大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策剖析

孫康燕

摘 要：隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，使得信息化變成了當(dāng)下的時代特點，各種數(shù)據(jù)信息逐漸轉(zhuǎn)變成為了重要的信息資源，在各個領(lǐng)域中都有著較為積極的作用，隨之大數(shù)據(jù)時代到來了。在信息資源中，檔案資源是非常重要的內(nèi)容，而在高校管理工作中，學(xué)生檔案管理工作也成為了重中之重的工作內(nèi)容。但是，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，不僅給高校學(xué)生檔案管理工作帶來了較多契機(jī)，并且也帶來了較多挑戰(zhàn)。下文針對大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策進(jìn)行深入分析，希望可以有效提升檔案管理質(zhì)量和水平，使學(xué)生檔案管理工作充分發(fā)揮出自身的作用和價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校;學(xué)生檔案;檔案管理

自大數(shù)據(jù)出現(xiàn)以來，其通過非常迅猛的速度在全球發(fā)展起來。該種發(fā)展趨勢已經(jīng)轉(zhuǎn)變成為新技術(shù)的發(fā)展潮流。實際上，現(xiàn)階段，在各個領(lǐng)域中都對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行了廣泛的應(yīng)用，并且和管理進(jìn)行有效融合，希望可以得到良好發(fā)展，尤其是在教育領(lǐng)域中。目前，學(xué)生們可以對各種網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行充分接觸，其日常學(xué)習(xí)、社會、查詢信息等都是經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行。在這樣的環(huán)境背景下，大數(shù)據(jù)給我國高校教育帶來了較大的影響。高校是我國對人才進(jìn)行培養(yǎng)的重要基地，因此需要把更好的教學(xué)資源提供給學(xué)生，并且解決學(xué)生的后顧之憂。而以往的管理模式已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時代需求，更不要提學(xué)生檔案管理模式了。因此，相關(guān)人員需要順應(yīng)時代的發(fā)展，通過合理有效的手段，對學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而有效提升管理質(zhì)量和水平。

一、大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)

1.檔案儲存方面面臨的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理中，非常普遍的一種儲存檔案的形式就是紙質(zhì)檔案，但是在大數(shù)據(jù)時代背景下，該種檔案儲存方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化工作需求。在以往學(xué)生檔案中，涉及到的內(nèi)容有學(xué)生基本信息、學(xué)生獎懲情況、學(xué)生信用檔案、學(xué)生心理情況、學(xué)生個性特點。這些信息大部分都是在開學(xué)以后進(jìn)行多次測試得出來的結(jié)果。但是，隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，紙質(zhì)化檔案儲存面臨的挑戰(zhàn)也隨之增加，不僅不易于保存，并且工作人員的工作強(qiáng)度增加，容易在工作中出現(xiàn)錯誤，進(jìn)而影響到學(xué)生檔案管理質(zhì)量，最終影響到了高校對學(xué)生的管理。

2.檔案信息預(yù)測前瞻方面的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理中，涉及到的工作內(nèi)容較少，包括存放和歸檔學(xué)生檔案資料，這很難有效提升對學(xué)生的管理質(zhì)量，進(jìn)而導(dǎo)致學(xué)生檔案信息難以發(fā)揮出自身的價值。在大數(shù)據(jù)時代下，出現(xiàn)了較多和檔案資源相關(guān)的儲存技術(shù)與計算技術(shù)，這在很大程度上提升了檔案的實用性，并且還有助于高校了解學(xué)生的思想行為變化。但是，現(xiàn)階段，大部分高校都沒有意識到大數(shù)據(jù)應(yīng)用在學(xué)生檔案管理中的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致在收集和管理學(xué)生的檔案信息時，容易存在偏差問題。

3.檔案管理技術(shù)方面的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代下，給檔案工作帶來了較多的轉(zhuǎn)變。首先，所有的涉及到數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容都屬于檔案，這些數(shù)據(jù)信息在輸入到計算機(jī)以后，通過電子檔案的形式進(jìn)行儲存。其次，檔案服務(wù)工作逐漸向著多樣化方向發(fā)展。該方面工作需要把用戶實際需求作為主要依據(jù)，提供給用戶多樣和先進(jìn)的檔案服務(wù)。而這樣的工作模式會給高校學(xué)生檔案管理工作帶來較大的影響和沖擊?，F(xiàn)階段，還有很多高校都是利用紙質(zhì)化檔案管理模式，沒有對網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)進(jìn)行運用，還有部分高校已經(jīng)開始對網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用，但是僅僅是把學(xué)生檔案進(jìn)行電子化，并提供查詢服務(wù)。這樣的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展需求，進(jìn)而大大降低了學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量。

