試論高校院系資料室的利用現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

摘 要：高校院系資料室具有極強(qiáng)的專業(yè)性，文獻(xiàn)資料珍貴，為本院系教學(xué)和科研提供專業(yè)化信息服務(wù)。但院系資料室也存在不少問題，如規(guī)章制度不規(guī)范，管理松弛;預(yù)算不足，購進(jìn)文獻(xiàn)資料隨意;編制緊張，業(yè)務(wù)人員素質(zhì)欠缺。因此，應(yīng)該整合院系資料室與圖書館資源，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化;實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資料的統(tǒng)一配置，統(tǒng)一經(jīng)費(fèi)預(yù)算和劃撥;提升院系資料室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而充分發(fā)揮院系資料室的作用。

關(guān)鍵詞：高校;院系資料室;利用

高校院系資料室圖作為高校院系的文獻(xiàn)信息中心，為高校院系教學(xué)和科研服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，是文獻(xiàn)信息化和數(shù)字化的重要基地。高校院系資料室時刻關(guān)注教學(xué)和專業(yè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域發(fā)展動態(tài)，配合院系教學(xué)和科研，致力于專業(yè)文獻(xiàn)搜集、整理和檢索，為教學(xué)和科研人員提供專業(yè)文獻(xiàn)，為院系學(xué)科和科研發(fā)展提供有力支持。但伴隨近年的文獻(xiàn)的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，院系資料室管理存在諸多問題，如何改進(jìn)院系資料室的利用現(xiàn)狀，是一個關(guān)系院系教學(xué)水平提升和專業(yè)學(xué)科建設(shè)的重要問題。

一、院系資料室的功能和優(yōu)勢

院系資料室無論是過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)時代，還是今天日新月異的信息化時代，都為高校的教學(xué)和科學(xué)研究發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，其主要功能包括以下幾個方面：

1.系部資料室的文獻(xiàn)專業(yè)性很強(qiáng)，是為院系教學(xué)和科研服務(wù)的。圖書館是一個高校的文獻(xiàn)信息中心，是為整個高校教學(xué)和科研服務(wù)的，重在收藏文獻(xiàn)的廣度，其包括不同專業(yè)和領(lǐng)域的基本文獻(xiàn)，因此無論圖書館的規(guī)模有多大，都無法滿足每個專業(yè)的文獻(xiàn)需求。院系資料室則重在專業(yè)性，一般只搜集本專業(yè)理論層次較高的核心和前沿的文獻(xiàn)，只為本院系教學(xué)和科研服務(wù)，這正好彌補(bǔ)了圖書館的不足。

2.院系資料室文獻(xiàn)價值較高，具有稀缺性和難獲取性。圖書館文獻(xiàn)一般是通過正規(guī)的圖書采購?fù)緩交蚓栀浀仁侄潍@得，來源比較多。院系資料室的文獻(xiàn)來源除了采購?fù)猓瑢τ谝恍I(yè)性強(qiáng)，不容易收集的資料，采用一些特殊方式獲得，例如專家學(xué)者的贈送，教師考察時的收集，以及本院系師生的科研成果等，這些資料對于本專業(yè)的教學(xué)和研究來說，具有重要的意義，許多沒有正式出版，參考價值很高。

3.院系資料室可以為本院系教學(xué)和科研人員提供更專業(yè)化的信息服務(wù)。圖書館只提供綜合性、基本性的文獻(xiàn)服務(wù)，是為全校師生服務(wù)的，其管理人員一般具有圖書情報(bào)的專業(yè)知識，并不具有某一專業(yè)的研究素養(yǎng)，因此圖書館一般只負(fù)責(zé)綜合性文獻(xiàn)資料的搜集、整理，但是不能為某一專業(yè)教學(xué)和研究提供深層次的文獻(xiàn)支持。院系資料室藏書數(shù)量無法和圖書館相比，管理員也可能不具備圖書館學(xué)專業(yè)技能，但是卻具有院系專業(yè)的相關(guān)知識，可以對本專業(yè)文獻(xiàn)和信息進(jìn)行專業(yè)的搜集和獲取，并進(jìn)行分類和整理，形成重點(diǎn)和目錄，從而為本院系的教學(xué)和研究提供專業(yè)的信息服務(wù)。

