《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 ?企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

五、企業(yè)檔案整理工作要求

7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

1.企業(yè)檔案目錄的種類

企業(yè)常用的檔案目錄有：企業(yè)檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄等。

（2）企業(yè)檔案分類目錄

企業(yè)案分類目錄是按照立檔單位企業(yè)檔案分類排列順序，以檔案類目設(shè)置的各大類為編制對象，在大類內(nèi)對每一檔案保管單位進(jìn)行登記著錄而成的一種檔案目錄。其著錄項(xiàng)目主要有：序號(hào)、檔號(hào)、文（圖）號(hào)、責(zé)任者、題名、頁數(shù)、日期、保管期限、存放位置、備注等。企業(yè)檔案分類目錄的主要作用是固定檔案保管單位之間的排列順序，便于檔案在大類內(nèi)的檢索查詢與提供利用。

（3）底圖目錄

底圖目錄是以立檔單位全部底圖為編制對象，對每張或每套底圖進(jìn)行登記著錄而成的一種檔案目錄。其著錄項(xiàng)目主要有：類別、項(xiàng)目名稱、序號(hào)、底圖號(hào)、檔案室編號(hào)或存放位置號(hào)、題名、幅面張數(shù)、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)、備注等。底圖目錄的主要作用是固定底圖的存放位置，便于底圖的檢索查詢與提供利用。

2.企業(yè)檔案目錄的編制方法

企業(yè)檔案目錄必須按照全宗來編制。一個(gè)全宗可以編制一本或一套企業(yè)檔案總目錄，分類目錄一般以全宗內(nèi)的類別、保管期限、年度、項(xiàng)目等為單位分別編制。目錄類型的選擇和設(shè)置的數(shù)量，應(yīng)考慮便于檔案的管理和檢索。

企業(yè)檔案目錄的編制方法主要有：

（1）以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制檔案目錄。

以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制檔案目錄，就是以分類方案為基礎(chǔ)，為一個(gè)全宗編制若干本檔案目錄，即有一個(gè)大類就設(shè)置一個(gè)或多個(gè)分類目錄。

（2）按保管期限編制檔案目錄。

按保管期限編制檔案目錄就是將全宗內(nèi)的管理類檔案，按永久、長期、短期等不同保管期限分別編制檔案目錄。

（3）按年度或項(xiàng)目編制檔案目錄。

全宗內(nèi)管理類或某些項(xiàng)目較多的檔案，可在編制分類檔案目錄的基礎(chǔ)上，再分別按年度或項(xiàng)目編制檔案目錄。

企業(yè)除應(yīng)編制上述常用的檔案目錄外，還可根據(jù)檔案管理與利用工作的需要，編制企業(yè)檔案專題目錄、企業(yè)檔案全引目錄、特殊載體檔案目錄、企業(yè)檔案全宗指南等檔案檢索工具。

7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個(gè)全宗建立全宗卷。會(huì)宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA/T12。

全宗卷是檔案管理部門在管理某一全宗過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)對所保管的每個(gè)全宗都以全宗為單位編制全宗卷。

全宗卷主要內(nèi)容包括：

檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。

檔案整理：整理工作方案、分類方案、案巻目錄說明、整理工作小結(jié)等。

檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊等。

檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告等。

檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。

檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。

檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。

（此部分未完待續(xù)）