中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的初步研究

摘 要：在中小學(xué)日常運(yùn)行管理工作中，檔案管理工作是其關(guān)鍵內(nèi)容，這對(duì)于中小學(xué)教育教學(xué)活動(dòng)等多項(xiàng)工作的有效開(kāi)展有著十分重要的作用，除此之外，檔案管理工作也是中小學(xué)在進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)的有力依據(jù)，因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。在我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)全面普及的背景下，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，仍舊存在有眾多問(wèn)題，基于此，本文主要內(nèi)容研究了當(dāng)前中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：中小學(xué);檔案管理;信息化建設(shè)

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)取得了空前的成就，基于此，眾多中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中都積極引進(jìn)了相關(guān)信息技術(shù)，有效推動(dòng)了中小學(xué)檔案管理工作的正常開(kāi)展。在中小學(xué)檔案管理工作中包含有諸多內(nèi)容，如果檔案管理工作質(zhì)量不高，那么直接會(huì)給中小學(xué)的日常運(yùn)行帶來(lái)影響?；诖吮疚闹饕獌?nèi)容研究中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與意義

1.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

所謂的檔案管理信息化指代的是，是具有現(xiàn)實(shí)意義以及開(kāi)發(fā)機(jī)制的檔案內(nèi)容傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息化，不僅要充分發(fā)揮檔案自身的憑證作用，還要注重開(kāi)發(fā)檔案管理信息的功能。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》來(lái)看，在此綱要內(nèi)容中對(duì)有關(guān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)以及目標(biāo)、任務(wù)進(jìn)行了明確的規(guī)劃，各中小學(xué)在運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該本著安全保密、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等原則，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使電子檔案以及相關(guān)文件得以規(guī)范化管理，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的數(shù)字建設(shè)工作。針對(duì)于中小學(xué)檔案信息化建設(shè)工作而言，它包含有檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、人才隊(duì)伍的建設(shè)等內(nèi)容，基于此，中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，不能僅僅只是簡(jiǎn)單的將檔案數(shù)字化，應(yīng)該從多方面進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。

2.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義

在中小學(xué)日常運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作十分必要，是中小學(xué)日常管理工作有效開(kāi)展的重要保障，基于此，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作具有十分重要的意義。在我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)檔案管理工作內(nèi)容來(lái)看，已經(jīng)不能符合當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展的需求以及學(xué)校各項(xiàng)工作正常開(kāi)展的需求，基于此，學(xué)校應(yīng)該跟隨社會(huì)發(fā)展的需求，對(duì)自身檔案工作進(jìn)行建設(shè)，只有這樣才能有效促進(jìn)自身良好運(yùn)行發(fā)展。對(duì)于學(xué)校教學(xué)管理工作而言，檔案管理工作與其有著十分緊密的聯(lián)系，兩者相輔相成以促進(jìn)學(xué)校教育活動(dòng)能夠良好的運(yùn)行發(fā)展，最終促進(jìn)學(xué)校得以規(guī)范化運(yùn)作，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部資源進(jìn)行合理分配，使學(xué)校資源利用率得以提高[1]。

在建設(shè)檔案管理信息化的作用下，使得學(xué)校能夠?qū)ψ陨砬闆r進(jìn)行全面了解與掌握，及時(shí)針對(duì)自身問(wèn)題提出相應(yīng)的解決策略，以保障學(xué)校得以正常運(yùn)行。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)還能夠有效維持學(xué)校日常工作的規(guī)范性，降低由于人為誤差導(dǎo)致的工作問(wèn)題，為學(xué)校運(yùn)行過(guò)程中的各種經(jīng)濟(jì)問(wèn)題提供決策，進(jìn)而保障學(xué)校運(yùn)行過(guò)程中的運(yùn)行效益。眾所周知，在中小學(xué)檔案資料中存在有十分豐富的教育信息，教師在對(duì)中小學(xué)生開(kāi)展教育教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中，可以針對(duì)閱讀檔案資料中的教學(xué)案例等內(nèi)容，來(lái)對(duì)自身教學(xué)內(nèi)容以及教學(xué)手段不斷完善，挖掘出檔案中具有價(jià)值的教育信息。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)教師能夠針對(duì)學(xué)生情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理工作，進(jìn)而使其能夠及時(shí)了解各類信息，以便學(xué)校之間能夠良好的互動(dòng)交流，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校長(zhǎng)久發(fā)展。

二、當(dāng)前中小學(xué)檔案工作中普遍存在的問(wèn)題

1.檔案材料不全，檔案管理意識(shí)淡薄

結(jié)合當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)檔案工作現(xiàn)狀來(lái)看，由于學(xué)校教學(xué)任務(wù)較為繁重，導(dǎo)致學(xué)校各部門不能及時(shí)提交各類檔案資料，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)收集不全的現(xiàn)象，甚至導(dǎo)致重要檔案資料發(fā)生流失現(xiàn)象，又或者已經(jīng)提交的檔案資料內(nèi)容質(zhì)量不高，以上因素都有可能為檔案工作的正常開(kāi)展帶來(lái)影響。除此之外，學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中，由于相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致自身歸案意識(shí)較差，最終為檔案管理工作的順利開(kāi)展帶來(lái)阻礙，使得檔案信息資源不能被充分開(kāi)發(fā)，最終造成檔案資料利用率過(guò)低。

