檔案的時效性和完整度;再如檔案的移交時間、收集范圍、業(yè)務檔案類別和保管期限等，都要嚴格按照規(guī)范進行，切不可憑經驗隨意進行。

2.2對檔案管理人員進行規(guī)范化培訓。人是檔案管理工作的關鍵，因此有必要對檔案管理人員進行規(guī)范化培訓，以形成良好的管理習慣和正確的管理方法。首先，要安排專業(yè)的檔案管理培訓，實時更新檔案管理知識。城建檔案管理人員雖然都具有一定的管理經驗，但在知識經濟時代，知識發(fā)展日新月異，必須定期參加專業(yè)培訓，更新專業(yè)知識。其次，要對檔案管理人員進行信息技術的培訓。隨著科技的不斷發(fā)展，數字化管理和信息化建設已成為城建檔案管理和發(fā)展的主流。檔案管理人員必須要具備一定的技術基礎才能適應檔案管理新時代的新要求。

2.3加大城建檔案收集力度，提升城建檔案收集水平。在城市建設規(guī)模不斷擴大的背景下，城建檔案資料的數量也不斷增多，增加了城建檔案管理工作的難度。同時，關于城建檔案管理的法律、法規(guī)的頒布實施，需要城建檔案管理部門嚴格按照《建設工程質量管理條例》等相關的法規(guī)內容，對規(guī)定的城市建設范圍內的工程在開工或者是與建設單位簽訂《建設工程竣工檔案移交責任書》的過程中進行跟蹤指導，直到檔案資料被安全接收進館。其中，在城建檔案收集的過程中，應重點接收城市建設工程檔案、建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門的業(yè)務管理技術檔案、城市規(guī)劃建設等方面的檔案資料，及時解決檔案資料接收過程中出現的不愿意移交、拖延移交等問題，嚴格依法辦事，加大檔案資料收集力度，讓整個城市建設的歷程能夠真實記錄下來，從而為今后的城市管理和維護提供原始性的材料。為了更好地保證城建檔案收集工作與城市建設工程同步進行，切實保證城建檔案資料收集的完整性和及時性，需要在行業(yè)主管部門的領導下對城建工程項目檔案進行執(zhí)法檢查。同時，對于不按照規(guī)定收集檔案的建設單位，在工程竣工驗收之后，尚未在規(guī)定的時間內移交檔案或者是造成檔案資料遺失、偽造等現象提出口頭上和書面上的整改意見。針對一些拒不移交檔案的單位，便需要在上報建設行政主管部門之后，嚴格按照相關的法律法規(guī)進行處罰，充分發(fā)揮城建檔案法律的懲罰、警戒和教育的作用，真正做到有法必依、違法必究，以便能夠更好地實現依法治檔，讓法律來約束城建檔案收集工作。

3趨勢分析

3.1對智慧城市背景下城建檔案的研究的重視程度趨于增強。發(fā)文數量的高低往往能反映出一個學科領域的科研水平。在過去的七年里，有關智慧城市背景下城建檔案的研究論文數量雖然不多，但是自2013年以來論文數量一直呈現穩(wěn)步增長的趨勢，這說明有關該方向的研究正處于持續(xù)增長階段，隨著物聯網、云計算等信息技術的快速發(fā)展，智慧城建檔案的研究將會受到社會各界的廣泛重視。

3.2尚未形成穩(wěn)定的核心作者群。核心的作者群充當著學科導向的作用，是文獻流的主要形成者，不斷推動學科的發(fā)展。到目前為，我國檔案學界尚未形成對智慧城市背景下城建檔案研究有突出貢獻的作者群，這與智慧城市概念出現較晚、城建檔案學科交叉性較強有關。因此，希望現有的從事城建檔案研究方向的作者能夠再接再厲，攜手合作，共同推動智慧城建檔案的建設。

結 語

雖然城建檔案館與公共檔案館保管檔案的門類不同，但其共同的目的都是為檔案利用者服務，因此對于智慧城市背景下城建檔案的研究應該側重于城建檔案信息資源的整合與共享、服務與利用。在智慧城市背景下，研究者應該從城建檔案信息資源服務與利用的角度出發(fā)，探求如何在基于智慧城市的基礎之上更加科學、合理地整合城建檔案信息資源，以便為用戶提供高效、快捷的信息服務。

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