4.學(xué)生檔案管理人員方面的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，我國部分高校并沒有給予檔案管理工作評價機(jī)制足夠的重視，進(jìn)而導(dǎo)致部分學(xué)校的檔案管理人員基本上都是一些鄰近退休的教師，或者是一些閑雜人員。這些工作人員缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，覺得學(xué)生檔案管理工作只要對學(xué)生檔案進(jìn)行簡單整理。在這樣的情況下，檔案管理工作的規(guī)范性相對較差。此外，部分高校為了可以節(jié)約開支，沒有給予學(xué)生檔案管理人員較高的薪資，以至于專業(yè)人才不愿意來到高校進(jìn)行工作。

二、大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的對策

在大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)量和種類較多，并且具有多樣化的特點，高校教學(xué)服務(wù)與數(shù)據(jù)的利用形式受到了影響，不斷在發(fā)生改變。怎樣可以對大數(shù)據(jù)時代的特點進(jìn)行準(zhǔn)確掌握，并對大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢進(jìn)行充分發(fā)揮是當(dāng)前的重中之重。下文針對大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理對策進(jìn)行詳細(xì)闡述。

1.對思維進(jìn)行轉(zhuǎn)變，注重建設(shè)大數(shù)據(jù)體系

針對所有機(jī)構(gòu)來講，數(shù)據(jù)整合都具有一定的復(fù)雜性。因此，高校需要注重改革，才可以從大數(shù)據(jù)中對信息進(jìn)行提取，并獲得相應(yīng)的觀點，把其應(yīng)用到實際工作中，進(jìn)而有效提升高校的競爭能力。高校相關(guān)人員需要順應(yīng)時代的發(fā)展，對自身的工作思維進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從戰(zhàn)略上給予大數(shù)據(jù)足夠的重視。相關(guān)人員可以注重了解與認(rèn)識大數(shù)據(jù)，進(jìn)而對大數(shù)據(jù)的重點應(yīng)用方面進(jìn)行確定，注重對大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的研究，進(jìn)而使高校學(xué)生檔案管理工作可以基于大數(shù)據(jù)背景下來進(jìn)行，使相關(guān)人員可以形成良好的大數(shù)據(jù)思維。

2.對數(shù)據(jù)相關(guān)關(guān)系進(jìn)行挖掘，對發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，教育人員重視從自己認(rèn)定的角度出發(fā)，對大學(xué)生進(jìn)行看待，進(jìn)而忽略了大數(shù)據(jù)時代對其的影響。在大數(shù)據(jù)時代下，人們對于數(shù)據(jù)庫的掌握越來越全面，通過對合理、科學(xué)的數(shù)據(jù)標(biāo)簽進(jìn)行設(shè)置，對每個標(biāo)簽的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，進(jìn)而對學(xué)生的上課表現(xiàn)和課外表現(xiàn)進(jìn)行了解，對學(xué)生的思維方式、興趣點、行為模式進(jìn)行尋找。通常情況下，高校學(xué)生檔案管理工作需要對三種數(shù)據(jù)源進(jìn)行收集。其一，感知數(shù)據(jù)源。該數(shù)據(jù)源主要是來自校園數(shù)字管理平臺，如電子學(xué)生證、校園一卡通等等，利用物聯(lián)網(wǎng)與傳感器，對學(xué)生的信息進(jìn)行實時感知與采集，如學(xué)生進(jìn)出教室、校門、運動場、宿舍、實驗室等等，圖書借閱的記錄，上網(wǎng)時間等等。其二，靜態(tài)數(shù)據(jù)源。該數(shù)據(jù)源主要是來自學(xué)校各個部門的學(xué)生管理基本信息數(shù)據(jù)，如學(xué)生工作部門的學(xué)生建成表、教務(wù)部門的學(xué)生學(xué)籍信息數(shù)據(jù)等等。其三，互動數(shù)據(jù)源。該數(shù)據(jù)源主要是來自學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)社交平臺中留下的互動數(shù)據(jù)信息?；訑?shù)據(jù)源主要是對學(xué)生細(xì)微活動過程進(jìn)行實時記錄，可以有效提升數(shù)據(jù)信息的可信性、精確性、全面性。高校相關(guān)人員可以整理與分析這些數(shù)據(jù)，對學(xué)生的生活方式、性格特點、學(xué)習(xí)狀態(tài)進(jìn)行全面了解，進(jìn)而為后續(xù)個性化培養(yǎng)與就業(yè)推薦奠定良好基礎(chǔ)。此外，還可以預(yù)測學(xué)生的行為，進(jìn)而對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化與調(diào)整。

