微信公眾號(hào)在基層業(yè)務(wù)檔案利用中的應(yīng)用策略

李偉旭

當(dāng)前，基層業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案工作已成為基層業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)公眾的窗口?；鶎訕I(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)用微信公眾號(hào)開(kāi)展檔案利用服務(wù)，能夠有效融合微信公眾服務(wù)渠道，充分發(fā)揮基層業(yè)務(wù)檔案的信息指導(dǎo)作用，優(yōu)化基層業(yè)務(wù)檔案信息服務(wù)模式，展樹(shù)高效務(wù)實(shí)政府基層部門(mén)形象，成為基層業(yè)務(wù)工作的強(qiáng)大助力。

一、微信公眾號(hào)在基層業(yè)務(wù)檔案利用中的應(yīng)用分析

微信公眾號(hào)因其成本低廉，傳播迅速，應(yīng)用靈活，貼近民眾等特點(diǎn)，成為檔案利用的發(fā)展趨勢(shì)，在國(guó)內(nèi)外各級(jí)檔案局（館）已有成熟應(yīng)用。

（一）微信公眾號(hào)信息傳播優(yōu)勢(shì)

1.成本低廉，可持續(xù)性強(qiáng)

微信公眾平臺(tái)的開(kāi)設(shè)、維護(hù)、更新等所需的資金成本低廉，幾乎為零成本。開(kāi)設(shè)后能夠持續(xù)進(jìn)行信息推送或用戶服務(wù)，可長(zhǎng)期多次使用，并且隨著用戶人數(shù)逐步增加，其影響力也逐步擴(kuò)大。

2.精準(zhǔn)定位，溝通靈活多樣

通過(guò)掃描二維碼關(guān)注公眾號(hào)的用戶，已經(jīng)過(guò)初步的信息篩選，其興趣點(diǎn)和利用需求與公眾號(hào)主題相符，同時(shí)微信公眾平臺(tái)可對(duì)用戶進(jìn)行分組，這將為信息推送圈定高精準(zhǔn)度的用戶群體。微信公眾平臺(tái)在圖片、文字、視頻的基礎(chǔ)上，增加了語(yǔ)音傳播，在單一對(duì)外發(fā)送的基礎(chǔ)上，還存在強(qiáng)大的與用戶交流互動(dòng)功能，用戶除了接收信息外，還可以使用聊天功能輸入文字、圖片、視頻及語(yǔ)音信息，有利于公眾號(hào)管理方接收用戶反饋和需求，并隨之調(diào)整信息推送內(nèi)容及策略。

3.高效推送，多次方輻射傳播

微信公眾號(hào)通過(guò)一對(duì)多的傳播，直接將消息推送到手機(jī)，迅速完成100%的達(dá)到率，在符合用戶興趣點(diǎn)或需求點(diǎn)的情況下，消息的收看度也非常高。用戶隨時(shí)可以通過(guò)微信的“朋友圈”或轉(zhuǎn)載、轉(zhuǎn)發(fā)及“@”等功能來(lái)將內(nèi)容分享給好友，無(wú)形中便將更多感興趣的用戶加入到關(guān)注群體中來(lái)。這將使具有相同興趣點(diǎn)的用戶不斷自主自動(dòng)增加，用戶群的增長(zhǎng)就像滾雪球一樣的呈現(xiàn)多次方輻射狀態(tài)。

4.貼近民眾，順應(yīng)用戶習(xí)慣

智能手機(jī)和微信軟件的普及是微信傳播的硬性基礎(chǔ)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)將微信的傳播優(yōu)勢(shì)最大化，微信用戶群以前所未有的速度迅速增長(zhǎng)，人們對(duì)手機(jī)媒體的依賴程度也越來(lái)越高。隨著當(dāng)前生活節(jié)奏加快，微信公眾號(hào)的碎片化消息推送，符合當(dāng)前用戶利用碎片化時(shí)間隨時(shí)隨地閱讀的習(xí)慣。

（二）微信公眾號(hào)檔案利用現(xiàn)狀分析

根據(jù)檔案學(xué)習(xí)網(wǎng)（www.wdjj.cn）截止到2017年8月的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，已開(kāi)通微信公眾號(hào)的國(guó)家和省級(jí)檔案局（館）19個(gè)，市級(jí)檔案局（館）65個(gè)，區(qū)縣級(jí)檔案局（館）38個(gè)，高校相關(guān)檔案館25個(gè)，其他（城建、學(xué)會(huì)、雜志及個(gè)人等）檔案微信公眾號(hào)27個(gè)，各類公眾號(hào)共計(jì)173個(gè)。從以上數(shù)據(jù)可以看出，微信公眾號(hào)在各級(jí)檔案局（館）中的應(yīng)用已成為發(fā)展趨勢(shì)，但目前基層業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)用微信公眾號(hào)開(kāi)展檔案利用服務(wù)仍為空白。

