高校合同管理內(nèi)部控制評價實踐與啟示

孫賢榮

摘要：合同管理是高校內(nèi)部控制評價中業(yè)務(wù)層面的重要模塊之一。本文選取了合同管理模塊，結(jié)合筆者的實踐經(jīng)驗，介紹了開展合同管理內(nèi)控評價的工作路徑，重點分析了合同內(nèi)控評價中應(yīng)重點關(guān)注內(nèi)容和經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題，并據(jù)此提出了管理建議及今后開展內(nèi)控評價工作的啟示。

關(guān)鍵詞評價：合同管理：內(nèi)部控制：啟示

按照《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南》的要求，高校需從單位層面和業(yè)務(wù)層面對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行內(nèi)部控制評價（以下簡稱“內(nèi)控評價”）。高校在業(yè)務(wù)層面中有十三個模塊，其中六個模塊是與事業(yè)單位共有的，分別是預(yù)決算管理、收支管理、采購管理、合同管理、資產(chǎn)管理和基建管理。這些模塊從不同的角度、不同的側(cè)重點來管控單位的經(jīng)濟活動，但模塊之問義有交錯。以合同管理為例，除了與預(yù)決算管理直接聯(lián)系不大，與收支、采購、資產(chǎn)、基建都有直接的聯(lián)系。如何在縱橫交錯的模塊管理中對龐大的學校經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行梳理和評價就成為難點。

一、開展合同管理內(nèi)控評價的工作路徑

無論開展哪種內(nèi)控評價，其工作路徑是基本類似的。以合同管理內(nèi)控評價為例，工作路徑基本如下。

1.確定評價目標。通過開展評價活動，摸清學校合同管理的內(nèi)控建設(shè)情況和運行情況，查找薄弱環(huán)節(jié)和風險點，以評促改，防范風險，完善合同管理。

2.明確評價內(nèi)容。學校某一期間合同管理內(nèi)控建立與運行的合理性和有效性，可從合同管理制度建設(shè)情況、合同管理工作機制建立情況、合同分類管理情況、合同崗位設(shè)立和職責情況、印章使用情況、合同的訂立、履行及歸檔情況等方面進行評價。

3.實施評價工作。主要是收集、查閱管理制度及流程文件，實地訪談合同主管部門、歸口管理部門和執(zhí)行部門，開展穿行測試，對現(xiàn)有流程進行模擬實施，抽查相關(guān)佐證資料，與制度或標桿進行比較，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)或風險點。

4.與被評價單位溝通。通過評價發(fā)現(xiàn)的風險點要得到被評價單位的確認，以利于后期整改。

二、合同管理內(nèi)控評價中重點關(guān)注內(nèi)容

1.合同管理制度建設(shè)情況。包括在制度中是否明確合同管理的部門職責，是否明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項范圍，是否明確授權(quán)審批權(quán)限，是否明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記、保管環(huán)節(jié)的程序和要求，是否對合同統(tǒng)籌管理，如何進行分類管理等。

2.合同管理工作機制建立情況。包括合同管理的工作機制如何，合同的最高管理機構(gòu)是誰，重大合同與一般合同怎么區(qū)分，歸口管理部門的職能權(quán)限和審查重點，執(zhí)行部門的責任，由誰進行全程督導(dǎo)檢查等。

3.合同分類管理情況。高校合同內(nèi)容很多，主要包括科研類合同、資產(chǎn)類合同、基建類合同、修繕類合同及其他類合同等。應(yīng)關(guān)注這些合同如何分類，由哪些部門歸口管理。

4.合同崗位設(shè)立和職責情況。包括合同專職管理人員的崗位設(shè)立和崗位職責，合同歸口管理單位的合同管理人員分工，合同簽訂和執(zhí)行單位的人員分工和授權(quán)審批，學校的合同專用章如何管理和使用。

5.合同的訂立、履行及歸檔情況。包括合同內(nèi)容和條款的合法、合規(guī)性，合同執(zhí)行期是否過長導(dǎo)致學校利益受損，合同生效后是否嚴格履行約定的義務(wù)，合同保管狀況如何，是否泄露了國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密而導(dǎo)致利益受損。

三、合同管理內(nèi)控評價中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題

1.學校對合同管理重要性認識不足。學校容易忽視合同管理，尤其是合同的統(tǒng)籌管理，往往在合同管理中有分工，但未設(shè)立專門合同管理機構(gòu)實現(xiàn)統(tǒng)籌管理：或設(shè)置了專人專崗，但配備力量不足，無法承擔學校大量的審核業(yè)務(wù)：或?qū)I(yè)合同審核力量不足，難以應(yīng)對學校復(fù)雜的合同業(yè)務(wù)。

2.合同訂立不規(guī)范。一是有的校內(nèi)單位以本單位的名義對外簽訂合同，其不具備獨立法人資格，一旦發(fā)生合同糾紛，學校就要承擔法律責任。二是部分合同文本擬定不夠嚴謹，或缺少訂立時問，或缺少印章、簽字等，給學校帶來風險。三是個別合同簽訂程序不合規(guī)，合同簽訂時問晚于付款發(fā)票開出時間甚至于合同生效起始時問，無法發(fā)揮合同的實質(zhì)性約束作用：有的未過公示期就簽訂合同，不符合國家招投標法的有關(guān)規(guī)定。

