“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校雇員制人員檔案管理模式的創(chuàng)新及實(shí)施保障

張爽

摘? 要：為了更好地促進(jìn)人力資源合理配置，創(chuàng)新用人機(jī)制，加快人事制度改革，目前很多高校的部分崗位實(shí)行了雇員制度。新的用人制度帶來新的管理問題，比如雇員制人員的檔案使用、管理、維護(hù)等就面臨著諸多的新問題。文章針對雇員制人員檔案的管理問題，立足于檔案管理的現(xiàn)狀，利用互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的提高管理效率、改善服務(wù)質(zhì)量、克服管理的局限等方面體現(xiàn)的不可替代的優(yōu)勢，改變檔案管理的傳統(tǒng)模式，提出相應(yīng)的管理對策。

關(guān)鍵詞：雇員制;檔案;管理模式;創(chuàng)新

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：2096-000X（2019）05-0036-03

Abstract： In order to better promote the rational allocation of human resources，innovate the employment mechanism， and accelerate the reform of the personnel system， some employees in many universities have implemented an employee system. The new employment system brings new management problems， such as the use， management and maintenance of employee files， which face many new problems. The article focuses on the management of employee files， based on the status quo of file management， and uses the Internet to improve the management efficiency， improve service quality， overcome management limitations and other irreplaceable advantages in file management， and change the tradition of file management. Mode， propose corresponding management strategies.

Keywords： employment system; archives; management mode; innovation

眾所周知，隨著社會的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)體系不斷深入到社會的各個(gè)行業(yè)之中。每個(gè)發(fā)展中的行業(yè)都在網(wǎng)絡(luò)的推動下尋找新的出發(fā)點(diǎn)，修正不足，尋求新的發(fā)展。而對于高校人事檔案的管理工作，也不是固守陳規(guī)，一成不變的。首先，隨著用人機(jī)制的改變，檔案的保存形式在發(fā)生變化，我們也要隨著形勢的變化，改變工作方法，提高工作效率。高校雇員制人員檔案為職工的聘用、晉升提供了有力的依據(jù)，關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益，貫穿于每個(gè)人的職業(yè)生涯。而在摸索新的檔案管理方法的過程中，還是依然存在著很多的問題，成為我們與時(shí)俱進(jìn)過程中的羈絆，這些都需要我們不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)不足，探索新的方法來解決，以使人事檔案真正地利用起來，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

一、什么是雇員制和雇員制人員

雇員制屬于高校事業(yè)編制以外的一種新型用工形式，它是指以契約形式聘用、管理工作人員的人力資源管理制度。而因教學(xué)、科研、管理等需要，從社會上公開招聘，實(shí)行合同聘任，崗位管理，不列入學(xué)校事業(yè)編制的各類專門人員，就是雇員制人員。

隨著高校用人制度的不斷深化，我國很多高校實(shí)行了雇員制。作為一種按照合同管理的新的用人制度，雇員制表現(xiàn)出特有的靈活性和真正的“能上能下、能進(jìn)能出”的特點(diǎn)，成為高?，F(xiàn)行用人制度的重要補(bǔ)充[1]。雇員制的實(shí)施，為高校的進(jìn)一步發(fā)展和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大補(bǔ)充了新鮮血液，在儲備人才的前提下，也改變了用人機(jī)制和老職工“鐵飯碗”的陳舊觀念，解決了人員能進(jìn)不能出的問題。有效地提高了辦事效率，激活了職工的積極性，降低了學(xué)校的辦學(xué)成本，有利于促進(jìn)高校健康，有序地發(fā)展[2]。一種新的制度的改革，在帶來眾多利好的同時(shí)，在其不斷的發(fā)展過程中，必然也會不斷出現(xiàn)新的問題，亟待我們不斷地摸索解決。比如雇員制人員的檔案管理，就需要我們認(rèn)真的思考。

