新時(shí)代檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)的防范化解

李惠琴

摘 要：檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。在新時(shí)代，檔案安全管理工作面臨著更多的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息化進(jìn)程的加快、檔案服務(wù)多元化、檔案管理方式的變化都帶來(lái)了不同的安全問(wèn)題，對(duì)此，本文以惠州市檔案館為例，從加強(qiáng)檔案安全問(wèn)題的評(píng)估與排查、提高檔案安全管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)、完善檔案安全管理保障體制的角度提出了檔案管安全問(wèn)題的防范、化解對(duì)策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：檔案;安全;防范

隨著檔案工作的不斷進(jìn)步和檔案管理方式的革新，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用更加普遍，檔案存儲(chǔ)密度不斷提高，檔案存儲(chǔ)的格式和兼容性也在逐漸豐富。在新時(shí)代，檔案管理的方式和面臨的問(wèn)題都在不斷變化。檔案服務(wù)方式的多元化、檔案日常管理的自動(dòng)化以及檔案管理內(nèi)容的不斷豐富也帶來(lái)了很多的安全問(wèn)題。在此背景下，惠州市檔案館在市委、市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在省、市檔案局的幫助指導(dǎo)下，扎實(shí)組織開展各項(xiàng)政治教育學(xué)習(xí)，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家、省和市有關(guān)會(huì)議精神，充分發(fā)揮檔案館“五位一體”的功能，不斷探索惠州市檔案事業(yè)發(fā)展的新方向，惠州市檔案館根據(jù)各自的崗位特點(diǎn)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)照國(guó)家檔案局出臺(tái)的《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》，全面掃描排查，不僅對(duì)標(biāo)排查，還重點(diǎn)排查人的因素、管理的因素，做到底數(shù)清、情況明，理出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，畫出問(wèn)題項(xiàng)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，能整改的立行立改，不能立改的積極補(bǔ)齊短板。本文就市檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)的防范化解情況以及問(wèn)題應(yīng)對(duì)進(jìn)行簡(jiǎn)要的探討，以期服務(wù)新時(shí)代檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)的防范化解。

一、當(dāng)前檔案館安全工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著檔案管理部門安全意識(shí)的提升，各級(jí)檔案管理部門都將檔案安全管理工作作為其工作的首要任務(wù)和基本職能，通過(guò)提高檔案管理意識(shí)、建立完善的檔案安全管理機(jī)制、做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估與排查等多種方式，做了大量工作，取得了良好效果，有效確保了檔案安全。但在看到成績(jī)的同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)隨著我國(guó)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快、檔案服務(wù)多元化和社會(huì)化特征的不斷凸顯，傳統(tǒng)檔案管理模式下的安全防范已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)，近年來(lái)我國(guó)仍頻發(fā)檔案管理事故，給國(guó)家和公民造成了大量的損失。從具體安全事件上來(lái)看，既有因?qū)嶓w檔案管理不當(dāng)而引發(fā)蟲害、火災(zāi)，也有因思想不重視、法律觀念淡薄而導(dǎo)致的信息泄露，也有因技術(shù)跟不上而導(dǎo)致的信息安全等問(wèn)題。可以看出，當(dāng)前我國(guó)檔案安全管理的形式仍十分嚴(yán)峻。對(duì)此，我們必須要有強(qiáng)烈的憂患意識(shí)，警鐘長(zhǎng)鳴，時(shí)刻繃緊安全這根弦，堅(jiān)持安全第一、預(yù)防為主、防治結(jié)合、綜合治理、確保檔案實(shí)體和信息的安全。從當(dāng)前我市檔案館安全管理的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案館安全工作仍存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)和潛在的隱患：一是檔案安全的意識(shí)還不夠強(qiáng);二是檔案安全的基礎(chǔ)還有一些薄弱點(diǎn)（如館庫(kù)、電路、消防、設(shè)施設(shè)備、檔案開放和查閱利用、檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存使用等）;三是風(fēng)險(xiǎn)管控體系還不夠完善（沒(méi)有建立完整的風(fēng)險(xiǎn)管控體系，不全面、不經(jīng)常、不細(xì)實(shí)），應(yīng)急處置能力還有待提高（防火、防盜防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等應(yīng)急預(yù)案不完善，演練流于形式，應(yīng)急能力和培訓(xùn)薄弱等）;四是建設(shè)單位沒(méi)有向檔案館移交二期館工程檔案，導(dǎo)致地質(zhì)勘察報(bào)告、竣工圖等無(wú)法查驗(yàn);五是特藏檔案庫(kù)未利用先進(jìn)的技術(shù)手段，在檔案館建筑范圍內(nèi)對(duì)特藏檔案實(shí)施追蹤定位;六是由于歷史原因早期密件歸檔未標(biāo)示密級(jí)，導(dǎo)致進(jìn)館檔案密級(jí)登記不準(zhǔn)確;七是檔案信息化建設(shè)步伐較緩慢，數(shù)字檔案館尚未建成;八是檔案信息資源未實(shí)現(xiàn)異地備份。

