淺談檢驗(yàn)耗材采購與庫存管理

陸高燕

摘 要：本文結(jié)合《中華人民共和國政府采購法》《浙江省政府采購合同暫行辦法》（浙財(cái)采監(jiān)〔2017〕11號）以及《浙江省財(cái)政廳關(guān)于印發(fā)〈浙江省政府采購電子賣場采購管理暫行辦法〉的通知》（浙財(cái)采監(jiān)〔2017〕29號）等相關(guān)規(guī)定，主要就事業(yè)單位檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在采購和庫存管理的實(shí)務(wù)工作進(jìn)行了分析，闡述筆者的思考和看法。

關(guān)鍵詞：檢驗(yàn)耗材;采購管理;庫存管理

檢驗(yàn)用耗材是指開展檢驗(yàn)工作中不可或缺的消耗性材料，如化學(xué)試劑、標(biāo)準(zhǔn)品、培養(yǎng)基、實(shí)驗(yàn)氣體及一次性使用耗材等。隨著檢驗(yàn)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新型耗材和使用技術(shù)應(yīng)用于檢驗(yàn)工作，特別是專用儀器配套耗材的使用，采購資金規(guī)模增大、采購批次增加、采購風(fēng)險(xiǎn)防范壓力增加，檢驗(yàn)用耗材的采購和庫房管理采用何種方式對檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的成本核算都具有重要的影響。作為行政后勤保障部門，應(yīng)牢固樹立“管理為先”“服務(wù)檢驗(yàn)”的理念，著力規(guī)范采購管理機(jī)制，優(yōu)化采購管理水平，提升采購資金績效。

一、采購管理

檢驗(yàn)用耗材特點(diǎn)是品種繁多、型號規(guī)格各異。根據(jù)我院采購實(shí)際情況統(tǒng)計(jì)，目前進(jìn)入采購管理系統(tǒng)的物品已經(jīng)達(dá)到1.5萬種以上，價(jià)格各異。按照政府采購要求，采用單一來源采購、競爭性磋商等方式，探索采購新模式。依托政采云平臺進(jìn)行網(wǎng)上交易減少中間流通環(huán)節(jié)，并使采購信息共享。但是，由于檢驗(yàn)用耗材多樣化，常規(guī)用到的有通用試劑、高純試劑、合成試劑、分析試劑、色譜應(yīng)用、分析標(biāo)準(zhǔn)品、生物耗材、玻璃儀器、實(shí)驗(yàn)室附配件、人體防護(hù)、應(yīng)急防護(hù)等多個(gè)方面。部分檢驗(yàn)用耗材，雖然有國產(chǎn)品牌，但是進(jìn)口試劑基線噪音低、雜質(zhì)少，低吸收波長下更穩(wěn)定，檢測數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確，能夠節(jié)省分析時(shí)間，提高分析效率;實(shí)驗(yàn)室所需的農(nóng)藥標(biāo)準(zhǔn)品、獸藥標(biāo)準(zhǔn)品、毒素類標(biāo)液、農(nóng)殘、鄰苯、食品添加劑、藥殘混標(biāo)、同位素標(biāo)記物、脂肪酸相關(guān)產(chǎn)品等，國產(chǎn)種類比較少，需要進(jìn)口品牌補(bǔ)充，部分標(biāo)準(zhǔn)品批號更新?lián)Q代較快，因此導(dǎo)致采購的檢驗(yàn)用耗材質(zhì)量存在差異。實(shí)踐中采用招標(biāo)采購也面臨一些亟待解決的問題，為此，我院先后修訂《?；饭芾硪?guī)程》，草擬了《院采購供應(yīng)流程（試行）》 《政府采購活動內(nèi)部管理辦法》等。

1.供應(yīng)商選擇

首先，采購過程信息公開，優(yōu)先選用中標(biāo)供應(yīng)商采購，如某些產(chǎn)品未參加招標(biāo)而檢驗(yàn)工作又有特殊需要，對這類產(chǎn)品的供應(yīng)商，要貨比三家。按照我院程序文件要求，供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)有三項(xiàng)。

第一，遵循優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)原則。同一產(chǎn)品要求向三家及以上供應(yīng)商征詢供貨價(jià)格。根據(jù)多年來的采購經(jīng)驗(yàn)，一般首選生產(chǎn)廠商，其次是一級代理商，少選二三級代理商，減少中間環(huán)節(jié)，壓縮虛高價(jià)格，避免不正當(dāng)行為。在政府采購招標(biāo)活動中，可以據(jù)此申請單一來源采購理由，既可以爭取采購優(yōu)價(jià)，也可以縮短采購環(huán)節(jié)，加快供貨速度。

