大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作探討

杜娜

摘? 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)中大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的制約使得企業(yè)的檔案管理已經(jīng)完全不能適應(yīng)信息社會(huì)的實(shí)際需求。本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，以及相應(yīng)的解決措施進(jìn)行了探討。希望能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);檔案管理;存在問(wèn)題;解決措施

引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式被完全顛覆，現(xiàn)代企業(yè)要想有效提升檔案管理工作效率，就必須改變傳統(tǒng)檔案管理思維方式，在實(shí)際檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中要充分利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)思維對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新。

大數(shù)據(jù)就是海量數(shù)據(jù)，其主要指的是業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中涉及的數(shù)據(jù)量非常大，不能夠在有限的時(shí)間內(nèi)通過(guò)人工的方式對(duì)各種信息進(jìn)行處理和解讀。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作信息化水平得到了極大提升，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)都得到了非常廣泛的應(yīng)用，在各種先進(jìn)信息技術(shù)的支撐下，企業(yè)的檔案資源建設(shè)工作更加簡(jiǎn)單，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上能夠搭建企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，有效提升檔案管理服務(wù)意識(shí)，這樣才能適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際需求。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的重要意義

首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下針對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行深入研究能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理相關(guān)理論水平的提升和進(jìn)一步完善，如此就能為企業(yè)的檔案管理工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，深入研究企業(yè)檔案管理能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的改革，這樣才能讓企業(yè)檔案管理工作與現(xiàn)代信息化社會(huì)的發(fā)展形成同步。最后，在新的發(fā)展形勢(shì)下針對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行深入探討，能夠進(jìn)一步激發(fā)企業(yè)相關(guān)檔案管理工作人員學(xué)習(xí)新理念、新技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理方式的改善，由此就能進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際效率。此外，在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)對(duì)于檔案資源信息化建設(shè)、檔案資源集成管理的需求也越來(lái)越迫切，面臨新的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。

二、律師在企業(yè)檔案管理面臨的主要問(wèn)題

1. 隨著現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理方法面臨著巨大的考驗(yàn)，由于檔案管理效率低，服務(wù)性能差，使得傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。首先，一些企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展建立了信息化的檔案管理平臺(tái)，但是，在信息檔案管理平臺(tái)應(yīng)用的過(guò)程并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，這樣就會(huì)導(dǎo)致很多完成辦理的電子文件不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)在線歸檔;其次，目前很多企業(yè)建設(shè)的數(shù)字化檔案館仍然是以存量檔案數(shù)字化建設(shè)為主要目標(biāo)，并沒(méi)有針對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行合理的組織、開(kāi)發(fā)以及利用，從而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)信息資源并不能為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)。

2.難以滿足用戶的信息需求

目前很多企業(yè)你的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)主要是用來(lái)進(jìn)行檔案整理，而本案的合理運(yùn)用淪為了一個(gè)輔助性功能，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)一些簡(jiǎn)單的信息檢索、原始檔案查閱等功能。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，用戶對(duì)檔案資源的利用也從過(guò)去單一的文件檢索逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾蓐P(guān)聯(lián)文件集中化查閱，單一的目錄檢索方式對(duì)信息檢索的精確性、系統(tǒng)性、便捷性等都形成了一定的制約作用。此外，從我國(guó)目前企業(yè)檔案管理在現(xiàn)狀來(lái)看，多數(shù)的企業(yè)數(shù)字化檔案館基本都處于相互獨(dú)立的狀態(tài)，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)各個(gè)數(shù)字檔案館信息資源的整合和共享。從而導(dǎo)致我國(guó)企業(yè)數(shù)字化檔案館豐富資源服務(wù)方式相對(duì)比較落后，而且檔案資源深度也不足，多數(shù)的數(shù)字檔案資源并不能夠真正形成之時(shí)，也很難滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下用戶對(duì)檔案信息資源的實(shí)際需求。