二、新時(shí)代檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)的防范化解

1.加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與排查

檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估與排查是檔案安全管理的首要工作，惠州市檔案館根據(jù)國(guó)家檔案局和地方管理部門出臺(tái)的政策文件，結(jié)合自身情況，建立了科學(xué)完善的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)與排查體系，主要工作任務(wù)是：依據(jù)《指標(biāo)體系》，采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料等方法，對(duì)館庫(kù)安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、安全保障機(jī)制進(jìn)行全面的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)評(píng)估排查出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行治理防控，建立整改臺(tái)賬，明確責(zé)任分工，落實(shí)整改任務(wù)。為加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立市檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各位分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各科室要主動(dòng)配合，按時(shí)完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和整改防控任務(wù)。

2.提高檔案安全管理意識(shí)

提高檔案安全管理意識(shí)是構(gòu)建和維護(hù)良好檔案管理環(huán)境的基礎(chǔ)。在現(xiàn)代化的檔案管理模式下，檔案安全的保護(hù)不僅是檔案日常管理工作有序進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，更是保護(hù)公民個(gè)人信息安全的必然要求?；葜菔袡n案館結(jié)合“12·4國(guó)家憲法日”“6·9”國(guó)際檔案日、重大紀(jì)念日、檔案法治宣傳月（周）等特殊時(shí)段和節(jié)點(diǎn)，開展各類重點(diǎn)突出、針對(duì)性強(qiáng)的集中檔案安全宣傳活動(dòng)。進(jìn)一步拓寬檔案宣傳的渠道與載體，充分利用線上和線下的資源，一方面將新媒體與線下終端媒體整合，在公共場(chǎng)所的電子屏、公交移動(dòng)電視屏等區(qū)域播放宣傳內(nèi)容;另一方面還可以利用公園、廣場(chǎng)等公共空間開展安全宣傳教育。通過(guò)舉辦檔案法治安全展覽，匯編出版專題文獻(xiàn)，拍攝檔案記錄片、動(dòng)漫、微電影等多元化途徑開發(fā)利用檔案資源。充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)傳播平臺(tái)和新媒體、新技術(shù)，打造以報(bào)刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)客戶端、微博、微信公眾號(hào)等為載體的檔案安全宣傳平臺(tái)。

3.加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)

針對(duì)檔案安全管理中存在的信息化建設(shè)不同步、檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢的問(wèn)題，惠州市檔案館嚴(yán)格按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等文件要求來(lái)設(shè)計(jì)，確保檔案信息安全。

一是緊跟檔案信息化發(fā)展步伐，保證檔案信息絕對(duì)安全。按照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》和《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》把檔案信息化安全工作納入信息化建設(shè)整體布局，檔案安全與檔案信息化工作同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步考核，堅(jiān)決不搞缺乏安全保障的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)。

二是按《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，做好檔案交接登記，數(shù)字化質(zhì)量把關(guān)，檔案數(shù)字化抽檢等工作。目前我館已完成檔案數(shù)字化922萬(wàn)頁(yè)，超過(guò)館藏的70%。同時(shí)，惠州市還每年投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)20萬(wàn)元保障檔案數(shù)字化的持續(xù)開展。

三是認(rèn)真做好檔案開放鑒定。按照“粵檔發(fā)〔2007〕32號(hào)”文做好開放檔案鑒定工作。逐卷、逐件、逐頁(yè)審查檔案內(nèi)容，涉密檔案和“32號(hào)文”中暫不宜開放的檔案一律不開放。按照國(guó)家和省級(jí)有關(guān)部門對(duì)開放的最新要求，完成了對(duì)歷年開放檔案的再鑒定。目前正在對(duì)1989年的檔案進(jìn)行開放鑒定。

