高校檔案的數(shù)字化管理體系建構(gòu)和應(yīng)用

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理體系的建構(gòu)已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢(shì)，高校數(shù)字化檔案管理是將信息技術(shù)和檔案管理工作有效融合起來(lái)，進(jìn)而將各種數(shù)據(jù)資源信息進(jìn)行記錄和整理，方便讀者進(jìn)行借閱查找，從而提高管理服務(wù)效率。本文則對(duì)高校檔案的數(shù)字化管理體系建構(gòu)策略分析，在提高檔案管理基礎(chǔ)上進(jìn)一步提升高校檔案有效利用率。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化管理;建構(gòu);應(yīng)用

檔案數(shù)字化管理的建設(shè)和發(fā)展是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)工程。數(shù)字化管理體系的構(gòu)建涉及數(shù)字化檔案、技術(shù)人員和相關(guān)的機(jī)械設(shè)備，其最終的目的是構(gòu)建高效的電子檔案數(shù)據(jù)，對(duì)各種檔案資料實(shí)施數(shù)字化的管理和控制，便于讀者查找和閱讀，有效節(jié)省了人們的時(shí)間。建構(gòu)高校檔案數(shù)字化管理體系，管理人員要明確數(shù)字管理的范圍，制定出詳細(xì)的規(guī)劃，進(jìn)而有效將各種紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行整理，做好分類、編頁(yè)、分級(jí)以及掃描和處理工作。構(gòu)建數(shù)字化的管理體系，還要建立和完善數(shù)字化實(shí)施技術(shù)的途徑，科學(xué)進(jìn)行質(zhì)量管理和控制，根據(jù)其具體內(nèi)容做好記錄和統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而有效完成檔案的數(shù)字化工作，讓各種數(shù)據(jù)和資料都能快速的被查找檢索，有效節(jié)約人們的時(shí)間。實(shí)施數(shù)字化管理，相關(guān)責(zé)任人員還要負(fù)責(zé)采購(gòu)相關(guān)的掃描儀器和設(shè)備，科學(xué)進(jìn)行分析各種檔案的特性，確定可行的實(shí)施技術(shù)和途徑，讓檔案管理工作更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作的效率。

一、高校檔案數(shù)字化管理體系建構(gòu)價(jià)值

高校檔案管理工作中，由于檔案資料數(shù)量巨大、類別復(fù)雜，再加上經(jīng)常調(diào)閱、長(zhǎng)期保存等一系列管理難題，給管理人員工作帶來(lái)一定難度?；诋?dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀分析，通常情況下管理人員沒(méi)有足夠的管理知識(shí)，導(dǎo)致在管理過(guò)程中力不從心。而且數(shù)字化的管理人才比較少，這在一定程度上對(duì)于檔案管理工作效率也具有直接影響。自然在檔案管理中，人才是基礎(chǔ)條件，管理人才關(guān)系到檔案管理在結(jié)構(gòu)設(shè)置上是否準(zhǔn)確合理。除此之外，實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字化檔案管理，人才是技術(shù)上的保障，但是基礎(chǔ)的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件是影響檔案管理工作的另一大因素。高校檔案管理工作的開(kāi)展要注重引進(jìn)新的設(shè)備，緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。另外很多網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全性能較低，也給數(shù)字化檔案管理工作帶來(lái)限制，無(wú)法有效建構(gòu)完善的數(shù)字化檔案管理體系，直接影響檔案管理工作長(zhǎng)期發(fā)展。高校數(shù)字化檔案管理工作，能夠?qū)Ω鞣N復(fù)雜的檔案資料實(shí)現(xiàn)電子化歸檔，為讀者對(duì)于檔案資料的查找和借閱提供便利。提升相關(guān)人員業(yè)務(wù)操作能力，不但要強(qiáng)化培養(yǎng)管理人員責(zé)任意識(shí)，更為重要的是要提高管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的操作能力，進(jìn)而可以更好更快的投入到專業(yè)檔案整理和數(shù)字化指導(dǎo)和服務(wù)上面去。完善檔案管理工作體系，提高檔案管理效率，在建設(shè)中管理人員要緊密結(jié)合檔案信息化建設(shè)及安全管理等幾個(gè)方面，做好管理工作，只有完善檔案管理工作體系，才能讓檔案管理的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，給人們提供更大的便利。

二、高校檔案數(shù)字化管理體系的建構(gòu)和應(yīng)用策略

1.完善檔案管理工作體系

為促進(jìn)高校檔案管理工作更加規(guī)范有序，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理和建設(shè)，檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人員要進(jìn)一步重視檔案安全管理工作，完善檔案安全處置措施，徹底排除檔案安全隱患。還要進(jìn)一步嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案規(guī)范化，提高檔案信息化水平。高校在檔案管理中要注重引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，及時(shí)更新管理軟件，并積極學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理理論，以能夠逐漸提升自身綜合素養(yǎng)，不斷豐富和建構(gòu)完善管理體系。在高校檔案管理工作中，建構(gòu)完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)相關(guān)流程的簡(jiǎn)化，以此提升管理效率。完善檔案管理工作體系，管理人員可以通過(guò)定期化、常態(tài)化的推進(jìn)方式，對(duì)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，對(duì)其中不足的部分進(jìn)行更正，對(duì)于管理工作中涉及到的各種服務(wù)器、儲(chǔ)存介質(zhì)和掃描儀器設(shè)備，使用者也應(yīng)當(dāng)按照涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用。還要接受新的專業(yè)化的管理理論，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從而為數(shù)字化管理體系打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為檔案管理工作建構(gòu)相應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制，以能夠有效地將相關(guān)責(zé)任具體到人，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的開(kāi)展。

