工程設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

亓彩群

摘 要：隨著工程設(shè)計(jì)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展和檔案管理信息的不斷推進(jìn)，對(duì)傳統(tǒng)的工程設(shè)計(jì)檔案管理提出了新的要求。運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)來建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，開展數(shù)字檔案管理，是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展和檔案信息化建設(shè)需要的必然選擇。本文以某工程設(shè)計(jì)企業(yè)為例，介紹了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則、功能模塊，并總結(jié)了系統(tǒng)推廣應(yīng)用的成效和經(jīng)驗(yàn)，為類似企業(yè)檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì);工程設(shè)計(jì)檔案;檔案管理系統(tǒng);系統(tǒng)設(shè)計(jì)

近年來，工程設(shè)計(jì)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，要求檔案管理從紙質(zhì)載體管理向數(shù)字載體管理轉(zhuǎn)變，從文件管理向信息資源管理和知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，從以管理檔案為主向以提供檔案服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。因此，檔案部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，善于運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)來建立檔案管理系統(tǒng)，開展數(shù)字檔案管理，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展和檔案信息化建設(shè)的需求。

本文以某工程設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為例，探索分析其數(shù)字檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，以望能為類似實(shí)踐提供參考與借鑒。近年來，某工程設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案部門開展了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和設(shè)計(jì)，該系統(tǒng)具有“歸檔、編目、檢索查閱、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”等基本功能，能為工程設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字檔案管理和利用服務(wù)提供智能化的平臺(tái)。

一、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則

1.安全性原則

工程設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案信息資源不僅記錄了一個(gè)企業(yè)發(fā)展的歷史，還是一個(gè)企業(yè)科技研發(fā)過程、科技成果的最直接體現(xiàn)，涉及到企業(yè)的核心技術(shù)機(jī)密和商業(yè)秘密。因此，工程設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案信息一旦被非法竊取，或?qū)⒂绊懫髽I(yè)的核心技術(shù)，導(dǎo)致企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)失利。尤其在當(dāng)前各種數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各種信息資源以數(shù)字形式，容易遭遇網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊，這就要求系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以安全為前提，采取有效措施確保信息資源的安全。

2.全程在線

隨著某工程設(shè)計(jì)企業(yè)的快速壯大發(fā)展，該企業(yè)在不同地區(qū)設(shè)立了眾多分公司，如何讓不在總部的員工在借閱利用檔案時(shí)免受奔波之苦，節(jié)省利用的時(shí)間和精力成本，是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵之一，也是當(dāng)前數(shù)字環(huán)境和檔案工作發(fā)展的客觀要求?！叭淘诰€”具體而言就是：企業(yè)設(shè)計(jì)人員通過網(wǎng)絡(luò)可隨時(shí)隨地將形成的設(shè)計(jì)文件、圖紙等檔案?jìng)鬏斨翑?shù)字檔案管理系統(tǒng)，并通過網(wǎng)絡(luò)在線利用檔案;檔案部門工作人員通過網(wǎng)絡(luò)在線對(duì)設(shè)計(jì)人員提交的檔案進(jìn)行鑒定、編目、著錄標(biāo)引等管理。

3.易用性原則

工程設(shè)計(jì)企業(yè)的設(shè)計(jì)人員因其工作強(qiáng)度大、工作時(shí)間緊、業(yè)務(wù)繁忙，沒有過多時(shí)間去學(xué)習(xí)掌握較為復(fù)雜的檔案管理系統(tǒng)。因此，在開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)注重系統(tǒng)的智能易用性，提升系統(tǒng)的可操作性和簡(jiǎn)化檔案歸檔提交、檢索和借閱等工作的復(fù)雜性，降低設(shè)計(jì)人員學(xué)習(xí)運(yùn)用的成本。

4.兼容性原則

任何系統(tǒng)都不是孤立存在的，而是與其他系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初，應(yīng)統(tǒng)籌考慮數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)整體信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性與連貫性。因此，該系統(tǒng)設(shè)計(jì)除了要體現(xiàn)檔案管理的功能和特征外，還應(yīng)考慮與企業(yè)其他系統(tǒng)的兼容性。

