大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校學(xué)生檔案管理探究

[摘 ?要：在信息化時(shí)代快速發(fā)展的推動下，使高校學(xué)生檔案管理的要求也在不斷提升，紙質(zhì)管理正在向大數(shù)據(jù)管理方向轉(zhuǎn)變，因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下回迎來全新挑戰(zhàn)，其會為管理人員以及學(xué)生帶來極大便利，在信息收集以及數(shù)據(jù)儲存等方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)均能夠發(fā)揮自身作用，同時(shí)，為檔案管理提供一個(gè)良好的發(fā)展契機(jī)。本文就大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行簡單分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);學(xué)生檔案管理;探究分析]

1前言

社會在發(fā)展過程中，一些事物也不斷發(fā)生著變化，只有所有事物均隨著社會發(fā)展而發(fā)展，才能夠使大數(shù)據(jù)得到進(jìn)一步發(fā)展。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，我國高效在學(xué)生檔案管理方面，也要緊跟時(shí)代步伐，對傳統(tǒng)管理思想以及方法等加以改善，積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)，使管理資源得以開發(fā)，達(dá)到改善檔案管理的目的。

2學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，在一些高校中還是以紙質(zhì)方式開展學(xué)生檔案管理工作，然而，在近些年，各大高校均開始擴(kuò)招，使得學(xué)生人數(shù)增加。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展需求。并且在紙質(zhì)檔案管理中可能出現(xiàn)信息丟失問題，基于此種情況，高校需要積極借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展打濕擰干管理以及信息利用。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促使管理工序更加簡便，更加便于學(xué)校、學(xué)生查找，并且其有著較強(qiáng)的安全性，另外。借助大數(shù)據(jù)分析，能夠?qū)W(xué)生情況進(jìn)行充分了解。通過多種多樣的數(shù)據(jù)、教師評價(jià)等信息，對所有情況加以掌握，促進(jìn)管理工作的效率。

3大數(shù)據(jù)環(huán)境下學(xué)生檔案管理的需求

以實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)角度分析，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理，更加深化、系統(tǒng)化、精簡化，能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，強(qiáng)化分析決策，因此，需要對其進(jìn)行改變。

數(shù)據(jù)改變需求。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中，既能夠提供便利，也能夠造成繁瑣。在信息化時(shí)代中，信息量快速增長，因此，檔案數(shù)據(jù)也會相應(yīng)增長。當(dāng)期，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足學(xué)生快速增長的信息，學(xué)生個(gè)人檔案所占據(jù)的儲存空間較大，另外，隨著信息量的增加，信息收集與分類歸檔等工作的難度也在不斷增加。因此，高校在檔案保管、利用以及提取等方面均面臨著巨大挑戰(zhàn)。

快捷方便改變需求。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中，需要制作檔案樣品，并將其打印出來，然后發(fā)放給學(xué)生讓其填寫，之后回收再放入檔案袋中，再這一過程中，需要人力、物力以及時(shí)間的支持。通過分析當(dāng)前的實(shí)際情況，一些高校已經(jīng)將數(shù)字化管理運(yùn)用到檔案管理中，并且獲得一些成效，然而，其較為突出的問題就是信息經(jīng)管理體系還不夠完善，對數(shù)字化管理以及信息利用等方面的效果造成一定影響。

4大數(shù)據(jù)環(huán)境下學(xué)生檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

時(shí)代在發(fā)展過程中，會不斷變遷，信息更新速度也會更加頻繁，因此，對于學(xué)生檔案管理要求與利用要求也會不斷提升。基于此種情況，高校的檔案管理工作將會面臨著更多困難與挑戰(zhàn)，高校采取合理的方法應(yīng)對挑戰(zhàn)，是管理工作中的重要任務(wù)。

4.1數(shù)據(jù)化處理挑戰(zhàn)

對于高效的檔案館而言，其在海量化數(shù)據(jù)處理方面，存在的問題較為嚴(yán)重?；诖髷?shù)據(jù)背景，需要對現(xiàn)代用戶在信息專業(yè)、個(gè)性化、高效化以及多樣化等方面需求加以嗎?；诖髷?shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)能夠在大量數(shù)據(jù)信息中，對學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速篩選，在其中提取有效、有用的信息。而要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要高校建立一同具有自動搜索、自動提取以及自動分析功功能的數(shù)據(jù)庫，其能夠?qū)W(xué)生檔案管理與信息利用效率進(jìn)行有效提升。

4.2數(shù)據(jù)記錄和儲存挑戰(zhàn)

提升學(xué)生檔案數(shù)據(jù)記錄以及儲存工作的效率，一直都是高效在檔案管理方面的難題。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于不同的因素，學(xué)生檔案在記錄方面，都是一些基本信息，比如，在校獎勵(lì)狀況、經(jīng)歷以及政治表現(xiàn)等。這些信息無法對學(xué)生在校期間的動態(tài)情況進(jìn)行掌握。當(dāng)前，記錄工作的內(nèi)容有擴(kuò)展，一些高效增加了實(shí)習(xí)信息以及社會實(shí)踐等方面的內(nèi)容，然而，在實(shí)際發(fā)展中，并不能對社會發(fā)展要求以及高校在全面掌握學(xué)生信息方面的要求進(jìn)行充分滿足。需要對大數(shù)據(jù)儲存進(jìn)行拓展，高校在此方面需要進(jìn)行改變。這些數(shù)據(jù)記錄與數(shù)據(jù)儲存，致使資料數(shù)量呈指數(shù)趨勢增長，數(shù)字化檔案管理為高校提供一個(gè)全新視角。

