以檔案管理提高學(xué)校管理精準度的實踐探索

祖輝

摘要：高精準度的學(xué)校管理對學(xué)校的快速發(fā)展具有非常重要的意義，要想實現(xiàn)高精準度的管理效果，檔案管理是一個非常重要的因素，以檔案管理提高學(xué)校管理精準度主要應(yīng)從以精準信息促進精準化決策、以遞進的軌跡促進教師的成長、以信息的智能化促進管理的迅捷化等三方面入手。

關(guān)鍵詞：檔案管理;學(xué)校管理;精準度;實踐探索

一、前言

如今，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校建設(shè)的加快，檔案管理決不能僅僅滿足于把應(yīng)該保管的資料整理歸檔，而應(yīng)該肩負起時代賦予的新的職責(zé)，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持是檔案管理不容忽視的一項重要工作，本文主要以檔案管理提高學(xué)校管理精準度進行實踐探索。

二、以精準信息促進精準化決策

1、提供全方位信息參考

（1）信息收集

應(yīng)該把學(xué)校的檔案室建設(shè)成學(xué)校的信息中心。國家的方針政策、教育行政部門的綱領(lǐng)性文件、各級科研院所、培訓(xùn)機構(gòu)的各種信息都應(yīng)該由檔案室分門別類的整理好，隨時備檢。同時學(xué)校內(nèi)部的有關(guān)后勤管理、人事管理、教育教學(xué)管理等方面的信息也都要有秩序的按年份與種類匯集起來備查。

（2）信息整合

作為學(xué)校的檔案管理者，要摒棄以前那種只知整理、存檔的觀念，變整理為整合，及時而準確的把最新的政策方針、教育改革信息與當(dāng)前教育發(fā)展潮流等信息搜集起來，與本校的實際進行有機的整合，與本校發(fā)展相關(guān)的篩選出來，并變成一種程序化的信息存放狀態(tài)。

（3）信息遞延

學(xué)校檔案室客觀的記錄了學(xué)校發(fā)展的全過程，記錄了每一次決策的背景、決策結(jié)果以及后續(xù)的效果等信息。學(xué)校檔案管理人員要有計劃有目的的把學(xué)校發(fā)展中的重大決策事件整理好，對于每一次決策中的成敗得失進行認真梳理，使信息具有遞延效應(yīng)，為學(xué)校的精準性決策提供科學(xué)的信息支持。

2、提煉創(chuàng)新因子

任何創(chuàng)新都要有基礎(chǔ)，管理創(chuàng)新也一樣，推陳出新，讓學(xué)校決策富有新意。為此，作為檔案管理人員就要注重從諸多的原始信息中看到規(guī)律性的內(nèi)容，提煉出能對領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新性管理思想形成有幫助的素材。此外，還要在平時的工作中，善于捕捉學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理智慧，通過信息搜集與整理放大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策閃光點，使點連成線、線擴展為面，讓學(xué)校決策充滿創(chuàng)造性。

作為學(xué)校檔案管理者，一定要有辨別信息價值的能力，還要樹立起大局觀。為了達到這樣的目的就要多學(xué)習(xí)、勤思考，黨與國家的方針政策要學(xué)習(xí)，必要的檔案學(xué)、管理學(xué)知識也要學(xué)，還要思考信息與實際的結(jié)合等問題，進而有效地促進學(xué)校的精細化決策。

3、營造人文氛圍

決策的精準度也需要一個氛圍的烘托與支持，良好的氛圍會使決策者動力滿滿，做出精準化的決策。反之就會阻礙決策的產(chǎn)生，或者使決策的質(zhì)量大打折扣。為此，學(xué)校的檔案管理者要從檔案管理角度為良好校園氛圍的形成做出自己應(yīng)有的貢獻。通過對檔案材料的整理發(fā)掘，學(xué)校的文化底蘊與內(nèi)在氣質(zhì)就會展現(xiàn)出來，并與廣大教師、學(xué)生產(chǎn)生共鳴，形成良好的校園氛圍。

