物資集中采購的優(yōu)劣性解析

孫晉永

中煤大屯煤電公司在不斷發(fā)展的進(jìn)程中，其物資采購方式也發(fā)生新的轉(zhuǎn)變，從原先的分散采購轉(zhuǎn)變成集中采購。然而通過研究表明，集中采購的方式不僅可以幫助企業(yè)采購到物美價(jià)廉的材料，也存在某些方面的弊端。

一、中煤大屯煤電公司具體概述

大屯煤電有限責(zé)任公司性質(zhì)為國有企業(yè)，為國家重點(diǎn)關(guān)注的大規(guī)模獨(dú)資公司。公司內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)較為完善，以現(xiàn)代企業(yè)制度的管理結(jié)構(gòu)作為標(biāo)準(zhǔn)，該企業(yè)涉及的領(lǐng)域較為多樣化，主要包括煤炭、鋁加工、電廠、鐵路運(yùn)輸?shù)榷鄠€(gè)領(lǐng)域。企業(yè)生產(chǎn)總部位于江蘇、山東兩柯的交界區(qū)域，與微山湖毗鄰，地勢多為平原，溫和的氣候是促使企業(yè)發(fā)展的一大優(yōu)勢。1970年經(jīng)國家相關(guān)部門審批，上海市市政部門負(fù)責(zé)投資建設(shè)。由此大屯煤礦指揮部應(yīng)運(yùn)而生，該單位按照地市級管理方式實(shí)施管理，建成后一直作為上海市的煤礦儲存基地。 1983年上級指示，將其劃分為由國家級煤炭管理部門直屬管轄的單位，公司規(guī)模得到進(jìn)一步擴(kuò)大，同年將公司重新命名為大屯煤電公司，后經(jīng)過不斷發(fā)展，公司的性質(zhì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，成為有限責(zé)任公司，截止1999年12月份。公司的性質(zhì)變更成為股份制公司，現(xiàn)在職員工約為2.7萬人。近年來一直處于500家最大公司地位。

二、大屯煤電公司集中采購的現(xiàn)狀

大屯煤電公司的集中采購簡單的理解就是指同一企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的采購工作集中化，通過組織上、時(shí)間上、資金上、規(guī)模上的集成化，避免重復(fù)采購和重復(fù)庫存，降低管理成本，從而達(dá)到運(yùn)營效能最大化。目前大屯煤電公司集中采購采取如下流程： 由公司物資貿(mào)易部尋求供應(yīng)商資源并在公司合格供應(yīng)商名錄中準(zhǔn)入。由物資貿(mào)易部對供應(yīng)商進(jìn)行考核，合格供應(yīng)商納入名錄，由招標(biāo)部對合格供應(yīng)商進(jìn)行約談，開展招投標(biāo)工作。供應(yīng)商中標(biāo)后，由使用單位上報(bào)需求計(jì)劃，物資貿(mào)易部通知供應(yīng)商進(jìn)行供應(yīng)。物資貿(mào)易部對供應(yīng)商供應(yīng)物資按月進(jìn)行結(jié)算、審核、付款。

1.集中采購概述及適用狀況分析。集中采購是指公司設(shè)立物資采購部在特定的區(qū)域，對某一類或某幾種物資實(shí)行統(tǒng)一招標(biāo)集中采購，按需用計(jì)劃結(jié)合市場條件，實(shí)行市場價(jià)格供應(yīng)的采購供應(yīng)方式。物資集中采購供應(yīng)實(shí)行“集中集約”的管理要求，充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，建立公開陽光透明操作的采購機(jī)制，有效降低公司采購成本，提高項(xiàng)目盈利能力，加強(qiáng)公司綜合管理能力，擴(kuò)大公司經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍。

2.集中采購適用狀況。①企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購量值均小，全公司只要一個(gè)采購單位來辦理，即可充分滿足各部門對物品或勞務(wù)的需求。②企業(yè)各部門及生產(chǎn)工廠集中一處，物資采購工作并無因地制宜的必要;或采購部門與需用部門雖非同處一地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時(shí)效。③企業(yè)雖有數(shù)個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購可以達(dá)到以數(shù)量制定價(jià)格的效果。

