淺析檔案的整理和全宗理論

摘要：檔案整理工作是把零碎的檔案信息經(jīng)過重新分類和不斷組合，按序排列和整合編目，使之更加系統(tǒng)化，便于今后的檔案保管和檔案信息的利用。檔案整理工作的主要內(nèi)容可概括為：全宗內(nèi)檔案分類、卷內(nèi)文件整理、組卷、區(qū)分全宗、案卷的裝訂、案卷封面的編目、案卷排列和案卷目錄的編制。這是整理檔案的中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，對于檔案鑒定、保管、統(tǒng)計和檢索等工作都是不可缺少的工作。

關(guān)鍵詞：檔案;整理;全宗;系統(tǒng)

檔案整理工作是為有效地發(fā)揮檔案作用創(chuàng)造有利條件保存檔案的目的。要達到這個目的，提供利用的檔案必須經(jīng)過系統(tǒng)整理;否則，就無法體現(xiàn)檔案的特點，也不便于系統(tǒng)地查考和研究。檔案整理的基本任務(wù)就是把檔案組成一個體系，并且通過編目、排列把它固定下來，便于利用。

一、檔案整理的意義

檔案館（室）把按規(guī)定接收的案卷，進行系統(tǒng)排列，使之條理化。進館（室）的檔案經(jīng)過一段時間以后，由于某些情況的變化，需要對檔案進行個別的加工和局部的調(diào)整，有時收進一些零散文件或積存一些整改文件，對這些零散文件都要進行包含全過程的整理檔案工作。

（一）保管的檔案不經(jīng)過整理，檔案擺放沒有規(guī)律，就無法鑒定其價值;檔案雜亂無章，不系統(tǒng)，就無法進行系統(tǒng)化的統(tǒng)計和對其安全保管，也不能采用科學(xué)地編制檢索工具，就會使其無法查找利用。

（二）通過檔案整理工作?？梢粤私夂蜋z查檔案收集工作的質(zhì)量，還可以把那些沒有保存價值的檔案區(qū)分出來，使檔案鑒定工作得到進一步驗證。同時，使整個館（室）東檔案形成一個條理清晰、排列有序、保管期限區(qū)分清楚，具有內(nèi)在聯(lián)系又便于管理的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為充分挖掘檔案信息資源的價值，奠定了基礎(chǔ)，創(chuàng)造了條件。

二、檔案整理的基本原則

（一）檔案整理要遵循其自身特點

在檔案整理的具體過程之中，要始終注意檔案自身形成的特征、特點和具體規(guī)律，防止人為整理過程中破壞其自身的特點，使之失去檔案本身原始記錄的本質(zhì)特征，而不能正常反映出歷史的本來面貌，影響到檔案的價值。應(yīng)當(dāng)實事求是地對待原有整理的基礎(chǔ)，注意分清哪些是合理的，哪些是不合理的，凡是合理的部分都應(yīng)該繼承下來。即使某些簡單的整理，有時也是很值得參考的線索，應(yīng)該引起我們的重視。

（二）檔案整理要便于保管和利用

保管和利用是檔案整理的基本出發(fā)點和最終的目的。對于一些材料特殊的檔案，機密的程度和保存的價值截然不同的檔案，則要由保管和利用的角度，對其進行分別整理，而在其相應(yīng)的范圍內(nèi)要繼續(xù)保持文件之間的聯(lián)系。一般情況下，只要不是過于零散的文件，已經(jīng)整理過并且有規(guī)可循，就要力求保持其原有整理體系，不要隨意地更改，對檔案順序進行反復(fù)折騰。

（三）檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)

我們整理檔案時更要尊重歷史和前人的勞動成果，要充分利用原本整理的基礎(chǔ)。這也是經(jīng)過這么多年以來的檔案工作實踐已經(jīng)證明的一種具體可實施的方法，也是檔案整理必須要遵循的原則。原來檔案整理的基礎(chǔ)反映著那時期中檔案整理工作的水平，是在不同時期中和不同的單位中的勞動成果，應(yīng)該對其尊重，不要輕易否定。

三、全宗的特點及其整理

全宗是指機關(guān)、組織和個人在執(zhí)行職責(zé)活動中所形成的全部檔案的總和?！叭凇痹鉃椤百Y金”，轉(zhuǎn)化為“庫藏”，是最初由法國的檔案工作者把來源相同的檔案的集合體稱為“全宗”，并把其作為檔案具體分類的一項原則應(yīng)用在檔案整理之中。

（一）全宗的特點

1.全宗的不可分散性。即“全宗不可分散原則”。 按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，在一個檔案館里，把一個全宗的文件集中在一起，形成一個體系，這從理論上講，就體現(xiàn)了全宗的完整性、不可分散性。全宗不可分的原則是同來源原則緊密相連的。

2.全宗的純潔性。也叫“全宗單一性”。其意思是說在全宗范圍內(nèi)不會存在其他全宗的材料，一個全宗不能同時混有兩個或兩個以上的全宗檔案材料。應(yīng)該隨時清除整理全宗內(nèi)不屬于該全宗的檔案材料，并且將其歸入應(yīng)歸的全宗內(nèi)，來確保全宗的純潔或稱單一。

（二）全宗整理

1.按全宗進行檔案整理，是檔案系統(tǒng)化的開始，是檔案實行科學(xué)管理的理論依據(jù)。按全宗整理檔案為檔案的各項業(yè)務(wù)工作創(chuàng)造了條件，奠定了基礎(chǔ)。它為分析和研究檔案的內(nèi)容，探討檔案科學(xué)管理正確評價檔案的價值和檔案的廣泛利用提供了可能。全宗劃分正確，全宗材料完整，是做好檔案管型工作的客觀要求。違背這個客觀規(guī)律，破壞全宗的完整性、單一性和系統(tǒng)性，也就破壞了檔案材料的歷史聯(lián)系，使人們無法科學(xué)管理和利用這些檔案。按全宗進行系統(tǒng)整理檔案，可以使人們有可能通過全宗全面地、系統(tǒng)地去研究各個機關(guān)、社會組織和著名個人所積累下來的豐富的檔案信息，達到為社會提供檔案信息促進現(xiàn)代化建設(shè)的目的。

2.按照全宗進行檔案整理，對其科學(xué)管理有著重要的組織作用。全宗要同其構(gòu)成者之間進行統(tǒng)一，應(yīng)當(dāng)與任何其他全宗構(gòu)成者有嚴(yán)格界限。按照這一原則，在檔案管理中，只有嚴(yán)格按照全宗間的界限去區(qū)分全宗，確定全宗內(nèi)的類別，進行編目、鑒定，統(tǒng)計等工作，才能科學(xué)地劃分類別和鑒定，合理地編目和準(zhǔn)確地統(tǒng)計。如果不堅持這一原則，全宗劃分不正確，或者把一個立檔單位的文件人為地分成幾個全宗，那么分類以及類、項、目的等級性與層次性必然發(fā)生混亂，接著也就無法進行編目、統(tǒng)計等工作，難以清晰地反映立檔單位的整個面貌。檔案的保管和檔案價值的鑒定，也應(yīng)以全宗為單位?？梢哉f，全宗對檔案管理具有一種不可能少的組織和協(xié)調(diào)作用。

作者簡介：田志興，齊齊哈爾市檔案局。