檔案保護工作淺析

劉朋朋

摘 要：檔案保護技術工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，沒有檔案保護技術工作，就沒有檔案安全和長久保存可言。

關鍵詞：檔案;技術;保護;重要性

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務?！薄案骷壐黝悪n案館，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用;配置必要的設施，確保檔案的安全;采用先進技術，實現檔案管理的現代化。”這就非常明確地指明了檔案保護技術工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，沒有檔案保護技術工作，就沒有檔案安全和長久保存可言。本文就檔案的保護談談一下淺顯認識。

一、對檔案保護工作的重要性要從思想上提高認識

檔案是國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，在建設有中國特色社會主義現代化強國中發(fā)揮著“記錄歷史，傳承文明，服務社會”的重要作用。檔案具有歷史性，又具有真實性，都具有一定的內容和價值，檔案的價值往往是由檔案的內容決定的。無論檔案的內容有多么重要和多么珍貴，都是通過一定的物質載體形式表現出來的。如果在保存過程中，這些物質載體因受到各種不良因素的影響老化了，使留在檔案文件上有價值的歷史痕跡發(fā)生了褪變，那么檔案的歷史性和真實性以及它的憑證作用也就隨之不存在了。稍有不慎，就會造成難以彌補的損失，應引起我們的高度重視。要妥善地保護好這些檔案，只有解放思想、更新觀念，不斷提高檔案保護、保管工作的水平，最大限度地延長檔案的壽命，為經濟建設和各項工作服務，才能真正發(fā)揮檔案的價值和作用。

二、檔案保護工作中影響字跡耐久性的幾個因素

（一）溫濕度

檔案文件不僅易受到溫度的影響而老化，而且更容易受濕度的影響而變質。因此，不適宜的溫濕度，不僅會影響檔案制作材料的耐久性，而且還會加大其他不利因素對檔案的危害程度。高溫、高濕的環(huán)境容易造成檔案字跡色素，尤其是一些有機染料墨水字跡色素、復寫字跡色素等發(fā)生暈化、擴散而變得模糊不清，直接影響字跡的清晰度和堅牢度。特別是高濕度，對檔案文件的危害最大。高濕，在檔案文件上會有水汽凝結。這時，空氣中的酸性氣體與這些水汽相遇就變成了破壞性極大的物質——酸。酸對檔案文件的破壞作用已見前述。此外，一些有害化學雜質對檔案字跡造成破壞的化學反應，也是在有水的條件下進行的。同時，高濕還為霉菌、細菌等有害生物創(chuàng)造良好的生長條件?？梢?，檔案庫房中相對濕度的控制十分重要，對檔案的保護具有重要作用。在實際工作中，根據不同的具體情況，一般檔案庫房保管檔案文件適宜的溫度應該控制在14～24℃，適宜的相對濕度應控制在45%～60%。對于保管特殊載體形式檔案的庫房，其溫度濕度還應做特殊的要求。

（二）酸性度

除了墨水等酸性字跡材料本身的酸度影響外，紙張中含酸成分也比較高。因此，當人們在查閱檔案文件時，紙頁中的維生素便開始遭到酸的水解，纖維素分子鏈也隨之遭到破壞。這是由于在紙漿生產時，為了減少紙張的吸墨性，防止墨水滲開和在紙張上形成墨水羽痕，在紙漿中添加了硫酸鋁。而當紙張受潮時，硫酸鋁開始會形成硫酸鹽和水合氫離子，最后會形成酸，成為紙張的大敵。另外，檔案在提供利用和保管的過程中，也會受到周圍環(huán)境中各種酸性氣體因素的影響和侵蝕。所以，酸不僅能促使檔案文件紙張的纖維素發(fā)生水解、紙張脆化，而且還能使字跡色素漂白、褪色。由此看來，做好檔案文件的防酸、去酸工作，是保證檔案使用壽命的關鍵之一。

（三）光照因素

各種光線，包括太陽光和各種人造光源的光線，對檔案文件紙張有破壞作用。其破壞主要是通過光解作用和光敏作用。光解作用是指檔案文件紙張受到光照射后，紙張素、木素、半纖維素等分子的化學鍵發(fā)生斷裂，而導致降解反應。光敏作用是指纖維素分子吸收紫外光和可見光因某些染料和化合物存在而引起的纖維素降解反應。所以，不管是陽光照射，還是各種燈光照射，均會加速檔案文件的紙張老化、字跡色素褪化。特別是紫外光，具有強烈的光化作用，對檔案的破壞性更大。為了盡量減少這些光線對檔案文件的影響，在查閱和利用的時候，要加倍注意，盡量減少光照時間，避免陽光對檔案的直接照射。檔案管理人員應做到人走燈滅，以減少各種人造光源對檔案的破壞。除此而外，還有灰塵以及其他各種自然災害的因素，也都會直接影響檔案文件字跡的耐久性能，應加以避免和防止。

三、做好檔案保護工作應注意的幾個問題

（一）建章立制，防患于未然

首先建立健全符合本單位市級的各種檔案保護利用制度，從我們的身邊做起，嚴格執(zhí)行。主管部門應將檔案質量保護工作及檔案載體、記錄材料質量納入檔案評估檢查工作之中。無論是從事檔案管理工作的人員，還是沒有從事檔案管理工作的人員，都應該養(yǎng)成使用耐久性能較好的字跡材料書寫檔案文件的良好習慣。特別在填寫比較重要的報表和書寫一些重要的文件時，不要使用那些耐久性能差的字跡材料，諸如鉛筆、藍油墨圓珠筆、彩色筆等。其次，為確保檔案文件保存的永久性，需要從思想上予以重視，樹立預防為主的觀念，認真執(zhí)行制度，經常性注意檢查所保管的檔案，發(fā)現問題，及時加以解決，才能將檔案破壞的現象消滅在萌芽之中。

（二）庫房要達到安全保管“九防”要求，切實做好檔案的保護工作

在現有的管理條件下，盡可能地花大力氣，創(chuàng)造良好的條件，改善庫房的保管環(huán)境。因此，一方面應注意控制和調節(jié)檔案庫房內的溫度、濕度，做好防火、盜、潮、光、防霉、防塵以及防止各種有害物質的侵蝕等工作;另一方面也要抓好檔案庫房的清潔，庫房的安全保衛(wèi)以及檔案的存放等日常工作。檔案的存放最好采用垂直平行排放的方式，不要疊放，盡量減少紙張間的擠壓對檔案字跡的損害。同時在利用的過程中，還應注意愛護檔案，以免造成人為破壞。

（三）采用先進技術，提高保管和保護工作的水平

隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案的保管方法和保護技術也得到不斷的改進和創(chuàng)新。這給檔案保護工作提出了許多新的課題和新的要求。比如信息化的發(fā)展，電子文件的產生，需要我們盡快開展檔案數字化建設。我們只有在工作方法、工作手段、工作機制上積極探索、大膽創(chuàng)新，不斷引進和吸收新的高科技成果，借鑒一些先進的管理經驗，與實際工作相結合，才能不斷提高檔案保管和保護工作的水平，確保檔案的安全保管，更好的發(fā)揮檔案的價值和作用。