以信息化建設(shè)推動醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理

周燕松

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理屬于醫(yī)院管理中的一項基礎(chǔ)性工作，對于醫(yī)院人才儲備和人力資源調(diào)配都有重要意義。文章首先對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析，探討醫(yī)院人事檔案管理實施精細(xì)化管理的必要性，在此基礎(chǔ)上，研究醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化開展的具體路徑，以期為醫(yī)院人事檔案管理改革提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);醫(yī)院人事檔案;精細(xì)化管理

精細(xì)化管理的核心理念是精細(xì)化、規(guī)范化、個性化管理，通過將管理工作細(xì)化分解，落實管理責(zé)任，明確管理流程，確保管理工作的質(zhì)量和效率。對于醫(yī)院人事檔案管理工作而言，實施精細(xì)化管理是十分必要的。信息化建設(shè)則為精細(xì)化管理的實施提供了技術(shù)支持，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展，深化人事檔案精細(xì)化管理改革。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院人事檔案管理工作的主要內(nèi)容是對各種形式的醫(yī)院人事檔案資料進行收集、整理、入庫和調(diào)用。在醫(yī)院人事檔案中，記錄著所有工作人員的個人狀況、工作表現(xiàn)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、政治面貌、獎懲情況、工資任免情況等，是醫(yī)院考察員工的重要依據(jù)。在醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展下，人事檔案管理基本告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，已經(jīng)實現(xiàn)檔案電子化，并采用專用的信息系統(tǒng)，開展各項人事檔案管理工作。在此情況下，能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易丟失和損壞的問題，節(jié)省檔案存儲的空間占用和維護成本。在檔案資料更新和利用的過程中，也可以采用信息系統(tǒng)高效完成相關(guān)操作，并對檔案調(diào)用過程進行自動記錄。從醫(yī)院內(nèi)外環(huán)境的變化趨勢來看，在當(dāng)前的市場供求機制下，醫(yī)院人員的流動性較大，檔案調(diào)動較為頻繁。而且出于醫(yī)院內(nèi)部管理的需求，也需要掌握人事檔案動態(tài)，及時匯報相關(guān)數(shù)據(jù)的變化，為醫(yī)院人力資源決策提供依據(jù)。雖然醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了檔案電子化改革，但是在檔案分析和利用的過程中，由于信息技術(shù)落后、檔案管理人員知識水平等問題，還未完全發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。

2.醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

目前醫(yī)院人事檔案管理工作主要存在以下幾方面問題：（1）檔案歸檔問題，醫(yī)院人事檔案歸檔工作主要以《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等為依據(jù)，將檔案分為十類，按照分類豐富歸檔內(nèi)容，全面反映人力資源信息。醫(yī)院屬于知識密集型單位，需要對醫(yī)院員工的學(xué)歷層次、業(yè)務(wù)水平和進修經(jīng)歷等進行詳細(xì)記錄。但是目前醫(yī)院檔案歸檔內(nèi)容不夠細(xì)致，信息未夠完善。（2）檔案利用效率偏低，在以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理工作改革過程中，存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，在建立電子化人事檔案后，對其利用率較低。相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，超過90%的醫(yī)務(wù)人員不了解人事檔案的運行，還有將近20%的醫(yī)務(wù)人員認(rèn)為人事檔案可有可無，能夠在一定程度上反映出目前醫(yī)院人事檔案利用效率較低。（3）檔案管理人員的信息素養(yǎng)偏低，在信息化建設(shè)和發(fā)展過程中，信息操作技能已經(jīng)成為醫(yī)院人事檔案管理人員的必備技能。但是許多人事檔案管理人員對信息素質(zhì)的提升不夠重視，缺乏信息化管理意識，實際操作技能水平也較低。

二、醫(yī)院人事檔案管理實施精細(xì)化管理改革的必要性

信息化建設(shè)是是醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理實施的重要前提。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式下，由于信息反饋不及時、檔案資料自身不完整，不具備開展精細(xì)化管理的條件。在大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘和可視化技術(shù)等的快速發(fā)展下，新一輪的醫(yī)院信息化建設(shè)正在進行。在這些前沿信息技術(shù)的應(yīng)用下，能夠有效提升醫(yī)院人事檔案管理水平。在信息化建設(shè)過程中，實施人事檔案精細(xì)化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）出于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，在醫(yī)療衛(wèi)生體系不斷完善下，人事檔案的類型、數(shù)量也不斷增加，一個醫(yī)療機構(gòu)中的人事檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，而且在人員流動過程中，新的檔案數(shù)據(jù)不斷出現(xiàn)，采用傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)無法滿足實際需求。同時在對規(guī)模龐大、更新快速的人事檔案信息數(shù)據(jù)進行處理時，也必須采用精細(xì)化管理方法，否則容易出現(xiàn)混亂。

