高校檔案資源低成本數(shù)字化實踐與探索

摘 要：隨我國教育水平的不斷提升，高級院校的學生與教師逐漸增多，檔案處理則成為一項重要的工作。社會的不斷發(fā)展，要求高校檔案向數(shù)字化建設發(fā)展，高校檔案數(shù)字化建設不僅對政務信息系統(tǒng)產生的電子文件與檔案信息進行收集與整理，還對高校各種載體的檔案資源進行數(shù)字化錄入、儲存于加工，因此，對于提升高校檔案數(shù)字化水平，有益于對高校檔案進行管理。

關鍵詞：高校檔案;資源管理;數(shù)字化

隨著高校管理的現(xiàn)代化發(fā)展，數(shù)字化檔案管理成為了一種趨勢，在高校進行數(shù)字化檔案管理中，紙質檔案的掃描是進行數(shù)字化檔案建設中一項常規(guī)的工作，目前，在高校中對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，主要包括自行掃描加工與業(yè)務外包兩種方式，業(yè)務掃描是由外包公司的專業(yè)人員與專業(yè)硬件系統(tǒng)，承包高校紙質檔案數(shù)字化掃描工作，但外包公司收費較高，保密工作不嚴密，并不善于靈活加工，因此，一些中大型檔案館進行檔案自行掃描加工，可加強檔案保密性工作，可以使資源共享更加方便，節(jié)省更多人力財力與物力。

一、高校檔案數(shù)字化的概念

高校檔案數(shù)字化是將電子互聯(lián)網(wǎng)信息技術與計算機系統(tǒng)，把各種檔案資源向數(shù)字化檔案資源進行轉化，以數(shù)字化檔案信息的形式進行儲存，建立檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，通過計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，通過互聯(lián)網(wǎng)進行資源共享，因此加強高校檔案數(shù)字化建設，有益于加強高校檔案管理。

二、檔案數(shù)字化管理的意義

1.有效提升辦公效率。檔案數(shù)字化管理，可以將同一分電子檔案，通過電子信息網(wǎng)絡的環(huán)境下，可以在不同地區(qū)、不同人進行同時訪問、下載，為不同的需要者進行服務，有效的提升了檔案辦公效率，使得高校檔案工作更加高效、方便、快捷，并可以將已經(jīng)瀏覽后的檔案進行歸檔處理，大大的提升高校檔案辦公效率。

2.促進實現(xiàn)資源共享。在高校進行檔案數(shù)字化管理后，可以獎勵檔案信息管理網(wǎng)絡平臺，檔案管理員可以通過信息網(wǎng)絡平臺上進行檔案的整理、歸檔、收集與資源共享，并且不受時間點的限制，可以在有互聯(lián)網(wǎng)的地方，通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，進行對所需檔案信息的查閱、下載，有效的實現(xiàn)了檔案資源的共享。

3.有效降低成本。在高校進行檔案數(shù)字化建設，可以有效的節(jié)約檔案管理費用，節(jié)約檔案建設使用空間，在取代紙質檔案后，不僅可以方便管理人員的查閱，并有效節(jié)約由于復印等原因，造成人力投入與紙張的浪費，直接的降低了高校檔案管理的成本。

4.綜合應用多媒體管理。高校檔案數(shù)字化管理建設，可以有效將互聯(lián)網(wǎng)多媒體技術與傳統(tǒng)紙質檔案管理相結合，為檔案管理提供了更高的方便性與快捷性，不僅可以將文字儲存其中，通過數(shù)字化檔案管理可以將語音、圖像等存入其中，使得檔案信息更加全面、更加生動，有效提升檔案管理的質量與效率。

三、高校檔案數(shù)字化的必要性

更加有效的運用高校檔案數(shù)字化建設，可以促進校園文化的積累，加深校園文化底蘊，增加高校之間的交流，使得高校檔案數(shù)量的增加，內容復雜化，由于檔案信息的重要性，紙質檔案已經(jīng)不能滿足目前的需求，因此，促進高校檔案數(shù)字化建設，成為一種必然性。

