辦公自動化OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的實踐與應(yīng)用

方靜

【摘 要】辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱“OA系統(tǒng)”）是一種高效化、自動化的辦公系統(tǒng)，其在改變傳統(tǒng)辦公形式的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了企業(yè)信息資源的有效統(tǒng)籌，對于企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的提高具有較大影響。論文在闡述OA系統(tǒng)設(shè)計原則的基礎(chǔ)上，對其在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用目的、功能和安全保證策略進行了分析。

【Abstract】The office automation system （hereinafter referred to as "OA system"） is an efficient and automated office system. On the basis of changing the traditional office form， it realizes the effective coordination of enterprise information resources and has a great impact on the improvement of enterprise economic and social benefits. On the basis of expounding the design principles of OA system， this paper analyzes its application purpose， function and security assurance strategy in the enterprise information management.

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng);自動化;數(shù)據(jù)集成

【Keywords】OA system; automation; data integration

【中圖分類號】TP317.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）07-0013-02

1 引言

在當前新的經(jīng)濟形態(tài)下，市場信息千變?nèi)f化，這對企業(yè)的建設(shè)管理提出了較高要求，只有在掌握大量數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上實現(xiàn)高效的辦公管理，才能為企業(yè)創(chuàng)造豐富的經(jīng)濟效益和社會效益。在傳統(tǒng)的企業(yè)辦公管理中，紙質(zhì)辦公使得辦公效率較低，且數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)誤差，制約了企業(yè)的進一步發(fā)展?；诖耍琌A系統(tǒng)在企業(yè)管理中得到了廣泛的應(yīng)用，有效提升了企業(yè)辦公管理的效率和質(zhì)量，對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展意義重大。

2 OA系統(tǒng)設(shè)計的基本原則

OA系統(tǒng)通過應(yīng)用信息管理和數(shù)據(jù)集成技術(shù)，實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的資料管理，并保證了企業(yè)辦公資料共享和應(yīng)用的質(zhì)量?，F(xiàn)階段，OA系統(tǒng)是企業(yè)信息管理的核心[1]。在OA系統(tǒng)設(shè)計的過程中，設(shè)計人員應(yīng)遵循以下原則：

第一，OA系統(tǒng)應(yīng)具備一定的數(shù)據(jù)管理功能。一方面，在業(yè)務(wù)流管理中，辦公人員在終端設(shè)備上輸入關(guān)鍵詞，即可實現(xiàn)關(guān)鍵詞下所有業(yè)務(wù)流的有效查詢;另一方面，基于OA系統(tǒng)，管理人員可以將一些無效的業(yè)務(wù)流刪除，實現(xiàn)系統(tǒng)資源高效整合。第二，數(shù)據(jù)集成功能是OA系統(tǒng)應(yīng)用的基本原則。從本質(zhì)上講，OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成是一個數(shù)據(jù)分析和處理的過程。第三，OA管理系統(tǒng)研發(fā)應(yīng)用的目的在于實現(xiàn)辦公自動化，提升企業(yè)辦公的效率和質(zhì)量。OA系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置一定的信息發(fā)布區(qū)域，為企業(yè)的信息發(fā)布和管理搭建平臺，實現(xiàn)決策管理信息的高效傳遞。第四，OA系統(tǒng)還應(yīng)具備支撐移動辦公的功能，從而滿足員工異地辦公的實際需求。

3 OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的具體應(yīng)用

新時期，隨著辦公智能化的不斷發(fā)展，OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用愈發(fā)普遍，其在改變企業(yè)辦公模式的同時，提升了企業(yè)的辦公效率和質(zhì)量。

3.1 OA系統(tǒng)的建設(shè)目的

OA系統(tǒng)是基于企業(yè)ERP軟件項目管理體制形成的一種全新管理方式。在管理實踐中，其注重質(zhì)量管理體系的構(gòu)建，并充分開發(fā)和應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，整合了市場資源和企業(yè)運行資源，實現(xiàn)了企業(yè)的高效化辦公。從OA系統(tǒng)的建設(shè)過程來看，其出發(fā)點包括：

