基于大數(shù)據(jù)的高校學(xué)生檔案管理模式研究

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，科技發(fā)達(dá)，信息流通，交流密切，大數(shù)據(jù)就是這個(gè)高科技時(shí)代的產(chǎn)物。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)信息也呈現(xiàn)出數(shù)量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜、處理快的特征。高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要工作內(nèi)容之一，它是記載學(xué)生學(xué)習(xí)及社會(huì)實(shí)踐的重要材料，也為人才培養(yǎng)的研究提供了基礎(chǔ)保障。在當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟且追求效率的社會(huì)，人工保管高校檔案出現(xiàn)了效率低下、保密性差等特征?；诖髷?shù)據(jù)背景，對(duì)高校檔案管理的模式的改革已迫在眉睫。本文闡述了大數(shù)據(jù)的特征，并在此基礎(chǔ)上對(duì)高校檔案管理的模式進(jìn)行了研究分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;學(xué)生檔案管理;模式

一、前言

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息水平的提升，對(duì)數(shù)據(jù)處理的速度及水平要求越來越高，大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生。大數(shù)據(jù)應(yīng)用具備速度快、時(shí)效高的特性，它可將紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)迅速提煉出所需數(shù)據(jù)，提高工作效率。大數(shù)據(jù)應(yīng)用以其獨(dú)特的優(yōu)勢迅速占領(lǐng)人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，為工作生活提供了方便。高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要工作內(nèi)容之一，它不僅構(gòu)成了學(xué)校的體系建設(shè)，還是學(xué)生學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐的重要記載材料。運(yùn)用學(xué)生檔案，也可對(duì)人才培養(yǎng)的研究進(jìn)行分析。但學(xué)生檔案數(shù)量龐大，產(chǎn)生大量的文件及數(shù)據(jù)，對(duì)于檢索、更新和維護(hù)都帶來了較大的困難，且人工管理效率低下、保密性差，不利于檔案管理工作的有序開展。使用計(jì)算機(jī)對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，建立數(shù)據(jù)庫，使其具備檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等特點(diǎn)，這是人工管理無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。

二、大數(shù)據(jù)概述

最早提出“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫，麥肯錫稱：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對(duì)于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運(yùn)用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長和消費(fèi)者盈余浪潮的到來。”“大數(shù)據(jù)”在物理學(xué)、生物學(xué)、環(huán)境生態(tài)學(xué)等領(lǐng)域以及軍事、金融、通訊等行業(yè)存在已有時(shí)日，卻因?yàn)榻陙砘ヂ?lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展而引起人們關(guān)注。

大數(shù)據(jù)是信息時(shí)代的產(chǎn)物，又稱巨量資料，指的是所涉及的數(shù)據(jù)資料量規(guī)模巨大，人們無法通過人腦或是主流軟件工具，在合理的時(shí)間內(nèi)擷取、管理、處理、并整理所需的資訊，從而為人們所利用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而在于對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理，形成有意義的數(shù)據(jù)。由于大數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性及便利性，已被人們?cè)诠ぷ?、生活的各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，成為一項(xiàng)人們必不可少的工具。

大數(shù)據(jù)作為云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后又IT行業(yè)又一大顛覆性的技術(shù)革命，廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，它具備數(shù)量大、種類繁多、速度快、時(shí)效高的特征。它的使用價(jià)值，不僅能夠?yàn)槿藗兲峁┬枰男畔?shù)據(jù)，還可以針對(duì)個(gè)人需求提供個(gè)性化的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。所以在信息化社會(huì)的今天，人們的生活、工作及思維都隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來發(fā)生了巨大變革。

三、高校學(xué)生檔案管理的特征

1.高校學(xué)生檔案數(shù)量巨大，人工管理工作量大

高校學(xué)生數(shù)量龐大，學(xué)生每年入學(xué)、畢業(yè)、遷入、遷出、就業(yè)、深造等，檔案數(shù)據(jù)都會(huì)發(fā)生調(diào)整與改變。而目前，多數(shù)高校對(duì)檔案管理仍是采用人工管理的模式，信息化的管理模式仍未被高校普及及采用。面對(duì)數(shù)量巨大、工作量大的學(xué)生檔案管理工作，人工管理速度慢、耗時(shí)長，且不能有效地對(duì)有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行提取。人力及物力的耗費(fèi)對(duì)于高校的管理工作來說都是巨大的困惱，這就迫切的需要信息化的引入，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，從而順應(yīng)時(shí)代潮流，為高校的管理工作提供便利。