二、微信公眾號(hào)在基層業(yè)務(wù)檔案利用中的應(yīng)用策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓長(zhǎng)期可持續(xù)服務(wù)陣地

基層業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)清形勢(shì)，轉(zhuǎn)變觀念和作風(fēng)，充分利用微信公眾號(hào)的傳播優(yōu)勢(shì)，明確微信公眾號(hào)在檔案利用工作中的重要作用，以微信公眾平臺(tái)的應(yīng)用和推廣為主要努力方向，是優(yōu)化工作方式的重要舉措。這需要結(jié)合已開(kāi)通微信公眾號(hào)的檔案局（館）的成功作法，檔案主管部門(mén)從基層業(yè)務(wù)科室的實(shí)際出發(fā)，帶頭轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)在微信公眾號(hào)上開(kāi)展檔案利用服務(wù)提出要求，形成套路，做出示范，并在基層業(yè)務(wù)科室中予以廣泛推廣指導(dǎo)應(yīng)用。同時(shí)基層業(yè)務(wù)科室也要積極探索微信公眾號(hào)檔案利用的工作模式，不斷創(chuàng)新工作方法，采取有效措施，豐富形式內(nèi)容，提高基層業(yè)務(wù)檔案信息應(yīng)用價(jià)值，開(kāi)拓長(zhǎng)期可持續(xù)地檔案信息服務(wù)陣地。

（二）頂層設(shè)計(jì)，集約高效設(shè)立微信公眾號(hào)

基層業(yè)務(wù)科室開(kāi)設(shè)微信公眾號(hào)要以集約化、精簡(jiǎn)化為原則，一個(gè)部門(mén)原則上只開(kāi)設(shè)一個(gè)賬號(hào)，或根據(jù)實(shí)際需求幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合開(kāi)設(shè)同一賬號(hào)，盡量做到“一號(hào)多用”。此舉主要目的是確保開(kāi)設(shè)的微信公眾號(hào)能夠保持經(jīng)常更新，內(nèi)容充實(shí)，能夠長(zhǎng)期維護(hù)開(kāi)辦下去，避免因一事一號(hào)后疏于維護(hù)或內(nèi)容匱乏，從而產(chǎn)生“僵尸帳號(hào)”或“空殼賬號(hào)”。相關(guān)主管部門(mén)要具有統(tǒng)籌管理，頂層設(shè)計(jì)的管理意識(shí)，將已開(kāi)設(shè)的微信公眾號(hào)登記在冊(cè)，對(duì)需要新增公眾號(hào)的部門(mén)或單位予以審核。對(duì)于短期的、暫時(shí)性的檔案利用需求，以合并到現(xiàn)有帳號(hào)為主。

（三）規(guī)范管理，深挖檔案編研信息價(jià)值

按照“誰(shuí)開(kāi)設(shè)、誰(shuí)應(yīng)用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由開(kāi)設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)微信公眾號(hào)的日常管理、維護(hù)、更新，在檔案的搜集、整理、歸檔、編研、發(fā)布、利用等環(huán)節(jié)，要建立完善的管理機(jī)制，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，層層把關(guān)，嚴(yán)格審核，確保基層業(yè)務(wù)科室對(duì)外利用檔案信息客觀穩(wěn)妥、剔除敏感信息，并嚴(yán)格遵守《檔案法》《政府信息公開(kāi)條例》、保密制度等規(guī)定，在政策范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息廣泛共享?；鶎訕I(yè)務(wù)包括法制、民生、節(jié)能、環(huán)保、公眾服務(wù)等多個(gè)方面，既有滿足廣大受眾對(duì)基本知識(shí)普遍知曉的共性需求，又有面向不同受眾群體自身內(nèi)在的獨(dú)立需求。基層業(yè)務(wù)科室要明確微信公眾號(hào)的功能和定位，從用戶較為集中的興趣點(diǎn)出發(fā)，對(duì)利用率高的檔案信息資源進(jìn)行高精度編研提煉，深入挖掘信息指導(dǎo)價(jià)值，形成受眾喜聞樂(lè)見(jiàn)或常用實(shí)用的高質(zhì)量對(duì)外發(fā)布信息，讓用戶產(chǎn)生信息依賴，培養(yǎng)閱讀習(xí)慣。