為了使這項工作落到實處，還要通過開展活動來強化這項工作。例如，可以舉辦學(xué)校發(fā)展進程圖片展，把學(xué)校各個時期的輝煌以圖片的形式展覽出來，引導(dǎo)教師、學(xué)生觀看。還可以舉行優(yōu)秀校友匯報會，讓優(yōu)秀的校友用他們的奮斗精神激勵在職的教師與在校的學(xué)生們，為培育良好的校園氛圍助力。

三、以遞進的軌跡促進教師的業(yè)務(wù)水平

1、以業(yè)務(wù)檔案引導(dǎo)教師專業(yè)成長

業(yè)務(wù)檔案不僅會有力地促進教師的人生成長，更會促進教師的專業(yè)成長。為了達到這樣的目的，學(xué)校檔案室可以引導(dǎo)教師自己對成長業(yè)務(wù)檔案進行收集、整理，在這個過程中，他們會看到自己所取得的成績，也會發(fā)現(xiàn)不足。同時，在引導(dǎo)教師通過業(yè)務(wù)檔案進行自我反思的時候，還應(yīng)該引導(dǎo)教師把這種反思與對自己教學(xué)行為的預(yù)料相結(jié)合，即以反思調(diào)整教學(xué)行為、提升教學(xué)行為。在這個過程中，教師就會努力的專研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)理論知識，了解學(xué)生，教育診斷能力、隨機應(yīng)變的能力也會提高，而這正是教師專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)提高的過程。

2、以業(yè)務(wù)檔案促進教師心理成長

現(xiàn)今社會，教師的工作壓力極大，這種壓力包括身體上的勞累，也包括精神上的壓力，有調(diào)查表明，相當(dāng)一部分教師存在不同程度的心理問題。因此，學(xué)校管理的精細化表現(xiàn)為對教師心理成長的關(guān)注。而教師業(yè)務(wù)檔案可以讓教師感到自己的價值實現(xiàn)所帶來的幸福，使教師在教育行動中體驗到快樂，這種精神上的滿足有助于教師的心理成長。檔案管理人員要在教師業(yè)務(wù)檔案中對教師成長過程中的一個個成績有全面的記錄，幫助教師不斷的認識到自己的理論修養(yǎng)與實踐努力所帶來的結(jié)晶，這對于提升教師的工作效能感、幫助他們體驗教育成功的喜悅有積極的促進作用。按照馬斯洛的需要層次理論，檔案員要幫助教師在心理上一直達到滿足最高層次的需要——自我價值的實現(xiàn)的需要，這對于教師的心理成長具有重要意義。

四、以信息的智能化促進管理的迅捷化

1、健全檔案信息化的工作系統(tǒng)

檔案信息化工作系統(tǒng)要具備健全的工作模式，需要在內(nèi)部建立一套健全的檔案信息化工作系統(tǒng)，學(xué)校可以要求負責(zé)檔案管理工作的人員結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建相關(guān)的網(wǎng)站或者客戶端。此外，檔案管理人員應(yīng)為檔案網(wǎng)站或者檔案軟件設(shè)立相關(guān)的防毒設(shè)備以及監(jiān)管設(shè)備，防止有人侵入對檔案信息進行修改，造成信息準確性降低的問題。

2、將檔案分級管理

為了方便使用者進行檔案查詢，我們需要將檔案分門別類，同時注重檔案與檔案之間的相關(guān)性，讓使用者進行查詢時很容易發(fā)現(xiàn)其他的相關(guān)檔案，獲得真正需要的相關(guān)訊息。歸檔前，管理人員要將現(xiàn)有的檔案科學(xué)分類、細心排序，將它們按照可利用程度或其他標(biāo)準分級保管。

五、結(jié)束語

綜上所述，不管是何種性質(zhì)的管理都需要收集及時準確的信息，這是保證管理科學(xué)性和有效性的基礎(chǔ)。檔案室對于學(xué)校而言是非常關(guān)鍵的，應(yīng)該肩負起為學(xué)校管理提供及時而精準的信息的重要職責(zé)，只有做好該項工作才能保證學(xué)校管理的精準度，促進學(xué)校更好更快的發(fā)展。

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（作者單位：江蘇省常州市清潭中學(xué)）