3.檔案安全建設(shè)有待加強(qiáng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的安全建設(shè)不僅僅指的是本案的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)防范，對(duì)于檔案安全來(lái)說(shuō)，最重要的是有效保護(hù)檔案建立者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及相關(guān)檔案信息內(nèi)容的安全防護(hù)。雖然企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是在局域網(wǎng)的狀態(tài)下進(jìn)行工作，但是仍然不能避免招收計(jì)算機(jī)病毒或者網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，一旦局域網(wǎng)系統(tǒng)遭受攻擊就很可能會(huì)造成數(shù)字檔案管理系統(tǒng)受到破壞，或者數(shù)字檔案信息出現(xiàn)泄漏[2]。另外，多出了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為用戶都提供了信息下載功能，雖然這在很大程度上給用戶提供了極大的便利，但是也會(huì)對(duì)檔案信息安全造成嚴(yán)重的威脅。

4.檔案管理者的業(yè)務(wù)知識(shí)更新較慢

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的資源信息增長(zhǎng)速度非常快，而且用戶的實(shí)際需求也在快速增長(zhǎng)，這就對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)際管理人員的工作提出了更高的要求。目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理者業(yè)務(wù)知識(shí)水平相對(duì)較低，很多檔案管理者業(yè)務(wù)能力、管理思維仍然停留在傳統(tǒng)檔案管理模式下，對(duì)信息技術(shù)概念的理解不夠深入，實(shí)際信息技術(shù)應(yīng)用水平也比較低，因此就導(dǎo)致多數(shù)管理者對(duì)數(shù)字檔案管理能力相對(duì)偏低，不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際需求。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

1.實(shí)行一體化檔案管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)首先要以現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，不斷加快檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)一體化信息平臺(tái)的銜接建設(shè)，針對(duì)檔案收發(fā)模塊所對(duì)應(yīng)的管理流程實(shí)施分塊處理，這樣就能有效提升各個(gè)模塊信息數(shù)據(jù)的共享程度，由此就能進(jìn)一步提升不同信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)檔案資源管理和利用的效率。在實(shí)際進(jìn)行楊總管理軟件對(duì)接的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)以及一體化信息管理平臺(tái)的進(jìn)一步優(yōu)化，在辦公系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中有效融入電子文件管理的相關(guān)要求，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔整個(gè)生命周期的有效管理。在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，要結(jié)合實(shí)際但管理情況制定出相應(yīng)的企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上將企業(yè)的數(shù)字檔案館納入到了企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)中，針對(duì)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)、信息反饋系統(tǒng)、數(shù)字檔案館進(jìn)行不斷的規(guī)范整理，逐步形成企業(yè)自身完善的知識(shí)管理系統(tǒng)，由此也能為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的文檔一體化管理提供最基本的軟件基礎(chǔ)，這樣就能對(duì)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)也能起到極大的推動(dòng)作用。

2.做好數(shù)字檔案資源建設(shè)工作

企業(yè)檔案資源不僅包括了企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷史數(shù)據(jù)，而且也包括企業(yè)整個(gè)改革過(guò)程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，對(duì)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)檔案資源具有非常重要的參考價(jià)值。充分結(jié)合企業(yè)檔案管理資源實(shí)際的利用情況，針對(duì)一些應(yīng)用價(jià)值較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上，將檔案數(shù)字化建設(shè)逐步推向企業(yè)整體存量檔案。另外，還要不斷強(qiáng)化對(duì)企業(yè)數(shù)字化檔案的檢查，在整個(gè)檢查過(guò)程中參照相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，對(duì)企業(yè)數(shù)字化檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制，必須要充分保證企業(yè)的數(shù)字檔案資源具有較高的可識(shí)別性、可利用性。

