人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用研究

周淑珍 陳東

摘 要：面臨全新的經(jīng)濟(jì)信息時代，伴隨科技能力水平的飛速提升，為促進(jìn)醫(yī)院的運營發(fā)展，醫(yī)院人力資源管理將是重中之重，管理模式將發(fā)生巨大的變化。在新形勢醫(yī)院運行過程中，如何做好醫(yī)院人事檔案的管理工作，推動醫(yī)院健康快速發(fā)展作用，是每個醫(yī)院管理者都面臨的問題。本文針對我院人力資源配置實際情況進(jìn)行了分析探討，總結(jié)我院人事檔案管理的不足之處，并提出了意見和建議。

關(guān)鍵詞：問題;解決對策;新時期;醫(yī)院人事檔案;管理創(chuàng)新

一、基本資料

我院隸屬于山東省衛(wèi)生健康委員會，始建于1949年，歷經(jīng)變遷，逐漸發(fā)展為一所新型大型省級專科醫(yī)院。我院是山東大學(xué)附屬醫(yī)院、省公共衛(wèi)生醫(yī)療救治中心、省結(jié)核病與呼吸病防治研究中心，還獲批成為山東省肺結(jié)節(jié)診療中心、山東省省直保健定點醫(yī)院、國家呼吸臨床研究中心中日醫(yī)院呼吸?？漆t(yī)聯(lián)體單位、中國防癆協(xié)會結(jié)核病轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)創(chuàng)新基地、中國醫(yī)師協(xié)會呼吸內(nèi)鏡醫(yī)師培訓(xùn)基地、山東省紅十字應(yīng)急救護(hù)培訓(xùn)基地。醫(yī)院是重大呼吸系統(tǒng)傳染性疾病醫(yī)療救治的省級定點醫(yī)院，在歷次重大呼吸系統(tǒng)傳染病防控和公共衛(wèi)生應(yīng)急方面，出色地完成了省委、省政府和省衛(wèi)生健康委交辦的防控救治任務(wù)，為全省醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出了積極的貢獻(xiàn)。截止2019年5月我院共有職工1096余人，其中博士20人，碩士201人;高級職稱人員153人，中級職稱408人;專業(yè)技術(shù)崗位980人，其他崗位116人。我院員工的性別、年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、學(xué)位結(jié)構(gòu)、職稱等級結(jié)構(gòu)以及崗位結(jié)構(gòu)情況詳見以下各表。

二、我院人事檔案日常管理中的缺陷

1.部分人員檔案資料記錄不完整、個別檔案內(nèi)容前后不完全一致。部分員工檔案內(nèi)容只是履歷表、職務(wù)工資變動表，缺少其他材料。個別人員檔案存在著記載前后不一致的問題，如個人信息、基礎(chǔ)資料、學(xué)習(xí)及工作履歷等。導(dǎo)致檔案資料前后不一致的原因是多方面的，可能是管檔人員工作失誤，重名人員檔案裝錯，在填寫時由于粗心造成的。

2.部分人員檔案材料內(nèi)容有重復(fù)現(xiàn)象、個別人員檔案內(nèi)容欠完整。例如，出生年月、學(xué)歷情況、工作時間和經(jīng)歷等方面的信息重復(fù)較多。缺少再教育經(jīng)歷、工資變動審批表等，部分職工履歷表健全，但是沒有主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。部分職工存在還缺少個人貢獻(xiàn)、科研成果記載的問題，甚至個別職工人事檔案很長時間都沒有更新。

3.檔案管理不夠規(guī)范。主要原因是對人事檔案的不重視和庫房客觀條件的限制兩方面引起。前者導(dǎo)致人事檔案管理制度不健全或制度執(zhí)行不嚴(yán)格。紙質(zhì)檔案資料保存中容易出現(xiàn)霉變、蟲蛀和鼠類破壞、氧化等，加大了紙質(zhì)檔案的利用難度和成本。