三、物資集中采購的優(yōu)勢

1.采購功能集中，降低采購成本。成功的采購工作目標(biāo)之一是獲得理想的采購價(jià)格，降低采購成本。以往大屯煤電公司各分公司采購較大數(shù)額的物資，通常會采取各自為政的招標(biāo)方法來確定最終為該公司提供該批物資的供貨商，招標(biāo)前各分公司都會投入人力物力成立招標(biāo)機(jī)構(gòu)，編制招標(biāo)文件，確定標(biāo)底，發(fā)出招標(biāo)公告，還有部分企業(yè)去廠家進(jìn)行考察活動，大屯公司四礦一廠加鐵路處，近十個(gè)單位都要投入同等的人力物力進(jìn)行相關(guān)采購招標(biāo)工作，由于受采購數(shù)量、供應(yīng)貨源渠道影響，采購成本大大增加，而進(jìn)行集中采購，卻極大的減少人力物力浪費(fèi);各分公司只需上報(bào)采購數(shù)量，規(guī)格型號，由公司物資部統(tǒng)計(jì)合并采購數(shù)量后集中做采購方案，避免了人力物力的重復(fù)投入，由于各分公司采購數(shù)量的匯總相加，形成采購數(shù)量優(yōu)勢，也使采購作業(yè)成本降低，效率提升。

2.有利于規(guī)范采購行為。通過物資采購的有關(guān)需求、采購的時(shí)間、人員、供應(yīng)商和采購地點(diǎn)的適度集中，將分散性采購變?yōu)榧泄_采購，增加了采購活動的透明度，減少了采購人員接觸供應(yīng)商的環(huán)節(jié)和機(jī)會，弱化了各需求主體的不合理個(gè)性主張，有利于建立標(biāo)準(zhǔn)化采購作業(yè)流程、專業(yè)化和崗位人員的約束機(jī)制，完善建立統(tǒng)一、公平、公正、公開的招標(biāo)采購監(jiān)督機(jī)制，規(guī)范招標(biāo)中的采購行為，防范采購中的廉政風(fēng)險(xiǎn)。

3.對建立數(shù)據(jù)庫有所幫助，監(jiān)督能力增強(qiáng)。目前，大屯煤電公司下屬存在多個(gè)分公司，對于各分公司的管理往往采取將物資供給與物資管理相結(jié)合的管理模式，專門負(fù)責(zé)采購的物資貿(mào)易部在使用集中采購為公司采購物資的同時(shí)，監(jiān)督分公司物資采購使用全過程的合理合法性也是該部門的職責(zé)所在，對于集中采購方法外進(jìn)行采購的物資，其監(jiān)管工作也是公司一直以來深受困擾的問題。通過集中采購，物資貿(mào)易部對前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總，可建立并完善采購材料單價(jià)、需求數(shù)量、供貨商的數(shù)據(jù)庫，然后利用相關(guān)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，統(tǒng)籌地規(guī)劃各分公司供需數(shù)量，避免分公司各自為政產(chǎn)生過多的存貨，通過數(shù)據(jù)庫分析，也可以使分公司過剩物資相互調(diào)撥，減少占用儲備資金，提高資金周轉(zhuǎn)率，此數(shù)據(jù)對總公司監(jiān)督職能的提升有著不可磨滅的作用。

4.整合資源，加強(qiáng)管理力度。通過集中采購機(jī)制形成采購過程中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的整合，形成數(shù)量優(yōu)勢，在此情況下，會吸引更多的供應(yīng)商參與合作，有效提升公司在供應(yīng)商中的地位，規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)也幫助公司在洽談業(yè)務(wù)中擁有主動權(quán)，提高對賣方的談判力度，較易獲得價(jià)格折扣與良好服務(wù)，利用公司戰(zhàn)略的手段與供應(yīng)商談判，完善企業(yè)在供應(yīng)鏈上的有效管理，為企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)、售后服務(wù)、資源供應(yīng)等提供更有價(jià)值的支持，有利于企業(yè)與優(yōu)秀的供應(yīng)商形成戰(zhàn)略合作關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)鏈管理，有利于整合和利用企業(yè)的庫存資源，減少企業(yè)的倉儲和物流成本。