（四）協(xié)同聯(lián)動(dòng)，提高檔案利用服務(wù)效率

以簡(jiǎn)化工作程序和便于開(kāi)展工作為主要原則，統(tǒng)籌整合現(xiàn)有資源，并根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的實(shí)際需求，予以合理分配。對(duì)于發(fā)布檔案信息涉及多個(gè)部門(mén)的，可由部門(mén)聯(lián)動(dòng)，在多個(gè)帳號(hào)中同時(shí)分別發(fā)布;對(duì)于重要的更新推送信息，可提前溝通協(xié)商，在其它相關(guān)帳號(hào)中轉(zhuǎn)載，從而擴(kuò)大檔案信息服務(wù)范圍和提升宣傳影響力，營(yíng)造整體聯(lián)動(dòng)、集體發(fā)聲、互補(bǔ)呼應(yīng)的基層業(yè)務(wù)檔案微信公眾號(hào)矩陣體系。各基層業(yè)務(wù)微信公眾號(hào)主辦部門(mén)要按照業(yè)務(wù)對(duì)口或?qū)俚毓芾碓瓌t，接受相關(guān)主管部門(mén)的業(yè)務(wù)統(tǒng)籌指導(dǎo)和宏觀管理。

（五）無(wú)“微”不至，擴(kuò)展特定的檔案用戶群

基層業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)設(shè)微信公眾號(hào)后，要通過(guò)向公眾公布微信號(hào)或是二維碼來(lái)添加用戶。微信號(hào)或二維碼可公布在日常各級(jí)上傳下達(dá)的文件或?qū)ν夤嬷?，由文件接收部門(mén)及有關(guān)人員按要求添加;也可以把線上和線下結(jié)合起來(lái)，通過(guò)開(kāi)展形勢(shì)多樣和內(nèi)容豐富的主題活動(dòng)來(lái)吸引更多的受眾，如通過(guò)線下有獎(jiǎng)掃描二維碼或填加微信公眾號(hào)等方式吸收初始用戶，通過(guò)線上有獎(jiǎng)問(wèn)答、競(jìng)賽活動(dòng)等不斷吸引新增用戶，積極營(yíng)造用戶的參與感和融入性，不斷增強(qiáng)微信公眾號(hào)的凝聚力。通過(guò)以上途徑添加的用戶主要為基層業(yè)務(wù)相關(guān)人群或?qū)n案利用感興趣的潛在人群，而他們正是基層業(yè)務(wù)檔案利用的定向人群。

（六）分類鎖定，增強(qiáng)檔案利用的精準(zhǔn)度

在基層業(yè)務(wù)檔案信息的推送服務(wù)中，要把握針對(duì)性和適用性兩個(gè)原則。目前微信公眾號(hào)已具備分組推送功能，基層業(yè)務(wù)部門(mén)可根據(jù)行業(yè)、專業(yè)等各種因素對(duì)用戶群進(jìn)行分組分類，在發(fā)送消息時(shí)，發(fā)送對(duì)象可選擇全部用戶或按分組選擇，從而將信息推送給特定組別。在未分組的情況下，也可以選擇特定地域、年齡、性別等因素分類發(fā)送?；鶎訕I(yè)務(wù)部門(mén)可根據(jù)不同層次、類別的用戶，推送具有較高針對(duì)性和適用性的信息。這一強(qiáng)大功能成為實(shí)現(xiàn)基層業(yè)務(wù)部門(mén)精準(zhǔn)化信息服務(wù)的有利條件。如面向上下級(jí)職責(zé)部門(mén)推送文件信息，面向普通受眾推送政策、知識(shí)等普及信息;面向業(yè)務(wù)群體推送專業(yè)性信息等?；鶎訕I(yè)務(wù)部門(mén)同時(shí)要保持與用戶的互動(dòng)，采集歸納用戶的興趣、需求點(diǎn)，不斷調(diào)整信息服務(wù)手段和策略，進(jìn)行針對(duì)性地信息編研和推送。從而提高基層業(yè)務(wù)檔案利用工作的精準(zhǔn)性和適用性。

始于需求，忠于內(nèi)容，止于用心。對(duì)于基層業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，準(zhǔn)確把握基層業(yè)務(wù)檔案利用工作規(guī)律，根據(jù)用戶需求精耕細(xì)作傳播內(nèi)容，通過(guò)長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)，逐步積累，打造出優(yōu)質(zhì)高效可持續(xù)的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。此項(xiàng)工作舉措，既是在當(dāng)前新媒體環(huán)境下的低成本高效能的明智選擇，也是基層業(yè)務(wù)部門(mén)展樹(shù)高效務(wù)實(shí)政府形象的良好契機(jī)，為基層業(yè)務(wù)檔案利用拓展出新型便民服務(wù)渠道。