中職學(xué)校檔案文化宣傳的思考

曹麗英

一、中職學(xué)校檔案文化宣傳的現(xiàn)狀

因檔案意識淡薄，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，很多中職學(xué)校的檔案工作停留在接收檔案、整理檔案的階段，檔案利用率較低，檔案信息資源開發(fā)嚴(yán)重不足，檔案文化宣傳尚未開展。

1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案文化宣傳工作心有余力不足

學(xué)校檔案文化宣傳工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，不能直接反應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績，因此此項(xiàng)工作大多不會(huì)作為學(xué)校重點(diǎn)工作來抓，表現(xiàn)在人力、物力、資金投入較少，結(jié)果是檔案工作者有心無力。以我校為例，校領(lǐng)導(dǎo)高度重視黨建工作，黨建工作需要制作宣傳板，宣傳板肯定按質(zhì)提前完工，并掛在學(xué)校顯著位置便于師生查看;而檔案工作想要制作一塊宣傳板，就因經(jīng)費(fèi)有限、場地有限等原因被擱淺。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作中很多有意義的事情難以開展，對檔案工作者來說，宣傳檔案文化也就有心無力了。

2.“重保管、輕利用”的工作方法，嚴(yán)重制約檔案文化的宣傳

中職學(xué)校的檔案室已成為保管學(xué)校檔案資料的重要基地，其中包含豐富的檔案信息資源?！爸乇９堋笔沟秘S富的檔案信息資源匯集到學(xué)校檔案室，這是檔案信息資源開發(fā)利用的前提，更是宣傳檔案文化的基礎(chǔ)?！拜p利用”未有效盤活檔案資源，大部分檔案信息資源“躺在”檔案室，沒有“動(dòng)起來”“用起來”。不僅未達(dá)到檔案工作提供利用的目的，更主要是造成檔案資源浪費(fèi)，沒有有效發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，檔案的價(jià)值未體現(xiàn)，檔案文化宣傳的重要性和必要性就大打折扣。

3.檔案資料的完整性欠缺，阻礙檔案文化宣傳工作的有效進(jìn)行

很多中職學(xué)校的歷史比較悠久，但受檔案意識淡薄的影響，檔案工作建立的時(shí)間比較晚，導(dǎo)致學(xué)校發(fā)展過程中很多有價(jià)值、有意義的檔案資料沒有完整的保存下來。如某校舉辦建校60周年校慶活動(dòng)，在準(zhǔn)備學(xué)校歷史沿革資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案室中竟然連學(xué)校建校的“出生證明”都沒有，后經(jīng)多方協(xié)助，最終在檔案館找到部分相關(guān)資料。此外《歷屆校領(lǐng)導(dǎo)任職一覽表》匯總工作也是非常困難，因?qū)W校檔案室中只保存了部分校領(lǐng)導(dǎo)的任免文。有些校領(lǐng)導(dǎo)有任命文，無免職文（或批準(zhǔn)退休文）;有些校領(lǐng)導(dǎo)有免職文（或批準(zhǔn)退休文），無任命文;還有一些校領(lǐng)導(dǎo)任免文均無。因沒有檔案資料作依據(jù)，任職期限就很難把握，最終《歷屆校領(lǐng)導(dǎo)任職一覽表》也是無法做到完整、準(zhǔn)確。這不僅是學(xué)校校慶活動(dòng)的一大遺憾，更是學(xué)校寶貴財(cái)富、珍貴記憶的遺失。檔案資料的完整性欠缺，檔案文化宣傳的基礎(chǔ)就不牢固，嚴(yán)重影響檔案文化宣傳的有效性。

4.檔案工作者專業(yè)性不高，檔案文化宣傳難度較大

現(xiàn)中職學(xué)校從事檔案工作的人員大多不是檔案專業(yè)出身，其崗位也并非專職檔案員，并非專職檔案管理工作。以隸屬于廣州市教育局的中職學(xué)校為例，13所中職學(xué)校中檔案專業(yè)出身的檔案員只有2名，并且這2名檔案員除了檔案管理工作，還要兼顧辦公室其他工作。檔案工作者專業(yè)性不高，對檔案管理重要性的認(rèn)識就會(huì)有所偏差，一方面導(dǎo)致檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性受到影響，檔案工作質(zhì)量較低，另一方面檔案工作者沒有認(rèn)識到檔案文化宣傳的重要性和必要性，此項(xiàng)工作也未列入檔案工作計(jì)劃，更未開展進(jìn)行。再次，即便是檔案專業(yè)出身的檔案工作者，也因工作任務(wù)繁重，沒有時(shí)間和精力開展檔案文化宣傳工作。