四是認(rèn)真落實(shí)檔案安全保密工作和計(jì)算機(jī)上網(wǎng)安全保密工作，設(shè)有專職保密人員2名，所有網(wǎng)站發(fā)布政務(wù)信息、工作動(dòng)態(tài)等內(nèi)容均填寫《惠州市檔案館政府信息公開保密審查表》并報(bào)科室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核，保證館網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布的安全。

第一，明確檔案安全管理中的責(zé)任劃分。檔案館的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)在檔案安全管理工作中起主導(dǎo)作用，為第一責(zé)任人。其他館的主要領(lǐng)導(dǎo)人則要為自己所負(fù)責(zé)領(lǐng)域的檔案安全負(fù)責(zé);全體的檔案管理人員應(yīng)對(duì)自己所承擔(dān)的職責(zé)負(fù)責(zé)，以工作內(nèi)容和領(lǐng)域進(jìn)行安全責(zé)任的確定與劃分。同時(shí)，在日常管理中要貫徹落實(shí)安全管理責(zé)任制，即制定合理的責(zé)任清單，進(jìn)一步細(xì)化分管領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人的工作分工，將檔案安全管理過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人。主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)任人、重要崗位人員都簽訂了《惠州市檔案館安全責(zé)任書》，明確各級(jí)相關(guān)人員職責(zé)，對(duì)檔案安全工作提出具體要求，實(shí)行檔案安全責(zé)任“一票否決”，對(duì)檔案安全預(yù)防控制提出明確要求。

第二，健全檔案安全檢查制度。定期和不定期開展安全檢查與安全隱患排查、處置工作是防范安全事故的有效手段。檔案安全檢查要做到“四個(gè)突出”：一是突出重點(diǎn)部分的安全管理工作。具體來(lái)說(shuō)就是對(duì)涉密載體、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備等高安全風(fēng)險(xiǎn)的部位進(jìn)行重點(diǎn)看防，在實(shí)體檔案庫(kù)房、信息管理系統(tǒng)、設(shè)備機(jī)房、數(shù)據(jù)庫(kù)等區(qū)域嚴(yán)格落實(shí)管理制度和責(zé)任制度，加強(qiáng)對(duì)以上區(qū)域和內(nèi)容的巡查力度。二是要突出對(duì)重點(diǎn)工作環(huán)節(jié)的安全管理。具體來(lái)說(shuō)就是對(duì)檔案的收集、歸檔、整理、利用、數(shù)字化、傳輸?shù)汝P(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)整治，根據(jù)工作要求和安全風(fēng)險(xiǎn)的變化加強(qiáng)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三是突出對(duì)安全管理薄弱領(lǐng)域的重點(diǎn)治理。當(dāng)前由于我國(guó)檔案業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展和檔案信息化進(jìn)程的不斷深化，檔案管理工作與其他工作領(lǐng)域的交叉也催生了很多新的檔案安全管理領(lǐng)域。比如，數(shù)字檔案管理、檔案網(wǎng)絡(luò)化傳輸、檔案外包、科技檔案、農(nóng)村檔案等等，對(duì)待這些新領(lǐng)域要加強(qiáng)研究。

第三，完善應(yīng)急機(jī)制。應(yīng)急處置是檔案安全的最后一道防線。完善應(yīng)急機(jī)制，一是要進(jìn)一步建立完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。缺乏緊急安全管理預(yù)案的要盡快安排人員進(jìn)行編制。已有緊急安全管理預(yù)案的單位要根據(jù)檔案安全管理風(fēng)險(xiǎn)的變化和檔案工作的需求靈活修改，使得檔案應(yīng)急機(jī)制能夠不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)，在進(jìn)行緊急預(yù)案的編制時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案安全事故的嚴(yán)重性和破壞性，以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求設(shè)想所有可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)事故，保證緊急預(yù)案能夠覆蓋到絕大多數(shù)的安全事故。二是還要注重緊急預(yù)案的實(shí)踐與演練，通過(guò)培訓(xùn)和事故演習(xí)鍛煉管理人員處理緊急事項(xiàng)的能力，提高反應(yīng)能力和處置能力。三是要推進(jìn)聯(lián)防聯(lián)動(dòng)。主動(dòng)加強(qiáng)與公安、消防、氣象、保密、網(wǎng)管等部門的聯(lián)系，形成應(yīng)急處置的合力。

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