淺析電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用策略

陳紅艷

摘 要：伴隨我國(guó)檔案管理模式不斷創(chuàng)新突破，“檔案信息化建設(shè)”作為當(dāng)下我國(guó)檔案管理重要的發(fā)展趨勢(shì)，其重要性不言而喻。通過(guò)近年來(lái)大多研究發(fā)現(xiàn)，“檔案信息化建設(shè)”的穩(wěn)定性與創(chuàng)新性對(duì)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量、效率影響頗大。本次研究將對(duì)電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用分析研究，為下一步工作開展提供依據(jù)參考。

關(guān)鍵詞：電子技術(shù);檔案;信息化;管理質(zhì)量

“檔案信息化建設(shè)”是當(dāng)下我國(guó)檔案管理模式創(chuàng)新重要核心之一，具有較大的意義影響。然而現(xiàn)階段有關(guān)我國(guó)電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用研究相對(duì)較少，基于該問(wèn)題現(xiàn)狀，要求行之有效的方法對(duì)其進(jìn)行分析研究，如完善電子檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)電子技術(shù)的研發(fā)及應(yīng)用、推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化全面建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案共享、提升工作人員綜合素質(zhì)等，本次研究對(duì)電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用進(jìn)行分析，有十分重要的理論意義。

一、“電子技術(shù)”概述

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，“電子技術(shù)”作為一種應(yīng)用型技術(shù)，其影響頗為重要。電子技術(shù)不是片面的簡(jiǎn)單流程，而是更為科學(xué)、具體的系統(tǒng)布局。電子技術(shù)在我國(guó)發(fā)展相對(duì)較晚，20世紀(jì)80年代末90年代初在我國(guó)逐漸興起，主要以電子元器件為基礎(chǔ)核心，對(duì)相關(guān)設(shè)備、儀器等進(jìn)行電路設(shè)計(jì)，早期對(duì)我國(guó)百姓影響較大。新時(shí)期下，電子技術(shù)發(fā)展已經(jīng)由單一化向多元化轉(zhuǎn)變，并向諸多行業(yè)、領(lǐng)域發(fā)展延伸，主要包括日常生活、工作生產(chǎn)、商貿(mào)經(jīng)濟(jì)、信息管理、企業(yè)辦公等?！半娮蛹夹g(shù)”具有以下特點(diǎn)：第一，復(fù)雜性。電子技術(shù)從組成到構(gòu)架都相對(duì)復(fù)雜，主要是因?yàn)殡娮蛹夹g(shù)工藝、設(shè)備、元件的高端科技性。第二，微型化。當(dāng)下電子產(chǎn)品及技術(shù)指標(biāo)逐漸向“微型化”轉(zhuǎn)變，精巧、高端、功能的電子產(chǎn)品日益出現(xiàn)。第三，綠色化?；趪?guó)家綠色發(fā)展的戰(zhàn)略布局提出，電子技術(shù)應(yīng)用及產(chǎn)品研發(fā)多為環(huán)保型、綠色化。第四，集成性。電子技術(shù)可以滿足多種技術(shù)、功能、設(shè)備的集成需求，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中將更為安全保障、功能豐富。第五，功能化。功能豐富、功能應(yīng)用是“電子技術(shù)”最大特點(diǎn)之一，也是其技術(shù)發(fā)展創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)所在。

二、傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端

首先，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端在于其管理效率低下、運(yùn)行效率低下、管理水平低下。從其“三低”可以看出，傳統(tǒng)檔案管理模式無(wú)法滿足當(dāng)下發(fā)展需求，例如，在醫(yī)院檔案調(diào)取中需要采用人工方式，在檔案室對(duì)每份檔案進(jìn)行翻閱、校對(duì)，使調(diào)取時(shí)間持續(xù)增長(zhǎng)，往往一份病理檔案調(diào)取需要很長(zhǎng)時(shí)間，影響了患者治療，對(duì)病情控制造成影響。其次，造成檔案信息大量損壞及丟失，傳統(tǒng)檔案管理模式多為紙質(zhì)管理，在管理過(guò)程中往往會(huì)受到諸多因素影響，如外界因素、突發(fā)因素、人為因素造成紙質(zhì)檔案損壞、丟失。最后，傳統(tǒng)檔案模式整體組織機(jī)構(gòu)較為臃腫，存在大量人力、物力投入，但其管理質(zhì)量、效率卻長(zhǎng)期得不到提升，部分人員思想松懈，在實(shí)際工作中存在應(yīng)付性、形式化觀念，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提升。