第二，具有相應(yīng)的資質(zhì)、質(zhì)量保證能力和良好的信譽(yù)。由于實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)工作開展，涉及劇毒品、易制爆化學(xué)品、易制毒化學(xué)品、精神、麻醉等特殊藥品采購，實(shí)驗(yàn)室安全管理也是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)日常管理工作中的重中之重。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和我院的有關(guān)規(guī)定，供應(yīng)商必須提供《營業(yè)執(zhí)照》《危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營許可證》《非藥品類易制毒化學(xué)品經(jīng)營備案證明》《生產(chǎn)企業(yè)許可證》《經(jīng)營企業(yè)許可證》《醫(yī)療器械許可證》《實(shí)驗(yàn)動物使用許可證》等有效證件，使用處所負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量評價(jià)，經(jīng)使用部門、采購部門、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，納入我院合格供應(yīng)商目錄。采購管理記錄（包括合格供應(yīng)商目錄、合格供應(yīng)商評價(jià)記錄及相關(guān)資質(zhì)證明、采購申請、消耗品質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等），由辦公室定期匯總并歸檔保存。

其次，充分利用政采云平臺。政采云平臺是依托互聯(lián)網(wǎng)，利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)施網(wǎng)上交易、監(jiān)管和服務(wù)的平臺，涵蓋政府采購各領(lǐng)域、全流程、多用戶，旨在提高采購效率，規(guī)范采購行為的一種采購新模式。上網(wǎng)采購成交品種，能夠確保檢驗(yàn)耗材采購公開透明。近期，浙江省財(cái)政廳也正式印發(fā)了《政采云網(wǎng)上超市“全省一張網(wǎng)”實(shí)施方案》，明確從2019年2月19日起實(shí)施網(wǎng)上超市“全省一張網(wǎng)”建設(shè)。政采云網(wǎng)上超市自上線以來，商品類目日趨完整，供應(yīng)商資源不斷豐富，價(jià)格比對、過程流程、違規(guī)預(yù)警等功能持續(xù)完善，充分體現(xiàn)出采購價(jià)格可控、便捷高效、過程留痕的優(yōu)勢。隨著“全省一張網(wǎng)”的建設(shè)，可以打破各區(qū)劃之間壁壘，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)則統(tǒng)一，商品標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，簡化流程，提高效率，提升供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)大數(shù)據(jù)分析和誠信體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“全省買貨、貨賣全省”。同時(shí)降低采購活動風(fēng)險(xiǎn)，長遠(yuǎn)來看，在市場充分競爭的情況下，可以降低耗材采購成本。

2.采購流程

（1）各使用部門對請購物品提出具體要求，按照LIMS系統(tǒng)要求，進(jìn)行申領(lǐng)、申購，一般集中定期提出。

（2）采購部門每周定期進(jìn)行采購物品匯總，注明品種、數(shù)量等信息，報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審核。

（3）根據(jù)審核后的請購單，實(shí)施具體采購事宜，包括擬定采購合同、生成采購訂單。

（4）對使用部門急需的品種也可隨用隨報(bào)，采購部門同步按照請購和付款程序進(jìn)行采購審批。

（5）課題經(jīng)費(fèi)保障的服務(wù)和供應(yīng)品采購，由相應(yīng)部門填寫請購單，注明課題名稱、用款額度、報(bào)課題負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行采購。

（6）危化品類物資采購（包括劇毒品、易制毒化學(xué)品、易制爆化學(xué)品、特藥類），嚴(yán)格按照公安機(jī)關(guān)要求，辦理采購申請，提交相應(yīng)資料，憑準(zhǔn)購證、備案證明等材料向符合資質(zhì)條件的供應(yīng)商采購。

（7）其他相關(guān)控制措施。第一，采購人員應(yīng)當(dāng)廉潔自律。采購崗是個(gè)良心崗位，首先單位應(yīng)當(dāng)確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，從形式上進(jìn)行制約和監(jiān)督。根據(jù)具體情況可以對采購管理人員和庫房管理人員定期進(jìn)行崗位輪換，也可以和出納崗及院后勤保障崗、檢驗(yàn)處所部分富余人員等進(jìn)行輪換。職能處所人員往往具有政府采購工作經(jīng)驗(yàn)，檢驗(yàn)處所人員對檢驗(yàn)用耗材的品牌、性能等知根知底，崗位輪換能夠防范采購人員利用職權(quán)和工作便利損害單位利益，同時(shí)，也是保護(hù)采購管理人員的一種較好的方式，杜絕被供應(yīng)商“圍獵”，有助于推進(jìn)“清廉藥監(jiān)”建設(shè)，消除廉政風(fēng)險(xiǎn)隱患。

第二，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的記錄控制。采購人員每月將該月發(fā)生采購記錄等相關(guān)文件整理裝訂成冊，包括：詢價(jià)記錄、請購單、采購合同、采購訂單、單位用章審批表、采購預(yù)算與計(jì)劃、預(yù)算執(zhí)行確認(rèn)書、政府采購進(jìn)口產(chǎn)品申請核準(zhǔn)表、單一來源采購專家論證報(bào)告、專家論證意見表、進(jìn)口招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、投訴處理決定等，完整記錄和反映采購業(yè)務(wù)的全過程。