二、雇員制人員檔案管理存在的問題

（一）缺乏對檔案的直接管理

雇員制，是高校以契約化管理方式，依照勞動合同，以市場化運(yùn)作機(jī)制來規(guī)范高校和雇員雙方的權(quán)利和義務(wù)的一種用人制度[3]。高校的雇員制人員是與人才市場簽訂的勞動合同，高校委托人才市場來管理這部分人員，當(dāng)然，他們的人事檔案也托管在人才市場，這樣就導(dǎo)致了高校無法對其檔案進(jìn)行直接管理，無法及時(shí)地了解這部分人員真實(shí)的個(gè)人信息。由于不能及時(shí)地去人才中心查閱檔案，對雇員制人員進(jìn)校前的了解，只能根據(jù)其個(gè)人填報(bào)的信息表。進(jìn)校以后，雇員制人員進(jìn)行職稱評審、職務(wù)晉升等都需要填報(bào)個(gè)人信息，職能部門需要核對，這也給各部門帶來諸多不便。

（二）檔案的信息化程度不高，利用率低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，使用先進(jìn)的信息技術(shù)來管理檔案，用計(jì)算機(jī)對信息進(jìn)行檢索、分析，可以很大程度的減輕工作人員的的工作強(qiáng)度。也使每一位職工都能在計(jì)算機(jī)上看到自己的基本信息。而傳統(tǒng)的人事檔案，遵循著保密的原則，材料一旦存檔，干部本人將不允許查看本人檔案，這就導(dǎo)致了干部本人不了解自己檔案內(nèi)的具體內(nèi)容，檔案的利用價(jià)值也隨之降低。

（三）檔案管理部門重視不夠，檔案管理機(jī)構(gòu)不完善，缺乏專職管理人員

在雇員制下，高校檔案管理部門對雇員制人員檔案的管理重視度明顯不足，因雇員制剛剛實(shí)行不久，雇員制人員對檔案的利用并不是很多，似乎只要登記了雇員制人員的基本信息，就可以了，并不影響正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，隨著時(shí)間的推移，雇員制人員在不斷的成長，這一批人要申請職稱晉升、要在重要崗位任職等，這些都需要核實(shí)其檔案內(nèi)容，做為晉升的重要依據(jù)。而且，目前很多高校的檔案管理人員都不是專職檔案員，他們往往是某個(gè)科室的科員，兼管檔案工作。很多高校沒有專門的檔案科室，往往掛靠在檔案館或人事處，這就導(dǎo)致檔案管理的混亂，材料收集、整理不及時(shí)，檔案材料不全面，檔案利用不規(guī)范。所以需要設(shè)立專門的檔案科室，安排專門的檔案人員來管理。

（四）檔案管理人員慣性思維比較強(qiáng)，無法與時(shí)代同步，檔案管理模式落后，管理手段單一

對于檔案管理人員，傳統(tǒng)的管理手段根深蒂固，無法在思想上迅速轉(zhuǎn)變、接受新的管理上的改革。對于雇員制人員后期產(chǎn)生的學(xué)習(xí)、職稱、考核等材料，不能夠及時(shí)的收集、整理錄入信息并轉(zhuǎn)到人才中心。各個(gè)部門的管理軟件不同，沒有搭建資源共享平臺，互相之間信息不能共享，錄入信息不能得到充分的利用。雇員制人員的檔案一般托管在人才中心，除了因工作需要，領(lǐng)導(dǎo)和組織人事部門查閱外，其他人員不允許隨便接觸檔案，這種管理模式，已經(jīng)不適合現(xiàn)代發(fā)展的要求，對于可以向個(gè)人公開的內(nèi)容，可以建議有選擇的公開。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下雇員制人員檔案管理的幾點(diǎn)思考

自從“互聯(lián)網(wǎng)+”概念被提出以來，全國出現(xiàn)很多利用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維改造傳統(tǒng)行業(yè)的嘗試。比如在高校，近年來的慕課、云課堂等教學(xué)方式實(shí)現(xiàn)了教學(xué)資源的共享，使學(xué)生不受課堂的限制，能夠多途徑汲取更多的知識。而對于雇員制人員的檔案管理，也需要創(chuàng)新思維，需要改變傳統(tǒng)模式，跟上時(shí)代的步伐。