三、電子技術(shù)在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的具體作用

1.對(duì)工作效率提升起到促進(jìn)作用。由于醫(yī)院工作的特殊性，往往需要對(duì)大量檔案進(jìn)行管理、運(yùn)用，檔案管理一直是醫(yī)院管理科較為棘手、重視的環(huán)節(jié)之一。通過(guò)對(duì)本院檔案管理工作調(diào)查分析研究發(fā)現(xiàn)，檔案工作管理效率對(duì)醫(yī)院整體工作運(yùn)行及患者診治尤為重要。傳統(tǒng)檔案管理方式多為人工作業(yè)，通常工作效率偏低。隨著我院檔案信息化建設(shè)開展以來(lái)，檔案管理及工作效率明顯提升。其中，電子技術(shù)功不可沒(méi)，在檔案信息化建設(shè)中起到信息集成管理、方便調(diào)取、數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用等諸多作用，極大提升了工作效率。

2.對(duì)信息管理質(zhì)量起到保障作用。檔案管理的重點(diǎn)在于對(duì)“檔案信息”的保護(hù)及調(diào)取，醫(yī)院檔案管理不同于企業(yè)檔案管理，在日常管理中需要對(duì)檔案信息進(jìn)行頻繁調(diào)取及搜索，傳統(tǒng)人工紙質(zhì)管理方法極易造成檔案信息損壞、丟失。通過(guò)電子技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理，對(duì)檔案信息的安全性、完整性起到積極保障作用。

3.對(duì)檔案管理水平提升起到推動(dòng)作用。檔案信息化建設(shè)提升了檔案管理水平，在醫(yī)院檔案管理中需要對(duì)諸多工作環(huán)節(jié)、流程進(jìn)行掌握了解，相關(guān)工作甚至較為繁瑣、復(fù)雜，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)了檔案的“數(shù)據(jù)化、集約式”管理，縮短了管理時(shí)間、提升了管理效率。工作人員在實(shí)際管理中不再局限于傳統(tǒng)模式，而是以新姿態(tài)、新理念應(yīng)對(duì)管理工作，為管理水平提升起到重要推動(dòng)作用。

四、電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中實(shí)際運(yùn)用

1.完善電子檔案管理機(jī)制。電子技術(shù)在檔案信息化設(shè)計(jì)中應(yīng)該以“制度”形式貫徹執(zhí)行，結(jié)合醫(yī)院檔案管理情況及信息化建設(shè)發(fā)展，對(duì)相關(guān)檔案管理制度進(jìn)行建立與完善，具體如下：第一，明確責(zé)任制。電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)運(yùn)用中應(yīng)該對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行責(zé)任明確，即定崗定位，明確工作職責(zé)及義務(wù)，深化電子檔案管理流程，對(duì)工作進(jìn)行細(xì)化、量化。并建立責(zé)任倒查機(jī)制，保證醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)工作落實(shí)。第二，建立監(jiān)督機(jī)制。醫(yī)院上級(jí)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)檔案管理部門進(jìn)行有效監(jiān)督、統(tǒng)籌，基于電子檔案管理的影響性，在其信息化建設(shè)中應(yīng)該保證電子技術(shù)的應(yīng)用合理、可行，為下一步工作開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，一旦電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行上報(bào)，并根據(jù)可能造成的影響程度，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分。

2.加強(qiáng)電子技術(shù)的研發(fā)及應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)主要基于“電子技術(shù)”，所以，本醫(yī)院從未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展角度出發(fā)，應(yīng)加大電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用，只有技術(shù)的創(chuàng)新與突破才能保障其檔案管理工作的時(shí)效性、質(zhì)量性。具體如下：第一，加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備的引用，保證相關(guān)設(shè)備及時(shí)更新。第二，結(jié)合本院檔案信息化需求及問(wèn)題，研發(fā)針對(duì)性技術(shù)，主要以本院檔案管理實(shí)際情況為主。第三，加大相關(guān)資金投入，對(duì)檔案信息化建設(shè)中需要的資金進(jìn)行扶持投入，保證電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用的順利進(jìn)行。