第三，對于較大金額的耗材、服務(wù)采購業(yè)務(wù)需求，比如，單次向同一供應(yīng)商采購價(jià)值在50萬元（含）以上的采購業(yè)務(wù)，由單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。建議成立由單位內(nèi)部檢驗(yàn)處所、辦公室資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、院紀(jì)檢監(jiān)察等部門人員組成的采購工作委員會，形成各部門相互協(xié)調(diào)、相互制約的機(jī)制，加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的控制、指導(dǎo)和監(jiān)督，同時(shí)，還可以引入中介評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估，招標(biāo)代理公司進(jìn)行招投標(biāo)后確定供應(yīng)商。

二、庫存管理

為保障檢驗(yàn)工作正常開展，除了對檢驗(yàn)用耗材進(jìn)行采購管理外，必須加強(qiáng)庫存管理。庫房管理的優(yōu)劣、庫房管理員對各類采購用耗材特性、備貨量的熟悉程度直接影響采購管理的好壞。各項(xiàng)工作管理的好壞，最終是人員的管理。

1.明確管理目標(biāo)

行政后勤保障工作的根本是服務(wù)一線檢驗(yàn)工作需求，實(shí)現(xiàn)原則性與靈活性的統(tǒng)一，提高辦理效率，結(jié)合內(nèi)部控制制度，防范和控制廉政風(fēng)險(xiǎn)。

2.確定庫房崗職責(zé)

（1）負(fù)責(zé)全院實(shí)驗(yàn)室試劑耗材等消耗物品的入庫、驗(yàn)收、保管、發(fā)放及管理工作，在收發(fā)存系統(tǒng)庫存管理模塊中生成出入庫登記。

（2）定期盤存，做到賬實(shí)相符，對盤盈、盤虧的實(shí)驗(yàn)室試劑耗材，填制其他出入庫單，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和院分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

（3）根據(jù)抽檢計(jì)劃進(jìn)行送檢，進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，做好消耗品質(zhì)量記錄的收集和保管。

（4）深入了解各部門需求和質(zhì)量情況，收集信息，對采購物品的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤檢驗(yàn)，對供應(yīng)商的資質(zhì)評定提出意見。

庫存管理是指在檢驗(yàn)用耗材數(shù)量的管理，倉庫里的耗材過多，占用資金多，與事業(yè)單位耗材規(guī)模預(yù)算明顯不符，但是過分降低庫存，則會出現(xiàn)斷貨，影響檢驗(yàn)工作開展。特別是一些應(yīng)急檢驗(yàn)，尤其是檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具檢驗(yàn)報(bào)告書一般都有期限，在日益講究合同信用、追溯檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)職責(zé)的今天，筆者認(rèn)為庫存管理的目的應(yīng)該是保持一個(gè)合理的庫存量，既能滿足檢驗(yàn)工作的開展，加快庫存檢驗(yàn)耗材的周轉(zhuǎn)頻率，又能減少財(cái)政資金占用，降低成本，真實(shí)反映事業(yè)單位檢驗(yàn)耗材資金的使用量。我院除了常規(guī)檢驗(yàn)外，還有科研工作開展，部分檢驗(yàn)、科研工作開展的不確定性，許多價(jià)值相對較高的耗材只能根據(jù)實(shí)際工作開展才能確定型號、規(guī)格、數(shù)量。目前網(wǎng)站訂貨和快捷的物流配送為實(shí)現(xiàn)“零庫存”管理奠定了基礎(chǔ)。如在具體檢驗(yàn)工作中才能確定的耗材，在使用處所提出申請后，采購部門通知供應(yīng)商及時(shí)供貨，這樣可以減少了庫存，避免不必要的耗材備貨，實(shí)現(xiàn)對此類耗材的“零庫存”管理。雖然“零庫存”只是一種的理想狀態(tài)，但可以對常用耗材設(shè)置臨界值，進(jìn)行預(yù)警設(shè)置，進(jìn)行動態(tài)管理，尤其是實(shí)驗(yàn)室危化品的使用，較低的危化品采購庫存量，能夠降低實(shí)驗(yàn)室風(fēng)險(xiǎn)隱患，面對由于?；饭芾泶嬖诼┒匆l(fā)的一系列安全事故和教訓(xùn)，值得各檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)深思和考慮。在日常的庫房管理中，庫房管理員可以根據(jù)耗材的特點(diǎn)和使用批次，定位分區(qū)，將效率和實(shí)際便利結(jié)合起來，選擇合適的堆放形式，依據(jù)先進(jìn)先出原則，防止耗材積壓、過期失效，有助于事業(yè)單位資產(chǎn)管理，提高事業(yè)單位市場競爭的能力。

總之，檢驗(yàn)耗材采購與庫房管理的加強(qiáng)，有利于檢驗(yàn)工作的開展，提高資金的使用效益，需要檢驗(yàn)處所和職能處所的密切配合，及時(shí)溝通信息，從而推進(jìn)我院檢驗(yàn)水平上新臺階。