有效解決檔案管理工作中存在的問題的思考

于薇

摘 要：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的。隨著人們對信息量的要求越來越大，為了滿足當前的需要，檔案管理就顯得尤為重要了。在實踐中，檔案管理具有一定的專業(yè)性和復雜性。同時由于檔案的數(shù)量龐大，種類繁多，所以想要做好檔案管理工作并不是一件容易的事，它需要工作人員有一定的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，同時也要有足夠的耐心。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗對檔案管理中所存在的問題進行了思考，并提出了相應的解決辦法。

關鍵詞：檔案管理;問題;解決辦法

引言

依據(jù)《檔案法》有關規(guī)定，企業(yè)應結(jié)合實際來編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運行。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作看似枯燥、乏味、對社會發(fā)展沒有顯著作用，但是從深層次上看，實施檔案管理工作不僅可以使人們了解國內(nèi)外的發(fā)展態(tài)勢，明確我國處于何種發(fā)展境態(tài)之下，以此為基礎人們可以快速、準確的選取相關檔案，為各個行業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。檔案館以及檔案室只有緊跟時代步伐，最大限度處理不斷發(fā)生變化的信息，并且不斷提高檔案管理水平才能促進檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化發(fā)展，滿足國家以及檔案事業(yè)本身的發(fā)展，達到服務社會的目的。

人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和

反映人員經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。人事檔案是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是企業(yè)歷史地、全面地考察了解和正確選拔人才的重要憑證，是企業(yè)合理配置人力資源的重要依據(jù)。

若想進一步提高檔案管理水平，必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，既要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務檔案，以及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理;強化服務意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設服務，這也是檔案工作的一項重要任務。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）整理不規(guī)范

檔案整理是檔案管理工作中重要的環(huán)節(jié)，只有確保檔案整理的規(guī)范性，才能夠為檔案信息資料的高效利用提供有利的依據(jù)。而檔案工作涉及到辦理退休，查詢父子母子關系證明，參軍證明等諸多方面，勞動量較大，工作對象較多，內(nèi)容比較繁瑣，所以需要非常的認真細致。但是在實際操作的過程中，由于單位的重視程度不高以及工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，所以檔案整理不規(guī)范，出現(xiàn)分類不清、資料不全、編目不明等現(xiàn)象，直接影響到檔案管理質(zhì)量。

（二）重視程度不夠

一些企業(yè)把精力集中在業(yè)務的拓展、利益的擴大、客戶的培養(yǎng)，缺乏對檔案管理部門技術(shù)的重視。致使檔案工作出現(xiàn)雜亂、零散、導致一些有利用價值的檔案卻不為人知，遇到需要時又要重新收集新檔案，這樣不光費時費力，在一些人事信息方面也有搜集不到的可能。非常不利于檔案管理工作發(fā)展。所以不健全的檔案管理制度會阻礙著單位的健康發(fā)展，弱化的檔案管理意識則會嚴重延誤單位的命運。

（三）信息化程度不高

在科學技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設已經(jīng)在很多單位中實施，并且取得了較好的效果，工作效率有所提升。但是在大多數(shù)單位中實行的檔案信息化管理僅僅局限于對檔案資料的處理這一方面，工作面較窄，還沒有真正意義上的發(fā)揮出檔案信息化的本質(zhì)意義。檔案信息化管理應該是在單位內(nèi)部實行的具有廣泛意義的信息化網(wǎng)絡建設，但是實際操作中卻沒有發(fā)揮出信息化的內(nèi)涵。所以檔案信息化管理程度不高，制約了檔案管理水平的提升。

三、檔案管理工作中問題的解決對策

（一）規(guī)范檔案整理

主要領導要高度重視檔案管理工作。把它放在單位建設發(fā)展的高度來對待，并將其納人到年度工作計劃。建立檔案管理領導小組、完善檔案管理制度。加強對檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，定期對檔案管理工作進行督導檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，加快推進檔案工作制度化、規(guī)范化建設。檔案管理部門也要積極爭取主要領導的支持。做好檔案管理設施的更新。要采用專業(yè)設施，制定相應安全措施，加大資金投人，配備先進管理設備、以及相應的管理軟件，以此提高工作效率和延長檔案壽命。

（二）形成現(xiàn)代管理理念

要想形成現(xiàn)代管理理念需要實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變，管理觀念的轉(zhuǎn)變，管理理念的轉(zhuǎn)變。管理觀念是檔案管理工作現(xiàn)代化的精髓，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化必須實現(xiàn)管理觀念與思想的現(xiàn)代化。在實際工作中，相關的檔案管理工作人員要緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，樹立科學管理、高效率管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念。將檔案管理工作推向時代發(fā)展的大潮中，由被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃眨上麡O服務轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極服務，促進檔案管理工作面向世界、面向未來、面向現(xiàn)代化。

（三）完善檔案管理信息化建設

檔案信息化管理應該是一個廣泛意義上的信息化網(wǎng)絡建設，不僅僅是局限于對檔案資料的處理、而應該更加充分的發(fā)揮出檔案信息的潛在價值，為單位的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。所以在進行檔案信息化建設工作中，要在單位內(nèi)部創(chuàng)建--個局域網(wǎng)，將整個單位的運行狀況都囊括進來，而從檔案資料的收集、錄入、整理、傳輸以及開發(fā)利用等形成一個系統(tǒng)性的網(wǎng)絡覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價值的資料可以傳送給檔案管理部門，這樣一方面可以確保檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。創(chuàng)建檔案信息共享平臺，提高檔案資料的開發(fā)利用水平，通過信息共享平臺的創(chuàng)建，可以有效的提高檔案信息資料的利用程度，從真正意義上挖掘檔案信息資料的內(nèi)在價值。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，企業(yè)應重視這項工作，使檔案管理工作再上新的臺階。

參考文獻

[1]毛英女.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].傳播力研究，2018，v.2;No.030（18）：226.