芻議人社局檔案管理效率提升策略

摘 要：人力資源和社會(huì)保障部門在業(yè)務(wù)的辦理過程中會(huì)形成相關(guān)的檔案，由于其種類繁多涉及面廣，人員的性質(zhì)復(fù)雜，檔案卻又伴隨人的一生，與人們的實(shí)際生活水平有著密切的關(guān)系。所以如何提高檔案管理工作的效率與水平，為群眾提供高效便捷的一站式服務(wù)，是新時(shí)期人社檔案管理工作發(fā)展的目標(biāo)。本文對(duì)人社局工作檔案管理的重要性進(jìn)行全面解讀，并對(duì)其存在的相關(guān)問題進(jìn)行梳理，針對(duì)性地提出解決人社局檔案管理中存在問題的對(duì)策及方法，期以此來提高我國(guó)人社工作檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：人社局 檔案管理 提升策略

引 言

人社局的工作檔案管理，主要是隨著人力資源和社會(huì)保障部門根據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案的收集與整理，然后對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)用，以此來提高社會(huì)的綜合服務(wù)水平，促進(jìn)社會(huì)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)人社檔案管理的重要地位也越來越突出。由于之前檔案管理工作未被重視，我國(guó)的檔案管理機(jī)關(guān)現(xiàn)在所面臨的一個(gè)重要內(nèi)容就是如何才能盡快提高檔案的管理效率。檔案管理效率的提升是一個(gè)國(guó)家軟實(shí)力提升的需求，也是滿足當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。

一.人社局檔案管理工作的重要性

人社局檔案管理工作，對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有重要的意義。通過分析發(fā)現(xiàn)，人社局的檔案管理工作仍然是我國(guó)十分重要的基礎(chǔ)性工程，它不但包含了我國(guó)相應(yīng)的信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，而且還能夠?yàn)槲覈?guó)的人力資源管理提供一定的保障，從根本上來說，人社局檔案管理與人們的生活密切相關(guān)，與學(xué)生的就業(yè)以及員工的晉升都有重要的聯(lián)系。人社局能夠?yàn)閷W(xué)生們的學(xué)歷進(jìn)行證明，保管大學(xué)生的檔案信息，這樣可以為學(xué)生以后的就業(yè)打下基礎(chǔ)。另外，人社局進(jìn)行了社會(huì)保障卡的辦理，集中包含了很多的個(gè)人信息以及工傷，養(yǎng)老保險(xiǎn)金和勞動(dòng)能力鑒定等內(nèi)容，這些都與群眾的利益相關(guān)。只有做好檔案管理工作，才能夠?yàn)檎ぷ鞯拈_展提供充足的信息。這樣政府才能夠迅速獲取公民的有效信息，提高行政的辦事效率，對(duì)于行政中遇到的問題也可以及時(shí)進(jìn)行解決和處理。

二.檔案管理機(jī)構(gòu)存在的問題

（一）檔案內(nèi)容復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)不重視。對(duì)于人社局的檔案管理工作來說，由于辦理的人口眾多，人口的結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜，檔案所包含的內(nèi)容也就很多。再加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為人社局檔案管理工作對(duì)企業(yè)和事業(yè)單位沒有太明顯的影響，因此對(duì)公的支持度也比較低，在硬件和軟件設(shè)施配備上也相對(duì)落后于其他的管理工作。由于這些方方面面的客觀存在，當(dāng)群眾進(jìn)行檔案辦理的時(shí)候，難免就會(huì)出現(xiàn)一系列的問題，以致于對(duì)整個(gè)人社局都會(huì)產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。另外，在我國(guó)的人社檔案管理工作上，由于之前觀念滯后，不重視設(shè)備更新，再加上人口眾多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理的工作繁瑣，這也導(dǎo)致了檔案管理的效率低下，從而引起了部分老舊檔案的缺失。

