采購管理審計(jì)常用方法

譚其林

[摘要]采購管理是供應(yīng)鏈管理的核心環(huán)節(jié)之一，供應(yīng)鏈采購環(huán)節(jié)審計(jì)也是內(nèi)部審計(jì)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。本文主要就供應(yīng)鏈中的采購管理審計(jì)方法進(jìn)行探討，以加強(qiáng)采購管理審計(jì)，對供應(yīng)鏈的采購價(jià)格進(jìn)行有效控制，防止供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的舞弊行為。

[關(guān)鍵詞]采購管理? ? 審計(jì)? ? 方法? ? 供應(yīng)鏈

采購是供應(yīng)鏈的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，要研究采購管理的審計(jì)方法，首先要清楚供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)。由于現(xiàn)代工業(yè)體系分工的細(xì)化，很多大型企業(yè)為降低產(chǎn)品成本，提高產(chǎn)品競爭力，將零部件外發(fā)，由專業(yè)公司設(shè)計(jì)或加工。因此，供應(yīng)鏈不僅涉及采購、倉庫、財(cái)務(wù)三部門，還涉及項(xiàng)目部、研發(fā)部，通常的供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)見圖1。

傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)由采購部控制，但在現(xiàn)代供應(yīng)鏈中，采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商引入、評(píng)估已前置到產(chǎn)品設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，對供應(yīng)商原材料的技術(shù)認(rèn)定由項(xiàng)目部或研發(fā)部負(fù)責(zé)，商務(wù)條件由采購部負(fù)責(zé)。圖1中紅色橢圓形范圍均為采購控制的范圍。

在業(yè)務(wù)交易中，如果不存在利益和資金流動(dòng)，就不會(huì)有舞弊發(fā)生。采購環(huán)節(jié)既存在利益關(guān)系又存在資金往來，如果管理不善，內(nèi)控失效，就會(huì)產(chǎn)生舞弊行為。供應(yīng)鏈管理的核心部分是與供應(yīng)商之間有利益關(guān)系和資金往來關(guān)系的采購環(huán)節(jié)，因此，供應(yīng)鏈審計(jì)的核心是采購價(jià)格審計(jì)。而采購價(jià)格是供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，因此，對采購價(jià)格審計(jì)必須聯(lián)動(dòng)審計(jì)供應(yīng)商管理情況。

針對供應(yīng)質(zhì)量問題，企業(yè)有對供應(yīng)商的索賠制度，同樣存在利益關(guān)系和資金往來，也是審計(jì)的重點(diǎn)范圍。合同管理、供應(yīng)鏈互動(dòng)平臺(tái)、陽光采購等管理措施，雖然不存在利益關(guān)系和資金往來，但對舞弊行為的發(fā)生有控制作用，因此也是審計(jì)的重點(diǎn)范圍。

一、供應(yīng)商管理審計(jì)

供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，審計(jì)要對供應(yīng)商的管理制度和流程進(jìn)行檢查、測試和評(píng)估，審計(jì)重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商引入、審核、定期評(píng)估、退出、供應(yīng)商庫管理五個(gè)方面。

（一）供應(yīng)商引入

審計(jì)要關(guān)注供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件、引入方式和渠道、數(shù)量等。

1.關(guān)注供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。準(zhǔn)入條件包括技術(shù)條件和商務(wù)條件，技術(shù)條件由項(xiàng)目部或研發(fā)部負(fù)責(zé)，商務(wù)條件由采購部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。準(zhǔn)入條件的關(guān)鍵是不能針對某種技術(shù)設(shè)置相應(yīng)的技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，否則就會(huì)鎖定供應(yīng)商，形成供應(yīng)壟斷。因此，審計(jì)要重點(diǎn)關(guān)注準(zhǔn)入條件的設(shè)計(jì)，是否有多家供應(yīng)商同時(shí)滿足技術(shù)需求，避免單一供應(yīng)商形成壟斷供應(yīng)。此外，還要關(guān)注公司是否將供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件進(jìn)行公示。公示方式包括公司官方網(wǎng)站、內(nèi)部OA平臺(tái)、專業(yè)網(wǎng)站或媒體。讓供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件公開透明，并讓多方參與推薦供應(yīng)商。