3.不斷提升檔案信息服務(wù)水平

首先，要針對(duì)企業(yè)的數(shù)字檔案資源不斷加強(qiáng)資源整合和組織。利用現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)技術(shù)對(duì)，對(duì)同一類(lèi)型的工程項(xiàng)目或者關(guān)聯(lián)性比較強(qiáng)的工程項(xiàng)目數(shù)字檔案進(jìn)行有效整合，然后充分結(jié)合不同用戶對(duì)數(shù)字檔案資源實(shí)際的應(yīng)用需求，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)企業(yè)的數(shù)字檔案資源進(jìn)行不斷的開(kāi)發(fā)和組織，并在此基礎(chǔ)上建立起專(zhuān)項(xiàng)檔案資源庫(kù)。其次，要針對(duì)企業(yè)檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行不斷優(yōu)化。利用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)統(tǒng)一的云服務(wù)平臺(tái)，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)用戶隨時(shí)隨地對(duì)檔案資源庫(kù)進(jìn)行調(diào)閱，與此同時(shí)，還可以通過(guò)建立可視化平臺(tái)，針對(duì)某一個(gè)工程項(xiàng)目從工程立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收整個(gè)階段進(jìn)行立體化全方位的項(xiàng)目信息展示。

4.加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要想充分保證企業(yè)的檔案信息安全，就必須要進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的安全風(fēng)險(xiǎn)控制。首先，在企業(yè)進(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中，必須要加強(qiáng)對(duì)外包公司的審查，必須要保證企業(yè)的檔案資源在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、信息泄露的現(xiàn)象;其次，針對(duì)企業(yè)檔案資源的服務(wù)環(huán)境，要充分運(yùn)用云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)的軟硬件系統(tǒng)充分做好檔案資源安全控制工作，對(duì)網(wǎng)絡(luò)入侵進(jìn)行有效防范，針對(duì)一些開(kāi)放的數(shù)字檔案資源要充分做好相關(guān)用戶權(quán)限的設(shè)置工作;最后，在檔案信息資源整個(gè)存儲(chǔ)過(guò)程，必須要定期的對(duì)檔案管理系統(tǒng)中所有的檔案資源進(jìn)行安全備份，這樣才能充分保證檔案資源在長(zhǎng)期的儲(chǔ)存過(guò)程中的安全性。

5.不斷更新檔案工作者的知識(shí)儲(chǔ)備

發(fā)展在企業(yè)的檔案管理工作中檔案管理工作者既是檔案管理工作實(shí)際的踐行者也是檔案管理工作推動(dòng)者。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生巨大的變革，面對(duì)這樣的形勢(shì)，企業(yè)的檔案管理工作者應(yīng)該從自身做起，積極學(xué)習(xí)不斷提升自身的信息處理能力以及服務(wù)意識(shí)，并對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息的理解、信息的獲取、以及信息利用的各個(gè)方面的能力進(jìn)行全面提升。企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中也要通過(guò)崗位培訓(xùn)、專(zhuān)題講座、訪問(wèn)交流、合作學(xué)習(xí)多種方式來(lái)對(duì)檔案管理者的知識(shí)體系以及實(shí)績(jī)檔案管理技能進(jìn)行不斷培養(yǎng)，有效提升檔案管理者實(shí)際的業(yè)務(wù)開(kāi)展水平，通過(guò)長(zhǎng)期的培養(yǎng)，來(lái)為企業(yè)打造出一支技術(shù)精湛、能力出眾、效率高超的信息化檔案管理人才隊(duì)伍，如此才能為企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下在檔案管理工作水平提升起到有效促進(jìn)作用。

四 、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作在迎來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著檔案管理改革的巨大挑戰(zhàn)。在信息社會(huì)中，市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，這對(duì)企業(yè)在檔案管理工作提出了更高的要求。因此，企業(yè)對(duì)各種數(shù)據(jù)信息采集、整理、挖掘等工作的需求非常迫切，企業(yè)應(yīng)該充分結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，不斷加大技術(shù)研發(fā)，并充分利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，這樣才能有效推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

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