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”使檔案的收集、整理、歸檔更全面、更便捷

檔案是反映一個(gè)人德、能、勤、績、廉等各個(gè)方面的綜合材料，所以檔案材料的形成部門也有很多。這樣，就需要檔案管理人員加強(qiáng)與檔案材料形成部門的聯(lián)系，產(chǎn)生材料能及時(shí)收集，以免時(shí)間過長導(dǎo)致遺失。收集過來的材料，要根據(jù)檔案收集整理審核的要求，及時(shí)做好整理，歸檔。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下可以促使各部門建立雇員制人員材料收集交流平臺，整合各個(gè)部門的材料資源。各部門可以把產(chǎn)生的材料清單上傳到交流平臺，供人事檔案部門查詢，需要?dú)w檔的重要材料可以及時(shí)搜集歸檔。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”有利于建立雇員制人員人事檔案信息平臺

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案材料都是老舊的紙質(zhì)材料，檔案內(nèi)容對個(gè)人不公開，導(dǎo)致個(gè)人不知道自己檔案材料是否齊全，比如經(jīng)常用到的學(xué)歷材料，需要使用的時(shí)候， 才發(fā)現(xiàn)當(dāng)時(shí)學(xué)習(xí)的單位并沒有把學(xué)籍轉(zhuǎn)過來。比如出生日期填寫不一致，只有組織部門通知本人，才知道自己的出生日期認(rèn)定情況等等。所以，對于一些可以讓干部本人了解的信息，比如姓名、身份證號碼、出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、任職情況、檔案材料目錄等信息，可以通過建立干部人事檔案信息平臺，雇員制人員可以通過登錄平臺查看自己的基本信息，便于信息的核對，有問題及時(shí)更正。突破傳統(tǒng)的時(shí)間、空間制約，公開檔案允許的部分內(nèi)容，也將是未來檔案工作的新方向。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”推進(jìn)雇員制人員檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程

所謂數(shù)字化管理，就是指采用掃描設(shè)備，對雇員制人員檔案原件進(jìn)行掃描并存儲，制作成電子檔案。傳統(tǒng)的人事檔案都是采用紙質(zhì)材料，材料是唯一的，如果有破損或丟失，很難補(bǔ)到。這也是以前辦公設(shè)備不允許，沒有掃描儀等現(xiàn)代信息設(shè)備。而現(xiàn)在不同了，各種先進(jìn)儀器不斷出現(xiàn)，掃描文件也并不困難。給檔案一個(gè)備份，既便于工作上的查閱，也防止檔案材料的遺失，適合永久保存。

對檔案的數(shù)字化處理，首先要保證檔案的真實(shí)性、完整性、可用性，確保掃描后的檔案信息與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，數(shù)字化后的電子檔案可以查找、調(diào)閱、檢索。根據(jù)檔案審核的有關(guān)要求，對影響掃描質(zhì)量的材料，要先行修復(fù)，再進(jìn)行掃描。當(dāng)然，掃描檔案，對于檔案工作人員來講，是很繁雜的、工作量非常的大，需要部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，只有足夠的人力、物力，才可以完成。

四、高校雇員制人員檔案管理實(shí)施的保障

（一）確立雇員制下高校人事檔案管理的重要地位

首先，提高主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳。其次，可以把檔案管理的工作考核與檔案管理人員的績效獎勵(lì)相結(jié)合，以激勵(lì)工作人員的積極性。最后，相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常參加到檔案管理工作中來，了解工作內(nèi)容，關(guān)心工作中遇到的困難，使工作人員能夠體會到領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)心，有利于工作的開展。

（二）維護(hù)雇員制人員檔案的權(quán)威性，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)

人事檔案記錄了一個(gè)人成長的過程，也是組織考察干部的重要依據(jù)。所以檔案的管理工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真，不能將檔案經(jīng)過個(gè)人手來轉(zhuǎn)遞，檔案材料也要防止出現(xiàn)損壞、丟失。在檔案轉(zhuǎn)遞中要選擇機(jī)要轉(zhuǎn)遞，確保檔案的安全。對于新增加的檔案內(nèi)容，要嚴(yán)格審查其真實(shí)性，杜絕出現(xiàn)偽造檔案的情況。

（三）成立人才管理分中心，負(fù)責(zé)管理雇員制人員檔案

針對雇員制人員檔案無法直接管理的問題，通過對相關(guān)高校的調(diào)研了解，高校可以成立人才管理分中心，把本校雇員制人員的檔案轉(zhuǎn)回到分中心，學(xué)?？梢栽O(shè)置專門的檔案管理崗位，專人來管理檔案。這樣，就解決了檔案信息提取不及時(shí)，查閱檔案不方便等問題。