2.關(guān)注供應(yīng)商引入方式和渠道。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，線上線下都可以引入供應(yīng)商。檢查公司是否有網(wǎng)上報(bào)名平臺(tái)，平臺(tái)報(bào)名記錄的查看和修改是否有授權(quán)設(shè)計(jì)。采購部門可以引入供應(yīng)商，員工也可以推薦供應(yīng)商，合格供應(yīng)商名錄是否在公司范圍內(nèi)公示等。實(shí)際審計(jì)案例發(fā)現(xiàn)，員工將供應(yīng)商的資料交給采購部門，采購部門人員有可能選擇性地將供應(yīng)商資料錄入供應(yīng)商庫，部分優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商可能無法進(jìn)入供應(yīng)商庫，這就是一種舞弊現(xiàn)象。供應(yīng)商引入內(nèi)部控制的關(guān)鍵在于符合條件的供應(yīng)商能被引入供應(yīng)商庫，最有效的控制方法就是公示供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，讓供應(yīng)商線上報(bào)名，平臺(tái)報(bào)名記錄的修改必須經(jīng)過授權(quán)，并最終將合格供應(yīng)商進(jìn)行公示。

3.關(guān)注引入供應(yīng)商的數(shù)量。至少引入三家以上符合條件的供應(yīng)商，以形成充分競爭。

（二）供應(yīng)商審核

審計(jì)要關(guān)注供應(yīng)商的審核過程，如是否根據(jù)公司需求條件對供應(yīng)商的技術(shù)、商務(wù)、服務(wù)等進(jìn)行審核，重點(diǎn)審計(jì)是否有設(shè)計(jì)審核指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款等，對照準(zhǔn)入條件，審核合格供應(yīng)商是否進(jìn)入供應(yīng)商庫。

（三）供應(yīng)商定期評(píng)估

審計(jì)要關(guān)注公司是否對正在合作的供應(yīng)商庫里的合格供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，評(píng)估報(bào)告是否有批準(zhǔn)流程，是否對供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，是否及時(shí)剔除不合格供應(yīng)商。評(píng)估依據(jù)是供應(yīng)商準(zhǔn)入條件和過往合作情況。

（四）供應(yīng)商退出

審計(jì)主要關(guān)注評(píng)估不合格的供應(yīng)商退出是否有審批流程，通過審批流程對供應(yīng)商的退出進(jìn)行監(jiān)督，防止合格供應(yīng)商退出的人為現(xiàn)象。供應(yīng)商退出依據(jù)是經(jīng)批準(zhǔn)的評(píng)估報(bào)告。

（五）供應(yīng)商庫管理

審計(jì)公司在日常管理過程中是否及時(shí)梳理供應(yīng)商庫，定期評(píng)估現(xiàn)有供應(yīng)商，剔除不合格供應(yīng)商，引入合格供應(yīng)商，對供應(yīng)商庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

二、采購價(jià)格管理審計(jì)

材料成本是產(chǎn)品成本的主要組成部分，材料采購價(jià)格關(guān)系到整個(gè)公司的經(jīng)營成本，因此，控制采購價(jià)格是控制公司經(jīng)營成本的要?jiǎng)?wù)，控制采購成本的最有效方法就是競價(jià)采購。民間有“貨比三家”的購物方法，“貨比三家”其實(shí)就是競價(jià)采購的雛形。

排除其他特殊情況，在全球范圍的組織健全、管理完善的企業(yè)中，競價(jià)采購方法是控制采購價(jià)格的最佳方法。因此，競價(jià)采購方法可作為采購價(jià)格審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)。

對采購價(jià)格的審計(jì)主要是檢查企業(yè)是否建立了競價(jià)采購制度和流程，是否嚴(yán)格執(zhí)行了競價(jià)采購流程，并評(píng)價(jià)競價(jià)采購制度和流程設(shè)計(jì)的科學(xué)性。競價(jià)采購的核心是由三家以上的合格供應(yīng)商競價(jià)，由采購管理小組評(píng)估，最終選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。沒有競價(jià)采購制度，僅與單一供應(yīng)商談判，采購價(jià)格的公平性、公正性就沒有保證，很容易出現(xiàn)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。在評(píng)價(jià)競價(jià)采購制度和流程設(shè)計(jì)的科學(xué)性時(shí)要注意以下四點(diǎn)：

1.制度和流程的公開性。即評(píng)估制度和流程是否對公司、員工、供應(yīng)商廣泛公開，競價(jià)的過程是否公開透明，采購小組成員和供應(yīng)商是否能公開發(fā)表意見，或有相關(guān)的投訴渠道。只有保證制度和流程的公開性，才能多渠道引入供應(yīng)商，多方向了解制度和流程的執(zhí)行情況和執(zhí)行效果。

