手工批量制作卷內目錄和備考表研究

文/國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館） 孫杰

在日常紙質檔案整理中，基本的檔案整理無非分類、組合、排列、編號、編制目錄，我們正常需要制作檔案的卷內目錄、文件目錄、案卷目錄，最后還要填寫檔案的備考表，雖然在某些時候可以用檔案系統來解決，但在大多數情況下，需要通過檔案管理員手工錄入的形式來解決，而要用人工分別制作卷內、文件、案卷再手工填寫備考表，不僅效率低下，而且容易出錯。故而，我們可以借用Excel來解決這個問題：

圖1 項目檔案整理需要的各種目錄

一、準備工作

我們對檔案進行分類、組合、排列、編號、編制目錄，到編制目錄階段，首先制作文件目錄，把所有的檔案通過文件目錄的方式進行排列、組合，有助于查重、查錯、查缺，這也是檔案目錄制作中必不可少的階段。所以首先，準備好檔案的文件目錄。文件目錄也是檔案文件最詳細的描述目錄，我們也可以在Excel目錄里添加一些其他信息，并以予格式確認。

二、制作卷內目錄

把某項檔案的卷內目錄合并起來，就是檔案的文件目錄，下圖所示是卷內目錄和文件目錄的區(qū)別。

圖1 文件目錄格式

圖2 卷內目錄格式

通過識別文件目錄中的所在案卷檔號，即可區(qū)分出每一卷的卷內目錄的內容，再利用簡單的vba程序，即可生成卷內目錄。主要代碼如下：

三、制作備考表

1.制作備考表前，需要先將卷內信息匯總。如卷內文件的起止時間、件數、頁數、保管期限等，以備考表中基本信息僅填寫“本卷總計××件，××頁”為例，首先需建立一個輔助表或以案卷目錄為模板進行制作。利用excel中自帶的“COUNTIF”和“SUMIF”函數進行統計。

其中，COUNTIF的用法為：= COUNTIF（range，criteria）

參數range表示條件區(qū)域——對單元格進行計數的區(qū)域。

參數criteria表示條件——條件的形式可以是數字、表達式或文本，甚至可以使用通配符。

計算案卷內件數的函數公式為：

圖3 求數函數示意

SUMIF的用法為：=SUMIF（range，criteria，sum_range）

SUMIF中的參數range、criteria含義同COUNTIF，參數sum_range表示實際求和的區(qū)域，即Sumif（條件區(qū)域，求和條件，實際求和區(qū)域），第二個求和條件參數在第一個條件區(qū)域里，實際求和區(qū)域在本文中指文件目錄中的頁數列。

計算案卷內頁數的函數公式為：

圖4 求和函數示意

多條件查詢時可用if語句進行嵌套，或用COUNTIFS進行多條件計數、用SUMIFS語句進行多條件求和，這是一個技巧，本文不再贅述。

2.將該輔助表作為數據源。通過一系列規(guī)整操作，如去除表頭，去除無須批量生成的內容，形成一個數據源表，通過word郵件的合并功能進行批量生成：

圖5 輔助表格式

3.制作備考表模板。

圖6 備考表示意圖

4.進入【郵件】，選擇【開始郵件合并】，選擇【信函】，【選擇收件人】選擇【使用現有列表】，打開數據源，選擇我們剛剛制作完成的輔助表，我們這里叫“備考表清單.xlsx”。最后用【添加合并域】將“件數”和“總頁數”以及其他需要批量填寫項目分別插入對應位置。

圖7 郵件合并關鍵步驟示意圖

圖8 插入域示意圖

5.全部搞定后，點擊【完成】中的【完成并合并】，選擇【編輯單個文檔】-【全部】。此時，備考表按順序合成一個文檔，直接打印即可。也可以先點擊預覽結果逐頁預覽自動生成的備考表內容。

圖9 完成備考表生成

四、結語

Excel有很多實用的功能值得我們在日常工作中去開發(fā)和應用，檔案工作很多時候需要與Excel打交道，所以熟練掌握一些應用技巧對提高工作效率和檔案整理的質量尤為重要，通過上述方式進行批量生成可以減少重復勞動，在整理過程中會補充文件、適當分卷或者發(fā)現頁碼錯誤時，只要調整文件目錄，其他的地方都可以自動更改，而不需要人工的一處一處手工修改，既不容易錯，也不容易遺忘，當然，在制作生成備考表的輔助表時，我們也可以初步生成檔案的案卷目錄，減輕后續(xù)工作量，這里不再贅述。