（二）缺乏完善的檔案管理機(jī)制。缺乏完善的檔案管理機(jī)制，由于人社局的檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)涉及到其他部門，而且領(lǐng)域也很廣泛，再加上檔案管理的內(nèi)容也相對(duì)比較復(fù)雜，所以在人社局中并沒有建立完善的檔案管理機(jī)制。目前，在我國(guó)的很多地區(qū)對(duì)檔案管理的方式仍然采用分類保存的方法，分發(fā)給不同的部門進(jìn)行管理。但是，這樣的管理方法存在一定的缺陷，當(dāng)檔案管理出現(xiàn)問題的時(shí)候，便需要多個(gè)部門協(xié)調(diào)合作，形成了資源和時(shí)間的浪費(fèi)。其次，由于人口眾多的原因，我國(guó)檔案管理的數(shù)量也非常之多，在檔案保管到一定的數(shù)量之后若檔案管理機(jī)制未同步完善，在進(jìn)行調(diào)查和查詢的時(shí)候，工作難度就會(huì)比較大，也容易出現(xiàn)檔案遺失。由于我國(guó)檔案管理發(fā)展的時(shí)間比較短，相關(guān)的制度也沒有進(jìn)行完善，所以說一定要健全檔案管理制度，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）相關(guān)管理人員職業(yè)素質(zhì)不過關(guān)。從我國(guó)人社局檔案管理的工作情況來看，很多管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)，管理水平比較差，也沒有得到相應(yīng)的職業(yè)培訓(xùn)，自身的專業(yè)技術(shù)能力無法達(dá)到相應(yīng)的要求，這也導(dǎo)致了管理的效率低下。人社局檔案管理人員年齡都普遍偏大，而且知識(shí)體系也相對(duì)比較陳舊，檔案管理工作人員大多數(shù)也沒有隨著社會(huì)信息的進(jìn)步而進(jìn)步，仍然停留在落后的知識(shí)之中。在電腦信息化的時(shí)代，大多數(shù)的檔案信息都采取了電腦操作，這就導(dǎo)致在進(jìn)行技術(shù)升級(jí)的時(shí)候，檔案管理人員無法達(dá)到相應(yīng)要求，影響新技術(shù)的推廣。人社局對(duì)檔案管理人員的選擇都處于被動(dòng)的方面，無法選擇較高水平的檔案管理工作人員，這也影響了工作的開展。

三.人社局檔案管理工作效率提升的措施

（一）改變舊思想，強(qiáng)化體制建設(shè)。人社局在開展檔案管理工作的時(shí)候，首先應(yīng)該摒棄以往陳舊的思想，強(qiáng)化檔案管理建設(shè)的體制，提高人社檔案管理的水平，積極面對(duì)檔案管理工作中存在的問題，并尋求正確的方式去解決優(yōu)化管理的水平，提升各方面的檔案管理技術(shù);其次相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予大力的支持，并做好各方面的資源配置，優(yōu)化設(shè)施建設(shè)。在日常的工作開展下，提升檔案管理水平，做好檔案管理的全方位綜合管理和體制的不斷完善，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，比如引入性能更高的電腦提高辦事的效率;再次要立足于我國(guó)人社局檔案管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒其他企業(yè)或者部門的優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)和研究成果，不斷地適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，完善我國(guó)的檔案管理工作制度，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)檔案管理工作人員管理工作的熱情;最后與傳統(tǒng)的檔案管理工作模式相比，要緊跟時(shí)代的變化，盡量采取電子文件的檔案管理，與時(shí)俱進(jìn)順應(yīng)新時(shí)代的需求，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行檔案管理，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。提高人社局檔案管理效率的重要措施，首先就應(yīng)該提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高低，直接可以影響到開展檔案管理工作的效率，現(xiàn)階段我國(guó)很多的人社局內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)并沒有達(dá)到現(xiàn)實(shí)所需要的要求。在實(shí)際的工作中，我們可以通過以下幾點(diǎn)來提高人社管理局檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，當(dāng)檔案管理人員招進(jìn)人社局的時(shí)候，應(yīng)該提升門檻，保證檔案管理人員的員工在進(jìn)入工作崗位之前已經(jīng)接受過正規(guī)的培訓(xùn)。其次，檔案管理的工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，不斷地更新自己的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)技能。當(dāng)今的社會(huì)是信息化的社會(huì)，如果這些人員不能夠及時(shí)更新自己的知識(shí)與技能的話，那么就會(huì)在工作中被淘汰。最后，人社局應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考核制度，通過嚴(yán)格的工作制度和規(guī)定來保證這些工作人員按照要求開展工作。

結(jié) 論

人社局檔案管理工作對(duì)我國(guó)的社會(huì)穩(wěn)定具有十分重要的意義和作用，應(yīng)該全面做好檔案管理工作，這樣不但可以維護(hù)社會(huì)的秩序，而且對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展也十分有利。目前人社局的檔案管理工作仍然存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但是這種挑戰(zhàn)是時(shí)代發(fā)展的必然，需要人社局客觀看待，并制定相關(guān)的制度和措施進(jìn)行解決。面對(duì)信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都在致力于提高工作效率，人社局的檔案管理機(jī)構(gòu)同樣也是這樣，惟愿牢記使命，將社會(huì)主義核心價(jià)值觀在平凡的工作中進(jìn)行到底

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作者簡(jiǎn)介：李于軍（1981.9—），男，漢族，四川大竹人，本科學(xué)歷，單位：大竹縣人力資源和社會(huì)保障局。研究方向：檔案管理。