2.高校學(xué)生檔案變動(dòng)頻繁，且要求處理速度快，需要大量的人力及物力

學(xué)生每年入學(xué)、畢業(yè)、就業(yè)、深造等都要進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)，跨界調(diào)動(dòng)，學(xué)生每年的獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)成績、思想政治狀況等也都會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)變化。學(xué)生檔案的調(diào)動(dòng)及檔案數(shù)據(jù)的變化產(chǎn)生巨大的工作量，這是檔案人工管理的一大難題。而且高校檔案調(diào)動(dòng)集中在每年的畢業(yè)就業(yè)季，這就要求檔案管理工作處理速度快，必須在有限的時(shí)間內(nèi)完成。頻繁地調(diào)動(dòng)、有限的時(shí)間需要大量的人力及物力，這也是高校管理工作的一大挑戰(zhàn)。

3.高校學(xué)生檔案形式單一，紙質(zhì)化檔案存儲(chǔ)不足

2008年9月1日，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，明確指出高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校的學(xué)生檔案包括學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、政治思想表現(xiàn)情況、身體狀況等文字，而目前我國高校的學(xué)生檔案主要以紙質(zhì)為主，圖像、聲像資料少，紙質(zhì)檔案的簡單單一化，不足以全面展現(xiàn)學(xué)生全貌，豐富檔案表現(xiàn)形式也是高校學(xué)生檔案管理工作的一項(xiàng)內(nèi)容。

4.高校學(xué)生檔案管理缺乏前瞻性及預(yù)測性

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理還停留在資料備份及存檔的層面，僅僅是對(duì)學(xué)生檔案的寄存與整理，而難以通過數(shù)據(jù)分析在實(shí)踐層面為高校的學(xué)生管理決策提供科學(xué)預(yù)判的數(shù)據(jù)價(jià)值。若用大數(shù)據(jù)工具進(jìn)行整合、分析挖掘形成學(xué)生檔案的智慧分析庫，高校根據(jù)有價(jià)值的分析數(shù)據(jù)可對(duì)學(xué)生管理工作、人才培養(yǎng)工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，促進(jìn)高等院校管理工作的良性循環(huán)發(fā)展。

5.高校學(xué)生檔案管理人員業(yè)務(wù)管理水平尚處于初級(jí)階段，亟待提升

高校學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平直接關(guān)系到高校工作的正常開展及發(fā)展。而現(xiàn)階段，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，且多為兼職，缺乏正規(guī)的培訓(xùn)，僅僅是通過人工管理對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理及保存。檔案管理人員管理意識(shí)淡薄、管理模式陳舊，無法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，致使檔案管理工作停滯不前，根本無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，是高校檔案管理工作的重中之重。

四、基于大數(shù)據(jù)的高校學(xué)生檔案管理模式研究

1.高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)構(gòu)建開發(fā)高校檔案管理平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)背景下，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)該開發(fā)檔案管理平臺(tái)，將紙質(zhì)化信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存整理，以保障檔案的真實(shí)性、完整性及保密性。構(gòu)建檔案管理平臺(tái)需要進(jìn)行的工作是信息采集及信息錄入，高校學(xué)生檔案信息采集可以通過計(jì)算機(jī)或掃描儀來完成，保證紙質(zhì)檔案的完整性。對(duì)于信息錄入及檔案管理來說，高校應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，或者配備專職人員進(jìn)行維護(hù)和管理。對(duì)于信息平臺(tái)的應(yīng)用來說，高?？梢越柚@網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，設(shè)置相應(yīng)的檢索功能，方便教師或?qū)W生進(jìn)行檔案信息的獲取和利用。

2.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)利用信息化平臺(tái)，構(gòu)建“大檔案”系統(tǒng)