4.3檔案安全挑戰(zhàn)

對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息以及大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)信息而言，最為關(guān)鍵的問題就是安全問題。對于學(xué)生而言，檔案中父母家庭信息以及身體健康信息等均屬于隱私信息，因此需要保證信息不會被泄露，檔案館需要在信息安全方面加以重視。

5大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理策略

5.1學(xué)生檔案收集

為了保證高校能夠?qū)W(xué)生信息進(jìn)行合理管理以及應(yīng)用，高校應(yīng)該在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，開展學(xué)生檔案統(tǒng)一化管理工作。當(dāng)前，對一些地方學(xué)生信息、檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)方面存在問題，主要是不同高校在檔案收集中的標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異，對大數(shù)據(jù)分析造成一定影響，因此，高校檔案館應(yīng)該對收集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。比如，要求輔導(dǎo)員動態(tài)輸入學(xué)生檔案，以便提取大數(shù)據(jù)信息，這樣能夠有效促進(jìn)高校對學(xué)生動態(tài)變化進(jìn)行系統(tǒng)、全面、科學(xué)地反映。高校在開展檔案收集工作時(shí)，應(yīng)該確定一個(gè)目標(biāo)，并保證其有效性，構(gòu)建檔案庫，促使信息收集范圍得以拓展。不僅是進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集，還需要學(xué)生能夠?qū)嵙?xí)、在校以及社會實(shí)踐等信息，高校可以借助電子文檔進(jìn)行收集，還可以借助視頻等形式進(jìn)行收集，通過此種形式，能夠保證檔案信息更加全面，同時(shí)豐富了檔案收集的形式。

5.2學(xué)生檔案管理

高校在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該對數(shù)字化技術(shù)加以利用，一些高校對于數(shù)字化技術(shù)較為重視，能夠?qū)⒉煌臋n案信息通過該技術(shù)進(jìn)行處理。另外，檔案館需要配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員，制作一套管理系統(tǒng)，并保證其完成性，管理系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾砣藛T以及學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)能夠根據(jù)學(xué)生實(shí)際需求，將模糊、潛在的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動提取，進(jìn)而將學(xué)生的隱含信息全部挖掘出來，同時(shí)能夠?qū)W(xué)生的一些隱私信息進(jìn)行保護(hù)，保證資源能夠得到高效利用。另外，需要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并對檔案管理工作加以重視。

5.3學(xué)生檔案利用

在高校學(xué)生檔案管理中，對大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效利用，才是工作重點(diǎn)，檔案管理人員，需要對其進(jìn)行最大化利用。因此，應(yīng)該對傳統(tǒng)紙質(zhì)保管模式進(jìn)行改變，加快檔案信息網(wǎng)站系統(tǒng)的建設(shè)工作，對學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)方面的興趣加以利用，并對大數(shù)據(jù)網(wǎng)站的數(shù)據(jù)處理器進(jìn)行優(yōu)化。該處理器能夠有效提升網(wǎng)站的穩(wěn)定性，進(jìn)而避免在信息查詢過程中的網(wǎng)絡(luò)崩潰現(xiàn)象，促使管理人員能夠更加全面地掌握學(xué)生情況，保證在之后管理中能夠提升信息收集效率與準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)檔案管理能夠促使各個(gè)高校之間進(jìn)行更加有效地連接，并且各個(gè)檔案的工作人員，能夠相互學(xué)習(xí)，一起討論、合作。這樣能夠促使智能化檔案信息得到進(jìn)一步發(fā)展，使其提高一個(gè)新層次，達(dá)到自動化管理的目的。

5.4學(xué)生檔案保護(hù)

在信息化快速發(fā)展的推動下，促使大學(xué)生對隱私信息更加敏感。因此，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境，高校的檔案管理應(yīng)該充分滿足信息安全要求。檔案管理應(yīng)該對這一方面工作加以重視，積極建設(shè)安全防護(hù)工作，管理人員可以在檔案網(wǎng)站外圍進(jìn)行安全系統(tǒng)設(shè)置，進(jìn)而保證網(wǎng)站系統(tǒng)中的程序，在用戶擴(kuò)張的情況下能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

6結(jié)語

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息技術(shù)，促使傳統(tǒng)檔案管理得到進(jìn)一步發(fā)展，使其向數(shù)據(jù)化管理模式方向發(fā)生轉(zhuǎn)變，有效提升了管理工作的效率，為學(xué)生信息提供了有效保障。因此，高校需要積極抓住大數(shù)據(jù)背景的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)利用相關(guān)信息技術(shù)，進(jìn)行檔案管理以及信息利用，將其作為一項(xiàng)全新工程進(jìn)行建設(shè)。對學(xué)生最新信息進(jìn)行及時(shí)收錄，保證學(xué)校與企業(yè)等機(jī)構(gòu)能夠?qū)ζ湫畔⑦M(jìn)行全面諒解。同時(shí)，高校應(yīng)該積極引進(jìn)前沿信息技術(shù)與應(yīng)用軟件，促使檔案管理效率、利用效率得到有效提升。

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作者簡介

秦佳（1987.12.01—），性別：男;民族：漢;籍貫：河南商丘;學(xué)歷：本科;職稱：助理館員;工作單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校;研究方向：檔案管理。