水利檔案信息化管理探析

錢益民

摘 要：新時期治水更強(qiáng)調(diào)運(yùn)用科學(xué)方法管理我國水利資源，水利檔案管理作為治水工作的一個重要組成部分也要力求科學(xué)方法。其中一個關(guān)鍵的方法就是開展水利檔案信息化建設(shè)工作。水利部珠江水利委員會檔案館（以下簡稱珠江委檔案館）結(jié)合實(shí)際積極的開展了水利檔案信息化工作。通過介紹珠江委檔案館相關(guān)實(shí)踐做法，加強(qiáng)檔案行業(yè)業(yè)務(wù)交流，進(jìn)一步促進(jìn)水利檔案的開發(fā)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;治水

一、水利檔案信息化建設(shè)的目的

習(xí)近平總書記提出了“節(jié)水優(yōu)先、空間均衡、系統(tǒng)治理、兩手發(fā)力”的新時期治水思路。就珠江流域而言，水資源總體豐富但時空分布與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展格局不匹配，流域現(xiàn)狀用水模式總體粗放，用水效率不高，節(jié)水意識有待加強(qiáng)，水資源供需矛盾突出，水污染風(fēng)險大，因此珠江治水具有必要性和緊迫性。水利檔案管理作為治水事業(yè)中的重要組成部分同樣具有必要性和緊迫性。珠江委檔案館積極推進(jìn)水利檔案信息化工作，并取得了很大成效，能進(jìn)一步在水利事業(yè)中發(fā)揮出水利檔案的價值。

二、水利檔案信息化工作策略

1.搭建水利檔案信息系統(tǒng)

（1）水利檔案信息系統(tǒng)建設(shè)結(jié)果介紹。珠江委檔案館的工作早在2002年就列入《珠江水利信息化規(guī)劃報告》并與珠江委信息化工作同步開展。信息化搭建工作耗資64萬元，2003年完成信息系統(tǒng)搭建的基本工作。系統(tǒng)主要包括：檔案資料管理系統(tǒng)、數(shù)字化加工系統(tǒng)、WEB查詢系統(tǒng)，截至2018年底，館藏的文書檔案、部分科技檔案、職工房改檔案等7萬2千多件已實(shí)現(xiàn)全文利用，職工通過“檔案資料WEB查詢系統(tǒng)”，在授權(quán)范圍內(nèi)瀏覽檔案資料條目及下載檔案原文。

（2）水利檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程介紹。充分的準(zhǔn)備是成功建設(shè)該系統(tǒng)的必要前提。首先，在選擇合作軟件開發(fā)公司時先對本單位的需要做了充分的調(diào)研，對同行業(yè)水利檔案使用和選擇的軟件情況進(jìn)行摸底。然后，通過公開招標(biāo)的方式開展軟件合作公司比選工作，確定與深圳世紀(jì)科怡公司聯(lián)合開發(fā)珠江委數(shù)字化檔案資料綜合管理系統(tǒng)。最后，水利檔案系統(tǒng)建設(shè)按合作合同的規(guī)定分階段實(shí)施。在試用軟件階段不斷的修正系統(tǒng)，也不斷的強(qiáng)化工作人員使用信息系統(tǒng)的意識和工作能力。在不斷實(shí)踐—發(fā)現(xiàn)問題—修正系統(tǒng)中完善了系統(tǒng)各方面的功能，達(dá)到了預(yù)期使用的目標(biāo)。

通過信息系統(tǒng)的搭建加快了水利檔案現(xiàn)代化的步伐，檔案用戶使用更加方便、快捷和準(zhǔn)確，廣受好評，實(shí)現(xiàn)了水利檔案內(nèi)容的統(tǒng)一化管理，為水利檔案管理水平提升奠定了基礎(chǔ)。

