電力科技檔案的現(xiàn)代化管理探究

胡文婧

摘要：在電力企業(yè)中，其檔案管理工作主要是整合電力系統(tǒng)的信息，進(jìn)而為電力系統(tǒng)的信息管理提供依據(jù)，推動電力信息化發(fā)展。在電力系統(tǒng)中，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，其檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，進(jìn)而影響電力企業(yè)的經(jīng)營效益和成果。所以，在電力檔案管理中，分析其工作中存在的問題，進(jìn)而提高相應(yīng)的解決措施，促進(jìn)電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力科技;檔案;現(xiàn)代化管理

1 檔案現(xiàn)代化管理概述

檔案工作的現(xiàn)代化，是建立先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，然后組織機(jī)構(gòu)，適應(yīng)，管理方法和手段，以實現(xiàn)所面臨的新形勢和檔案在中國建設(shè)和發(fā)展的新任務(wù)的預(yù)期目的，我們必須樹立依靠科技進(jìn)步和管理。檔案信息化建設(shè)是一個龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程成本，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員，確保檔案資源的安全和保密性，實現(xiàn)檔案信息化，促進(jìn)檔案工作的改革。電子計算機(jī)技術(shù)是新技術(shù)革命的主導(dǎo)技術(shù)。高速度、高精度的電子計算機(jī)，存儲信息和邏輯判斷能力和自動操作等特點，在檔案管理、檔案利用計算機(jī)接收、查詢、借閱和歸還，并確定由于文件備案和使用管理的破壞。在文件管理中，利用計算機(jī)進(jìn)行收集、整理、編譯的檢索工具，對目錄的內(nèi)容進(jìn)行介紹和編寫，也為庫務(wù)管理。對于專項檔案工作項目，如編制大索引，為檔案的研究工作提供服務(wù)和檔案統(tǒng)計等。計算機(jī)文件管理系統(tǒng)，具有輸入和輸出、插入、修改、打印、查詢、統(tǒng)計、查詢、刪除等功能，同時，計算機(jī)還具有識別、診斷、篩選等功能，可以利用檔案進(jìn)行某些功能的識別?，F(xiàn)代檔案管理具有占用空間小、存儲量大的信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快和使用計算機(jī)等方面的信息，可以及時提供大量的檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件在檔案領(lǐng)域的一個新的信息載體、磁性材料、光學(xué)材料的電子檔案，將逐步取代傳統(tǒng)載體檔案在檔案領(lǐng)域占據(jù)領(lǐng)先地位，檔案工作注入生機(jī)與活力。

2 電力科技檔案的現(xiàn)代化管理

重視和電力建設(shè)項目檔案的開發(fā)利用，加強(qiáng)重點項目檔案編制工程檔案是建設(shè)科技資源優(yōu)勢單位，檔案人員要花費大量的時間和精力對文件和資料的積累，實際上是工程的施工經(jīng)驗和技術(shù)的積累。是否有效地選擇項目檔案，作為衡量和檢驗項目檔案管理水平和項目文件大小的重要標(biāo)準(zhǔn)。為了充分了解電力建設(shè)項目檔案的電力建設(shè)項目檔案的重要性，為進(jìn)一步實施精細(xì)化管理的要求，強(qiáng)化國家的電網(wǎng)公司，實現(xiàn)電力工程項目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提高建設(shè)和管理水平。項目文件驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，不接受項目文件或項目文件不合格的建設(shè)項目，不得進(jìn)行或通過整個施工項目竣工驗收。可以看出，該項目文件驗收的整個項目驗收的項目有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目文件在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。

電力工程檔案是資本建設(shè)過程真實性和工程化的重要文件。檔案和施工人員認(rèn)真研究電力建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，堅持“檔案法”的宣傳，開展工作，加強(qiáng)檔案的參與意識和法律制度，對檔案法治;檔案工作者應(yīng)注重知識的積累，不斷提高業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì)，并積極與相關(guān)部門和人員，了解建設(shè)項目動態(tài)。在測試過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行電力建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定，良好的價值評估，這樣文件的合理分類，文件排列有序，寫的確切名稱，存儲期劃分文件正確，裝訂結(jié)實、整齊美觀，使建設(shè)項目檔案科學(xué)的管理和有效利用。