第一，全面捕獲和應(yīng)用市場信息。新常態(tài)下，市場信息對于企業(yè)的發(fā)展意義重大。然而，在傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公中，辦公人員對于市場信息的收集、整理、利用能力較弱，制約了企業(yè)的發(fā)展。新時期，進行OA系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的首要目標就是高效化地采集信息，并實現(xiàn)信息共享。第二，創(chuàng)新企業(yè)工作模式，實現(xiàn)“工作流”的全面優(yōu)化。具體而言，通過借助OA系統(tǒng)，企業(yè)的各個單位實現(xiàn)高效協(xié)同辦公，在提升企業(yè)辦公效率的同時，降低了企業(yè)的辦公成本，使得企業(yè)管理水平達到全新的高度。

3.2 OA系統(tǒng)的應(yīng)用功能

與傳統(tǒng)辦公方式相比，OA系統(tǒng)的功能十分強大，其能有效地滿足當前企業(yè)信息管理的需求，實現(xiàn)企業(yè)日常辦公業(yè)務(wù)的開展和信息的共享及處理。從管理過程來看，個人事務(wù)、項目管理、日常業(yè)務(wù)、論壇管理、系統(tǒng)設(shè)置是企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的五項基本功能。

就個人事務(wù)管理而言，其包含了待辦任務(wù)、日程安排、電子辦公、出差事物等內(nèi)容。在項目管理中，企業(yè)項目管理的內(nèi)容具有繁雜性，即辦公人員不僅要進行設(shè)備管理、車輛管理、招標管理，還應(yīng)注重任務(wù)分配和考勤工作的開展，此外，考核和激勵員工也是項目管理的重要內(nèi)容。利用OA系統(tǒng)開展日常業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時地更新企業(yè)公告和新聞動態(tài);建立企業(yè)員工的通訊簿;管理企業(yè)動態(tài)和編制工作計劃，深化企業(yè)文化建設(shè)。論壇管理是企業(yè)員工進行信息交流的重要平臺，在日常管理中，辦公人員既要保證回復(fù)信息的有效性，同時應(yīng)注重對科研生產(chǎn)、質(zhì)量安全、科技情報的保密管理。此外，在OA辦公系統(tǒng)的設(shè)置中，應(yīng)加強對用戶管理、組織管理、權(quán)限管理等要素的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，提升用戶的辨識度，實現(xiàn)OA系統(tǒng)的高效管理與應(yīng)用。

3.3 OA系統(tǒng)的安全管理

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理顯得極為關(guān)鍵。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中，在利用OA系統(tǒng)進行辦公的過程中，應(yīng)注重信息安全的有效控制。一方面，應(yīng)通過B/S方式實現(xiàn)終端用戶對其數(shù)據(jù)的訪問;另一方面，在用戶訪問過程中，應(yīng)改變傳統(tǒng)的“用戶名+密碼”的訪問認證形式，創(chuàng)新性地使用數(shù)字證書、PKI技術(shù)進行終端用戶身份的確認，從而防止OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法訪問或破壞，提升OA系統(tǒng)應(yīng)用的安全性、有效性。

4 結(jié)論

OA系統(tǒng)對企業(yè)辦公管理的信息化建設(shè)有較大的影響。在實踐過程中，人們只有充分地認識OA系統(tǒng)應(yīng)用的必要性，并在信息管理中，注重對OA系統(tǒng)的應(yīng)用目的、功能和安全進行全面統(tǒng)籌規(guī)劃，才能有效地提升OA系統(tǒng)的應(yīng)用質(zhì)量，進而在保證企業(yè)辦公效率和質(zhì)量的同時促進現(xiàn)代企業(yè)的有序發(fā)展。

【參考文獻】

【1】張婧.淺談OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用[J].電腦迷，2019，01（01）：36.