同時(shí)數(shù)字化檔案管理方式的建立與傳統(tǒng)檔案管理的重要區(qū)別之一，就是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息共享。數(shù)字化檔案管理方式在具有基本的檔案目錄檢索之外，對(duì)檔案管理工作具有更高的效率，管理誤差更小。在密碼指令輸入之后能夠提供檢索查找與打印輸出服務(wù)，在對(duì)檔案信息資源的管理上突破時(shí)間與空間的限制，同時(shí)降低信息管理成本，為高校檔案管理提供相關(guān)的信息共享服務(wù)。且在管理過(guò)程中也能夠?yàn)闄n案信息提供配套的安全過(guò)濾系統(tǒng)，用戶在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)與管理平臺(tái)上能夠獲得相應(yīng)的信息資源。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

高校檔案數(shù)字化管理體系的建構(gòu)，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案服務(wù)功能，才能全面提升檔案工作管理水平。高校檔案管理人員一定要提高對(duì)檔案管理工作的重視，提升管理規(guī)范性，基于此提升檔案管理人員的工作能力和水平是非常重要的，管理者要定期組織參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，扎實(shí)做好檔案服務(wù)的相關(guān)工作，以能夠保障檔案管理工作高效、規(guī)范性開(kāi)展。定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，不僅能提高管理人員自身的服務(wù)理念，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，還能增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，以此提升管理工作質(zhì)量。構(gòu)建高校數(shù)字化的檔案管理體系，提高基層管理人員的工作積極性，才能深入落實(shí)好檔案管理具體細(xì)節(jié)。檔案管理部門提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，要從專業(yè)知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)方面，不斷提高他們的業(yè)務(wù)質(zhì)量，不斷擴(kuò)展培訓(xùn)內(nèi)容，有效組織和開(kāi)展各種實(shí)踐工作，以此促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展中，要求結(jié)合高校的實(shí)際需求，按照內(nèi)容、形式等多方面情況進(jìn)行科學(xué)分類與整理，與高校自身的實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，可以將高校檔案管理工作具體分為教學(xué)類、黨群類、行政類、科學(xué)研究類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、儀器設(shè)備類、基本建設(shè)類、出版類、財(cái)會(huì)類、外事類、聲像載體類、實(shí)物類等。與高校自身的實(shí)際情況相符合，建立科學(xué)化的分類方式。將檔案管理材料分為電子、紙質(zhì)、影像等保存形式。同時(shí)將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步管理，以能夠提升高校檔案管理質(zhì)量，同時(shí)積極開(kāi)發(fā)檔案資源，以能夠有效提高相關(guān)資源的有效利用率。

3.提升檔案管理的信息化水平

一個(gè)地方的高校對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的服務(wù)功能。因此，要求高校加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，通過(guò)有效的檔案管理為經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)提供良好的服務(wù)功能。隨著目前高校外部環(huán)境的變化，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極建立數(shù)字化的管理優(yōu)化方式。在高校檔案中能夠體現(xiàn)教學(xué)業(yè)務(wù)記錄活動(dòng)以及科研成果狀況等。加強(qiáng)對(duì)高校外在形式的宣傳、介紹與交流等，提升高校檔案資源利用率。通過(guò)外部宣傳、介紹與交流等形式加強(qiáng)高校宣傳，增強(qiáng)高校影響力。

4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，推動(dòng)檔案管理工作有效開(kāi)展

網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是影響高校檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的重要因素，在一定程度上制約了檔案數(shù)字化管理的構(gòu)建效果。管理人員應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，規(guī)范數(shù)據(jù)收集渠道，科學(xué)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源。在數(shù)據(jù)庫(kù)資源的分析整合中，管理人員要注重優(yōu)化各種軟硬件設(shè)施，對(duì)于重要的信息資源應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理。因此，管理人員要注重網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，除了完善各種安全措施之外，檔案管理工作人員還應(yīng)該提高防范意識(shí)，優(yōu)化各種硬件設(shè)施，積極引進(jìn)專業(yè)的殺毒軟件，在安全防范上面加強(qiáng)資金投入和精力投入，從而有效避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的丟失和泄露，有序穩(wěn)定地促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理工作，管理人員應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合資源的規(guī)范化，有效保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和有效性，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)，按照信息安全管理相關(guān)要求，以對(duì)其實(shí)施有效監(jiān)督管理，在提升檔案管理工作質(zhì)量基礎(chǔ)上，也能夠促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展和應(yīng)用。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理工作中需要保存的檔案資料數(shù)目較多，涉及的種類也比較豐富，相應(yīng)的檔案管理人員的工作量就比較大。高校檔案數(shù)字化管理體系應(yīng)運(yùn)而生，做好相關(guān)檔案的數(shù)字化加工處理和管理系統(tǒng)入庫(kù)、掛接、備份等工作，有效規(guī)范管理體系。實(shí)行檔案數(shù)字化管理，還能夠有效實(shí)現(xiàn)瀏覽查看的權(quán)限細(xì)分、靈活方便的界面自定義設(shè)計(jì)、方式多樣的錄入手段和檔案資料的全文檢索功能。想要進(jìn)一步提升高校檔案管理工作效率，也就需要建構(gòu)完善的檔案管理工作體系，管理人員要提高自身的專業(yè)水平和服務(wù)意識(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，從而為人們提供更加良好的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：胡彬（1965-），女，漢族，寧夏大學(xué)檔案館，本科，副研究館員，從事高校檔案管理工作。