如何做好底圖檔案科學(xué)管理

劉建華

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）19-0320-01

近期，筆者有幸參加了“實(shí)現(xiàn)底圖檔案管理科學(xué)化”課題調(diào)，走訪(fǎng)了多家科研單位和施工企業(yè)，查閱了較多底圖檔案文獻(xiàn)，得到了不少啟示。下面，談一下淺薄認(rèn)識(shí)：底圖檔案是一種設(shè)計(jì)文件，每一套圖紙都是生產(chǎn)的依據(jù)和科技人員智慧的結(jié)晶，是科技和生產(chǎn)人員廣泛利用的技術(shù)資源。因此，如何科學(xué)地管理和利用底圖是我們檔案管理人員面臨的一個(gè)重要課題。

一、底圖檔案科學(xué)管理的重要性

每個(gè)工程項(xiàng)目從其可行性研究到最后竣工，將形成大量的圖紙，日積月累，許多單位的圖紙將數(shù)以萬(wàn)計(jì)，這些圖紙容易老化和破損，借閱、復(fù)制次數(shù)多還易出現(xiàn)折痕，甚至被撕破。底圖除了具有復(fù)用率高、數(shù)量多、幅面大的特點(diǎn)以外，還是科研生產(chǎn)活動(dòng)的歷史記錄，它不同于一般的信息資料，這是特定的形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物，不是事后編寫(xiě)或隨意搜集的材料，因而具有原始性的特點(diǎn)。底圖原稿，往往只有一份孤本，丟失或破損嚴(yán)重會(huì)給生產(chǎn)和科研帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。所以，底圖檔案科學(xué)管理非常重要。

二、底圖檔案科學(xué)管理的步驟與措施

（一）底圖歸檔。在歸檔過(guò)程中檔案員應(yīng)檢查如下內(nèi)容：

1.歸檔底圖應(yīng)有設(shè)計(jì)（擬制）、審核、工藝、標(biāo)準(zhǔn)化、批準(zhǔn)的簽署和日期；

2.圖號(hào)、圖形尺寸、文字說(shuō)明、幅面大小、格式等必須符合標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定；

3.圖面整潔、字跡工整、無(wú)揉搓破損；

4.歸檔底圖必須按照明細(xì)表齊套；

5.底圖歸檔若有密級(jí)應(yīng)填寫(xiě)《密級(jí)界定表》，交保密部門(mén)存檔，然后填寫(xiě)《歸檔文件資料清單》一式兩份，由歸檔人和檔案室各留一份備查。

（二）底圖分類(lèi)與編號(hào)。檔案員將歸檔底圖按照“底圖流水號(hào)-課題分類(lèi)號(hào)-袋號(hào)-底圖按明細(xì)表排列的順序號(hào)”順序進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)填寫(xiě)底圖總賬、打印柜簽、袋簽及底圖明細(xì)表。如有借圖，還要打印借圖明細(xì)表，以便查找。

（三）底圖的更改。設(shè)計(jì)更改是對(duì)已批準(zhǔn)發(fā)放的設(shè)計(jì)文件所做的更改。在進(jìn)行設(shè)計(jì)更改時(shí)，應(yīng)說(shuō)明更改原因；設(shè)計(jì)更改必須考慮其合理性、可行性、經(jīng)濟(jì)性和生產(chǎn)的可行性；設(shè)計(jì)更改要求正確、完整、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，保證科研生產(chǎn)的順利進(jìn)行。如果設(shè)計(jì)更改將引起其它相關(guān)的更改時(shí)，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的更改。設(shè)計(jì)更改要保證產(chǎn)品的圖樣、底圖、復(fù)印件二者相一致。

（四）底圖的保管。底圖檔案保管的基本任務(wù)有兩條：一是維護(hù)底圖檔案的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序；二是保護(hù)底圖檔案的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的“自然壽命”。

底圖檔案具有復(fù)制工具的功能。在底圖紙的生產(chǎn)過(guò)程中，采用的特殊原材料和工藝措施，帶來(lái)了一些不利于底圖耐久性的因素，比如現(xiàn)在造紙用了很多酸，紙張的邊緣時(shí)間長(zhǎng)了容易發(fā)黃、發(fā)脆。另外，底圖在多次印的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)反復(fù)的高溫照射，機(jī)械強(qiáng)度和耐久性有所降低，很容易脆裂破損。因此，底圖保管的要求是嚴(yán)禁折疊放置。其原因主要有兩點(diǎn)：一是折疊的印跡容易斷裂，影響底圖的保管；二是折疊造成底圖不平整，影響圖面復(fù)印的清晰度。為此，底圖應(yīng)在特制的底圖柜中存放。

