企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)制度體系架構(gòu)之我見(jiàn)

劉瀟

摘 要：經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)之間所面臨的競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈。當(dāng)前國(guó)內(nèi)企業(yè)數(shù)字檔案館的研究與建設(shè)已經(jīng)成為許多行業(yè)加航天、鋼鐵、電力等領(lǐng)域檔案工作研究的重點(diǎn)和熱點(diǎn)問(wèn)題，同時(shí)也將是今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展方向而制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是保證質(zhì)量、安全和績(jī)效評(píng)估一致性的關(guān)鍵依據(jù)。本文就企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)制度體系架構(gòu)展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè);數(shù)字檔案館;制度體系

引言

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)主要是依托企業(yè)信息化建設(shè)，建立起文書(shū)、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、照片、合同、榮譽(yù)、信用等各類檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)對(duì)存量紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以及增量檔案信息數(shù)據(jù)的接收整理，積累并形成圖檔、文檔全文數(shù)據(jù)，構(gòu)筑起檔案查詢及業(yè)務(wù)交流、溝通平臺(tái)，滿足企業(yè)對(duì)數(shù)字檔案信息資源管理的需要。

1 數(shù)字檔案館的界定

根據(jù)國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究，數(shù)字檔案館按照建設(shè)主體和功能定位可大致分為兩種模式：基于信息資源共享的模式和基于本館信息化的模式。前者主要圍繞某一主題實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)的（檔案）信息資源共享，對(duì)分散在不同機(jī)構(gòu)的檔案資源或其他信息資源進(jìn)行整合并提供在線利用;后者則是傳統(tǒng)檔案館（館群）進(jìn)行的數(shù)字檔案資源管理系統(tǒng)的建設(shè)。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，大體屬于第一種模式，即圍繞企業(yè)管理，對(duì)分散在不同機(jī)構(gòu)的檔案資源或其他信息資源進(jìn)行整合并提供在線利用，實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)的（檔案）信息資源共享。那么，企業(yè)數(shù)字檔案館的定義可以理解為：利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子文件和傳統(tǒng)載體檔案信息進(jìn)行采集、加工、整理、長(zhǎng)期保存，并通過(guò)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同與信息共享的文檔集成管理平臺(tái)。其建設(shè)內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、檔案信息資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及保障體系。應(yīng)滿足的基本需求：一是檔案收、管、存、用傳統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的信息化;二是電子文件管理的全過(guò)程化;三是館藏檔案資源的數(shù)字化;四是檔案信息資源與知識(shí)服務(wù)的共享化。

2 企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)總體架構(gòu)

通過(guò)數(shù)字檔案館建設(shè)，公司各類檔案管理的總體架構(gòu)設(shè)想如下：文書(shū)、會(huì)計(jì)檔案。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)的有效對(duì)接，公文能夠在線接收、歸檔，建立檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)（不含涉密檔案），并提供在線查詢及利用。產(chǎn)品檔案。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與PDM產(chǎn)品研發(fā)系統(tǒng)建立集成接口，實(shí)現(xiàn)圖紙及技術(shù)文件的在線接收、復(fù)制、發(fā)放、整理、建檔，實(shí)現(xiàn)在線更改，并實(shí)現(xiàn)對(duì)同一圖紙的不同技術(shù)狀態(tài)的并行歸檔與管理。建立檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供在線查詢及利用。工藝技術(shù)檔案。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與MPMS工藝設(shè)計(jì)及制造系統(tǒng)建立集成接口，實(shí)現(xiàn)工藝技術(shù)文件的在線接收、更改、復(fù)制、發(fā)放、整理及建檔。建立檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供在線查詢及利用。設(shè)備、基建檔案。建立檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)部分檔案（如使用說(shuō)明書(shū)、竣工圖等）通過(guò)掛接建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供在線查詢及利用。后期將以建設(shè)部門(mén)錄入、檔案管理部門(mén)在線接收的方式實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)管理，并提供在線查詢及利用。榮譽(yù)及資質(zhì)、資信等實(shí)物檔案。建立檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)手工掛接建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供在線查詢及利用。多媒體檔案。通過(guò)錄入或批量導(dǎo)入，建立檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)掛接建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供在線查詢及利用。后期將通過(guò)與其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立集成接口，實(shí)現(xiàn)其它類別電子文件的在線歸檔、管理及提供利用服務(wù)。

