論人事檔案數(shù)字化管理的重要性

王廷梅

針對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，人事檔案是人事管理等有關(guān)部門(mén)按照國(guó)家和黨的政策，在工作中形成的記載本機(jī)構(gòu)全體醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、德能勤績(jī)綜合情況、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映其個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，是本機(jī)構(gòu)人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。人力資源管理與開(kāi)發(fā)工作作為基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)管理的核心內(nèi)容，人事檔案管理在此管理體系中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。隨著醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)規(guī)模逐漸擴(kuò)充，人事檔案管理內(nèi)容日漸繁瑣。為了提升人事檔案管理效率，很多基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)開(kāi)始把數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用其中。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，可以有效提高人事檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)有人力資源的科學(xué)分配，便于基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理的合理性和規(guī)范性，對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)穩(wěn)定發(fā)展有著現(xiàn)實(shí)性意義。

一、人事檔案數(shù)字化管理的重要性

1.提升檔案管理應(yīng)用時(shí)間。近年，在參與人事檔案清理核查工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案材料多為紙質(zhì)檔案，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的翻閱，部分檔案材料出現(xiàn)紙張變黃、字跡褪變模糊、破損、丟失等現(xiàn)象，給檔案信息全面性和精準(zhǔn)性帶來(lái)直接影響。而在數(shù)字化背景下，通過(guò)采用電子信息技術(shù)，可以在掃描儀器的輔助下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案信息掃描上傳后形成電子檔案儲(chǔ)存在電腦中，讓人事檔案信息長(zhǎng)時(shí)間保存。

2.提升檔案信息應(yīng)用效率。在人事檔案管理過(guò)程中，通過(guò)數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用，可以有效提升檔案信息保存量。過(guò)去想要相關(guān)的人事檔案信息要在紙質(zhì)檔案中慢慢查找，在人事檔案數(shù)字化管理應(yīng)用過(guò)程中，通過(guò)搜索、查找關(guān)鍵詞，可以及時(shí)準(zhǔn)確地找出所需的人事檔案信息。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行比較，能夠快速、精準(zhǔn)地找出所需數(shù)據(jù)，隨用隨看，查詢起來(lái)更方便快捷，有效節(jié)省檔案搜索時(shí)間，從而也降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高人事檔案管理效率和水平。

3.增加人事檔案信息保密性。和傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行比較，通過(guò)把數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，可以把重要的人事檔案信息保存在硬盤(pán)中，并且對(duì)人事檔案信息進(jìn)行加密保存，有效提高了人事檔案的保密性，并且保證人事檔案信息整體安全。

二、當(dāng)前基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理方式滯后。在當(dāng)前信息技術(shù)水平全面提升的環(huán)境下，人事檔案管理過(guò)程中，對(duì)數(shù)字化和信息化的要求隨之升高?，F(xiàn)階段，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，僅僅采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案信息的錄入保存，計(jì)算機(jī)應(yīng)用效率有待提升，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員，對(duì)人事檔案管理缺少現(xiàn)代化管理技術(shù)和對(duì)策。除此之外，人事體系改革進(jìn)程的加快，人事檔案管理方式或多或少存在一些滯后性。

2.人事檔案管理人員匱乏。基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理知識(shí)存在較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，在開(kāi)展人事檔案信息采集、處理和應(yīng)用中，對(duì)管理人員工作要求比較嚴(yán)格，要求檔案管理人員掌握充足的檔案管理技能和知識(shí)。而大多基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)水平不高，所用的管理人員并非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，所以，其掌握的檔案管理知識(shí)比較少。而且大部分檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作能力比較弱，缺少對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理等現(xiàn)代化技術(shù)操作技能。

3.人事檔案管理意識(shí)淡薄。醫(yī)療服務(wù)作為基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)核心內(nèi)容，大部分基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)把重心放置在醫(yī)療水平的提升和服務(wù)上，對(duì)人事檔案管理工作關(guān)注力度不強(qiáng)，人事檔案管理意識(shí)比較淡薄。對(duì)科室人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)及績(jī)效考核過(guò)程中，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息歸檔，缺少對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)能力補(bǔ)充和考核，讓人事檔案信息缺少全面性和精準(zhǔn)性。對(duì)材料陳舊的人事檔案信息沒(méi)有及時(shí)核查，對(duì)檔案信息不完善的內(nèi)容沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充，使得人事檔案管理比較混亂，造成部分人事檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性。

三、加強(qiáng)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)字化人事檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

1.強(qiáng)化人事檔案管理思想意識(shí)。每一份人事檔案都能客觀、全面地反映一個(gè)人各方各面的狀況，個(gè)人身份認(rèn)定、合同簽證、職稱(chēng)評(píng)聘、工資待遇調(diào)整及兌現(xiàn)、干部人才選撥、退休辦理等，都需要個(gè)人檔案作為信證，為解決問(wèn)題提供可靠的線索或憑證，以保障個(gè)人的切身利益不受到損害。各機(jī)構(gòu)利用人事檔案也能夠進(jìn)一步了解各員工的信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，根據(jù)不同人才的能力和各類(lèi)人才的不同特點(diǎn)，把人才配置到最能發(fā)揮其作用和特長(zhǎng)的部門(mén)和崗位，揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮人才效力，更好地為當(dāng)?shù)乩习傩仗峁﹥?yōu)質(zhì)服務(wù)。因此，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須不斷增強(qiáng)人事檔案管理思想意識(shí)，對(duì)人事檔案和人事檔案工作的重要作用有了正確的認(rèn)識(shí)，才是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵。