底圖存放的方法有兩種，一種為平放，即按整體順序?qū)⒌讏D平放在多層抽屜的底圖柜中。另一種為卷放，即將底圖按套或案卷卷成筒狀排放在底圖柜中。但特大特長(zhǎng)幅面的底圖還是以卷放為好。

保護(hù)底圖，可采用邊緣加固的方法?？傊讏D應(yīng)保證在不撕、不折、不受擠壓，盡量減少磨損的條件下保管。

此外，還要對(duì)底圖檔案實(shí)行“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。

（五）藍(lán)圖發(fā)放的閉環(huán)管理。所謂閉環(huán)管理是指檔案室根據(jù)生產(chǎn)命令把所需的底圖曬成藍(lán)圖，并加蓋帶有發(fā)放日期的受控章，領(lǐng)圖人簽字后負(fù)責(zé)圖紙的保管，并按生產(chǎn)需要將圖紙發(fā)給各生產(chǎn)單位，用后的廢舊藍(lán)圖再由檔案室回收處理，領(lǐng)圖人的保管責(zé)任結(jié)束，由檔案室負(fù)責(zé)對(duì)下發(fā)藍(lán)圖的回收而形成閉環(huán)。

1.曬制藍(lán)圖。申請(qǐng)曬圖人員應(yīng)填寫(xiě)《復(fù)制藍(lán)圖申請(qǐng)單》一式兩份，一份交曬圖室，另一份留檔案室備查。曬制的藍(lán)圖應(yīng)符合如下要求：圖形、線(xiàn)條、尺寸、數(shù)字顯影清晰、紙質(zhì)優(yōu)良；裝訂成冊(cè)的藍(lán)圖應(yīng)按明細(xì)表齊套；藍(lán)圖要統(tǒng)一折疊成“手風(fēng)琴”式A4圖紙（297×210mm）幅面大小，折疊時(shí)右下角的標(biāo)題欄應(yīng)漏出以便查閱，如需裝訂，左邊應(yīng)空出裝訂線(xiàn)，裝訂要整齊、牢固，嚴(yán)禁用金屬件裝訂。

2.登記與發(fā)放。檢查完畢的生產(chǎn)用藍(lán)圖要加蓋檔案室?guī)в邪l(fā)放日期的受控章，在《藍(lán)圖發(fā)放回收銷(xiāo)毀登記表》“發(fā)放”一欄逐一進(jìn)行登記；成套藍(lán)圖按成冊(cè)受控資料管理，如隨機(jī)資料等。藍(lán)圖發(fā)放前應(yīng)要求領(lǐng)圖人仔細(xì)核對(duì)無(wú)誤后方可在“領(lǐng)圖人”一欄簽字，防止出現(xiàn)漏曬、漏蓋章、領(lǐng)圖人丟圖而推卸責(zé)任等現(xiàn)象發(fā)生。

3.回收與銷(xiāo)毀?；厥账{(lán)圖時(shí)，檔案員應(yīng)和領(lǐng)圖人一起在《藍(lán)圖發(fā)放回收銷(xiāo)毀登記表》“回收”一欄的“交圖人”和“收?qǐng)D人”處簽字蓋章；銷(xiāo)毀回收的藍(lán)圖應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由指定專(zhuān)人（兩人以上）負(fù)責(zé)在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失和泄密。之后應(yīng)在《藍(lán)圖發(fā)放回收銷(xiāo)毀登記表》“銷(xiāo)毀”一欄中的“銷(xiāo)毀人”和“批準(zhǔn)人”處簽名蓋章。

三、底圖檔案數(shù)字化

目前，有效保存和利用底圖檔案的新方法是將底圖檔案數(shù)字化，因?yàn)榇蠓鎾呙鑳x（或稱(chēng)工程圖紙掃描儀）、大容量存儲(chǔ)設(shè)備的出現(xiàn)，已具備了圖紙檔案數(shù)字化的條件，而且已有眾多單位進(jìn)行了圖紙檔案的數(shù)字化處理。這里簡(jiǎn)述如下：

（一）底圖檔案數(shù)字化的軟硬配置。

（二）底圖檔案數(shù)字化的制作程序。

（三）提供底圖檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)利用。

四、建立健全底圖檔案科學(xué)管理規(guī)章制度

為了管好用好底圖，底圖檔案管理部門(mén)應(yīng)建立從底圖歸檔到底圖作廢的全過(guò)程的底圖管理制度，做到有規(guī)可依、有章可循。如建立底圖檔案管理制度、底圖利用和保管制度、底圖庫(kù)房保密、安全、防火制度，簽定保密、安全責(zé)任書(shū)，健全底圖檔案人員工作職責(zé)，并納入本單位的質(zhì)量管理體系程序文件中，進(jìn)一步做到了底圖管理工作的程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。