信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化策略探討

付亞萍 劉廷利 趙亞

摘 要：隨著我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求。本文分析了信息化背景下事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中所存在的問題，并就著相關(guān)問題提出了事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中優(yōu)化策略和建議，為促進(jìn)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案管理;優(yōu)化策略

在我國事業(yè)單位發(fā)展過程中，工作內(nèi)容比較多且工作流程比較復(fù)雜，特別是在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，需要多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)同合作才能將相關(guān)的資料進(jìn)行整合到位，才能為后續(xù)的工作提供合理可靠的參考標(biāo)準(zhǔn)。而在傳統(tǒng)的事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展需求，因此事業(yè)單位就需要不斷的加大改革力度。隨著我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展，為事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了新的發(fā)展思路，通過對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)查，采用信息化技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，采取科學(xué)的思路為事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了實(shí)時(shí)可靠的保障。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理的新背景

事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)核算過程中所形成的反映單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況的，具有保存價(jià)值的字、圖表等形式的會(huì)計(jì)資料，在發(fā)展過程中包含了各種電子形式的電子會(huì)計(jì)檔案。隨著信息化時(shí)代的到來，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化已經(jīng)在所難免，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的自動(dòng)化和高效化，而且有利于提高我國的會(huì)計(jì)檔案管理的水平。

1. 會(huì)計(jì)檔案管理方式的變化

在我國的事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸的融入到了事業(yè)單位的檔案管理中，使得事業(yè)單位的信息化辦公水平在不斷提高，這也極大的提高了事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的管理效率，加快了事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理中資料搜集、整理和分析的信息化進(jìn)程。這就使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的手工操作方式向計(jì)算機(jī)信息化管理發(fā)展，對(duì)于提高事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量有著重要的保證。

2. 會(huì)計(jì)檔案管理功能的變化

在我國的事業(yè)單位的發(fā)展過程中，財(cái)政資金的撥放管理工作通常是由國家來進(jìn)行的，而隨著我國事業(yè)單位的發(fā)展，這種管理方式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化的事業(yè)單位的管理需要，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中給予了事業(yè)單位的高度的財(cái)務(wù)自主權(quán)，這就使得在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，還需要不斷增加對(duì)于財(cái)務(wù)的管理工作，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容更加豐富，管理功能也在逐漸的發(fā)生變化。

3. 會(huì)計(jì)檔案管理要求的變化

在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，新的管理制度對(duì)檔案管理工作提出了新的管理要求，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的管理重視程度在逐漸的提高，在電子檔案的保存過程中，不再需要打印成紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)要實(shí)行信息化管理，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中可以進(jìn)行電子轉(zhuǎn)移，同時(shí)在電子檔案的銷毀過程匯總，要事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)部門的共同參與，不得隨意銷毀，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理要求更加嚴(yán)格。

二、信息化背景下事業(yè)單位中檔案管理的意義

1.提高現(xiàn)代化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率

隨著我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展，在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理過程中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)信息的快速邏輯推斷和科學(xué)管理，并且能夠在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)自動(dòng)的生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等，可以有效的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理過程中自動(dòng)化、電子化。因此，事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中應(yīng)用信息化技術(shù)后可以有效的提高自身的工作效率，使得事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理過程的流程更加的方便、快捷，進(jìn)一步提高了事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的效果和效率。

2.提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平

在現(xiàn)代化的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理過程中，應(yīng)用信息化技術(shù)可以使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的高效化。在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中可以應(yīng)用信息化技術(shù)將事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化的歸檔、存儲(chǔ)和利用，從而使事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理中的信息資料管理過程規(guī)范化。同時(shí)，在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，專門會(huì)計(jì)管理軟件的應(yīng)用，對(duì)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的高效利用起到了一定的作用，可以有效的減少了事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中紙質(zhì)檔案的打印，節(jié)約了會(huì)計(jì)檔案管理的成本，提高了事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程的現(xiàn)代化管理水平。

3.增強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性

在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以使得事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層更好的實(shí)現(xiàn)決策，在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化后，可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息的分析、比較，很好的反應(yīng)出了一個(gè)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況，從而為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)提供了有效的決策依據(jù)，充分的發(fā)揮出事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的效益，從而使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理更有社會(huì)價(jià)值。

