小學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

鄭秀英

摘要：建立小學(xué)檔案的目的是及時(shí)記錄學(xué)生的學(xué)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、教師的職業(yè)生涯進(jìn)展及學(xué)校的管理情況。完整、詳實(shí)地記錄檔案有利于為各小學(xué)改善教學(xué)管理工作提供有效依據(jù)。本文將簡(jiǎn)要探討當(dāng)前小學(xué)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，然后介紹解決這些問(wèn)題的方法。

關(guān)鍵詞：小學(xué)工作；檔案管理；問(wèn)題分析

開(kāi)展檔案管理工作需要強(qiáng)大的智力與技術(shù)支持。檔案管理工作中的問(wèn)題往往出在管理人員素質(zhì)、管理技術(shù)、管理制度等方面。因此，要解決檔案管理工作中的問(wèn)題，也要從這三大方面入手。只有提升管理人員素質(zhì)、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、完善管理制度，才能真正做到科學(xué)管理檔案。

一、小學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，但許多學(xué)校認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地整理檔案，因此安排校內(nèi)各科教師或其它非專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。教師的主要任務(wù)是教育教學(xué)，而非協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作。許多教師帶著錯(cuò)誤的檔案管理觀念進(jìn)行檔案管理，這導(dǎo)致學(xué)校在需要用到學(xué)生、教師的檔案時(shí)調(diào)動(dòng)效率極低。檔案信息不完善、檔案丟失等情況更是給學(xué)生家長(zhǎng)、教師帶來(lái)了許多額外的麻煩。嚴(yán)重時(shí)，檔案管理人員的錯(cuò)誤可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)生無(wú)法順利升學(xué)。如在小學(xué)升初中時(shí)，完整的學(xué)生檔案是教育局授予畢業(yè)資格的重要依據(jù)。如果學(xué)生檔案中的重要信息缺失，學(xué)生很難再找回自己的信息。復(fù)雜的糾錯(cuò)程序很可能耽誤學(xué)生的正常學(xué)習(xí)。

（二）檔案管理過(guò)程尚未實(shí)現(xiàn)信息化

信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理工作卻沒(méi)有跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐。如今，多數(shù)小學(xué)依然采用紙質(zhì)材料記錄學(xué)生信息，進(jìn)行檔案管理。紙質(zhì)材料容易磨損，且一旦信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，修改信息的過(guò)程會(huì)變得異常復(fù)雜。此外，紙質(zhì)材料的存儲(chǔ)往往是小學(xué)檔案管理工作的一大難題。如果將紙質(zhì)材料保存在較為安全的地方，往往要犧牲提取材料的便捷性。如果將材料置于較容易取得的地方，則意味著降低檔案管理的安全性。在便捷性與安全性的角逐中，學(xué)校往往找不到平衡點(diǎn)。

（三）檔案管理意識(shí)薄弱

多數(shù)小學(xué)檔案管理人員管理意識(shí)薄弱的主要原因在于沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要作用。首先是對(duì)學(xué)生發(fā)展的作用。檔案管理事關(guān)學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的發(fā)展，不允許出現(xiàn)錯(cuò)誤。其次，許多學(xué)校沒(méi)有體會(huì)到檔案管理工作對(duì)提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的作用。實(shí)際上，如果教師仔細(xì)研究學(xué)生的檔案，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)特點(diǎn)、因材施教，學(xué)生的學(xué)習(xí)效率會(huì)較傳統(tǒng)教學(xué)方法提升得更快。

二、解決小學(xué)檔案管理問(wèn)題的策略

（一）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)

集中培訓(xùn)是提升檔案管理人員素質(zhì)的有效方式。各小學(xué)應(yīng)當(dāng)根據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)任用有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員并對(duì)他們進(jìn)行周期性培訓(xùn)。對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)尤其要注重上崗前培訓(xùn)與工作期培訓(xùn)兩個(gè)環(huán)節(jié)。在管理人員上崗前，學(xué)校要嚴(yán)格審核其工作資質(zhì)。學(xué)校不僅要考察管理人員應(yīng)用各種管理技術(shù)的能力，還要考察管理人員對(duì)《檔案法》的了解程度，關(guān)注其法律素養(yǎng)的高低。在正式考核時(shí)要規(guī)范化的原則，通過(guò)硬性指標(biāo)篩選適合檔案管理崗位的人。在管理人員正式上崗后，學(xué)校應(yīng)采取“滾動(dòng)考察制”。學(xué)校要定期考察檔案管理人員專業(yè)水平的變化，在檔案管理工作出現(xiàn)新技術(shù)、新觀念時(shí)，學(xué)校要及時(shí)組織培訓(xùn)，保證檔案管理人員的管理水平與時(shí)俱進(jìn)。

