新時代企業(yè)檔案工作創(chuàng)新研究

劉本珠

摘 要：隨著國家經(jīng)濟轉(zhuǎn)型發(fā)展、科技日新月異，推動企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展既是檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也是提升企業(yè)管理水平促進企業(yè)發(fā)展的需要。本文闡述了企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的重要意義，分析了企業(yè)檔案創(chuàng)新發(fā)展面臨的問題，并結(jié)合企業(yè)實際，思考解決問題的對策建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時代;企業(yè)檔案;創(chuàng)新

企業(yè)檔案是企業(yè)在經(jīng)營管理等活動中形成的所有檔案的總和。記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是維護企業(yè)和職工利益的重要憑證依據(jù)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，隨著經(jīng)濟社會的轉(zhuǎn)型發(fā)展，企業(yè)加強創(chuàng)新實現(xiàn)自身轉(zhuǎn)型是提高企業(yè)市場競爭力的必然要求，做好企業(yè)檔案工作創(chuàng)新對于促進企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

一、企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的重要意義

1.有利于更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)經(jīng)營管理活動中的情況、經(jīng)驗及教訓(xùn)等內(nèi)容，包含了過往的經(jīng)營信息等，能夠為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行企業(yè)重大事項決策提供重要參考，對制定企業(yè)發(fā)展計劃、總結(jié)企業(yè)經(jīng)營情況、推廣先進管理經(jīng)驗等都是重要的參考資料。充分利用企業(yè)檔案信息，對促進領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，推動企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

2.有利于提升企業(yè)檔案管理水平

創(chuàng)新是企業(yè)檔案工作發(fā)展的動力和源泉，是突破檔案管理自身發(fā)展瓶頸、增添檔案工作自身發(fā)展新動能的重要舉措。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、數(shù)字化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理理念落后、管理方式陳舊，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要，只有不斷推動檔案工作創(chuàng)新，促進檔案管理水平提升，才能有效發(fā)揮檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的作用。

3.有利于更好地進行企業(yè)宣傳

企業(yè)檔案較全面詳實的記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，具有歷史性、系統(tǒng)性、直觀性等特點，是企業(yè)宣傳的生動素材。做好企業(yè)檔案編研工作，通過檔案工作創(chuàng)新，多渠道充分介紹企業(yè)發(fā)展歷程，增強職工尤其是新職工對企業(yè)的認識、了解，提升職工凝聚力，齊心協(xié)力共同為企業(yè)發(fā)展作貢獻。

二、企業(yè)檔案工作中存在的問題分析

1.重視不夠，檔案意識薄弱

由于企業(yè)檔案工作不直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟效益，在短期內(nèi)也不會產(chǎn)生顯著工作成果，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通常對檔案工作重視程度不夠。企業(yè)員工整體檔案意識薄弱。檔案從業(yè)人員認為自身所處邊緣地位，崗位工作業(yè)績不受重視，主動自我學(xué)習(xí)和主動服務(wù)的意識薄弱，未認識到做好企業(yè)檔案工作對于企業(yè)發(fā)展的重要意義。

2.制度缺失，管理不夠規(guī)范

一是受企業(yè)發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模、經(jīng)濟條件、領(lǐng)導(dǎo)重視度等各種因素影響，企業(yè)存在檔案制度缺失、不健全情形。企業(yè)檔案工作缺乏制度依據(jù)。二是未建立完善的檔案工作機構(gòu)，沒有明確的崗位職責(zé)分工，也未建立有效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，沒有為檔案工作開展提供有效的組織保障。三是激勵約束機制不健全。檔案工作一般不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，在企業(yè)考核中占比較低或甚至有的企業(yè)不予以考核，由于缺乏激勵約束機制，無法調(diào)動企業(yè)檔案從業(yè)人員工作積極性。

3.設(shè)施落后，信息化水平較低

檔案工作在企業(yè)中不直接產(chǎn)生效益，處于邊緣地位，企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作不規(guī)范、不及時，這些基礎(chǔ)工作的薄弱嚴重制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展;企業(yè)檔案管理部門受經(jīng)費、技術(shù)等條件限制，數(shù)字化、信息化水平較低，也嚴重制約了企業(yè)檔案信息資源的利用。

4.人才不足，專業(yè)隊伍建設(shè)待加強

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，認為檔案工不需要太高專業(yè)度等原因，目前很多企業(yè)的檔案從業(yè)人員都非檔案專業(yè)科班出身，檔案理論知識相對欠缺。多數(shù)企業(yè)未對檔案從業(yè)人員進行崗位知識培訓(xùn)，且由于人手短缺，檔案從業(yè)人員常常身兼數(shù)職，對檔案收集管理政策、歸檔文件要求等業(yè)務(wù)鉆研不夠，對檔案工作投入時間和精力不足，業(yè)務(wù)水平有待提升。

三、關(guān)于新時代企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的思考

1.健全檔案工作機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理檔案

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作，把檔案工作納入重要的議事日程，與企業(yè)其他各項工作同部署、同檢查、同落實。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員思想統(tǒng)一，認識一致，目標(biāo)明確，從人力、財力、物力等方面予以保障，解決檔案工作實際問題。企業(yè)應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管檔案工作，各部門負責(zé)人任成員，設(shè)立檔案室，配備兼職檔案員，各部門指定人員兼職檔案工作，形成上下貫通的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，做到檔案工作自上而下層層落實，確保統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一管理。同時，將檔案管理工作納入年度崗位目標(biāo)責(zé)任考核，落實了檔案人員崗位責(zé)任制，并在工作中嚴格執(zhí)行，獎懲掛鉤。