學(xué)生檔案以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，占用空間大、不具備保密性且保存受到時(shí)間的限制。開發(fā)高校檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建高校大檔案系統(tǒng)。將文件、音頻、圖像、視頻等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進(jìn)行收集歸檔，形成高校檔案管理的大數(shù)據(jù)集。所有的檔案數(shù)據(jù)又以不同的分類進(jìn)行保存，不同的檔案文件又歸屬到不同類型的文件類型。所有的文件又以時(shí)間為序進(jìn)行排列，不設(shè)年限，以永久保存為準(zhǔn)。大檔案系統(tǒng)的建立，既保證了檔案管理的齊全真實(shí)，又為檔案工作的管理帶來了便利。

3.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)利用信息化平臺(tái)，構(gòu)建“大服務(wù)”體系

在大數(shù)據(jù)的背景下，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)利用信息化平臺(tái)，構(gòu)建“大服務(wù)”體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)化、多元化、開放性及先進(jìn)性。高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)，切實(shí)做好為教師及學(xué)生服務(wù)。高校學(xué)生檔案管理平臺(tái)以校園網(wǎng)為依托，在校內(nèi)對(duì)教師及學(xué)生開放，這樣既確保了學(xué)生檔案的保密性，又增強(qiáng)了學(xué)生檔案工作的開放性。學(xué)生可登錄檔案管理平臺(tái)搜索查看個(gè)人檔案，進(jìn)而對(duì)個(gè)人進(jìn)行分析提升。學(xué)?？梢罁?jù)檔案管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)分析，為學(xué)校的學(xué)生管理工作提供決策性意見支撐。

4.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)建立高質(zhì)量人才隊(duì)伍，提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)人才的需求及要求也越來越高，這也迫切需要提升高校檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的開展水平，高質(zhì)量、高素質(zhì)的人才才能保障檔案管理工作的開展與創(chuàng)新。因此，各高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與建立，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平，使之更適應(yīng)現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，才能更好地為教師及學(xué)生提供個(gè)性化、專業(yè)化的服務(wù)，從而滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作提出的要求，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的信息化、社會(huì)化及可視化的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，從而為社會(huì)各行業(yè)輸送高質(zhì)量的人才。

5.高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)利用信息化平臺(tái)，維護(hù)檔案信息安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的安全也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的原始真實(shí)、機(jī)密可用、齊全完整。所以在保障檔案信息開放的同時(shí)，檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)確保檔案信息的保密性。在人員方面，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，提高工作人員安全意識(shí)，加強(qiáng)安全宣傳，避免因工作人員安全意識(shí)薄弱而造成檔案信息泄露的安全事故;在硬件方面，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)及維護(hù)，從而保障檔案管理平臺(tái)的正常運(yùn)行;在軟件方面，要利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，設(shè)置訪問權(quán)限、加密文檔、文件備份等，保障檔案信息的安全，不外泄;此外，還應(yīng)建立相應(yīng)的應(yīng)急處置方案，一旦信息外漏，要及時(shí)進(jìn)行處理，避免給檔案管理工作帶來更大的危害。

五、結(jié)語

高校檔案管理工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，它關(guān)系到學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校應(yīng)當(dāng)順應(yīng)趨勢，對(duì)學(xué)生檔案的管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新。開發(fā)檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建高校學(xué)生檔案的“大檔案”、“大服務(wù)”體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)化、多元化、開放性及先進(jìn)性;同時(shí)也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)高質(zhì)量人才隊(duì)伍，加強(qiáng)工作人員安全意識(shí)培訓(xùn)，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，保障檔案信息的保密及真實(shí)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理也具有了新的發(fā)展形勢，各高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征及優(yōu)勢，加大對(duì)高校檔案管理工作信息化的探索與研究，使檔案管理工作在時(shí)代的引領(lǐng)下逐漸完善與進(jìn)步，也為高校的整體發(fā)展規(guī)劃奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介：鄧婷（1981-），性別：女，民族：漢族，籍貫：山西省臨汾市，職稱：助館，學(xué)歷：本科。