三、我院在職工人事檔案管理中的做法

1.統(tǒng)一檔案管理流程。我院明確檔案收集工作流程，按照統(tǒng)一規(guī)定，由專職人員把各部門、個人的檔案統(tǒng)一收集起來放于醫(yī)院中心檔案室管理。具體要求是所有進(jìn)入檔案室統(tǒng)一管理的資料一定是干部個人的原始資料原件，不收復(fù)印件。所有人的學(xué)歷以及學(xué)位證書必須由檔案室專人進(jìn)行學(xué)信網(wǎng)查詢，證明資料的真實性，并要求查閱人員進(jìn)行簽字負(fù)責(zé)。干部的工作履歷表也要有專人進(jìn)行確認(rèn)其真實性，必要時要進(jìn)行第三方機(jī)構(gòu)的證明。我院的檔案在收集整理完畢，經(jīng)確認(rèn)真實性后，要求有醫(yī)院人事部門集體審核把關(guān)，并蓋章封存保管。同時，由專門的技術(shù)人員將檔案的紙質(zhì)版內(nèi)容錄入電腦信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化保存，電子檔案室設(shè)置密碼鎖，進(jìn)行雙人雙鎖管理，確保檔案安全保存，避免出現(xiàn)人為修改現(xiàn)象。每隔半年，院分管領(lǐng)導(dǎo)要對檔案室的管理情況以及整體干部檔案的變動情況進(jìn)行專門的檢查，人事部門要形成具體的書面報告，使院領(lǐng)導(dǎo)班子能及時、準(zhǔn)確的掌握我院人員配置的最新情況。

2.與時俱進(jìn)，引進(jìn)高科技管理檔案。以往人事檔案目錄手寫，查閱不方便。伴隨著我國電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案是大勢所趨，也是各個醫(yī)院必須達(dá)到的目標(biāo)，經(jīng)過高科技手段，能夠更精準(zhǔn)、便捷的進(jìn)行檔案管理。同時，也能在最短的時間內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)層報告人事管理信息。我院多次組織檔案管理人員進(jìn)行電子信息技術(shù)培訓(xùn)，提升技術(shù)水平和工作能力，確保了我院人事檔案管理工作平穩(wěn)有序開展。

3.制定規(guī)范的檔案管理制度。我院依據(jù)《干部檔案工作條例》制定了我院人事檔案管理辦法，并且按照國家《干部檔案工作條例》采用了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)“干部人事檔案卷皮式和規(guī)格，規(guī)定了干部人事檔案卷皮的規(guī)格、式樣、制作材料、顏色、項目設(shè)置，轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單式樣，規(guī)定了轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的統(tǒng)一辦法?！薄皩φ砀刹咳耸聶n案的要求、標(biāo)準(zhǔn)、檔案材料內(nèi)容的鑒別、分類、整理過程、注意事項等作了詳細(xì)的規(guī)定，對干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，歸檔材料必須具備的條件及收集檔案的方法作了具體的規(guī)定?！背陨蠋追N統(tǒng)一的制度外，還有一些基本的工作制度，如借閱利用制度。“干部人事檔案管理部門為了做好利用工作，根據(jù)管理的干部人事檔案范圍和干部管理權(quán)限，都制定了查閱干部人事檔案的制度?！?/p>

4.加強(qiáng)人事檔案的利用。我院由院長親自對人事部門進(jìn)行分管，每月人事部門均需將全院各類人員信息變動情況，以及對全院整體規(guī)劃的影響進(jìn)行書面總結(jié)，并提交到分管院長審核，最后由院長召開辦公會議對本月的人力資源情況進(jìn)行討論后，形成決議，立足發(fā)展我院整體，對部分人力資源進(jìn)行微調(diào)，做到最優(yōu)化配置，既能人盡其能，又能人盡其責(zé)。避免了醫(yī)院人事布局的大調(diào)整，這樣可以保持各個科室和部門工作順暢進(jìn)行，避免員工情緒波動。經(jīng)過實踐檢驗，此辦法行之有效，有力的促進(jìn)了醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。