二、中職學(xué)校檔案文化宣傳的必要性

1.充分體現(xiàn)學(xué)校檔案的價(jià)值、作用和檔案工作的地位

學(xué)校檔案指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，它可以成為查考、研究和處理問題的依據(jù)，認(rèn)定法律權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任的證據(jù)，以及政治斗爭、外交斗爭和教育人民的工具，具有強(qiáng)大的憑證價(jià)值;檔案是事實(shí)、知識和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的、廣泛的、可咨參考的特征，使它具有情報(bào)價(jià)值;檔案對現(xiàn)實(shí)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的有用性體現(xiàn)了檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值;檔案價(jià)值的時(shí)效性可以擴(kuò)展到遙遠(yuǎn)的未來，在相當(dāng)長的時(shí)時(shí)間中能夠滿足社會(huì)各方面利用需要的性質(zhì)體現(xiàn)檔案的長遠(yuǎn)價(jià)值。檔案的作用主要表現(xiàn)在行政、業(yè)務(wù)、文化、法律、教育等多個(gè)方面。檔案是人類所創(chuàng)造的一種寶貴的精神文化財(cái)富。檔案是民族文化的集中體現(xiàn)，是歷史文化的積累，是歷史文化傳承的手段，是文化創(chuàng)新的基礎(chǔ)。檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案工作做規(guī)范、做科學(xué)、做扎實(shí)，維護(hù)了檔案資料的齊全、完整、安全，主動(dòng)提供利用，大力開發(fā)檔案信息資源，才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，才能體現(xiàn)檔案工作的地位和意義。檔案文化宣傳工作是開發(fā)和宣傳檔案信息資源的體現(xiàn)，有利于檔案價(jià)值、作用的發(fā)揮，是檔案工作地位的充分體現(xiàn)。

2.有效服務(wù)于學(xué)校管理工作

檔案文化宣傳工作，在一定程度上可以理解為是對檔案、檔案工作的宣傳。檔案文化宣傳工作有效服務(wù)于學(xué)校管理工作的具體表現(xiàn)：首先，檔案文化宣傳工作有利于有效服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)評估工作。學(xué)校開展各種綜合性評估工作，都需要以檔案資料進(jìn)行佐證。檔案文化宣傳有利于師生了解學(xué)校檔案資料的基本情況，有利于在具體工作開展的過程中想到借用學(xué)校檔案室的檔案資料進(jìn)行參考和憑證。通過原始性、第一手資料作為依據(jù)，有利于具體工作開展的連續(xù)性，同時(shí)也見證了相關(guān)工作的真實(shí)性，奠定了事實(shí)基礎(chǔ)，在見證材料中更具有說服力。因此，學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容。其次，檔案文化宣傳工作有利于有效服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)工作。學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評獎(jiǎng)資料的宣傳、教研課題的宣傳、典型教案的宣傳、學(xué)校第二課堂活動(dòng)資料的宣傳，有利于校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)校層面的教育教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、開展相關(guān)調(diào)研活動(dòng);有利于專業(yè)教師參考相關(guān)資料進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)提升，不斷提高自身的教育教學(xué)能力和智慧;有利于學(xué)生不斷融入學(xué)校這個(gè)大家庭，踴躍投入到豐富多彩的校園生活和社團(tuán)活動(dòng)中，得到鍛煉，得到成長。再次，檔案文化宣傳工作有利于有效服務(wù)學(xué)校宣傳工作。各類教育教學(xué)成果的宣傳、畢業(yè)生就業(yè)情況的宣傳、學(xué)校獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)的宣傳，省市級優(yōu)秀教師的宣傳，使社會(huì)各界了解本校的教學(xué)成績和師資力量，彰顯學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力，在一定程度上，大大提升了學(xué)校的知名度和社會(huì)影響力。

