基于干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)探析

摘 要：在國(guó)家選拔干部人才或者組織進(jìn)行干部調(diào)查監(jiān)督時(shí)，人事檔案是重要的考察參考資料，這些資料在很大程度上關(guān)系著國(guó)家對(duì)人才資源的配置和對(duì)人才的控制力度，是我黨管理干部的手段之一。但是現(xiàn)階段我國(guó)的干部人事檔案管理工作，多數(shù)仍處于人工操作狀態(tài)，這很明顯已經(jīng)與我國(guó)新時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程、與現(xiàn)代信息化的建設(shè)步伐相脫離，同時(shí)這種人工整理人事檔案的工作很容易因?yàn)楣芾聿蛔愣霈F(xiàn)漏洞，嚴(yán)重影響到干部人事檔案的嚴(yán)密性和檔案管理制度的嚴(yán)肅性。傳統(tǒng)的干部人事檔案的封閉式管理限制了管理信息化的步伐，在檔案數(shù)據(jù)收集時(shí)由于缺乏一定的針對(duì)性也阻礙了檔案重要價(jià)值的發(fā)揮。此外，人工管理檔案工作繁雜，管理員常常不能兼顧對(duì)檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析信息。因此對(duì)干部人事檔案管理的數(shù)字化信息系統(tǒng)的建立已是歷史發(fā)展的大勢(shì)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;數(shù)字化信息系統(tǒng);探析

新時(shí)代進(jìn)程中要進(jìn)行國(guó)家檔案的智能發(fā)展，最主要的任務(wù)就是檔案的數(shù)字化信息管理建設(shè)。其中，對(duì)我國(guó)檔案發(fā)展和國(guó)家管理、治理產(chǎn)生直接影響的就是對(duì)干部人事檔案的管理。所以，對(duì)干部人事檔案管理的數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)是改變傳統(tǒng)人工操作管理方法的重要?jiǎng)?chuàng)新。在新的軟件建設(shè)中，一定要確保干部人事檔案信息的精確性，使政府人事部門可以基于數(shù)字化信息建設(shè)中提供的新數(shù)據(jù)有計(jì)劃地對(duì)干部發(fā)展方向進(jìn)行定位研究，充分提出一套適合我國(guó)具體國(guó)情和發(fā)展需求的干部發(fā)展路線理論，為組織人事部門選才、用才提供準(zhǔn)確的資料依據(jù)，使干部成為提升我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)水平，邁向社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的重要力量。

一、現(xiàn)階段干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)情況

1.檔案管理軟件的開發(fā)和通用性差。對(duì)于干部人事檔案的使用和管理，我國(guó)上下各個(gè)部門因地域和權(quán)責(zé)范圍不同，要求也多有差異。一般的部門對(duì)干部人事檔案的管理側(cè)重于對(duì)一些通用信息的使用和管理，在涉及到政審、或者有重大錯(cuò)誤撤職等較少情況下才會(huì)對(duì)其檔案進(jìn)行抽取查閱。這就導(dǎo)致了各個(gè)部門對(duì)干部人事檔案管理軟件的開發(fā)處于不同的等級(jí)狀態(tài)，不同部門的管理軟件之間的資料傳輸往往無(wú)法統(tǒng)一識(shí)別，阻礙了檔案整體的數(shù)字化管理進(jìn)程，嚴(yán)重制約了資源共享和有效交流。

2檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度不高。要想進(jìn)行干部人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化信息建設(shè)，其基礎(chǔ)性的要求就是保證規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。然而傳統(tǒng)的檔案管理顯示出盲目管理的特點(diǎn)，以及管理員專業(yè)素養(yǎng)程度不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。對(duì)于數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)僅僅是某一地區(qū)實(shí)施較好，要想實(shí)現(xiàn)全面執(zhí)行還有很大困難。

3.傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式比較落后。從傳統(tǒng)人為操作干部人事檔案的管理方式到計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)再到光盤存儲(chǔ)，都尚未從數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展方向進(jìn)行考慮。因此，以大多數(shù)現(xiàn)有的檔案整理、分類、存儲(chǔ)的方法來(lái)看，尚且不能適應(yīng)數(shù)字化信息管理的要求。