四、討論

我院是省衛(wèi)生健康委員會直屬新型?？漆t(yī)院，醫(yī)院同時也是山東大學(xué)附屬三級甲等醫(yī)院，是省結(jié)核病與呼吸病防治研究中心和省公共衛(wèi)生醫(yī)療救治中心，還獲批成為山東省肺結(jié)節(jié)診療中心、山東省省直保健定點醫(yī)院、國家呼吸臨床研究中心中日醫(yī)院呼吸?？漆t(yī)聯(lián)體單位、中國防癆協(xié)會結(jié)核病轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)創(chuàng)新基地、中國醫(yī)師協(xié)會呼吸內(nèi)鏡醫(yī)師培訓(xùn)基地、山東省紅十字應(yīng)急救護(hù)培訓(xùn)基地等。醫(yī)院規(guī)模龐大，科室齊全。醫(yī)院堅持質(zhì)量立院、人才興院、科研強(qiáng)院、創(chuàng)新活院、依法治院、文化和院，努力創(chuàng)建專綜結(jié)合、防治結(jié)合、醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的新型?？漆t(yī)院。

在當(dāng)前醫(yī)療飛速發(fā)展的新形勢下，為了適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略要求，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理工作就顯得越來越重要。我院首先大力提升檔案室技術(shù)人員的水平和能力，增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感，使其充分發(fā)揮主管能動性，從而為醫(yī)院發(fā)展貢獻(xiàn)力量。著力培養(yǎng)復(fù)合型人才，使檔案室管理者具備相應(yīng)的醫(yī)學(xué)常識，能夠使其在日常的檔案管理和收集工作中有明確的針對性，能夠收集到符合規(guī)定的、合格的、完整的檔案資料。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事部門在醫(yī)院發(fā)展選拔任用人才時可以從檔案中看到員工的具體情況，通過對這些信息的科學(xué)利用，醫(yī)院針對總體發(fā)展布局并結(jié)合各位專業(yè)技術(shù)人員的自身特點進(jìn)行了充分的整合，極大的激發(fā)了我院人員工作的積極性與主動性。得益于我院人事檔案在醫(yī)院發(fā)展中提供的基礎(chǔ)前提，我院圍繞“大呼吸”專業(yè)體系的建立，醫(yī)院整體水平突飛猛進(jìn)，重點打造結(jié)核病、呼吸與危重癥醫(yī)學(xué)科、胸外科、心臟病等重點專業(yè)。其中，結(jié)核病、呼吸與危重癥醫(yī)學(xué)科和胸外科專業(yè)為省級重點學(xué)科、?？?。由省胸科醫(yī)院和美國貝勒醫(yī)學(xué)院共同組建的漢光國際感染性疾病微生物實驗室，在2009年通過ISO15189認(rèn)證，擁有泰山學(xué)者、海外特聘專家崗位設(shè)置，也是我國衛(wèi)健委-比爾蓋茨基金會合作項目“新檢測技術(shù)驗證”的評估實驗室。

五、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前醫(yī)療體制改革持續(xù)不斷深化的基礎(chǔ)上，我國的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也在不斷深入到醫(yī)院的日常應(yīng)用中，為了能夠讓醫(yī)院在人事檔案管理中獲取最大效益，為醫(yī)院創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院要結(jié)合自身發(fā)展趨勢，強(qiáng)化人事檔案管理信息化建設(shè)，使醫(yī)院內(nèi)部人事檔案信息化建設(shè)工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。醫(yī)院必須從提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度、加強(qiáng)投入、加強(qiáng)制度建設(shè)等方面著手，將人事檔案信息化建設(shè)工作落到實處，最終實現(xiàn)人事檔案信息的充分開發(fā)及利用，創(chuàng)造最大化的效益，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供良好的人才基礎(chǔ)。

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