三、信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的信息化意識(shí)較為薄弱

雖然我國國民信息化水平在不斷的提高，但在一些事業(yè)單位中，要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的全面信息化仍然存在著許多的問題，受傳統(tǒng)管理思路的影響，一些事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中信息化的意識(shí)比較薄弱，嚴(yán)重的制約著事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理信息化的發(fā)展。同時(shí)，在一些事業(yè)單位中，雖然進(jìn)行了相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理工作的信息化應(yīng)用，但是只是流于形式，在應(yīng)用過程中缺乏主動(dòng)意識(shí)，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作跟不上時(shí)代的發(fā)展速度，不能滿足時(shí)代化的發(fā)展需求，從而使得事業(yè)單位的工作效率沒有得到有效的提高。

2.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

隨著事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理的到來，對(duì)于相關(guān)的管理人員提出了更高的要求，要求相關(guān)的人員不僅需要具備一定的檔案管理技能而且還需要具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。而從現(xiàn)階段的事業(yè)單位人才現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，難以滿足事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理的需求，這就使得在管理過程中不僅沒有提高相關(guān)的工作效率，反而給檔案管理工作帶來了一定的影響，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理的優(yōu)勢難以得到體現(xiàn)。

3.信息化背景下的會(huì)計(jì)電子檔案的安全隱患高

在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理的過程中，由于紙質(zhì)檔案都變化為電子檔案，在檔案的管理過程中就需要格外的重視會(huì)計(jì)檔案管理的安全工作，而在一些事業(yè)單位的檔案收集和整理過程中缺乏足夠的重視，沒有進(jìn)行相關(guān)的檔案保密，從而使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理過程的安全系統(tǒng)較低，這也是阻礙事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理過程的最大障礙，在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理中，需要對(duì)保密的電子檔案進(jìn)行全面的排查，減少事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理的安全隱患。

四、信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的建議

1. 完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度

在信息化的背景下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理首先要做到管理制度的規(guī)范化，在管理過程中建立完善的信息化會(huì)計(jì)檔案管理制度，以統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理要求進(jìn)行規(guī)范化管理，同時(shí)加大事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度的宣傳工作，在信息化管理過程中按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理人員綜合素能

在信息化的背景下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的綜合素能培訓(xùn)工作，在工作過程中加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的思想教育，提高相關(guān)工作人員的思想覺悟，在檔案管理過程中嚴(yán)于律己，堅(jiān)守自身的崗位職責(zé)，同時(shí)要加強(qiáng)相關(guān)人員的職業(yè)技能培訓(xùn)工作。在日常的工作中，將檔案管理知識(shí)與信息化管理技術(shù)綜合起來，全面的納入到相關(guān)的教育培訓(xùn)工作中，鼓勵(lì)相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高信息化技術(shù)在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理中的應(yīng)用。

3. 優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理軟件功能

在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中，要對(duì)于相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理軟件的功能進(jìn)行全面優(yōu)化，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作更加的符合會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加大對(duì)于信息化背景下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用力度，使得事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理軟件更加的符合當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理所需要的軟件平臺(tái)，同時(shí)也要保證相關(guān)的軟件具有一定的可擴(kuò)展性，對(duì)于以后的會(huì)計(jì)檔案管理職能調(diào)整能夠及時(shí)做好相應(yīng)的檔案整合和信息管理工作。

4.優(yōu)化事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

在信息化的背景下，在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中要加強(qiáng)對(duì)于從業(yè)者的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)教育，加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理保密工作的能力提升，在管理過程中自覺的增強(qiáng)信息安全防范和處理能力，在管理過程中創(chuàng)造良好的檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，對(duì)于泄漏事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息的人員進(jìn)行嚴(yán)格的懲處，加大打擊力度，為事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作營造良好、安全、和諧的社會(huì)環(huán)境。

五、結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)代的信息化背景下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案的管理工作是不可避免的，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重視程度，在管理過程中，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理過程中積極的培養(yǎng)優(yōu)秀人才，建立科學(xué)的事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，加大事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息化的應(yīng)用力度，為推動(dòng)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展提供積極的推動(dòng)作用。

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