二、系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

1.歸檔接收

某工程設(shè)計(jì)企業(yè)為全體設(shè)計(jì)人員開發(fā)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)客戶端。設(shè)計(jì)人員完成設(shè)計(jì)后，只需在自己電腦的客戶端提交文件，系統(tǒng)首先會(huì)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)檢查文件中使用的標(biāo)準(zhǔn)圖簽。如果符合，系統(tǒng)自動(dòng)將DWG文件與生成的PLT文件進(jìn)行綁定，以確保系統(tǒng)收集的DWG文件與打印出來的紙質(zhì)文件一致，否則系統(tǒng)將拒絕生成PLT文件。

通過系統(tǒng)客戶端檢測(cè)的設(shè)計(jì)文件，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行自動(dòng)簽名，然后傳輸至數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，等待檔案工作人員的簽收，至此完成了設(shè)計(jì)文件的正式歸檔。某工程設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字檔案系統(tǒng)上線實(shí)施至今，通過系統(tǒng)收集346351張電子圖紙，186532冊(cè)電子文本，電子檔案歸檔率和完整率均達(dá)到100%。

2.分類編目

檔案管理人員將設(shè)計(jì)人員上傳的設(shè)計(jì)文件點(diǎn)擊確認(rèn)“接收”后，就可以對(duì)設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行管理。通過該系統(tǒng)，檔案工作人員按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行分類，一般是按照“國(guó)家—地區(qū)—工程—階段—圖紙/文本”方式進(jìn)行分類，以便于對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行后續(xù)管理。分類完成后，檔案工作人員還將按照一定的原則，對(duì)歸檔上傳的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)引、著錄和編目，即標(biāo)注檔案的各項(xiàng)屬性信息（如工程名稱、工程編號(hào)、分類號(hào)、存放位置、編制時(shí)間、圖紙頁數(shù)等），使其變得組織有序，可供查詢利用。

3.檢索利用

該系統(tǒng)提供了“查詢圖紙”“查詢文檔”“查詢卷冊(cè)”“查詢項(xiàng)目”等多種查詢方式。用戶點(diǎn)擊相應(yīng)的查詢方式，輸入相應(yīng)的字段，如項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、分類號(hào)、圖紙編號(hào)等，即可查詢所需檔案。一旦查到所需檔案，點(diǎn)擊“預(yù)覽圖紙”或“預(yù)覽文檔”，即可在線閱覽，而不需要到檔案庫(kù)房調(diào)閱實(shí)體檔案。

4.自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

該系統(tǒng)還具有自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，按照時(shí)間段來自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案瀏覽、下載的頻次，并自動(dòng)生成導(dǎo)出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和熱點(diǎn)圖，為檔案的利用服務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)避免了檔案部門的手動(dòng)統(tǒng)計(jì)，降低了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率。

三、系統(tǒng)的推廣應(yīng)用

1.系統(tǒng)的推廣

當(dāng)前，該系統(tǒng)研發(fā)成果已得到廣泛認(rèn)可，并獲國(guó)家版權(quán)局頒發(fā)的《計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書》。同時(shí)，在該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下和各分公司的配合下，按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施”的原則，該系統(tǒng)已在該企業(yè)全部下屬企業(yè)中完成部署并投入使用，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不斷調(diào)整和完善。目前，該系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)良好，在工程設(shè)計(jì)行業(yè)的檔案管理工作中應(yīng)用較為成熟。

2.系統(tǒng)的應(yīng)用成效

（1）適應(yīng)了企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供了檔案信息支撐

當(dāng)前該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)完成和推廣應(yīng)用，意味著企業(yè)設(shè)計(jì)人員對(duì)檔案資源的查閱不再受時(shí)間和空間的限制，只要通過網(wǎng)絡(luò)便可以便捷地利用檔案資源。企業(yè)人員只需在辦公室電腦前輕輕動(dòng)一下鼠標(biāo)，就可以立即獲得所需的檔案信息，而不需要到檔案庫(kù)房奔波和借閱紙質(zhì)檔案，節(jié)約了時(shí)間和精力，提高了工作效率。實(shí)施至今，每年電子檔案的利用率在逐年上升。根據(jù)2019年4月的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)，2018年度檔案部門接待前來借閱紙質(zhì)檔案達(dá)1889人次，2017年為4088人次，2016年為5476人次，實(shí)地借閱查詢的頻次降幅明顯。而通過瀏覽、下載電子文件利用檔案2018年底達(dá)到22021次，這與2017年利用8743次相比，數(shù)字檔案利用率增長(zhǎng)也較為明顯。此外，借助數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可對(duì)檔案信息進(jìn)行最大程度的編輯、整理、集成和檢索，滿足各種形式的檔案資源開發(fā)，同時(shí)也大大提高了開發(fā)的廣度和深度。