（二）引入信息化管理系統(tǒng)

小學(xué)檔案管理的總體趨勢(shì)是電子化、信息化，因此，學(xué)校要結(jié)合自身財(cái)力情況，適時(shí)引入信息化管理系統(tǒng)。在檔案管理工作中引入高科技技術(shù)設(shè)備是不可阻擋的潮流，如今各小學(xué)常用的檔案管理技術(shù)有掃描技術(shù)、微縮技術(shù)等。利用這些技術(shù)可以極大節(jié)約檔案儲(chǔ)存所需空間，同時(shí)提升檔案信息的準(zhǔn)確性、清晰度。在小學(xué)檔案管理工作中還存在巨大的資源浪費(fèi)，資源浪費(fèi)的主要原因是由信息不對(duì)稱引起的重復(fù)勞動(dòng)。如果各小學(xué)能夠在檔案管理中引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)的信息共享，重復(fù)勞動(dòng)的可能性會(huì)大大降低。

（三）重視檔案管理人員觀念的更新

檔案管理工作要“落到實(shí)地”，不能“飄在天上”。與檔案管理工作密切相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者要關(guān)注檔案管理工作的進(jìn)展。在巡查檔案管理工作的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)者必須從細(xì)節(jié)入手，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)者在提出檔案管理工作的問(wèn)題時(shí)，要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)。尤其是由于體制不合理而出現(xiàn)的問(wèn)題，管理者要著重解決。如有必要，上級(jí)部門(mén)可以成立專門(mén)的檔案管理工作研究小組，研究各小學(xué)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題并提出有效的改進(jìn)意見(jiàn)。與檔案管理有關(guān)的部門(mén)工作人員要帶頭學(xué)習(xí)與檔案管理工作有關(guān)的法律，提升檔案管理工作人員的法制意識(shí)。如遇重大檔案管理工作失誤，各小學(xué)可將此事件作為典型反面案例，仔細(xì)分析產(chǎn)生失誤的原因，為改進(jìn)檔案管理工作提供教訓(xùn)。

（四）制定完善的檔案管理制度

完善的制度是有序開(kāi)展檔案管理工作的保障。不僅各小學(xué)要制定本校的檔案管理制度，各區(qū)教育部門(mén)也要制定與檔案管理工作有關(guān)的同一規(guī)章制度。在制定相關(guān)制度時(shí)要遵循專業(yè)性原則。檔案管理人員要仔細(xì)區(qū)分不同檔案的種類，針對(duì)不同檔案的種類制定相關(guān)制度。如針對(duì)管理校友信息的檔案，其作用在于充分挖掘校友資源。校友信息檔案往往比較分散，收集起來(lái)較為困難，因此往往出現(xiàn)信息殘缺的狀況。學(xué)?？梢砸?guī)定幾項(xiàng)必須記錄的信息，將其它信息作為選擇記錄項(xiàng)，以此提升檔案管理工作的合理性。上級(jí)部門(mén)不僅要制定規(guī)范檔案管理過(guò)程的檔案，還要完善追責(zé)制度。無(wú)論是何種檔案，學(xué)校和上級(jí)部門(mén)都應(yīng)當(dāng)明確檔案工作的負(fù)責(zé)人，通過(guò)制定完善的制度規(guī)范檔案管理人員的行為。一旦工作人員出現(xiàn)違規(guī)行為，學(xué)校和上級(jí)部門(mén)要及時(shí)追責(zé)。

總之，檔案管理工作直接影響著小學(xué)教學(xué)質(zhì)量及學(xué)校形象的樹(shù)立。各學(xué)校要提高檔案管理工作水平，通過(guò)改進(jìn)檔案管理技術(shù)、提升工作人員素質(zhì)等方式提升學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)樹(shù)立良好的學(xué)校形象。

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