物資集中采購的優(yōu)劣性解析

孫晉永

中煤大屯煤電公司在不斷發(fā)展的進程中，其物資采購方式也發(fā)生新的轉變，從原先的分散采購轉變成集中采購。然而通過研究表明，集中采購的方式不僅可以幫助企業(yè)采購到物美價廉的材料，也存在某些方面的弊端。

一、中煤大屯煤電公司具體概述

大屯煤電有限責任公司性質為國有企業(yè)，為國家重點關注的大規(guī)模獨資公司。公司內部管理結構較為完善，以現(xiàn)代企業(yè)制度的管理結構作為標準，該企業(yè)涉及的領域較為多樣化，主要包括煤炭、鋁加工、電廠、鐵路運輸?shù)榷鄠€領域。企業(yè)生產總部位于江蘇、山東兩柯的交界區(qū)域，與微山湖毗鄰，地勢多為平原，溫和的氣候是促使企業(yè)發(fā)展的一大優(yōu)勢。1970年經國家相關部門審批，上海市市政部門負責投資建設。由此大屯煤礦指揮部應運而生，該單位按照地市級管理方式實施管理，建成后一直作為上海市的煤礦儲存基地。 1983年上級指示，將其劃分為由國家級煤炭管理部門直屬管轄的單位，公司規(guī)模得到進一步擴大，同年將公司重新命名為大屯煤電公司，后經過不斷發(fā)展，公司的性質發(fā)生轉變，成為有限責任公司，截止1999年12月份。公司的性質變更成為股份制公司，現(xiàn)在職員工約為2.7萬人。近年來一直處于500家最大公司地位。

二、大屯煤電公司集中采購的現(xiàn)狀

大屯煤電公司的集中采購簡單的理解就是指同一企業(yè)集團內部的采購工作集中化，通過組織上、時間上、資金上、規(guī)模上的集成化，避免重復采購和重復庫存，降低管理成本，從而達到運營效能最大化。目前大屯煤電公司集中采購采取如下流程： 由公司物資貿易部尋求供應商資源并在公司合格供應商名錄中準入。由物資貿易部對供應商進行考核，合格供應商納入名錄，由招標部對合格供應商進行約談，開展招投標工作。供應商中標后，由使用單位上報需求計劃，物資貿易部通知供應商進行供應。物資貿易部對供應商供應物資按月進行結算、審核、付款。

1.集中采購概述及適用狀況分析。集中采購是指公司設立物資采購部在特定的區(qū)域，對某一類或某幾種物資實行統(tǒng)一招標集中采購，按需用計劃結合市場條件，實行市場價格供應的采購供應方式。物資集中采購供應實行“集中集約”的管理要求，充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，建立公開陽光透明操作的采購機制，有效降低公司采購成本，提高項目盈利能力，加強公司綜合管理能力，擴大公司經營業(yè)務范圍。

2.集中采購適用狀況。①企業(yè)產銷規(guī)模不大，采購量值均小，全公司只要一個采購單位來辦理，即可充分滿足各部門對物品或勞務的需求。②企業(yè)各部門及生產工廠集中一處，物資采購工作并無因地制宜的必要;或采購部門與需用部門雖非同處一地，但因距離亦非遙遠，通信工具相當便捷，采購工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時效。③企業(yè)雖有數(shù)個生產機構，但是產品種類大同小異，集中采購可以達到以數(shù)量制定價格的效果。

三、物資集中采購的優(yōu)勢

1.采購功能集中，降低采購成本。成功的采購工作目標之一是獲得理想的采購價格，降低采購成本。以往大屯煤電公司各分公司采購較大數(shù)額的物資，通常會采取各自為政的招標方法來確定最終為該公司提供該批物資的供貨商，招標前各分公司都會投入人力物力成立招標機構，編制招標文件，確定標底，發(fā)出招標公告，還有部分企業(yè)去廠家進行考察活動，大屯公司四礦一廠加鐵路處，近十個單位都要投入同等的人力物力進行相關采購招標工作，由于受采購數(shù)量、供應貨源渠道影響，采購成本大大增加，而進行集中采購，卻極大的減少人力物力浪費;各分公司只需上報采購數(shù)量，規(guī)格型號，由公司物資部統(tǒng)計合并采購數(shù)量后集中做采購方案，避免了人力物力的重復投入，由于各分公司采購數(shù)量的匯總相加，形成采購數(shù)量優(yōu)勢，也使采購作業(yè)成本降低，效率提升。

2.有利于規(guī)范采購行為。通過物資采購的有關需求、采購的時間、人員、供應商和采購地點的適度集中，將分散性采購變?yōu)榧泄_采購，增加了采購活動的透明度，減少了采購人員接觸供應商的環(huán)節(jié)和機會，弱化了各需求主體的不合理個性主張，有利于建立標準化采購作業(yè)流程、專業(yè)化和崗位人員的約束機制，完善建立統(tǒng)一、公平、公正、公開的招標采購監(jiān)督機制，規(guī)范招標中的采購行為，防范采購中的廉政風險。