2.建立健全規(guī)章制度，落實檔案管理職責(zé)

實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，落實管理職責(zé)，加強檔案法規(guī)建設(shè)，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，在檔案工作中認真開展檔案管理流程規(guī)范化、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化、實體整理專業(yè)化工作。結(jié)合企業(yè)實際，對各門類檔案進行科學(xué)合理分類，建立和完善檔案管理工作的各項標(biāo)準(zhǔn)，對形成的文件材料及時進行歸檔。檔案整理工作中，嚴格要求歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確，擬定檔案案卷題名規(guī)范，目錄、備考表填寫完整，案卷封面書寫正確，歸檔文件制成材料符合質(zhì)量要求;做到檔案柜排列整齊，檔案存放位置索引醒目，貼有識別標(biāo)簽，符合規(guī)范;建立檔案管理基本情況統(tǒng)計臺賬;加強計算機檢索，形成完整的文件級檢索目錄，提高文件查閱利用速度;檔案電子數(shù)據(jù)及時進行備份，保證數(shù)據(jù)的安全性，真正實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

3.完善檔案保管設(shè)施，認真做好檔案保護

企業(yè)應(yīng)在財力和物力上給予充分保障，確保檔案的安全完整，切實做好檔案保管工作。檔案庫房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽室“三分開”，采用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具和合格的整理工具、材料，配備齊全檔案保護設(shè)備和技術(shù)設(shè)備，定期備份檔案數(shù)據(jù)，堅持檔案借閱登記，并認真做好檔案保密、檔案安全利用和日常維護保管工作，杜絕出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象和檔案損毀現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)配備專門的檔案庫房，并配備電子監(jiān)控系統(tǒng)、滅火器、防蟲藥物、日光燈、避光窗簾、溫濕度計等;應(yīng)配置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜、防磁柜、除濕機等。通過硬件設(shè)施的配備，確保檔案整理工作和檔案保護工作的正常開展。

4.積極運用現(xiàn)代化管理手段，促進檔案信息化建設(shè)

重視檔案資源的開發(fā)利用，將檔案工作列入現(xiàn)代化管理計劃并同步發(fā)展，以此加快檔案信息化進程。加強檔案管理軟件應(yīng)用，提高辦事效率，節(jié)約大量的人力，節(jié)約時間成本。對企業(yè)各門類檔案實現(xiàn)全部的案卷級和文件級目錄的計算機存儲和檢索，并且對企業(yè)重要的、永久保管的檔案進行掃描和掛接，實現(xiàn)全文存儲。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的電子文件進行光盤刻錄保存，音像檔案也實施數(shù)字化管理，制成光盤和錄像帶等載體進行防磁保管。為建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)、實現(xiàn)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化奠定基礎(chǔ)。

5.認真進行編撰研究，積極發(fā)揮資政作用

企業(yè)檔案管理部門認真開展編研工作，努力為其他各部門工作提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，為各類專項審計、項目調(diào)查、工作查考等提供利用做好檔案的編撰研究。編寫全宗介紹、大事記、基本情況匯編、組織機構(gòu)沿革、部門職能職責(zé)匯編、規(guī)章制度匯編、檔案開發(fā)利用材料匯編、領(lǐng)導(dǎo)班子沿革、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工沿革，以及年度工作總結(jié)與發(fā)展規(guī)劃、人事變動、機構(gòu)設(shè)置撤銷、獲得榮譽表彰等專題文件目錄，發(fā)揮檔案的資政作用。

6.加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員水平

在認真抓好檔案業(yè)務(wù)工作的同時，企業(yè)應(yīng)注重加強員工檔案知識的學(xué)習(xí)，強化員工檔案意識，積極組織檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)及研討會。檔案工作人員經(jīng)培訓(xùn)上崗，了解企業(yè)工作職能，熟悉業(yè)務(wù)，政治素質(zhì)好、責(zé)任心強、愛崗敬業(yè)，檔案工作應(yīng)做到無責(zé)任事故發(fā)生，無履職不力現(xiàn)象存在。企業(yè)還應(yīng)通過召開會議、制度匯編印發(fā)、上掛企業(yè)網(wǎng)站、自學(xué)輔導(dǎo)（考試）等方式在領(lǐng)導(dǎo)和員工中開展檔案法律法規(guī)及有關(guān)文件精神的學(xué)習(xí)宣傳活動。注重對檔案形成部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極加強與檔案形成部門的溝通與交流，將檔案工作納入各部門年度目標(biāo)考核，認真按照檔案法律法規(guī)從檔案管理機構(gòu)的設(shè)立、檔案管理制度的健全、檔案經(jīng)費的投入、檔案裝具及保管設(shè)備的配備、檔案收集整理的規(guī)范和檔案的有效利用等方面實施檢查考核，提升企業(yè)檔案工作水平，更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)。

綜上，隨著市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)型發(fā)展，面對日益激烈的競爭和變化，企業(yè)應(yīng)深刻認識到檔案創(chuàng)新對于促進企業(yè)發(fā)展的重要意義，正視企業(yè)檔案管理中存在的不足，積極創(chuàng)新管理理念和方式，推動企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)長遠發(fā)展提供保障。

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