二、院系資料室利用中存在的問題

盡管院系資料室是院系教學(xué)和學(xué)術(shù)研究不可或缺的部門，是圖書館的有益補(bǔ)充，但是由于重視不夠或經(jīng)費(fèi)不足等，院系資料室在實(shí)際利用中存在各種各樣的問題。

1.院系資料室規(guī)章制度不規(guī)范，管理比較松弛。院系資料室歸院系所有，多不對外開放。門戶緊閉，不對外開放往往是院系資料室的固有特色。院系資料室本來就藏書有限，只能滿足教師和研究生的借閱需要。一些教師為了自己的方便，長期“霸占”資料室的珍貴文獻(xiàn)資料，久借不還。有的教師甚至一下就借幾十本，并且不按時歸還，其他教師要用，還要私下打聽文獻(xiàn)的“下落”，進(jìn)行私下里“流通”。院系資料室一般只有本院系師生才能借閱，并且往往不按時開放，有時隔天開放，周末根本就不開放，甚至需要提前“預(yù)約”，根本無法滿足院系的教學(xué)和科研需要。其它專業(yè)的師生要到資料室借閱，需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的“批示”才可以。并且，很多院系資料室文獻(xiàn)資料缺乏詳細(xì)的電子目錄，無法查閱，造成了圖書資料的浪費(fèi)。

2.院系資料室預(yù)算不足，購進(jìn)文獻(xiàn)資料隨意性大。高校圖書館每年都有專門與教學(xué)和科研配套的預(yù)算，可以保證文獻(xiàn)資料的不斷增加和更新。但院系資料室經(jīng)費(fèi)一般由院系自己籌集，加上院系本來就經(jīng)費(fèi)緊張，只好壓縮資料室的經(jīng)費(fèi)。尤其是一些文科院系，大部頭的專業(yè)古籍文獻(xiàn)發(fā)行量小，價格非常昂貴，院系資料室根本沒有能力購進(jìn)。即使資料室采購文獻(xiàn)資料，也經(jīng)常出現(xiàn)采集隨意性大，品種少，重復(fù)率高的問題。院系即便設(shè)立資料室，藏書量嚴(yán)重不足。資料室的文獻(xiàn)資料常年不更新，書籍資料古老陳舊。一些有價值的書籍資料落滿了灰層，既無法滿足現(xiàn)實(shí)需要，也造成資源的極大浪費(fèi)。一些師生滿懷好奇到資料室借閱圖書，卻最終大失所望，這樣口耳相傳就形成惡性循環(huán)，造成院系資料室常年大門緊鎖，日益冷清的局面。

3.院系資料室編制緊張，業(yè)務(wù)人員素質(zhì)欠缺。目前，高校院系行政系統(tǒng)受編制限制，院系資料室專業(yè)管理人員本來就少，只能由其他人員兼職。為了解決院系資料室的人員不足，院系甚至安排青年教師、輔導(dǎo)員和辦公室人員充任，甚至派學(xué)生來看著資料室。近年來高校不斷引進(jìn)高層次人才，院系資料室就成為安置人才家屬的“福利”機(jī)構(gòu)。這些人員很多都不是圖書館專業(yè)出身，也不是某一領(lǐng)域的專業(yè)人士，對圖書資料的編目、整理和分類都沒有經(jīng)驗(yàn)，也沒有學(xué)習(xí)的途徑，從而造成資料室圖書資料放置混亂，查找困難。由于資料室工作不受重視，待遇也不高，導(dǎo)致資料室老師工作積極性不高，得過且過。同時，資料室管理人員還經(jīng)常被安排其它院系臨時任務(wù)，更使得其工作無足輕重。

三、院系資料室利用的改進(jìn)措施

高校院系資料室經(jīng)過幾十年發(fā)展，在文獻(xiàn)資料的收集、整理和加工方面具有獨(dú)特的優(yōu)勢，為院系的教學(xué)工作和學(xué)科建設(shè)發(fā)揮了積極作用，但是在當(dāng)前高校工作不斷創(chuàng)新的新形勢下，院系資料室面臨著很多問題，制約了院系的發(fā)展。院系資料室的發(fā)展必須在院系現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)和信息資源條件下，應(yīng)當(dāng)不斷轉(zhuǎn)變觀念，構(gòu)建新的管理體制，進(jìn)行不斷改進(jìn)。