3.對建立數(shù)據庫有所幫助，監(jiān)督能力增強。目前，大屯煤電公司下屬存在多個分公司，對于各分公司的管理往往采取將物資供給與物資管理相結合的管理模式，專門負責采購的物資貿易部在使用集中采購為公司采購物資的同時，監(jiān)督分公司物資采購使用全過程的合理合法性也是該部門的職責所在，對于集中采購方法外進行采購的物資，其監(jiān)管工作也是公司一直以來深受困擾的問題。通過集中采購，物資貿易部對前期大量訂單的經驗總結和匯總，可建立并完善采購材料單價、需求數(shù)量、供貨商的數(shù)據庫，然后利用相關軟件進行數(shù)據分析，統(tǒng)籌地規(guī)劃各分公司供需數(shù)量，避免分公司各自為政產生過多的存貨，通過數(shù)據庫分析，也可以使分公司過剩物資相互調撥，減少占用儲備資金，提高資金周轉率，此數(shù)據對總公司監(jiān)督職能的提升有著不可磨滅的作用。

4.整合資源，加強管理力度。通過集中采購機制形成采購過程中各項數(shù)據的整合，形成數(shù)量優(yōu)勢，在此情況下，會吸引更多的供應商參與合作，有效提升公司在供應商中的地位，規(guī)模擴大的同時也幫助公司在洽談業(yè)務中擁有主動權，提高對賣方的談判力度，較易獲得價格折扣與良好服務，利用公司戰(zhàn)略的手段與供應商談判，完善企業(yè)在供應鏈上的有效管理，為企業(yè)產品開發(fā)、售后服務、資源供應等提供更有價值的支持，有利于企業(yè)與優(yōu)秀的供應商形成戰(zhàn)略合作關系，優(yōu)化企業(yè)的供應鏈管理，有利于整合和利用企業(yè)的庫存資源，減少企業(yè)的倉儲和物流成本。

四、物資集中采購的劣勢

1.權力集中導致腐敗。集中采購在帶來資源集中的同時，也會帶來權力的集中，專業(yè)采購部門的構建使得企業(yè)采購權集中在少部分專業(yè)采購人員的手中，集中采購過程中供應商準入、供應商招標、項目定標、合同簽訂、結算定價、財務支付等一系列環(huán)節(jié)，都存在著大量的利益，如果沒有充分的監(jiān)管，極易滋生“尋租行為”、“自利行為”，而“灰色地帶”也會對企業(yè)整體文化和氛圍產生不良影響，尤其對于國有企業(yè)而言，當前的反腐規(guī)模和態(tài)勢會導致更大的壓力和風險。

2.管理不到位產生質量風險。采購質量風險，不僅指采購的產品及相關服務的質量風險，更包括集中采購工作本身的質量風險，這兩種風險都會影響集中采購的最終效果，需要公司足夠重視。一是質量缺陷風險，因項目需求，采購中心需要大量準入新的供應商，由于前端部門人員較少，無法對所有準入供應商進行實地考察，大多數(shù)局限于簡單的資料審核，加上缺少完善的供應商動態(tài)考核及退出機制，導致供應商管理不到位，產品質量易于存在風險。二是采購執(zhí)行風險或稱供需不匹配風險，主要是指物資集中采購存在著需求量和使用量不匹配的問題，會給采購工作準確性帶來極大挑戰(zhàn)。

3.非共同性物資集中采購，并無數(shù)量折扣效益。集中采購雖然具有降低采購成本、提高監(jiān)督能力等多項優(yōu)勢，然而不可避免地，該方法也存在一定缺陷。在物資采購過程中，某些物資由于其特性，數(shù)量少并達不到數(shù)量折扣效益，還會導致采購流程過長，延誤時效;這種情況并不適合采用集中采購的手段，四礦都是井下作業(yè)，所需物資有共性，容易形成數(shù)量優(yōu)勢，部分專用配件，沒有數(shù)量優(yōu)勢，數(shù)量零星，突發(fā)性強，死板硬套集中采購模式就容易導致采購周期長，采購成本提高，發(fā)生影響生產的情況，使用分散采購的方式更為合理并對及時提供物資起著較為積極的作用。

4.跟使用單位協(xié)調較為困難。在未使用集中采購模式前，各類物資的采購都是通過分公司部門領導者進行商談并實施購買的。使用單位人員參與到物資采購全過程的現(xiàn)象也較為常見，然而在實施集中采購措施后，采購部門與使用單位分離，從一定程度上減弱上述人員的權利，造成該部分人員對集中采購的措施持不支持態(tài)度，還存在慣性思維、本位主義、懈怠，物資集中采購文件執(zhí)行難度大， 采購部門和使用單位人員就物資規(guī)格型號確認、物資到貨驗收、物資裝卸等耗費時間，使得采購績效較差，從而增加各個部門的協(xié)調難度。

五、結束語

集中采購的方式對于大屯煤電公司的采買存利對弊，因此公司為在使用較低的成本費用情況下，提升公司物資購買的效率，就需要采購人員仔細琢磨采購方式，借鑒集中采購的優(yōu)勢，規(guī)避其不足之處，為企業(yè)高效率低成本的完成采購任務提供堅實保障。

（作者單位：中煤大屯公司鐵路處供應科）