3.合同管理信息化不能滿足需求。對合同管理沒有獨立的信息化管理系統(tǒng)，依附于學校的行政管理系統(tǒng)：或者合同管理系統(tǒng)與招標采購系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等不銜接，信息流僅在各自的系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)的對接和共享，難以實現(xiàn)對合同訂立到履行、歸檔的全過程管理監(jiān)督。 4.印章管理不規(guī)范。一是校內(nèi)單位未經(jīng)授權(quán)使用本單位的公章簽訂合同，帶來法律風險。二是有的部門雖經(jīng)授權(quán)使用，合同專用章的使用范圍與實際管理業(yè)務(wù)不符。

5.合同檔案管理不到位。一是沒有建立合同總臺賬。合同歸口管理部門自行編號、統(tǒng)計、歸檔，合同主管部門未統(tǒng)籌歸檔。二是合同執(zhí)行部門歸檔管理不規(guī)范。由于沒有明確的規(guī)范，各單位白行管理，缺乏明確的要求和規(guī)范的管理，檔案不完整。

四、加強合同管理的建議

1.學校要重視合同管理工作。應(yīng)建立健全合同管理組織體系，明確合同主管部門的人員配置和崗位職責，充分配備人員。明確合同主管部門、歸口管理部門、執(zhí)行部門的職責和分工，尤其是發(fā)揮主管部門的統(tǒng)籌管理作用。

2.學校要重視合同信息化的建設(shè)。應(yīng)將合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)納入學校信息化建設(shè)整體規(guī)劃，在合同授權(quán)、履行、后續(xù)管理等各環(huán)節(jié)設(shè)置有效的關(guān)鍵控制節(jié)點，實現(xiàn)審批留痕、進程跟蹤、付款控制、風險提示、信息匯總、歸檔完整等信息化全過程管理，使內(nèi)控管理貫穿于合同管理的每個環(huán)節(jié)，防范風險，提高效率，實現(xiàn)合同管理規(guī)范化。同時，合同管理應(yīng)與行政管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、科研管理、基建工程等有機結(jié)合，實現(xiàn)信息共享、聯(lián)動管理。

3.學校要加強合同印章的管理。管住印章，就能基本管住合同的簽訂。學校應(yīng)定期梳理各歸口管理部門業(yè)務(wù)內(nèi)容，合理授權(quán)合同審批權(quán)限，界定印章使用范圍，應(yīng)對印章有所區(qū)分，使各類印章使用既規(guī)范義有效。

4.合同主管部門應(yīng)加強對合同歸口管理部門的業(yè)務(wù)督導(dǎo)和管理統(tǒng)籌，對合同全過程實施監(jiān)管。合同主管部門應(yīng)加強對合同訂立的管理，應(yīng)對各類合同文本定期進行梳理，規(guī)范各類合同文本，如強對法律性條款審核，做到內(nèi)容規(guī)范，要素齊備，表達嚴謹，盡量由學校起草，由對方單位先行簽署。建立規(guī)范的、統(tǒng)一分類和連續(xù)編號的合同總臺賬。應(yīng)定期對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評價。

五、對今后開展內(nèi)控評價工作的啟示

1.學校重視內(nèi)控建設(shè)是做好內(nèi)控評價的基礎(chǔ)。內(nèi)控評價與內(nèi)控建設(shè)是相互作用的。有效的內(nèi)控評價能使內(nèi)控建設(shè)有的放矢、抓住重點，并達到“以評促建”，內(nèi)控建設(shè)的規(guī)范義是內(nèi)控評價的依據(jù)和基準。只有學校充分重視內(nèi)控建設(shè)，內(nèi)控評價才有用武之地。否則，無論評價結(jié)果多么有用，最終都是被擱置的命運。

2.必須加強對評價人員的培養(yǎng)和培訓。評價工作涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜，需要人員有較高的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。目前許多高校都是聘請事務(wù)所或者咨詢公司開展業(yè)務(wù)。但評價業(yè)務(wù)應(yīng)該是一項長期的、定期的日常工作。所以高校應(yīng)加強對自身人員的培養(yǎng)，以應(yīng)對開展這項工作的人員不足或?qū)I(yè)能力不足情況。

3.評價工作應(yīng)因地制宜，結(jié)合單位實際情況。不同的單位有不同的管理特色。評價工作可以借助標桿，但必須根據(jù)本單位的目標和管理實際情況。這樣的評價結(jié)果適用性更強，也容易讓被評價單位接受，從而更好地發(fā)揮評價的作用。

參考文猷：

[1]財政部.關(guān)于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價工作的通知，財會[2016] II號[S].北京：財政部，2016-6-24.

[2]教育部.教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）[s].教財廳[2016]2號，2016-4-26.1B431A6E-3239-4E5A-9FC0-70D2AC306C67