品管圈活動(dòng)在提高醫(yī)院檔案利用率中的應(yīng)用

王晶選

摘 要：本文對品管圈活動(dòng)在提高醫(yī)院檔案利用率中進(jìn)行探討。利用品管圈活動(dòng)的原則對檔案利用率進(jìn)行分析、研究，從中指出現(xiàn)有問題，并制定相應(yīng)的解決方案。而事實(shí)證明，品管圈活動(dòng)對提高醫(yī)院檔案利用率有著顯著的效果。同時(shí)，對檔案管理員能力的提高以及增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的合作精神也提供了幫助。

關(guān)鍵詞：品管圈活動(dòng);醫(yī)院檔案利用率;

檔案作為醫(yī)院發(fā)展的重要橋梁，充分反映了醫(yī)院的運(yùn)作過程。而品管圈就是人們因?yàn)橄嗨苹蚧パa(bǔ)的工作性質(zhì)自發(fā)形成的團(tuán)體，由內(nèi)部的專職檔案管理員選出品管圈成員。檔案利用率是被提供利用檔案的數(shù)量與館藏檔案總量的比較。

一、造成醫(yī)院檔案利用率低下的原因

1.醫(yī)院職業(yè)檔案管理人員專業(yè)程度不高。當(dāng)前醫(yī)院專業(yè)檔案管理人員很多并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)出身，所以導(dǎo)致醫(yī)院入職人員的專業(yè)化程度不高。對檔案管理的工作主要依靠的是自己的理解與工作多年的經(jīng)驗(yàn)，這也就是造成醫(yī)院檔案利用率低下的原因之一。

2.醫(yī)院檔案系統(tǒng)未進(jìn)行編研。目前醫(yī)院檔案管理，很少會(huì)對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的歸納與整理，使得其經(jīng)濟(jì)作用不能發(fā)揮出來。此外，查找檔案困難、所查找的信息不夠全面等問題都增加醫(yī)院人員的壓力。在這樣的醫(yī)院檔案系統(tǒng)中，管理人員只重視將檔案進(jìn)行保存，進(jìn)而忽略了對檔案價(jià)值的合理運(yùn)用，所以醫(yī)院的檔案利用率低。

3.醫(yī)院檔案管理缺乏歸檔整理。醫(yī)院檔案較多，病歷檔案、文書、聲像檔案、人事檔案、基建檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等，內(nèi)容及其繁雜。從而就會(huì)出現(xiàn)這類情況：檔案管理員對醫(yī)院檔案的登記、記錄不規(guī)范;對檔案收集的材料沒有做到妥善歸類。

二、具體對策及實(shí)施方法

1.成立品管圈，將各科室檔案管理人員組織起來，以提高醫(yī)院檔案利用率為主題目標(biāo)。醫(yī)院各科室對各個(gè)檔案管理人員要進(jìn)行專業(yè)的考核，了解每個(gè)人員的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，從而對工作崗位進(jìn)行新的調(diào)整。另外，還要對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并安排在各個(gè)科室，保證每個(gè)科室都有一名這樣的檔案管理人員，從而制定相關(guān)的管理人員手冊。

2.擬定計(jì)劃，組織編研工作，發(fā)揮每個(gè)專職人員優(yōu)勢。醫(yī)院要發(fā)揮各個(gè)部門的優(yōu)勢，結(jié)合各科室所存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容，工作的需求等，統(tǒng)一制定相應(yīng)的工作流程。另外，根據(jù)醫(yī)院每年的工作計(jì)劃，將短期與長期相結(jié)合。按照醫(yī)院的計(jì)劃，可以指定具體的編研專題，根據(jù)醫(yī)院所確定的題目，來收集所需要的檔案材料。檔案管理員對其進(jìn)行分類、整理。

3.確定目標(biāo)任務(wù)，按照《檔案法》等相關(guān)法律，建立一套專業(yè)的檔案收集制度。根據(jù)國家規(guī)定的法律，比如《檔案法》。在結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際情況與檔案管理工作所發(fā)展的目標(biāo)，制訂一套檔案管理安全收集制度。將不同內(nèi)容的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類歸納。同時(shí)，醫(yī)院可以建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)檢索功能，方便對檔案資料的管理。

三、分析及采取的鞏固措施

在了解具體對策及實(shí)施方法后，醫(yī)院也要采取相應(yīng)的鞏固措施，來鞏固所取得的相應(yīng)成果，所制定的措施大致分為四項(xiàng)。第一項(xiàng)措施，研究檢索工具及編研材料，例如，案件目錄、文件目錄、專題匯集、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、全檔案介紹等等，讓系統(tǒng)能全面地、系統(tǒng)地將檔案內(nèi)容及醫(yī)院的歷史案件顯示出來。同時(shí)，也減少工作人員的搜索時(shí)間。第二項(xiàng)措施，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代，將醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)電子相結(jié)合，方便醫(yī)院管理人員查閱。第三項(xiàng)措施，加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)，引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員，合理對專業(yè)人員進(jìn)行規(guī)劃。第四項(xiàng)措施，加大對檔案工作的宣傳力度，定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)考試，建立以醫(yī)院專業(yè)知識(shí)為主要的培訓(xùn)機(jī)制。加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。

綜上，品管圈作為對醫(yī)院管理有效的方法，不僅僅激發(fā)管理人員對檔案管理工作的責(zé)任感與上進(jìn)心，同時(shí)也可以將各個(gè)人員的優(yōu)勢充分發(fā)揮。工具及技術(shù)的提升，亦減少搜索檔案花費(fèi)時(shí)間。另外，也可以提高檔案管理的質(zhì)量，使得醫(yī)院檔案的利用率得到一定的提高，醫(yī)院作為人民健康的民生保障部門，堅(jiān)持提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，可有效分析并有針對性地滿足社會(huì)對醫(yī)療服務(wù)的需求。

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