2.完善制度，規(guī)范運(yùn)作

珠江水資源治理覆蓋面廣，涉及珠江流域的300余項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目，各建設(shè)項(xiàng)目相隔甚遠(yuǎn)，信息交流不便，因此要切實(shí)做好調(diào)研工作，建立并完善水利檔案信息化制度。以制度為標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)和監(jiān)督各建設(shè)項(xiàng)目信息化實(shí)施水平，促進(jìn)珠江水利檔案信息化工作，加強(qiáng)對水利檔案這一重要的國有資產(chǎn)的管理。近年出臺的《綠色珠江建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了“環(huán)保、高效、協(xié)調(diào)”的治水理念，對流域治水有重要的指導(dǎo)作用。這是珠江治水的頂層設(shè)計(jì)，水利檔案信息化的相關(guān)制度也應(yīng)該順應(yīng)這一要義。同時，按照國家檔案局和水利部等上級部門的要求，珠江水利委員會出臺了《珠江水利委員會檔案管理辦法》，辦法第三條指出：“珠委檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的原則”，因此珠江水利檔案信息化工作也應(yīng)由珠江委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各二級單位在水利檔案信息化的過程中分級管理，負(fù)責(zé)各單位的水利檔案信息化開發(fā)的具體工作。珠江委檔案館水利檔案信息化建設(shè)中始終強(qiáng)調(diào)制度的作用，近期又提出了分2020年、2025年、2035年三個階段鞏固和推進(jìn)珠江委水利檔案信息化建設(shè)，有了這樣的目標(biāo)可以更好的指導(dǎo)水利檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)實(shí)踐。

法律法規(guī)的制定重要，但是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)更重要。珠江委組織開展了水利檔案工作規(guī)范化管理評估工作，將水利檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)完善水平、水利檔案信息化與工程檔案“同步管理”的水平作為評估的水利檔案工作質(zhì)量的重要方面。檔案規(guī)劃化管理評估工作明確了水利檔案信息化的責(zé)任，是確保水利檔案信息化分步驟深入開展的重要工作機(jī)制。珠江水資源治理到哪里，水利檔案信息化就延伸到哪，對水利檔案信息化的要求就延伸到哪。通過評估，加強(qiáng)了溝通，也提升了信息化的意識，強(qiáng)化了責(zé)任落實(shí)。2017年右江水利樞紐檔案管理通過“水利檔案工作規(guī)范化管理二級”評估，2018年大藤峽水利樞紐檔案管理通過了“水利檔案工作規(guī)范化管理三級”評估，水利檔案信息化水平也有巨大的提升。

3.人才配備與培養(yǎng)

水利檔案信息化工作的不斷深入，對工作技能有了更高的要求，選聘具有較高思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)的同志到檔案工作崗位上，能進(jìn)一步發(fā)揮出檔案資源的作用，加大信息化開發(fā)的力度。水利檔案信息化把信息技術(shù)作為了重要的支撐點(diǎn)，因?yàn)閷n案工作者信息技術(shù)的掌握和運(yùn)用能力也提出了更高的要求。檔案工作者在使用信息系統(tǒng)時對元搜索引擎技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、網(wǎng)格技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等都有要求，這些技術(shù)的運(yùn)用是實(shí)現(xiàn)水利檔案信息化和社會共享的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代下哪個行業(yè)能先占領(lǐng)信息技術(shù)人才哪個行業(yè)就能得到優(yōu)先發(fā)展，因此抓好信息技術(shù)人才的引入也是水利檔案信息化水平提升的應(yīng)有之意。

加強(qiáng)人才培養(yǎng)則是水利檔案信息化以人為本的另有一個重要體現(xiàn)。每年度根據(jù)水利檔案信息化的進(jìn)度適時開展水利檔案信息化相關(guān)培訓(xùn)工作對檔案管理專兼職人員而言是必不可少的。一方面，加強(qiáng)了檔案工作者的角色意識，極大的提高檔案工作者的思想意識;另一方面，強(qiáng)調(diào)了水利檔案信息技術(shù)的運(yùn)用和水利檔案信息安全，具體體現(xiàn)為在培訓(xùn)中強(qiáng)調(diào)落實(shí)風(fēng)險分級管控、排查信息安全危險源，對存在較大信息安全危險因素加強(qiáng)落實(shí)和管控。珠江委檔案館定期組織舉辦檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)班，累計(jì)培訓(xùn)專兼職檔案人員約300人次;全委60多人次參加了水利部辦公廳、廣東省檔案局等組織的各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容涉及水利工程檔案管理、檔案工作規(guī)范化管理、檔案信息化管理、檔案數(shù)字化安全管理、照片檔案規(guī)范管理、涉密測繪成果管理及電子文檔管理等，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)水平。通過培訓(xùn)進(jìn)一步提高各部門的檔案業(yè)務(wù)水平，使檔案專職與兼職人員共同協(xié)助，為水利檔案信息化水平提升也奠定了基礎(chǔ)。除了專業(yè)檔案培訓(xùn)之外，在水資源治理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)中也多次提到了水利檔案信息化的工作。今年初，珠江委組織專家組到北盤江公司指導(dǎo)響水水電站擴(kuò)機(jī)工程竣工驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中心查看了檔案資料，在一對一的指導(dǎo)培訓(xùn)中專門強(qiáng)調(diào)北盤江公司進(jìn)一步加強(qiáng)水利檔案信息化的水平并完善檔案內(nèi)容，規(guī)范水利檔案信息化工作程序，加強(qiáng)對參建各方的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