3.對檔案管理工作進(jìn)行不斷完善

高校在實施學(xué)生檔案管理時，需要具備強(qiáng)烈的大數(shù)據(jù)意識，并把此作為基礎(chǔ)，不斷完善學(xué)生檔案管理工作。現(xiàn)階段，我國部分高校仍然利用分散化管理的模式，對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，不同的管理部門分別管理和自身職能相對應(yīng)的檔案，在這樣的管理模式下，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理過于碎片化，以至于無法滿足大數(shù)據(jù)時代背景下高校學(xué)生檔案管理工作的需求。想要有效解決這一問題，高校需要整合學(xué)生的各個部分檔案，并使其整合成為一個整體，進(jìn)而使檔案管理工作可以得到有效完善。此外，高校可以充分利用大數(shù)據(jù)，對學(xué)生檔案庫進(jìn)行創(chuàng)建，在檔案庫中涉及到學(xué)生的個人信息、心理狀態(tài)、獎懲記錄、興趣愛好、誠信記錄等等，并實時收錄學(xué)生在各個時期的信息，進(jìn)而使信息具備較強(qiáng)的真實性。并且，檔案管理部門需要時刻和教師、寢室管理人員、教務(wù)處保持聯(lián)系，以便于收集各種類型的信息，進(jìn)而有效完善學(xué)生檔案管理工作。

4.對適合學(xué)生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具進(jìn)行開發(fā)

在高校學(xué)生檔案管理工作中，想要對大數(shù)據(jù)進(jìn)行引入，需要打破專業(yè)的束縛，利用和專門大數(shù)據(jù)開發(fā)公司進(jìn)行合作，進(jìn)而有效挖掘和利用學(xué)生的數(shù)字檔案資源。現(xiàn)階段，在學(xué)生資助好管理、學(xué)生住宿管理、獎學(xué)金申請等方面，部分高校和信息服務(wù)公司進(jìn)行合作，在信息服務(wù)公司的技術(shù)支持下，針對學(xué)校實際情況，對學(xué)生信息管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，具有較好的運行效果。因此，各大高?？梢越Y(jié)合自身的實際情況，通過和當(dāng)?shù)匦畔⒎?wù)公司合作，利用因地制宜和量身定做，開發(fā)出適合高校檔案管理特點的、滿足高校個性化需求的大數(shù)據(jù)分析工具。

5.提升學(xué)生檔案管理人員的工作能力

在大數(shù)據(jù)時代下，想要有效提升高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，可以從以下兩點內(nèi)容入手。首先，加強(qiáng)教學(xué)和考核力度，針對學(xué)生檔案管理人員工作中存在的問題看，高校可以定期組織這些人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，進(jìn)而有效促進(jìn)這些人員工作能力的提升，使其可以勝任相關(guān)工作。針對認(rèn)真學(xué)習(xí)的檔案管理人員，可以繼續(xù)留用;針對工作和學(xué)習(xí)不認(rèn)真的檔案管理人員，在給予懲罰以后，仍然不改，可以進(jìn)行辭退。其次，加強(qiáng)招聘力度，適當(dāng)?shù)奶嵘龣n案管理人員的薪資，進(jìn)而使更多專業(yè)人才可以來到高校工作，進(jìn)而使檔案部門的人才結(jié)構(gòu)得到提升，最終實現(xiàn)提升學(xué)生檔案管理質(zhì)量和水平的目的。

三、結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代下，高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新是非常重要的，不僅可以有效提升檔案管理質(zhì)量，還可以促進(jìn)高校長期穩(wěn)定發(fā)展。受到大數(shù)據(jù)的影響，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)人員需要對實際工作中存在的問題進(jìn)行深入、全面的發(fā)展，并深入分析這些問題，充分利用大數(shù)據(jù)的特點和優(yōu)勢，并對高校人才優(yōu)勢進(jìn)行充分利用，進(jìn)而有效提升學(xué)生檔案管理效率和質(zhì)量。此外，相關(guān)人員可以創(chuàng)建大數(shù)據(jù)平臺，優(yōu)化相關(guān)資源，進(jìn)而使學(xué)生檔案管理具有可視性的特點，不斷完善檔案管理，使其可以符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

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