3.推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化全面建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸普及應(yīng)用，在“大網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)”的時(shí)代背景下，本院應(yīng)該推進(jìn)檔案管理信息化全面建設(shè)，而不是局限于醫(yī)院內(nèi)部。首先，應(yīng)該對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)輸入及大數(shù)據(jù)分析，明確檔案的精準(zhǔn)性及完整性。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建遠(yuǎn)程電子檔案庫(kù)、電子檔案管理控制中心、遠(yuǎn)程監(jiān)管機(jī)構(gòu)三位一體管控平臺(tái)。并依托政府、社會(huì)等相關(guān)公共服務(wù)資源優(yōu)勢(shì)，建立網(wǎng)上檔案室。但針對(duì)電子檔案異地備份問(wèn)題，本院沒(méi)有對(duì)其工作進(jìn)行完善，依然在研發(fā)與工作開展階段。加強(qiáng)信息化技術(shù)人才培養(yǎng)，從發(fā)展大局出發(fā)，結(jié)合問(wèn)題現(xiàn)狀，提升技術(shù)人員實(shí)際管理能力，如數(shù)據(jù)庫(kù)管理應(yīng)用、大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用等。將信息化管理模式的實(shí)質(zhì)作用充分發(fā)揮出來(lái)。

4.實(shí)現(xiàn)檔案共享。電子技術(shù)在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的最大功效就是實(shí)現(xiàn)“檔案信息共享”。電子檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)封閉式管理模式，基于醫(yī)院檔案信息的重要性，醫(yī)院有義務(wù)及責(zé)任對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行共享，通過(guò)檔案信息共享可以為患者治療、病情掌握、臨床治愈起到積極推動(dòng)作用。具體如下：第一，本院將檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，并利用電子技術(shù)對(duì)檔案信息種類、屬性進(jìn)行分類。第二，將相關(guān)檔案信息進(jìn)行資源共享，主要以上傳檔案信息、完成共享連接為主。第三，通過(guò)檔案信息共享連接后，可以對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行反饋處理，起到共享互動(dòng)、協(xié)同工作的實(shí)際目的。

5.提升工作人員綜合素質(zhì)。電子檔案管理中的“水平”提高尤為重要，對(duì)工作人員綜合素質(zhì)及專業(yè)技能進(jìn)行提升至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)該從戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃角度，將工作人員專業(yè)性及綜合技能提升作為首要工作，具體方法如下：第一，建立科學(xué)、完善的人才培養(yǎng)體系，對(duì)現(xiàn)有管理人員、招聘工作人員、后備管理人員等進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，并以“管理水平”為培訓(xùn)考核標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，將新型管理思維與技術(shù)掌握作為培訓(xùn)主要內(nèi)容。通過(guò)淘汰制、競(jìng)爭(zhēng)制對(duì)工作人員進(jìn)行階段性考核。第二，樹立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹奥殬I(yè)作風(fēng)”，電子檔案管理不是片面的簡(jiǎn)單操作，是更為科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)布局，本院側(cè)重于對(duì)工作人員的職業(yè)道德養(yǎng)成，并不斷持續(xù)增加職業(yè)素養(yǎng)教育。另外，也可以開展“校企合作”方式，通過(guò)與高校、職高進(jìn)行合作辦學(xué)，為企業(yè)高端管理人才儲(chǔ)備奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)論

綜上所述，通過(guò)對(duì)電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用進(jìn)行分析研究，主要包括：“電子技術(shù)”概述、電子技術(shù)在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的具體作用，包括對(duì)工作效率提升起到促進(jìn)作用、對(duì)信息管理質(zhì)量起到保障作用、對(duì)檔案管理水平提升起到推動(dòng)作用;電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中實(shí)際運(yùn)用，包括完善電子檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)電子技術(shù)的研發(fā)及應(yīng)用、推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化全面建設(shè)、實(shí)現(xiàn)檔案共享、提升工作人員綜合素質(zhì)、傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端性等，從多方面、多角度對(duì)電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用進(jìn)行闡明，為下一步工作開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]齊璐陽(yáng).電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（信息版），2019，1（08）：173.

[2]霍奇道.分析電子政務(wù)環(huán)境下高校電子文件歸檔管理之思考[J].智庫(kù)時(shí)代，2019，5（31）：71+73.

[3]秦潔.網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)在工資檔案管理中的應(yīng)用[J].財(cái)經(jīng)界，2019，6（06）：82-83.

[4]陳俊文.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].新西部，2019，44（15）：101+103.

[5]王方明.電子技術(shù)在水利工程技術(shù)檔案中的實(shí)踐[J].黑龍江水利科技，2019，47（05）：135-137.

[6]苗艷輝.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問(wèn)題研究[J].中國(guó)新通信，2019，21（08）：103-104.

[7]張海燕.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019，8（03）：211.

[8]馬雙艷，陳有有，鄭飛，李曉杰，王飛中.淺談視頻檔案在高校的可發(fā)展性[J].傳播力研究，2018，2（29）：212.

[9]謝芳.e-HR系統(tǒng)在醫(yī)院技術(shù)檔案應(yīng)用效果的調(diào)查研究[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018，9（05）：3-5.