1.方便檔案管理。在進行高校檔案數(shù)字化處理后，可以有效、方便地對檔案進行管理，在傳統(tǒng)紙質版檔案管理中，從中找到一份特定的檔案，需要從中一份一份地尋找，既耗時又耗力，使檔案管理人員的工作量增大。傳統(tǒng)紙質檔案管理，需要工作人員手動對檔案進行收集與處理，在處理過程中不僅工作量巨大，并且容易發(fā)生失誤，而數(shù)字化檔案管理，在進行檔案收入時，更加方便、快捷，并且在查閱所需檔案時，可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接查找，可以有效減少相關人員的工作量，并有效提升查找的準確性與效率，方便檔案管理，提升檔案管理效率。

2.保護檔案原件。傳統(tǒng)的紙質版檔案不利于保存，時間久了，就會出現(xiàn)發(fā)黃以及字跡模糊不清的情況，難以辨認，而通過數(shù)字化模式，可以有效改變這一現(xiàn)象的發(fā)生，數(shù)字化檔案建設利用計算機管理系統(tǒng)，可以有效將原件進行保存，避免發(fā)生原件破損，以及字跡模糊不清的現(xiàn)象，對于已經(jīng)發(fā)生字跡模糊的原件還可以進行修復，使得檔案原件可以得到長期的保護。

3.加快高校信息化建設。隨著計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的迅速發(fā)展，信息化技術的日益成熟，在高校檔案管理過程中進行數(shù)字化改革也是一項重要措施。高校開展檔案數(shù)字化管理，可以有效地加快高校信息化建設，隨著各個高校之間交流的日益豐富，檔案數(shù)據(jù)量的增加，檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然性，校園信息化建設有效提升高校教育質量，增加教學方案，因此，建設高校數(shù)字化檔案管理迫在眉睫。

4.提升高校檔案工作效率。通過對高校檔案情況的評估，相關工作人員在進行檔案整理時，工作量繁瑣，查閱檔案時比較費力，但進行檔案數(shù)據(jù)化管理建設后，可以將傳統(tǒng)紙質檔案由人手處理轉化為電子信息處理，確保檔案信息的準確性以及查找的方便與快捷性，可以快速、準確地查閱相關文獻。

5.提升檔案工作人員的能力與水平。傳統(tǒng)紙質檔案需要相關工作人員進行整理、分類以及歸檔等工作，而數(shù)字化檔案管理降低了檔案管理人員的工作量，只需要管理人員可以熟練的掌握相關軟件，不需要較大的工作量，就可以準確無誤的找到相關檔案。

四、高校檔案數(shù)字化管理所面臨的問題

1.欠缺檔案數(shù)字化管理思想。目前，雖然高校檔案數(shù)字化管理在不斷應用中，數(shù)字化管理越來越規(guī)范，但部分教職工與學生的數(shù)字化檔案管理意識不完善，并不能在高校中得到普及，不能習慣的應用于生活中，使得數(shù)字化檔案未能合理的進行開發(fā)與利用，造成人力與物力的雙重浪費，檔案數(shù)字化管理無法發(fā)揮其作用。

2.數(shù)字化檔案的安全性較低。在進行高校檔案數(shù)字化管理過程中，需要若干個環(huán)節(jié)共同完成，某個環(huán)節(jié)的錯誤或丟失，都會造成檔案整理的失敗，甚至容易發(fā)生泄漏的情況。并且，數(shù)字化檔案管理需要以互聯(lián)網(wǎng)作為基礎，如果發(fā)生計算機遭到病毒的攻擊，就會發(fā)生檔案信息資源的外漏，因此，數(shù)字化檔案管理的安全性較低。

3.管理系統(tǒng)不完善。由于進行檔案數(shù)字化管理的相關軟件與教學本身的軟件不同，不能有效的將兩者相結合，造成難以將不同軟件中的數(shù)據(jù)進行相互轉化，對于檔案信息資源的收集、整理、分類以及歸檔造成了一定的困難，并且，由于高校信息化的網(wǎng)絡平臺的欠缺，沒有形成將數(shù)據(jù)系統(tǒng)共享的機制，降低了檔案管理系統(tǒng)的作用。