2.競價(jià)方式的科學(xué)性。競價(jià)方式是保證競價(jià)結(jié)果公正性的重要條件。競價(jià)方式必須符合同一時(shí)間、同一地點(diǎn)兩個(gè)條件，即各參與競價(jià)的供應(yīng)商在同一時(shí)間和地點(diǎn)報(bào)出價(jià)格。不允許通過電話、郵件等方式詢價(jià)、報(bào)價(jià)。如果允許電話、郵件等方式報(bào)價(jià)，有意愿舞弊的采購人員會(huì)泄漏各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，同時(shí)也不能保證各供應(yīng)商充分競價(jià)。

3.供應(yīng)商信息的保密性。這一點(diǎn)與競價(jià)方式的科學(xué)性相關(guān)，如果有科學(xué)的競價(jià)方式作保障，供應(yīng)商的信息就能得到高度保密，從而保證各供應(yīng)商公平、充分競爭。

4.競價(jià)結(jié)果的公正性。競價(jià)結(jié)果的公正性與前三項(xiàng)均相關(guān)。如果在公開的采購制度和流程控制下，采取科學(xué)的競價(jià)方式，對供應(yīng)商的信息嚴(yán)格保密，就能取得公正的競價(jià)結(jié)果。在審計(jì)實(shí)施階段，要根據(jù)對競價(jià)采購制度和流程的評(píng)價(jià)情況做抽樣檢查，對樣本進(jìn)行穿行測試，評(píng)價(jià)競價(jià)采購制度與流程的有效性和執(zhí)行效果，在審計(jì)報(bào)告中提出相關(guān)的審計(jì)建議。

當(dāng)然，即便企業(yè)實(shí)行了競價(jià)采購，所有檔案資料完善，但仍有串通作弊的可能。因此，判斷采購價(jià)格的合理性也是審計(jì)的核心目標(biāo)之一，采購價(jià)格管理審計(jì)的目標(biāo)就是判斷采購價(jià)格的合理性。判斷采購價(jià)格合理性的審計(jì)方法包括市場調(diào)查、對照相關(guān)行業(yè)定期公示的信息價(jià)格、專業(yè)市場的交易價(jià)格等。

三、供應(yīng)商索賠管理審計(jì)

對由于供應(yīng)商物料質(zhì)量問題而導(dǎo)致的公司損失，公司應(yīng)向供應(yīng)商索賠。審計(jì)要關(guān)注采購合同的索賠條款，關(guān)注索賠事項(xiàng)的管理是否依據(jù)相關(guān)管理制度，是否有索賠事件的備查登記、核銷記錄，以防止索賠事件不了了之或索賠金額被挪用和侵占。

四、合同管理審計(jì)

有很多公司與供應(yīng)商未簽署正式的采購合同，以采購訂單、電子郵件、電話等代替合同，存在很大的管理風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)椴少徲唵?、電子郵件往往只有單價(jià)和數(shù)量，有的甚至沒有單價(jià)、商務(wù)條款、法律責(zé)任條款等。如果因料件質(zhì)量問題導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題，公司被索賠的風(fēng)險(xiǎn)或不能追溯，因此審計(jì)要關(guān)注合同的簽署情況，同時(shí)還要關(guān)注合同保管制度的設(shè)立情況，檢查采購合同的檔案管理情況。

五、供應(yīng)商互動(dòng)平臺(tái)管理審計(jì)

供應(yīng)商互動(dòng)平臺(tái)是供應(yīng)商或員工與供應(yīng)鏈管理的溝通平臺(tái)，供應(yīng)商或員工可以在平臺(tái)上提出建議，投訴管理不良現(xiàn)象，檢舉揭發(fā)供應(yīng)商管理過程中的舞弊行為。審計(jì)要關(guān)注平臺(tái)的建設(shè)和管理情況，特別關(guān)注平臺(tái)記錄的查詢、刪除是否經(jīng)過授權(quán)。

六、陽光采購協(xié)議審計(jì)

陽光采購協(xié)議是當(dāng)下管理供應(yīng)鏈的重器，很多公司要求供應(yīng)商與公司簽署陽光采購協(xié)議，以防止供應(yīng)鏈舞弊行為。

審計(jì)陽光采購協(xié)議時(shí)，一方面要審計(jì)協(xié)議本身的條款，協(xié)議中是否體現(xiàn)了“公平交易、廉潔自律、反對舞弊”的相關(guān)規(guī)定;是否有對采購人員和供應(yīng)商舞弊的處罰條款;是否有舉報(bào)或投訴方式。另一方面要檢查供應(yīng)商庫的所有供應(yīng)商是否與公司簽署了陽光采購協(xié)議。

綜上所述，將供應(yīng)鏈采購環(huán)節(jié)的相關(guān)模塊、內(nèi)部控制措施、審計(jì)方法進(jìn)行歸納，形成采購內(nèi)部控制和審計(jì)方法對照表（見表1）。