3 我國(guó)企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的必要性

（1）企業(yè)檔案館適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。從企業(yè)戰(zhàn)略的高度來(lái)搭建全局意義的標(biāo)準(zhǔn)體系平臺(tái)，使檔案工作真正地服務(wù)企業(yè)中心工作，服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展。這種具有全局意義的標(biāo)準(zhǔn)文件體系不僅是企業(yè)檔案館工作的實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的必要條件，同時(shí)也將是適應(yīng)企業(yè)一定時(shí)期內(nèi)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。（2）企業(yè)檔案館可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障。隨著大中型企業(yè)內(nèi)部檔案信息化程度的加速，為保障在現(xiàn)有環(huán)境下企業(yè)檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的順利開(kāi)展，同時(shí)企業(yè)支持中期目標(biāo)和遠(yuǎn)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，建立與檔案館同步運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)體系使檔案館各項(xiàng)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化最終達(dá)到建設(shè)一流企業(yè)數(shù)字檔案館的水平，既至關(guān)重要，又刻不容緩。

4 檔案資源建設(shè)的制度體系

標(biāo)準(zhǔn)體系包含數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案、電子文件、元數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫(kù)四大資源主體涉及的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化檔案資源包括：《特殊載體檔案數(shù)字化規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43-2009）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）;電子文件資源包括：《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《公文類電子檔案管理規(guī)定》《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局第6號(hào)令）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《照片檔案管理》（Q/716GG229-2017）、《錄音錄像類檔案歸檔管理規(guī)定》《軟件歸檔管理規(guī)定》《型號(hào)產(chǎn)品電子檔案管理規(guī)定》;元數(shù)據(jù)資源包括：《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《型號(hào)產(chǎn)品電子文件元數(shù)據(jù)方案》《錄音錄像類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）;數(shù)據(jù)庫(kù)資源包括：《第七一六研究所檔案電子目錄數(shù)據(jù)格式規(guī)范》《數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)范》。

5 我國(guó)企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的總體思路

（一）在分類方法上，以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表編制指南為依據(jù)。本文在標(biāo)準(zhǔn)體系的分類方法上未沿用檔案領(lǐng)域部分學(xué)者借用的印度魏爾曼提出的‘標(biāo)準(zhǔn)體系表三維結(jié)構(gòu)思想”，即將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為信息技術(shù)維、業(yè)務(wù)屬性維、層次領(lǐng)域維三個(gè)維度，也未采用個(gè)別其他專業(yè)領(lǐng)域?qū)W者的技術(shù)領(lǐng)域、標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容三維屬性空間，而是按照GB/T13017-2008企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表編制指南卜的分類要求將企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系分為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)這是由于企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系作為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的有機(jī)組成部分需要考慮與企業(yè)其他各部門(mén)、各門(mén)類標(biāo)準(zhǔn)體系之間的銜接性和配套性才能更好地融入到企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、管理當(dāng)中去，才能發(fā)揮出其最大效用因此這也是與以往研究的不同之處（2）在研究成果上應(yīng)該編制標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)表系統(tǒng)性更強(qiáng)更具現(xiàn)實(shí)意義。除應(yīng)按照常規(guī)思維對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的必要性和可行性、存在的問(wèn)題等方面加以闡述外更需一改以往理論研究中的務(wù)虛垢病不僅要提出以往研究中企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系“應(yīng)該建、怎么建和建什么”的問(wèn)題更重要的是按照GB/T13017-2008可企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表編制指南卜的要求編制各門(mén)類標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)表將標(biāo)準(zhǔn)體系的整體面貌呈現(xiàn)在讀者面前使整套標(biāo)準(zhǔn)呈現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化的特征，即完成標(biāo)準(zhǔn)體系由‘應(yīng)該是什么”到‘具體是什么”的過(guò)渡，更直觀更系統(tǒng)也更具現(xiàn)實(shí)參考性。

6 結(jié)語(yǔ)

總之，數(shù)字檔案館建設(shè)是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，是企業(yè)改革和發(fā)展的必備條件。檔案部門(mén)應(yīng)大膽創(chuàng)新，選擇適合自身實(shí)際的組織形式、管理模式和運(yùn)行機(jī)制，勇于探索新形勢(shì)下的數(shù)字檔案館建設(shè)新課題，把企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)工作做得更好。

參考文獻(xiàn)

[1]程妍妍，李圓圓.我國(guó)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系研究[J].檔案學(xué)通訊，2015（6）.

[2]楊安蓮.關(guān)于數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的思考[J].檔案學(xué)通訊，2016（6）.