（2）提升了檔案管理水平，降低了企業(yè)成本

將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化、智能化的檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，簡(jiǎn)化、優(yōu)化了檔案管理的立卷、編目、檢索等諸多環(huán)節(jié)，將檔案人員從傳統(tǒng)繁瑣復(fù)雜的手工工作中解放出來，從而將工作重心轉(zhuǎn)向檔案資源的利用和開發(fā)，不僅降低了勞動(dòng)強(qiáng)度和人力成本，也提高了檔案管理效率和工作水平;同時(shí)，系統(tǒng)的應(yīng)用有助于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，一方面，減少了不必要的紙質(zhì)檔案的輸出;另一方面，可將已數(shù)字化的歷史檔案進(jìn)行下架，并轉(zhuǎn)移到郊區(qū)庫(kù)房，降低了庫(kù)房空間的壓力，避免了庫(kù)房擴(kuò)建帶來的巨額投入，節(jié)約了企業(yè)檔案保管的成本。此外，系統(tǒng)的研發(fā)應(yīng)用，使企業(yè)可以通過系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的項(xiàng)目信息尤其是海量的項(xiàng)目信息進(jìn)行方便快捷的檢索集成和挖掘，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)市場(chǎng)拓展提供強(qiáng)大的支撐，具有良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)

1.強(qiáng)化組織，領(lǐng)導(dǎo)支持

該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)系統(tǒng)研發(fā)高度重視。由公司主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織相關(guān)部門人員進(jìn)行調(diào)研，在此基礎(chǔ)上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高瞻遠(yuǎn)矚，決定開展數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理“以紙質(zhì)為重心向數(shù)字為重心”的轉(zhuǎn)變。在研發(fā)過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一直關(guān)心系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度，并為系統(tǒng)建設(shè)提供資金、人員和政策支持?？梢哉f，如果沒有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，該系統(tǒng)建設(shè)將難以完成。

2.加強(qiáng)協(xié)作，借助外力

該系統(tǒng)建設(shè)過程中，企業(yè)相關(guān)單位和部門密切配合，加強(qiáng)協(xié)作，為項(xiàng)目建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)有效借助外部專業(yè)團(tuán)隊(duì)的力量，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力保障。尤其是借助外部專業(yè)團(tuán)隊(duì)的力量，以外包的形式大力開展系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計(jì)。

3.圍繞核心業(yè)務(wù)，以利用服務(wù)為目標(biāo)

一旦脫離企業(yè)業(yè)務(wù)需要和員工利用需求，數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)將毫無意義。因此，該系統(tǒng)建設(shè)之初就確立了“以企業(yè)業(yè)務(wù)為核心，以利用服務(wù)為目標(biāo)”的理念，并在建設(shè)中加以落實(shí)。尤其是在研發(fā)過程中，為與企業(yè)的設(shè)計(jì)、出圖工作對(duì)接，該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了“打印圖紙”模塊和功能，設(shè)計(jì)人員應(yīng)用該系統(tǒng)可以簡(jiǎn)單快捷的打印圖紙。2018年，該系統(tǒng)增加啟用了“咨詢項(xiàng)目檔案”模塊，對(duì)該企業(yè)近年來新拓展領(lǐng)域形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和利用，不斷滿足員工新的需求。

五、結(jié)語

由于系統(tǒng)應(yīng)用還處于前期階段，某工程設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的個(gè)別細(xì)節(jié)難免存在不完善的地方，尤其在設(shè)計(jì)的整體性、兼容性方面，個(gè)別模塊的銜接還不夠順暢。此外，該系統(tǒng)還只能實(shí)現(xiàn)錄入字段的檢索，還無法實(shí)現(xiàn)對(duì)電子圖紙、電子文本中的內(nèi)容的檢索，因此，該系統(tǒng)還需進(jìn)一步強(qiáng)化檢索功能。

當(dāng)前，開展數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是順應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)和企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的必然，有助于滿足企業(yè)不斷增長(zhǎng)的全方位的檔案信息資源需求，并能夠?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供便利快捷的數(shù)字檔案信息資源支撐，同時(shí)也能大大提升企業(yè)檔案管理的水平，某工程設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用值得工程設(shè)計(jì)企業(yè)參考和借鑒。