淺議信息時代下電子檔案管理

李華杰

摘 要：隨著社會信息化的發(fā)展，電子檔案應(yīng)用越來越廣泛。本文簡單分析了電子檔案管理中存在的一些問題，并進一步探討了具體的改進對策，以期能夠有效利用電子檔案，促進電子檔案工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子文件 電子檔案 檔案管理

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及應(yīng)用，當前時代已經(jīng)進入了一個“信息全球化”的時代。檔案的電子化發(fā)展是適應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物。信息時代下發(fā)展電子檔案的管理工作不僅僅可以有效地促進檔案管理工作的科學性以及工作效率的提高，而且也有其發(fā)展的必要性。

一、電子檔案的概念及優(yōu)點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

電子檔案相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，具有以下一些優(yōu)點：

（1）記錄的信息量大，存方便。紙質(zhì)檔案管理由于內(nèi)容較多，且保存時間較長，所以工作量普遍較大。電子檔案由于采用電子數(shù)碼設(shè)備作為其存儲載體，就具有了電子設(shè)備存儲的信息量大、存儲便捷的特點，因此電子檔案管理工作的開展有效地簡化勞動的復雜度，提高了工作的效率，降低了勞動的強度。

（2）具有共享性。打破了紙質(zhì)檔案的文件“有形”的觀念，打破了紙質(zhì)檔案“固定場所”的，打破了“利用時間”的限制，使同一份文件可以能過復制、下載、網(wǎng)絡(luò)傳遞、利用移動硬盤等方法，在同一時間、不同地點、被不同利用者共享。

（3）電子檔案具有運距離瞬時傳輸?shù)奶攸c。隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展與通訊設(shè)備的不斷更新，電子檔案在文件的共享與傳輸上越米越容易，可以提高檔案使用的便捷程度，方便信息的傳播、交流和使用。

（4）電子檔案文件易于檢索和管理。電子檔案文件在文件的建立時就帶有各種分類標志，因此容易分類與檢索，而且借助于越來越先進的計算機技術(shù)，在文件內(nèi)容的查閱和管理上非常便捷。電子檔案有利于補充檔案的完整性。當發(fā)現(xiàn)檔案中缺少資料時，可以快速地進行遺漏文件的增加和補充。

二、電子檔案管理中存在的問題

隨著信息化程度的不斷加深，電子檔案的管理和應(yīng)用也得到了很大的發(fā)展，但是目前還存在著一些問題，影響了其發(fā)展的速度及積極作用的發(fā)揮。

（1）電子檔案內(nèi)容與載體可分離性

電子檔案是以數(shù)字信號的方式存在的，為電子形式，其內(nèi)容可與載體分離，可從一個載體變換到另一個，或通過網(wǎng)絡(luò)傳給一個或多個接收者。此外，電子檔案的形態(tài)也很豐富，可以用圖片、字符、影像等媒體隨意搭配，這樣由多媒體集成的電子檔案必定比紙質(zhì)檔案看起來更加全面、生動、形象，但如果這樣一份由文、聲、像集成的電子檔案在存儲時發(fā)生載體分離，保存時較容易影響它的真實和可靠性。

（2）對計算機系統(tǒng)、設(shè)備、標準的依賴性

電子檔案是在計算機信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的，所以需要通過計算機等設(shè)備才可以讀寫和傳遞。但對于需要長期保存的電子檔案來說，計算機快速的更新?lián)Q代，可能出現(xiàn)最新的設(shè)備讀不出幾十年前數(shù)據(jù)的情況。

（3）人員職業(yè)素質(zhì)低，工作效率差

在電子檔案管理工作的開展過程中，管理人員不論是在管理思維還是具體的技術(shù)操作中，都很難適應(yīng)新的模式。目前整體的職業(yè)素質(zhì)較低，這在很大程度上阻得了電子檔案管理工作的發(fā)展。

（4）電子檔案具有不穩(wěn)定性及不安全性

在整個電子檔案生命周期中，電子檔案在傳遞、移交和利用時，內(nèi)容和載體會多次分離和組合，很容易造成其傳遞、移交、利用后的狀態(tài)與生成時不一致。雖然現(xiàn)在通過應(yīng)用密碼設(shè)置、登錄驗證等方式，可以有效地維護電子檔案的安全性，但是隨著病毒的出現(xiàn)，電子檔案管理的安全工作還存在著很大的隱患，需要得到有效的處理。電子信息的復制較為簡單，也增加了信息泄露的可能性。電子檔案原件是可以被篡改的，這就大大降低了它的價值，而且在通過網(wǎng)絡(luò)傳遞時，其內(nèi)容信息也可被非法獲取。

三、電子檔案管理應(yīng)采取的對策

（1）做好歸檔電子檔案的技術(shù)處理工作。檔案工作者必須深入了解文件信息重新組合的來龍去脈，也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質(zhì)檔案一樣發(fā)揮社會效用。

（2）解決好電子文件的保存問題。以電子設(shè)備為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。目前，對于長久保存的電子檔案，需要定期進行復制，以防止信息丟失。

（3）提升職業(yè)素質(zhì)，提高工作效率。對檔案管理人員開展相關(guān)職業(yè)素質(zhì)的培訓工作。檔案管理人員可能會有一定的抵觸心理，相關(guān)部門要針對這種現(xiàn)象采取有效的措施，只有解決好了心理問題，才能提高培訓工作開展的成效。根據(jù)工作人員的崗位性質(zhì)和要求，開展具有較強針對性的培訓工作，使其能夠更快地適應(yīng)電子檔案管理的工作，促進工作效率的提高。

（4）加強安全管理，保護檔案安全。檔案作為一種較為重要的信息資源，其內(nèi)容可能涉及很多重要的信息，比如商業(yè)機密、招投標信息、個人資料等，一旦泄露會造成極大的損失。因此，相關(guān)部門應(yīng)該通過科技手段加大對電子檔案的保護力度，維護信息的安全。對于可能接觸重要信息的工作人員，要做好培訓和教育工作，提高其思想覺悟。同時需要制定嚴格的資料使用管理制度，特別是針對檔案的查詢、下載和復制的操作。

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