4.異地備份，保障安全

水利檔案信息化完成后就需要思考措施來保障檔案信息的安全存儲和有效利用，其中異地備份就是保障水利檔案信息安全的手段之一。國外檔案信息技術(shù)運(yùn)用時間早于國內(nèi)，他們早期便研究了電子文件存在的風(fēng)險因素及危害程度，國外專家經(jīng)研究認(rèn)定“遷移”是解決電子文件管理風(fēng)險因素的一種辦法。珠江委水利檔案信息化工作在2003年建立了完備的檔案信息管理系統(tǒng)后不斷充實(shí)了檔案電子文件的數(shù)量，水利檔案信息化工作碩果累累。同時，水利部辦公廳也提出“重要檔案（含電子檔案）應(yīng)實(shí)行異地異質(zhì)備份保管”的要求。

面對以上情形，珠江委技術(shù)中心積極作為，建立了珠江委電子文件遷移的方案。首先，珠江委技術(shù)中心選擇了距離廣州約500公里南寧市的珠江委西江局檔案庫房為電子檔案異地備份基地，并簽訂了《珠江委電子檔案異地備份協(xié)議書》。在協(xié)議書中對電子文件遷移的原則、存儲策略、遷移后的校驗(yàn)、遷移系統(tǒng)風(fēng)險等級等做了詳盡的說明。其次，確定功能完善的電子文件遷移方式。電子文件遷移技術(shù)上的難題在于不同存儲技術(shù)的更替和應(yīng)用環(huán)境對電子文件內(nèi)容的消極影響，電子文件遷移可以通過移動硬、磁盤進(jìn)行離線遷移。為此西江局設(shè)置了專用的防磁柜、配備了恒溫恒濕設(shè)備、形成了定期異地備份的機(jī)制，保障檔案數(shù)據(jù)安全完整。2016年3月第一次備份了113GB的數(shù)據(jù)，包括珠江委館藏各類電子檔案、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)安裝文件等的備份，目前每年更新備份數(shù)據(jù)。

三、水利檔案信息化的貢獻(xiàn)

水利檔案信息化建設(shè)的深入豐富了電子文件的內(nèi)容，有利于發(fā)揮水利檔案的價值。在水利檔案信息化的基礎(chǔ)上，編制了《珠江流域綜合利用規(guī)劃文件匯編》《珠江流域病險水庫除險加固工程審查審核情況匯編》等文件，為流域水利事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供了支撐。在防汛抗旱、山洪災(zāi)害防治、水量調(diào)度等具體工作中更充分的運(yùn)用了水利檔案信息資源。水利檔案信息化建設(shè)后方便了對水利工程補(bǔ)短板、水利行業(yè)強(qiáng)監(jiān)管的治水工作重點(diǎn)的宣傳、通過電子文件直觀生動的形象，推動社會各界支持和建設(shè)綠色珠江。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)（修訂本）[M]，中國人民大學(xué)出版社，1994年.

[2]黨躍武，譚詳金.信息管理導(dǎo)論[M]，高等教育出版社，2008年.

[3]張新華，珠江重點(diǎn)水文站信息管理系統(tǒng)開發(fā)及應(yīng)用 [J]，人民珠江，2012（2）.

[4]http：//www.pearlwater，gov.cn