2.加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)設(shè)備和人才投放。硬件設(shè)備作為數(shù)字化人事檔案管理的核心設(shè)備，所以基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要全面建設(shè)專(zhuān)用檔案部門(mén)，并設(shè)定機(jī)房，把現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備運(yùn)用其中，例如計(jì)算機(jī)、速印機(jī)等。在人才方面，注重引進(jìn)人事檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，同時(shí)定期開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)，把信息技術(shù)應(yīng)用到基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理活動(dòng)中，從而保證基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案數(shù)字化管理工作順利進(jìn)行，提升電子檔案應(yīng)用水平。由于電子檔案需要做到實(shí)時(shí)更新，對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)容定期修改和補(bǔ)充，保證人事檔案信息的完善性和全面性，提升基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案應(yīng)用水平。結(jié)合當(dāng)前情況來(lái)說(shuō)，大部分考核內(nèi)容不便人們了解，數(shù)字化電子檔案使其更加公開(kāi)和透明，可以讓考核工作真正做到規(guī)范、公平，真實(shí)的將每個(gè)人員工作情況進(jìn)行展現(xiàn)，保證基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案信息的真實(shí)性和精準(zhǔn)性。

3.提升人事檔案管理人員素養(yǎng)。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，把數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作中，對(duì)實(shí)施人事檔案管理發(fā)揮著重要作用。然而，在信息化環(huán)境下，提升基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員的綜合水平和素養(yǎng)，是提升人事檔案管理效率的重要因素。所以，需要強(qiáng)化信息管理理念，提升基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建，提高人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平和能力，強(qiáng)化其職責(zé)意識(shí)，掌握更多專(zhuān)業(yè)知識(shí)，讓人事檔案管理人員可以熟練的操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，更好的從事基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作。在提升基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理水平的同時(shí)，引導(dǎo)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

4.建立電子版的人事檔案。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)給人事檔案管理提出了嚴(yán)格要求。為了更好滿足時(shí)代發(fā)展需求，需要基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)電子版人事檔案。首先，加強(qiáng)相關(guān)人員信息數(shù)據(jù)真核和分析，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)把人事檔案信息傳遞到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣不但可以減少書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤現(xiàn)象，同時(shí)還能讓人事檔案更加美觀。其次，在記錄個(gè)人檔案信息過(guò)程中，需要搜索指定信息，通過(guò)打印機(jī)進(jìn)行信息打印，消耗的時(shí)間比較短。再其次，在傳統(tǒng)理念中，檔案管理核心內(nèi)容在于建設(shè)檔案室，而電子信息檔案建設(shè)以后，信息保存直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，有效的節(jié)省空間，保證人事檔案信息的保密性。最后，通過(guò)對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)骨干信息錄入，并定期更新個(gè)人檔案信息，通過(guò)和區(qū)域網(wǎng)連接，可以真實(shí)展現(xiàn)出基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)骨干人員工作情況，便于對(duì)骨干選拔提供條件。

5.加強(qiáng)安全防護(hù)工作。數(shù)字化技術(shù)在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理中應(yīng)用，即便給基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理提供了諸多便利，同時(shí)也會(huì)面臨各種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，例如系統(tǒng)遭受病毒入侵、IP地址的更改、軟件漏洞等，這些現(xiàn)象出現(xiàn)，將會(huì)給無(wú)法人員竊取重要信息提供條件。所以，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)過(guò)程中，需要強(qiáng)化人事檔案管理人員安全意識(shí)，提升網(wǎng)絡(luò)安全防患意識(shí)，通過(guò)設(shè)定防火墻、安裝殺毒軟件等，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)安全防護(hù)。并且，針對(duì)重要人事檔案信息，需要采用加密管理方式，在對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)傳遞過(guò)程中，采用加密方式，保證文件傳遞的安全性。例如應(yīng)用指紋技術(shù)，只有在管理人員的引導(dǎo)下，通過(guò)指紋識(shí)別系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息查詢和應(yīng)用，提升人事檔案管理信息錄入的真實(shí)性和精準(zhǔn)性，保證提供真實(shí)有效的人事信息，提升人事檔案信息應(yīng)用效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著信息化時(shí)代來(lái)臨，信息技術(shù)普及和應(yīng)用，在基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中，人事檔案管理朝著數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展成為必然需求。和傳統(tǒng)人事檔案管理方式進(jìn)行比較，數(shù)字化人事檔案管理更具明顯優(yōu)勢(shì)，不但能夠有效減少人力資源、物力資源投放，同時(shí)也能促進(jìn)人事檔案管理水平和效率的提高。所以，相關(guān)部門(mén)需要給予人事檔案數(shù)字化管理高度關(guān)注，并明確數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中發(fā)揮的作用，把數(shù)字化技術(shù)合理運(yùn)用到人事檔案管理活動(dòng)中，全面提高人事檔案管理水平，給基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

（作者單位：會(huì)理縣鹿廠中心衛(wèi)生院）