四、物資集中采購的劣勢

1.權(quán)力集中導(dǎo)致腐敗。集中采購在帶來資源集中的同時(shí)，也會帶來權(quán)力的集中，專業(yè)采購部門的構(gòu)建使得企業(yè)采購權(quán)集中在少部分專業(yè)采購人員的手中，集中采購過程中供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商招標(biāo)、項(xiàng)目定標(biāo)、合同簽訂、結(jié)算定價(jià)、財(cái)務(wù)支付等一系列環(huán)節(jié)，都存在著大量的利益，如果沒有充分的監(jiān)管，極易滋生“尋租行為”、“自利行為”，而“灰色地帶”也會對企業(yè)整體文化和氛圍產(chǎn)生不良影響，尤其對于國有企業(yè)而言，當(dāng)前的反腐規(guī)模和態(tài)勢會導(dǎo)致更大的壓力和風(fēng)險(xiǎn)。

2.管理不到位產(chǎn)生質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，不僅指采購的產(chǎn)品及相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，更包括集中采購工作本身的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，這兩種風(fēng)險(xiǎn)都會影響集中采購的最終效果，需要公司足夠重視。一是質(zhì)量缺陷風(fēng)險(xiǎn)，因項(xiàng)目需求，采購中心需要大量準(zhǔn)入新的供應(yīng)商，由于前端部門人員較少，無法對所有準(zhǔn)入供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，大多數(shù)局限于簡單的資料審核，加上缺少完善的供應(yīng)商動態(tài)考核及退出機(jī)制，導(dǎo)致供應(yīng)商管理不到位，產(chǎn)品質(zhì)量易于存在風(fēng)險(xiǎn)。二是采購執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)或稱供需不匹配風(fēng)險(xiǎn)，主要是指物資集中采購存在著需求量和使用量不匹配的問題，會給采購工作準(zhǔn)確性帶來極大挑戰(zhàn)。

3.非共同性物資集中采購，并無數(shù)量折扣效益。集中采購雖然具有降低采購成本、提高監(jiān)督能力等多項(xiàng)優(yōu)勢，然而不可避免地，該方法也存在一定缺陷。在物資采購過程中，某些物資由于其特性，數(shù)量少并達(dá)不到數(shù)量折扣效益，還會導(dǎo)致采購流程過長，延誤時(shí)效;這種情況并不適合采用集中采購的手段，四礦都是井下作業(yè)，所需物資有共性，容易形成數(shù)量優(yōu)勢，部分專用配件，沒有數(shù)量優(yōu)勢，數(shù)量零星，突發(fā)性強(qiáng)，死板硬套集中采購模式就容易導(dǎo)致采購周期長，采購成本提高，發(fā)生影響生產(chǎn)的情況，使用分散采購的方式更為合理并對及時(shí)提供物資起著較為積極的作用。

4.跟使用單位協(xié)調(diào)較為困難。在未使用集中采購模式前，各類物資的采購都是通過分公司部門領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行商談并實(shí)施購買的。使用單位人員參與到物資采購全過程的現(xiàn)象也較為常見，然而在實(shí)施集中采購措施后，采購部門與使用單位分離，從一定程度上減弱上述人員的權(quán)利，造成該部分人員對集中采購的措施持不支持態(tài)度，還存在慣性思維、本位主義、懈怠，物資集中采購文件執(zhí)行難度大， 采購部門和使用單位人員就物資規(guī)格型號確認(rèn)、物資到貨驗(yàn)收、物資裝卸等耗費(fèi)時(shí)間，使得采購績效較差，從而增加各個(gè)部門的協(xié)調(diào)難度。

五、結(jié)束語

集中采購的方式對于大屯煤電公司的采買存利對弊，因此公司為在使用較低的成本費(fèi)用情況下，提升公司物資購買的效率，就需要采購人員仔細(xì)琢磨采購方式，借鑒集中采購的優(yōu)勢，規(guī)避其不足之處，為企業(yè)高效率低成本的完成采購任務(wù)提供堅(jiān)實(shí)保障。

（作者單位：中煤大屯公司鐵路處供應(yīng)科）