淺談信息技術在公安檔案管理中的應用

曹起飛

摘 要：木文闡述了公安檔案信息化的現(xiàn)狀，檔案信息技術發(fā)展與應用概況及其對公安檔案信息化建設的重要作用，并根據(jù)公安檔案信息系統(tǒng)存在的問題指出了在警務領域應用知識發(fā)現(xiàn)技術所要解決的關鍵技術問題。

關鍵詞：檔案;知識發(fā)現(xiàn);公安數(shù)據(jù)庫

一、傳統(tǒng)公安檔案管理工作存在的問題

（一）管理意識薄弱

領導對檔案管理重視不夠，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性。各部門內(nèi)勤檔案意識淡薄，對檔案工作的配合不夠，經(jīng)常會出現(xiàn)收集工作不及時、收集范圍不明確、辦理程序不規(guī)范等情況，制約了檔案管理水平的提高。

（二）工作效率低下

傳統(tǒng)的檔案管理是采取純?nèi)斯し绞焦芾砦募n案，先進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，校對后，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。檔案編目流程多，整理時間長，影響了檔案管理效率。

（三）安全性差。

多數(shù)檔案室硬件設施落后，各類人員可以隨意進入檔案室查找和借閱檔案，沒有及時履行手續(xù)，時間一長檔案資料就不知去向。這些都對檔案的安全造成嚴重威脅。

（四）存貯要求高。

傳統(tǒng)檔案中多數(shù)是紙質檔案，紙張易受溫度、濕度、強光、酸和氧化劑等環(huán)境影響，其中的植物纖維會產(chǎn)生氧化和水解反應，影響到紙張的強度和耐久性，紙張還會受到霉菌和害蟲的侵害，因此檔案庫應做好防光防熱防潮防蟲害的措施。

（五）過期檔案清理不及時。

檔案保管有效期限有長期、定期兩種，傳統(tǒng)檔案管理中，由于盤點工作困難，工作人員對檔案的儲存時間信息掌握不準確，致使失效檔案不能被及時發(fā)現(xiàn)和處理，給管理工作帶來額外負擔。

二、檔案管理信息化的特點

檔案信息化就是在檔案管理活動中利用現(xiàn)代信息技術對檔案信息資料進行不同層面的加工、收集和篩選，為公安機關的使用提供方便的過程。其特點主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）管理快捷

電子檔案形成后，公安機關相關管理人員可隨時對數(shù)據(jù)信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調(diào)閱、歸還等情況進行登記與統(tǒng)計。相對于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

（二）利用效率提高

電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設置數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同檔案的開放權限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網(wǎng)絡就能進行相關的查詢。檔案資料的紙質文本借閱轉變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，不受時間和距離的限制，實現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。

（三）一次投入多次產(chǎn)出

電子信息成果可無成本多份拷貝，節(jié)約了經(jīng)費。

三、信息技術在公安檔案管理中的應用

（一）檔案信息化基本環(huán)節(jié)

1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

2.歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統(tǒng)中。

3.查詢應用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現(xiàn)信息化的最終目的。

（二）多媒體技術

多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發(fā)利用，極大程度上方便了警務人員的辦公。

1.實現(xiàn)全文檢索，提高了警務辦公查詢準確率。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索是基于關鍵詞的檢索方式，紙質檔案數(shù)字化轉換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數(shù)據(jù)庫，查找方便、準確、全面。

2.利于對音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設備，獲取信息十分煩瑣。多媒體技術的應用，使用戶在計算機上可以聽、看音頻、視頻資料，進行基于內(nèi)容的媒體信息檢索，解決了長期困擾音像檔案管理的難題。

3.利于對檔案信息的編研。利用多媒體技術進行一個專題的編研，短時間內(nèi)就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網(wǎng)絡、光盤、移動硬盤、U盤等工具快速發(fā)行，工作效率顯著提高。

4.提高了檔案利用率。公眾對檔案信息的認知和需求與日俱增，多媒體技術實現(xiàn)了檔案信息資源共享，用戶不再受時間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。目前，多媒體的運用改變了舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生了根本性變化。

（三）信息存貯技術

現(xiàn)代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。磁存儲具有頻帶寬廣（可存儲從直流到2兆赫以上的信號）信息能長久保持在磁帶中等優(yōu)點。磁存儲技術為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻信息機構建立較大的數(shù)據(jù)庫提供了物質基礎，為建立分布式微機信息網(wǎng)絡創(chuàng)造了條件?？s微存儲是采用縮微攝影機將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存?？s微存儲具有信息存儲量大、存儲密度高，體積小、重量輕，價格便宜、成本低，保存期長，忠實于原件不易出差錯等優(yōu)點。利用縮微技術儲存信息，可以將非統(tǒng)一規(guī)格的原始文件規(guī)范化、標準化，便于計算機檢索。光盤是用激光束在光記錄介質上寫入與讀出信息的高密度數(shù)據(jù)存儲載體。光盤存儲的主要特點：一是記錄密度高、容量大。二是應用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體。三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術建立多功能、多形式的數(shù)據(jù)庫，并有利于促進聯(lián)機檢索的發(fā)展，可以建立分布式的原文提供系統(tǒng)，節(jié)省通信費用，具有較好的經(jīng)濟效益。

（四）條碼技術

條形碼技術是實現(xiàn)計算機管理和電子數(shù)據(jù)交換不可少的前端采集技術，用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質量和速度，減輕了勞動強度。

（五）漢字識別技術

漢字識別技術（簡稱OCR）是通過掃描儀或數(shù)碼相機等光學輸入設備獲取紙張上的文字圖片信息，利用相關軟件分析文字形態(tài)特征，判斷出漢字的標準編碼，并按通用格式存儲在文本文件中。OCR實現(xiàn)了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入方式，另一方面把紙質檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數(shù)據(jù)管理技術提供了豐富的數(shù)據(jù)源。為全文檢索提供數(shù)據(jù)的同時，節(jié)省存儲空間和成本。此外還有輸入目錄并保存圖像、輸入目錄并建立文本數(shù)據(jù)庫、保存圖像并建立文本件數(shù)據(jù)、輸入目錄、保存圖像并建立文本數(shù)據(jù)庫等應用。隨著漢字識別技術水平的提高，可能還會產(chǎn)生新的應用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經(jīng)費能力、辦公自動化水平、檔案現(xiàn)代化建設發(fā)展規(guī)劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實際，切實提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。