（四）開展關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”對管理者的挑戰(zhàn)，首先就是管理者應(yīng)用信息技術(shù)的水平，僅限于基本軟件的操作，早已不能滿足當(dāng)前背景下檔案使用的要求。定期開展培訓(xùn)，對檔案管理人員能力的提升是必不可少的。

培訓(xùn)對于一個(gè)單位的發(fā)展也是很重要的，由于培訓(xùn)不到位，常常會導(dǎo)致其競爭力的下降，隨著激烈的市場競爭，迅猛的科技創(chuàng)新和改革，對員工的培訓(xùn)更顯重要。

檔案管理培訓(xùn)是檔案管理實(shí)施的重要保障，檔案管理培訓(xùn)包括檔案管理理論的培訓(xùn)和檔案管理方案實(shí)施的培訓(xùn)。開展培訓(xùn)，可以提高檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識，重點(diǎn)在于改變以往的觀念，樹立正確合理的管理觀念，更加充滿激情的投入到工作中去。

（五）加強(qiáng)檔案管理與職務(wù)晉升、薪酬的有效聯(lián)系

管理者應(yīng)該通過考核、反饋，更加清楚地了解員工的知識、技能及不足之處，把考核結(jié)果記入檔案，作為崗位變動、獎懲、續(xù)聘或解聘的依據(jù)。

（六）對雇員制人員檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善

雇員制人員檔案管理制度，需要部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員根據(jù)長期的工作經(jīng)驗(yàn)制定出來，對不符合實(shí)際情況的內(nèi)容，要不斷地進(jìn)行修改完善。

修改完善的方法多種多樣，但大致可以分為以下幾個(gè)步驟：首先，分析檔案管理結(jié)果，找出管理中存在的問題;其次，針對存在的問題，制定合理的改進(jìn)方案，并確保其有效地實(shí)施。最后，在下一階段的工作中，注重落實(shí)檔案管理的完善方案，盡可能為員工在個(gè)人發(fā)展、晉升過程中提供幫助。

（七）做好電子信息檔案管理的保密及防范工作，保障檔案信息的絕對安全

人事檔案是個(gè)人基本情況、經(jīng)歷、品德操守、政治面貌等情況的真實(shí)記載，需要較強(qiáng)的保密等級。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化雖然提高了辦公的效率，但與紙質(zhì)材料相比，電子檔案存在著泄密的隱患，這是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)畢竟存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。為了避免檔案泄密，首先，要提高檔案管理者的保密意識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解自身的責(zé)任，提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息素質(zhì)，對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中出現(xiàn)的普通問題能夠及時(shí)解決，對難度較大的問題能夠做出基本判斷，并在專業(yè)人員幫助下解決。還要加強(qiáng)檔案工作人員檔案管理的意識，使其嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，避免因個(gè)人原因給檔案管理平臺帶來安全隱患。知道哪些行為是不可取的，有效避免檔案泄露的發(fā)生。其次，提高電子檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器配置要選用安全可靠的應(yīng)用軟件和操作系統(tǒng)，防止電腦病毒、黑客的攻擊，避免不必要的損失。

總之，信息化時(shí)代，也給檔案的管理工作帶來了新的生機(jī)和挑戰(zhàn)，檔案管理人員也需要跟隨時(shí)代的步伐，增強(qiáng)檔案意識，豐富檔案資源，不要因循守舊，要不斷創(chuàng)新，使這份寶貴的材料發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐忠麟，方孝安，李洋.高校雇員制人事檔案管理實(shí)踐中的糾紛解決機(jī)制探討[J].江西理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2010，31（4）：31-35.

[2]曹萍.高校人力資源管理的新思路[J].南京醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2004，14（1）：68-69.

[3]謝宇.高校雇員激勵(lì)管理路徑探索[J].廣州城市職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)， 2014，8（2）：93-97.

[4]吳京，李卓妮.運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)干部人事檔案資源體系建設(shè)[J].中國檔案，2017（5）：58-59.