4.干部人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高?，F(xiàn)代數(shù)字化信息管理系統(tǒng)得到應(yīng)用和推廣的前提是要學(xué)會(huì)熟練操作這個(gè)系統(tǒng)，因此需檔案管理人員具備豐富的知識(shí)和掌握先進(jìn)的技術(shù)能力，操作能力要高于對(duì)普通電腦的使用。現(xiàn)今存儲(chǔ)干部人事檔案的多數(shù)單位、部門都嚴(yán)重缺乏這種對(duì)檔案管理和數(shù)字化信息技術(shù)同時(shí)掌握的綜合性人才。

二、進(jìn)行干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的原因

1.干部人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展是我國(guó)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展和政府人事部門有效開展工作的必然趨勢(shì)。步入新時(shí)代后，我國(guó)現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、軟件技術(shù)等都發(fā)展迅速，其應(yīng)用也得到極大普及，體現(xiàn)在工作和生活的方方面面。數(shù)字化信息建設(shè)是緊跟國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)步伐的重要體現(xiàn)，也是政府組織人事工作的重要技術(shù)支撐。因此，用數(shù)字化信息系統(tǒng)管理人事檔案，是新時(shí)期黨治理國(guó)家的必然要求。

2.干部人事檔案管理數(shù)字化是滿足檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需求的重要方式。國(guó)家黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都是干部集中工作的地方，因此對(duì)其檔案管理的工作也是異常繁雜，手工操作管理方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，再次查閱更涉及到重新找尋問(wèn)題，這種不規(guī)范的檔案管理方式不利于各個(gè)地區(qū)和部門的溝通和交流，更會(huì)因?yàn)槿耸滦畔⒌姆稚⒑筒灰?guī)范造成干部實(shí)際工作上的錯(cuò)誤。

3.干部人事檔案管理數(shù)字化是讓辦公整體實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的加速器。現(xiàn)代化的辦公裝備是人們工作的必備品之一，不會(huì)使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的人會(huì)逐漸被時(shí)代大潮淹沒(méi)。有效合理地使用現(xiàn)代化設(shè)備能夠使工作更加高效，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上諸多信息資源的共享。因此，為促進(jìn)我國(guó)整體現(xiàn)代化發(fā)展，必須加快對(duì)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。

三、建設(shè)數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的原因

1做到干部人事信息的全面收集。一個(gè)完善的現(xiàn)代化干部人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)完成后必須能夠滿足下面的要求：組織能在最短時(shí)間內(nèi)提取到每一位干部在任期內(nèi)的詳細(xì)信息，包括簡(jiǎn)歷、特長(zhǎng)以及在工作中的品德、能力、勤勞程度、主要業(yè)績(jī)以及廉潔等方面的信息;能夠隨時(shí)查閱相關(guān)干部在日常工作、學(xué)習(xí)和生活等方面的視頻資料。這其實(shí)也體現(xiàn)了數(shù)字化信息系統(tǒng)的一個(gè)重要的作用，就是能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，以此做到對(duì)干部信息的動(dòng)態(tài)管理。

2.提高組織錄用干部的準(zhǔn)確性。通過(guò)建立數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，能夠使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)清晰地看到每一位干部的在職、離職情況，通過(guò)視頻還能看到相應(yīng)的工作能力、個(gè)人形象等方面的情況，這為科學(xué)準(zhǔn)確地任免干部工作提供了重要的參考資料。

四、高效進(jìn)行數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的方法

1.采用規(guī)范、統(tǒng)一的應(yīng)用軟件。干部的人事檔案關(guān)系到干部職位的晉升，因此檔案管理系統(tǒng)需要滿足由上級(jí)到下級(jí)的一體化要求。建議統(tǒng)一使用政府參與設(shè)計(jì)的、以現(xiàn)代化、信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)軟件，避免因?yàn)閼?yīng)用軟件的不一致造成各個(gè)部門間的信息流通障礙。針對(duì)干部人事檔案文本、照片、視頻、音頻等資料的整理采用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，保證資料傳輸過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)信息丟失現(xiàn)象。需要注意的是，數(shù)字化信息技術(shù)更新?lián)Q代速度非?？?，因此，檔案管理員要經(jīng)常檢測(cè)系統(tǒng)的更新情況，避免因系統(tǒng)未更新而出現(xiàn)信息漏洞。