目前，廣泛使用計算機(jī)技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)，可以完成對文件的起草，修改，刪除，查詢，打印，登記，統(tǒng)計工作，收集、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的經(jīng)營理念和管理技術(shù)，是迫切需要的檔案管理人員掌握和使用。數(shù)字檔案管理、信息技術(shù)是檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合自己的工作，在學(xué)習(xí)中操作，同時不斷提高服務(wù)質(zhì)量，特別是對計算機(jī)知識、信息和文化學(xué)習(xí)、綜合檔案管理人員的信息，使自己的知識和網(wǎng)絡(luò)文化。

2.1現(xiàn)代化管理的定位

2.1.1 各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電力建設(shè)項目檔案工作。工程建設(shè)是至關(guān)重要的，檔案建設(shè)項目也是至關(guān)重要的，沒有項目文件將是未來的麻煩沒有盡頭。該項目從項目經(jīng)理開始，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙和計算資料、音像資料的收集、管理、制定崗位職責(zé)、考核和獎懲。

2.1.2 加強(qiáng)組織和電力工程項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，項目管理，施工負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理單位的技術(shù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)、施工單位等部門，明確項目責(zé)任，檔案管理責(zé)任，工作的人，責(zé)任到人。加強(qiáng)評估，建立和完善項目檔案的規(guī)章制度，從組織、制度上保證建設(shè)項目檔案的正常發(fā)展。

2.1.3 檔案工作的實施與項目建設(shè)的同步，是保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的前提。

2.2如何做好檔案現(xiàn)代化管理

①為了與國家規(guī)定的要求，使文件、檔案工作人員應(yīng)注意從“頭”項目準(zhǔn)備早、抓源頭為項目檔案管理工作，從項目的提出，到項目，各階段設(shè)計，施工，調(diào)試，工程調(diào)試檔案部門做先進(jìn)的干預(yù)跟蹤、監(jiān)督。檔案建設(shè)項目密切，隨著項目進(jìn)度的一部分，一步一步地，逐步形成一個連接的擴(kuò)展。檔案工作者應(yīng)利用工程進(jìn)度報告、項目協(xié)調(diào)、檔案管理和檔案收集范圍，對施工人員的要求發(fā)展的意識，形成的檔案建設(shè)，并與項目文件的形成和積累過程檢查工作積極配合，為完成文件的基礎(chǔ)。

②檢查工程進(jìn)度和文件同步的積累，加強(qiáng)對施工人員的檔案意識，檔案的形成、積累在施工階段的施工人員，并檢查在施工階段文件的積累和質(zhì)量檢查。檔案工作人員和技術(shù)人員和管理人員要緊密合作，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)的作用，掌握項目檔案工作要點，明確自己的責(zé)任和任務(wù)。充分調(diào)動兼職檔案管理人員，嚴(yán)格控制之前，期間和之后，要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，申請材料符合檔案管理要求。

③完成項目驗收和文件檢查，參與檔案人員的參與完成驗收，是保證項目文件質(zhì)量的文件信息。檔案人員在工程檔案審批工作中，工作應(yīng)重點放在檔案的初步階段，檔案資料應(yīng)一致的地圖“，簽訂完整的手續(xù)。檢查發(fā)現(xiàn)存在的問題，要求有關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)的同時，應(yīng)堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不馬虎住宿，保證項目檔案質(zhì)量。

④為了使這個制度得到更好的實施，在項目完成后，項目協(xié)調(diào)會、設(shè)備開箱活動，指導(dǎo)檔案工作人員參加，使檔案工作人員了解情況和設(shè)備到貨及隨機(jī)文件的完整性，使檔案管理工作始終處于受控狀態(tài)。

⑤建立相應(yīng)的會計核算，實施工程檔案動態(tài)管理。檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備的開箱，準(zhǔn)確記錄隨機(jī)文件齊全，信息不完全和其他設(shè)備的及時發(fā)現(xiàn)與有關(guān)部門和廠家聯(lián)系箱時要求完成設(shè)備的信息。

3 結(jié)束語

在電力檔案管理工作中，針對檔案管理的信息化水平不高、內(nèi)部控制疏松等問題，導(dǎo)致電力工程的管理運營受到限制，如缺乏標(biāo)準(zhǔn)、管理不規(guī)范、缺少聲像檔案、計算機(jī)管理狀態(tài)落后等不足，導(dǎo)致電力檔案管理存在很大的缺陷。在電力檔案管理工作中，通過提高檔案管理的信息化水平，強(qiáng)化電力檔案管理的內(nèi)部控制，加強(qiáng)對檔案管理的硬件設(shè)施投入，從而提高電力檔案管理工作的質(zhì)量和水平，全面提升電力企業(yè)的經(jīng)營效益，保障電力企業(yè)的順利發(fā)展，推動我國電力系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展。

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