3.激發(fā)檔案工作者的工作熱情

檔案文化宣傳工作，有利于將檔案工作者的工作重心轉(zhuǎn)移到開發(fā)檔案信息資源上來，利于檔案工作者在不斷提高檔案意識的前提下，轉(zhuǎn)變工作觀念和方式方法，有利于提高檔案工作者主動(dòng)鉆研、不斷進(jìn)取的積極性。同時(shí)檔案文化宣傳工作，突顯檔案的價(jià)值和作用，間接體現(xiàn)檔案工作的地位，有利于扭轉(zhuǎn)檔案部門一直處于“冷衙門”的狀況，大大提高檔案工作者的工作熱情。檔案工作者熱情提高了，就會(huì)激發(fā)出研究檔案工作的新思路、新方法，檔案文化宣傳的新途徑等，這樣就會(huì)形成相互促進(jìn)、共同提高的良性循環(huán)。

4.提高全員檔案意識

大力宣傳檔案文化，突顯檔案價(jià)值和作用，有利于全員檔案意識的提高。一方面有利于檔案收集工作順利開展，檔案形成部門會(huì)由被動(dòng)催收轉(zhuǎn)向主動(dòng)移交，促進(jìn)了學(xué)校檔案室檔案資料保管的齊全、完整。另一方面，檔案收集工作順利開展，節(jié)省了整個(gè)檔案工作環(huán)節(jié)的時(shí)間，檔案工作者可利用更多的時(shí)間和精力，投入到檔案信息資源開發(fā)、檔案信息化建設(shè)、檔案文化宣傳工作上來。

三、中職學(xué)校加強(qiáng)檔案文化宣傳的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)不斷提高檔案意識，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案文化宣傳工作，將檔案文化宣傳工作列入議事日程，加大對檔案文化宣傳工作的支持和投入。這是檔案文化宣傳工作順利開展的前提。加大對檔案工作的宣傳力度，全方位、多角度、立體式地向全員深入宣傳檔案和檔案工作的重要性。首先，圍繞學(xué)校中心工作，有計(jì)劃、有目的地開展檔案文化宣傳，服務(wù)學(xué)校發(fā)展大局。領(lǐng)導(dǎo)有指示，下級有方法，齊心合作，上下同心，其利斷金。以我校今年60周年校慶為例，校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，花心思制作了《建校60周年紀(jì)念畫冊》，里面包含豐富的檔案資料信息，如學(xué)校的歷史沿革、校風(fēng)校貌的今夕對比照片、歷任領(lǐng)導(dǎo)任職一覽表、學(xué)校歷屆工作人員名單、辦學(xué)特色、校企合作、高效就業(yè)、國際交流、歷年獲獎(jiǎng)（學(xué)校、教師、學(xué)生）、校友錄等。前期準(zhǔn)備工作需要校領(lǐng)導(dǎo)、各部門及檔案室的相互協(xié)助、互相配合。各部門提出需求，檔案室協(xié)助提供檔案資料信息。在各方的密切合作下，紀(jì)念畫冊的制作圓滿完工。通過校慶活動(dòng)及之后的紀(jì)念畫冊派發(fā)，有效服務(wù)了學(xué)校的整體宣傳工作，增加了學(xué)校的知名度。這種檔案文化宣傳方式，更有效宣傳了學(xué)校的檔案文化。其次，應(yīng)保障檔案文化宣傳工作的經(jīng)費(fèi)。將檔案宣傳工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校年度預(yù)算，經(jīng)費(fèi)到位，?？顚Ｓ?，是檔案文化宣傳工作順利開展的保障。

2.提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)，直接影響檔案工作的質(zhì)量。可以引進(jìn)檔案專業(yè)高素質(zhì)人才、加大對檔案工作者的專業(yè)培訓(xùn)和綜合素質(zhì)培訓(xùn)，提高檔案工作者的素養(yǎng)，既具備過硬的專業(yè)知識，又具備愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德，堅(jiān)持底線，堅(jiān)持原則。注重收集、開發(fā)檔案信息資源，提供多方式、多途徑的利用，有意識地進(jìn)行檔案文化宣傳工作。關(guān)注國家時(shí)政、學(xué)校中心工作、學(xué)校重點(diǎn)推進(jìn)工作，根據(jù)學(xué)校檔案室的檔案資源，發(fā)現(xiàn)宣傳點(diǎn)，確定宣傳方式，必要時(shí)可請求其他部門支持與配合，抓準(zhǔn)時(shí)機(jī)宣傳檔案文化，提高宣傳效果。

3.多措并舉

（1）宣傳檔案法律法規(guī)