4.數(shù)字化作用體現(xiàn)不明顯?，F(xiàn)在高校進行檔案數(shù)字化管理改革進程中，檔案數(shù)字化管理并沒有發(fā)揮全部的作用，只是幫助傳統(tǒng)手動整理紙質版檔案進行輔助工作，在目前使用檔案數(shù)字化管理的高校中，所應用的數(shù)字化檔案并未與外界聯(lián)系，只是在檔案管理內部進行應用，未能實現(xiàn)外界人員對數(shù)字化檔案的應用。在檔案數(shù)字化管理應用時，只是幫助檔案資源的收集，并輔助手動整理后，進行電子錄入，因此，很多高校雖進行檔案數(shù)字化管理，但未能完善數(shù)字化檔案管理的功能，未能體現(xiàn)其作用。

5.缺少數(shù)字化檔案管理人才。在進行高校檔案數(shù)字化管理建設中，對相關檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要具備相關檔案專業(yè)的知識，具備對計算機的熟練掌握以及電子檢索等方面的能力，在實踐中，檔案管理人員對電子檔案的收集、分類、儲存以及歸檔的熟練程度不夠，對程序的設計與數(shù)據(jù)維護的人員數(shù)量極少。

6.高校數(shù)字化檔案管理尚未統(tǒng)一。高校檔案數(shù)字化管理需要檔案材料的制度化、標準化以及規(guī)范化，由于各個高校的歷史原因，高校檔案數(shù)字化管理標準未能達到統(tǒng)一，使得引用軟件的實用性與通用型存在不足，并且，檔案整理與分類不能夠適應現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理，信息的儲存、收集以及利用質量不高，嚴重阻礙了高校檔案數(shù)字化管理的進程。

7.相關軟件不健全。在高校檔案進行數(shù)字化建設的過程中，由于檔案管理軟件的不健全，使得檔案數(shù)字化處理進程滯后，雖然大部分高校都先后引進高配置的計算機與檔案管理軟件，但不能滿足目前檔案數(shù)字化建設的進度，并且，目前我國大部分高校中的檔案數(shù)字化處理軟件只能進行檔案信息的儲存功能，缺少數(shù)據(jù)挖掘與決策等功能，導致檔案信息資源開發(fā)的能力薄弱。

五、改善高校檔案數(shù)字化管理的措施

1.建立數(shù)據(jù)網(wǎng)絡資源共享平臺。在進行檔案數(shù)字化建設過程中，應建立檔案網(wǎng)絡數(shù)據(jù)資源共享平臺，并在平臺內明確記錄檔案信息，并將原件進行嚴密保存，通過檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息更加具有真實性、有效性以及完整性。同時，結合檔案數(shù)字化管理軟件與以往的教學軟件，有利于檔案資源的收集、整理以及分類，使教職工與學生可以在網(wǎng)絡資源共享平臺，更加方便、快捷地檢閱所需文件。

2.加強檔案數(shù)字化安全性。在進行檔案數(shù)字化建設管理進程中，在進行錄入檔案信息時，應保證檔案原件的安全，以及在儲存的過程中，必須確保所錄入的信息與原件的信息保持一致，并確保計算機系統(tǒng)的安全性，防止其遭受病毒的攻擊，若發(fā)生病毒攻擊計算機情況，應做好及時的應對措施，以防檔案資源信息的泄漏。

六、結束語

總之，隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，信息化的快速進步，在高校中的不斷應用，檔案數(shù)字化管理成為高校信息發(fā)展的必要因素。因此，高校應高度重視，積極采取有效的措施，提升高校檔案資源管理的理念，并應不斷完善檔案管理體系，從而加強檔案數(shù)字化管理的快捷性、方便性、安全性、全面性，促進高校檔案數(shù)字化管理的進程。

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作者簡介：楊燕敏（1977-），女，漢族，海南瓊海，本科學歷，職稱：檔案館員，研究方向：檔案學。