2.用新科技進(jìn)行數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字化信息系統(tǒng)的建立，需要用到包括大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多種現(xiàn)代新科技。因此，干部人事檔案作為國(guó)家管理中重要的資料之一，對(duì)檔案的管理就要采用先進(jìn)的集散式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，因?yàn)檫@種數(shù)據(jù)庫(kù)是一種大容量、高速運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠滿足干部人事檔案錄入時(shí)的同步更新和存儲(chǔ)，有效避免大量圖像和視頻存儲(chǔ)時(shí)出現(xiàn)內(nèi)存不足或是網(wǎng)速較慢等問(wèn)題的發(fā)生。在進(jìn)行添加圖片和視頻工作時(shí)，要采用最先進(jìn)的圖像處理技術(shù)，以確保檔案的質(zhì)量。

3.注重?cái)?shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃和完善。對(duì)數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)要根據(jù)部門的具體規(guī)模建立與其相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)規(guī)模，同時(shí)也要考慮到該系統(tǒng)建設(shè)的緊急程度和資金規(guī)模。

（1）根據(jù)部門實(shí)際情況設(shè)計(jì)出數(shù)字化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，然后開始研發(fā)與之匹配的應(yīng)用軟件。

（2）干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)的規(guī)范化和制度化在一定程度上取決于管理人員在進(jìn)行資料采集和錄入時(shí)的規(guī)范性和經(jīng)驗(yàn)性。因此管理人員要有計(jì)劃地展開關(guān)于干部檔案信息的采集和錄入工作。

（3）新系統(tǒng)使用過(guò)程中難免出現(xiàn)一些小問(wèn)題，所以在這一試用期間要注意對(duì)其進(jìn)行不斷完善，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)和工作人員之間要及時(shí)進(jìn)行溝通和反饋，不斷提高系統(tǒng)的使用流暢程度。

（4）政府要擴(kuò)大對(duì)建立管理系統(tǒng)的資金支持力度，使該系統(tǒng)的覆蓋面和質(zhì)量持續(xù)提升。

4.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)在上下級(jí)中的協(xié)調(diào)作用，實(shí)現(xiàn)多部門聯(lián)動(dòng)。現(xiàn)代創(chuàng)新管理和信息共享是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的根本目的。該系統(tǒng)在一定程度上將干部的相關(guān)資料進(jìn)行公開展示。干部的人事檔案信息內(nèi)容主要包括兩個(gè)部分：一部分是基礎(chǔ)資料，另外一部分是其他重要資料。這些資料不僅涉及到上級(jí)管理部門，而且涉及到同級(jí)干部的多個(gè)職能部門。所以數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)強(qiáng)調(diào)要多部門聯(lián)動(dòng)起來(lái)，共享各自的領(lǐng)域信息，明確制定出上下級(jí)采集信息和使用信息的規(guī)定，制定科學(xué)的系統(tǒng)安全維護(hù)方法，形成保密監(jiān)督機(jī)制。針對(duì)任何一個(gè)部門的閱檔要求是制定相應(yīng)的權(quán)限范圍，使管理機(jī)制更加嚴(yán)謹(jǐn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

雖然在干部人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)中從傳統(tǒng)管理方法向現(xiàn)代化的方式轉(zhuǎn)變時(shí)有許多困難，但這是跟隨新時(shí)代發(fā)展潮流的大勢(shì)表現(xiàn)，是我黨必行的工作。只有將科學(xué)方法和現(xiàn)代化信息技術(shù)有效結(jié)合起來(lái)，具備實(shí)事求是的工作精神和堅(jiān)韌的工作毅力，才能實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的全面建設(shè)，使得在信息分級(jí)管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源的最大化共享，對(duì)提升各部門的工作效率起到巨大的促進(jìn)作用。對(duì)干部人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)建設(shè)是高效管理干部人員的基礎(chǔ)，因此，該管理系統(tǒng)的工作人員要充分學(xué)習(xí)如何才能讓該系統(tǒng)的利用率最大、怎樣運(yùn)用系統(tǒng)內(nèi)的大數(shù)據(jù)。運(yùn)用好干部人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)能夠有效提升干部人事檔案管理效率，能夠推動(dòng)組織人事工作達(dá)到新的水平，最終為我國(guó)人事工作的科學(xué)化進(jìn)程貢獻(xiàn)出自己的力量。

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作者簡(jiǎn)介：于尼（1982-），漢族，山東淄博人，職稱：館員，研究方向?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案管理。