電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用分析

摘要：在這個社會發(fā)展快速的時期，醫(yī)院的規(guī)模也在不斷地擴大，醫(yī)療事業(yè)也在不斷地上升現(xiàn)階段，于是，無形中給整理檔案工作的醫(yī)生們加大了工作難度。整理檔案對醫(yī)院來說是很重要的，只有把醫(yī)院的檔案整理做好了，醫(yī)院的正常工作流程才嫩惡搞循序漸進(jìn)地進(jìn)行著。而且許多大醫(yī)院都在利用信息管理來進(jìn)行對醫(yī)院的檔案整理工作，實行電子檔案管理了，開啟檔案的信息化的建設(shè)，電子檔案管理工作是一個依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作，實現(xiàn)檔案信息電子化，就需要有現(xiàn)代化知識的人。使用電子檔案管理可以加快工作效率，有效地節(jié)約了時間。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;醫(yī)院檔案;檔案

一、整理好醫(yī)院檔案的重要性

整理醫(yī)院的檔案主要有開會時的記錄、病人的病例、藥品的報表和一些重要文件等。使用電子檔案管理后，醫(yī)院就可以通過在電腦上輸入關(guān)鍵詞就可以查找出相關(guān)的資料了，另外還可以為以后的記錄使用。電子檔案的整理他不單單可以讓醫(yī)生和護(hù)士快速地做出治療方案，還可以簡單明了地反映出醫(yī)院的醫(yī)療條件和醫(yī)生水平。醫(yī)院使用電子檔案整理完全可以滿足醫(yī)院的醫(yī)療水平和人員管理情況。假如有查找病歷方面的需求時，這時電子檔案整理就會把他的優(yōu)勢發(fā)揮得淋漓盡致。所以醫(yī)院的檔案實施管理信息化可以讓醫(yī)生更快速地了解病人的具體身體狀況，在電子檔案整理信息化之后，無論是醫(yī)生還是病人都省去了很大一部分時間，而且信息還更加精確。還有就是醫(yī)院的檔案都是記錄了所有的患者病歷、個別疑難雜癥、醫(yī)院的重大成果和完善的管理經(jīng)驗，且對醫(yī)院的文件都進(jìn)行整理匯總，可以為醫(yī)院提供一定的建議，從而促進(jìn)醫(yī)院的各項工作有序進(jìn)行，再市場上的競爭也可以加強，讓醫(yī)院更加快速的發(fā)展。

二、怎么整理醫(yī)院檔案

（一）醫(yī)院的檔案是保密性的

眾所周知，醫(yī)院的檔案整理是非常重要的，其內(nèi)容的保密性非常強?，F(xiàn)在發(fā)展越來越科技化，無論在哪個行業(yè)，使用電子信息化都是必不可少的，一方面可以快速地整理歸納各類檔案，另一方面可以快捷地調(diào)出你所需要的信息，有利就有弊，使用電子信息化方便了人們的生活，然而也有漏洞，因而在使用電子信息檔案管理一定要注意保護(hù)數(shù)據(jù)庫的安全性，沒有經(jīng)過許可，是禁止泄露檔案中的數(shù)據(jù)，由此之外，也要加強電腦方面的防盜功能。在電子信息化的今天，使用計算機來進(jìn)行醫(yī)院的資料整理，大大縮短了人工整理、人工查找的時間了。

（二）使用計算機電子檔案

截至目前，中國絕大部分的醫(yī)院對檔案整理都進(jìn)行了改革。如今，使用電子檔案對患者的病例進(jìn)行整理歸納，如此一來，這就很大程度地減少了以前用紙質(zhì)版整理資料時的煩瑣，也節(jié)省了許多的時間。

三、實行電子檔案管理的難度

（一）醫(yī)院的管理不完善。

醫(yī)院在管理檔案的過程中有一些管理制度還不是很完善。隨著醫(yī)院的不斷擴大，社會的不斷發(fā)展，病人的病例和資料都逐步的多了起來。但是由于醫(yī)院相對于資料庫的管理制度不是很健全，會讓一些工作人員不知道怎么才能更好地整理，會讓檔案管理信息化不是很完美。

（二）建立健全的檔案管理信息化

由于觀念的不同，一般情況下都不太愿意往里投錢，建立信息化的電子檔案資料庫，他們以為電子信息檔案并不能為醫(yī)院增加收入，對于電子信息化管理建設(shè)，觀念不前，停留在以前的老思想中，缺少對醫(yī)院的電子資料和電子檔案的管理認(rèn)識。目前為止，醫(yī)療行業(yè)并未發(fā)布對于檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對電子技術(shù)及資料的最大程度的利用。其在電子軟件的功能上都不足，檔案信息規(guī)范化編碼沒有一致等，目前不同醫(yī)院的HIS、OA系統(tǒng)和軟件及格式都不一致，一個醫(yī)院只可以在本院的電腦上查找到自己醫(yī)院的信息，并不可以實現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間的資源共享。

四、實現(xiàn)電子檔案信息化的方法

醫(yī)院的電子檔案整理的本質(zhì)就是將病例及醫(yī)院資料進(jìn)行歸納、分類、總結(jié)，然后用目錄進(jìn)行排序方便查找。

（一）加強電子檔案的意識和建設(shè)

在實現(xiàn)電子存檔的今天，我們的管理人員要與時俱進(jìn)，拋棄老觀念，積極創(chuàng)新，且積極了解各個醫(yī)院和部門之間的聯(lián)系，讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層、干部階層、職工階層都可以完全認(rèn)識到電子檔案的便捷性和重要性，更好的支持電子檔案信息化。在工作中，既要遵守先進(jìn)、實用、規(guī)范的原則，還要滿足工作需求和信息化的發(fā)展趨勢。提高檔案管理人員的素質(zhì)，加大對檔案整理軟件的推廣，提升電子檔案信息化的實用性，為了將來可以實現(xiàn)資料交換和資源共享而打下良好的基礎(chǔ)。檔案管理室作為醫(yī)院的信息來源，一定要歸入網(wǎng)絡(luò)辦公的格局中，把電子檔案管理信息化充分發(fā)揮和利用。

（二）加強培訓(xùn)規(guī)范化的管理

在醫(yī)院工作，如果有良好的素質(zhì)和教養(yǎng)會給醫(yī)院和患者帶來很大的福音?，F(xiàn)在人們對檔案管理的信息化沒有太多的了解，認(rèn)識不到其中的重要性，所以時常會發(fā)生醫(yī)患矛盾。將檔案管理進(jìn)行電子化，實行統(tǒng)一集中的整理，保證已經(jīng)歸檔的電子檔案的真實性、有效性、完整性。

五、結(jié)語

實現(xiàn)電子檔案管理是必不可少的，只有不斷地提高醫(yī)院管理制度，才能在激烈競爭的今天有一席之地。所以我們要積極改變固有模式，引進(jìn)新的信息技術(shù)，來增加競爭力和工作人員對檔案管理的認(rèn)識。

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作者簡介：葛貞，費縣人民醫(yī)院。