2.檔案管理手段落后，相關(guān)硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，大多數(shù)情況是對(duì)檔案資料進(jìn)行基本的收集與整理，沒(méi)有對(duì)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行分析、編研，這就導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法提供信息資源服務(wù)功能，除此之外，在對(duì)其進(jìn)行保管時(shí)仍舊采用較為傳統(tǒng)的保管模式，多數(shù)情況下進(jìn)行人工保管工作，極少數(shù)情況下才會(huì)用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得檔案管理工作始終處于一種較為消極被動(dòng)的狀態(tài)，最終導(dǎo)致檔案不能有效發(fā)揮自身利用價(jià)值以及相關(guān)作用。

三、中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)路徑與方法

結(jié)合當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，中小學(xué)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作過(guò)程中，應(yīng)該充分結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，大力開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作。筆者結(jié)合自身多年經(jīng)驗(yàn)，分析了中小學(xué)檔案管理信息化的主要建設(shè)路徑與方法，下文展開(kāi)詳細(xì)論述。

1.促使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

結(jié)合當(dāng)前中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，目前各中小學(xué)普遍存在有檔案規(guī)范化之后以及應(yīng)用軟件繁多雜亂等情況，這些因素在很大程度上直接影響了檔案管理系統(tǒng)水平的提高。各中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作過(guò)程中，首選要重視檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化問(wèn)題，只有健全完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能有有效促使檔案業(yè)務(wù)有效落實(shí)。針對(duì)于檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范而言，本身便是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，基于此，想要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，必須要抓好檔案工作中的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，有效權(quán)衡兩者管理，促進(jìn)兩者共同發(fā)展。

在我國(guó)不斷推進(jìn)中小學(xué)教育改革的形勢(shì)下，各中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)該不斷更新自身觀念，以促進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。那么在檔案管理工作中如何實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化呢？首先，中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，思想觀念要現(xiàn)代化，要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，明確檔案時(shí)重要的教育資源這一理念[2]。

2.利用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)建設(shè)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善發(fā)展中小學(xué)檔案管理工作的管理理念，建立一套完善的檔案管理體系以及相應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制。針對(duì)檔案管理工作而言，要有目的有計(jì)劃實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，管理技術(shù)現(xiàn)代化這一目標(biāo)。

目前我國(guó)中小學(xué)檔案管理工作在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作過(guò)程中，仍舊處于文件處理向信息管理系統(tǒng)進(jìn)行過(guò)渡的階段，想要有效渡過(guò)此階段，關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，數(shù)據(jù)庫(kù)的存在是為了應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的管理與使用。

3.完善檔案管理部門的設(shè)備配置

想要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，首先需要有良好的硬件設(shè)施進(jìn)行支持，基于此，學(xué)校在此過(guò)程中應(yīng)該購(gòu)入相關(guān)信息設(shè)備，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該從思想上對(duì)檔案工作信息化建設(shè)引起重視，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理工作的資金投入，盡可能的為其創(chuàng)造條件，有效推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展。

4.加強(qiáng)檔案管理信息化監(jiān)管工作

對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作而言，對(duì)其開(kāi)展監(jiān)管工作十分重要，使得相關(guān)人員在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中能夠更為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理人員在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，必須明確檔案管理工作的重要性，明白在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作的重要地位，除此之外，檔案管理人員還需要針對(duì)檔案工作的實(shí)際管理情況，制定出科學(xué)有效的管理方案，以適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)。除此之外，檔案管理人員必須掌握一定的現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)相關(guān)設(shè)備能夠進(jìn)行充分利用，對(duì)資源能夠進(jìn)行合理分配，最終使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化以及規(guī)范化，以便符合當(dāng)前我國(guó)學(xué)校的運(yùn)作需求。

5.完善檔案收集制度提高師生檔案管理意識(shí)

由于中小學(xué)在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，部分教師由于對(duì)檔案管理工作沒(méi)有全面充分的認(rèn)識(shí)，再加上教務(wù)工作的壓力，導(dǎo)致檔案收集工作難以有效運(yùn)行，基于此，學(xué)校應(yīng)該不斷提高在校師生的檔案管理意識(shí)，制定完善的檔案收集制度，使其明確檔案資料是重要的教育資源這一理念，針對(duì)學(xué)校收集的相關(guān)檔案資料，要積極提供，確保學(xué)校檔案工作得以順利進(jìn)行，同時(shí)也為日后教師通過(guò)檔案資料完善自身教學(xué)方法以及教學(xué)內(nèi)容打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持建設(shè)的工作，需要各方面的共同努力才能實(shí)現(xiàn)，在此過(guò)程中，學(xué)校應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)的重視程度，不斷完善信息化建設(shè)過(guò)程中所應(yīng)用的硬件設(shè)備，除此之外，還應(yīng)該在信息化建設(shè)過(guò)程中，積極引進(jìn)新理念以及新技術(shù)，以便檔案管理工作能夠符合當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，有效促使我國(guó)中小學(xué)檔案信息化建設(shè)工作向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣世利.淺析如何做好中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作的信息化[J].科教導(dǎo)刊：電子版， 2017（11）：40-41.

[2]吳 偉.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題和對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018（1）：56-56.

作者簡(jiǎn)介：梁霄（1978-），男，漢，籍貫：山東濟(jì)寧，學(xué)歷：大學(xué)，中級(jí)，研究方向：檔案管理，從事的工作：檔案管理。