1.整合院系資料室與圖書館資源，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。院系資料室是為本院系師生的教學(xué)和科研服務(wù)的，因此長期以來只對本院系的教師和學(xué)生開放。這種情況就造成了資料室資源使用范圍較窄，使用效率低下，導(dǎo)致資源的較大浪費(fèi)。當(dāng)前，我國高校蓬勃發(fā)展，專業(yè)學(xué)科建設(shè)速度加快，交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科大量出現(xiàn)，因此專業(yè)和前沿資料就成為急需。如果院系重復(fù)采購專業(yè)資料，會造成資源浪費(fèi)，因此不同院系資料室之間，以及院系資料室和圖書館應(yīng)該加強(qiáng)平時的交流和溝通。院系資料室文獻(xiàn)資料應(yīng)該由圖書館統(tǒng)一編目，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，使得全校教師和學(xué)生都可以檢索到圖書信息，從而打破院系資料室只為本院系教師和學(xué)生服務(wù)的傳統(tǒng)。資源共享無疑提高院系資料室的資源利用率，方便其他院系的教師和學(xué)生查閱專業(yè)資料。資源共享無疑會影響本院系教師、學(xué)生對資料室的利用，為了彌補(bǔ)這一不足，可以在借閱次序、時間和數(shù)量上優(yōu)先于外院系的教師和學(xué)生。

2.實(shí)現(xiàn)院系資料室和圖書館文獻(xiàn)資料的統(tǒng)配置，增加經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)一預(yù)算和劃撥。高校圖書館隸屬于高校，院系資料室屬于院系，文獻(xiàn)資料的采集屬于不同流程，圖書資料的購置經(jīng)費(fèi)分別預(yù)算和劃撥。這不僅導(dǎo)致了圖書館和院系資料室圖書文獻(xiàn)的重復(fù)訂購，浪費(fèi)了有限資源，也導(dǎo)致院系資料室和圖書館的經(jīng)費(fèi)分配不平衡。為了整合圖書館和院系資料室的資源整合，可以由高校確定圖書館和院系資料室的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和劃撥。院系資料室的書籍采集也可委托圖書館統(tǒng)一采購，由于圖書館獨(dú)特的購書渠道，并且量大以獲得優(yōu)惠，不但可以實(shí)現(xiàn)圖書采購的最大優(yōu)惠，借閱有限的資源。圖書館代院系資料室購進(jìn)圖書資料后，可以由專業(yè)人員統(tǒng)一對文獻(xiàn)資料進(jìn)行編目，避免圖書館與院系資料室重復(fù)訂購，減少高校的資源浪費(fèi)。

3.提升院系資料室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對院系資料室的管理。由于院系資料室人員普遍缺乏圖書館管理方面的專業(yè)知識，也沒有院系專業(yè)背景，這就導(dǎo)致院系資料室管理、服務(wù)欠缺。院系應(yīng)該選撥一些懂得專業(yè)的人員參與資料室的管理，改變過去資料室管理員只是整理、收發(fā)圖書資料崗位的觀念。高校資料室行政上屬于院系，業(yè)務(wù)上屬于圖書館管理，因此應(yīng)該加強(qiáng)圖書館在院系資料室管理人員在文獻(xiàn)資料搜集、整理和編目方面的培訓(xùn)，不斷提高院系資料室人員的素質(zhì)。在當(dāng)前院系資料室管理人員已經(jīng)確定的情況下，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對資料室管理人員圖書館專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，從而提升其圖書資料的搜集、整理能力，提高其文獻(xiàn)處理的服務(wù)能力，使院系資料室更好為院系的教學(xué)和科研服務(wù)。

總之，院系資料室是高校圖書館之外的重要圖書信息中心，是院校教學(xué)和科研得以推進(jìn)的基礎(chǔ)。當(dāng)今，高校的信息化、網(wǎng)絡(luò)化正在不斷推進(jìn)，電子媒體已經(jīng)成為生活和工作的重要載體。院系資料室也要利用媒體的理論宣傳自己，讓資料室“沉睡”的寶藏發(fā)揮其價值，從而促進(jìn)院系和學(xué)校的發(fā)展，為社會培養(yǎng)更好更多的人才。

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作者簡介：荊東（1968-），男，河北保定人，太原師范學(xué)院歷史系館員，研究方向?yàn)榇髮W(xué)圖書館。