《檔案法》是我國檔案工作的根本大法，是進(jìn)行我國檔案檔案法規(guī)體系建設(shè)的重要依據(jù)。因此進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳工作，首先應(yīng)宣傳《檔案法》?？梢酝ㄟ^全校教職工大會(huì)或是學(xué)生集體活動(dòng)宣傳《檔案法》，還可以通過印制、張貼、OA平臺對《檔案法》進(jìn)行宣傳。通過宣傳檔案和檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案的利用和公布，了解法律責(zé)任，不僅有利于強(qiáng)化全員法律意識和檔案意識，增強(qiáng)全員法制觀念，更有利于實(shí)現(xiàn)“依法治檔”。檔案法律法規(guī)是檔案文化宣傳的重要內(nèi)容，同時(shí)檔案文化宣傳工作也應(yīng)在檔案法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。

（2）舉辦多種檔案講座

中職學(xué)?？梢葬槍搪毠?、專兼職檔案員、在校學(xué)生分別開展檔案方面的講座。針對教職工和在校學(xué)生的講座可以體現(xiàn)在宣傳檔案、檔案工作、檔案的作用和價(jià)值、學(xué)校檔案室檔案保管情況、檔案利用實(shí)例及效果、檔案信息資源開發(fā)利用等;針對專兼職檔案員的培訓(xùn)可以重點(diǎn)講述檔案信息資源開發(fā)、檔案宣傳手段和宣傳內(nèi)容、檔案宣傳人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案宣傳如何圍繞中心服務(wù)大局、檔案宣傳工作創(chuàng)新等。有針對性的檔案講座，不僅有利于提高全員檔案意識，也是檔案文化宣傳的一種途徑。

（3）參加檔案專業(yè)培訓(xùn)

學(xué)校專兼職檔案員可以積極參加省、市檔案局組織的專業(yè)性檔案培訓(xùn)，不斷提高自身的理論修養(yǎng)、了解檔案事業(yè)發(fā)展趨勢、緊跟檔案事業(yè)發(fā)展潮流。根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容，結(jié)合學(xué)校發(fā)展現(xiàn)狀和檔案信息資源實(shí)際，有側(cè)重地研究檔案文化宣傳的新途徑、新方法。可借助培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，與各界同行相互溝通、交流，互相切磋、探討，借鑒好的檔案管理模式和有效的檔案文化宣傳方式方法。

（4）舉辦展覽

舉辦展覽是檔案文化宣傳最直接、最有效的方法。通過學(xué)校校門、校園新舊照片的對比，一步步了解學(xué)校的發(fā)展變遷;通過學(xué)校歷史沿革，認(rèn)識學(xué)校建校至今的發(fā)展歷程;通過學(xué)校不同階段各專業(yè)的設(shè)置情況，了解學(xué)校專業(yè)發(fā)展的整個(gè)過程;通過學(xué)校開展各種綜合性評估統(tǒng)計(jì)，展示學(xué)校的辦學(xué)成果;通過展出學(xué)校各種技能競賽的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯，展示學(xué)校的教學(xué)業(yè)績;通過實(shí)物展覽（比如歷屆畢業(yè)證）展示學(xué)校的教學(xué)發(fā)展過程;通過學(xué)校教師的科研成果，展示學(xué)校的教育教學(xué)實(shí)力。舉辦展覽的優(yōu)勢在于顯而易見、通俗易懂，師生在觀看的同時(shí)，對學(xué)校的歸屬感和認(rèn)同感油然而生，也是社會(huì)認(rèn)知學(xué)校最快捷、最有效的途徑。

（5）編制豐富的編研材料

中職學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校檔案室的庫存檔案情況，編制有特色、有意義的編研材料。例如，編制畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)表，通過就業(yè)率體現(xiàn)學(xué)校畢業(yè)生的就業(yè)情況;編制學(xué)校各種技能競賽獲獎(jiǎng)情況，增加師生的自信心和榮譽(yù)感;編制學(xué)校在校生人數(shù)，了解學(xué)校不斷發(fā)展壯大的過程;編制學(xué)校不同階段在職教師統(tǒng)計(jì)表（包括人數(shù)、職稱情況、學(xué)歷情況等），體現(xiàn)學(xué)校師資力量不斷提高;編制學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，為校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行頂層規(guī)劃提供參考。編制豐富、形式多樣的編研材料，不僅是服務(wù)學(xué)校管理的需要，也是檔案文化宣傳的需要。