（2）出于醫(yī)院檔案管理模式變革的需求，以往醫(yī)院人事檔案管理的粗放式程度較高，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，需要將管理要求細(xì)化到檔案鑒別、整理、收集、歸檔各個環(huán)節(jié)，并做好各個環(huán)節(jié)之間的銜接，避免出現(xiàn)管理漏洞。

（3）出于提高人事檔案管理工作效率的需求，信息化技術(shù)應(yīng)用的最大優(yōu)勢是能夠提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率。因此信息化技術(shù)也是精細(xì)化管理的實施基礎(chǔ)，精細(xì)化管理由于任務(wù)劃分詳細(xì)、還有落實相關(guān)責(zé)任監(jiān)督措施，在客觀上會增加人事檔案管理工作量。因此，在有限的人力下，只有提高日常管理工作效率，才能確保精細(xì)化管理的順利實施。通過采取信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，在精細(xì)化管理理念指導(dǎo)下，全面開展檔案管理工作，能夠有效提升檔案利用率。

三、基于信息化技術(shù)推動醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化開展的具體路徑

1.依托于人事檔案數(shù)據(jù)庫優(yōu)化檔案歸檔工作

基于上述醫(yī)院人事檔案管理存在的問題和實施精細(xì)化管理的必要性，在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，應(yīng)積極利用各種先進的信息化技術(shù)，從根本上改變?nèi)耸聶n案管理模式。針對上述醫(yī)院人事檔案歸檔內(nèi)容不夠豐富，缺乏關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)的問題，從技術(shù)角度來看主要是由于傳統(tǒng)技術(shù)無法完成人事檔案中大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的處理工作。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用下，可通過構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對不同類型人事檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一處理。

在新的醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境下，信息數(shù)據(jù)量大、有效數(shù)據(jù)提取難度高、信息變化速度快，是人事檔案管理面臨的實際問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)為其提供了有效的解決方案，能夠通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，對大量人事檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一存儲和管理。而且大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠從各種已經(jīng)生成的電子檔案資料中，獲取人事檔案信息，不需要檔案管理人員重復(fù)進行檔案錄入工作，可以有效提升檔案管理效率。在檔案信息歸檔過程中，也可以由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)自動判斷檔案信息是否完整，并通過對多種不同來源的檔案資料進行橫向?qū)Ρ?，判斷檔案信息質(zhì)量，篩選出其中記錄模糊或不真實的信息數(shù)據(jù)。在發(fā)現(xiàn)人事檔案信息發(fā)現(xiàn)變動時，系統(tǒng)也可以第一時間更新數(shù)據(jù)庫中的對應(yīng)內(nèi)容，從而保證人事檔案數(shù)據(jù)的有效性。

2.充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)的作用

醫(yī)院人事檔案管理主要由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)，但是其信息的產(chǎn)生以及檔案的利用，卻涉及到醫(yī)院的各個科室、部門。在以往的檔案建設(shè)和利用過程中，由于各科室和部門的信息共享程度較低，容易增加人事檔案管理難度，導(dǎo)致人事檔案信息質(zhì)量偏低。針對這種問題，可以通過構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案信息管理平臺，建立與各科室、部門信息化管理系統(tǒng)的連接，提高人事檔案信息共享程度，并在統(tǒng)一的平臺系統(tǒng)權(quán)限管理下，為醫(yī)院人事檔案的安全性提供保障。同時，醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立，也可以利用其數(shù)據(jù)統(tǒng)計、計算和分析功能，為醫(yī)院人力資源管理工作提供全方位的支持。比如在最基礎(chǔ)的檔案調(diào)取利用中，可以通過設(shè)置高效的檢索功能，快速找到目標(biāo)檔案，并將其傳遞給需要利用的科室。在此過程中，系統(tǒng)會自動記錄人事檔案的調(diào)用過程，包括經(jīng)手人的信息等，防止重要檔案信息出現(xiàn)丟失和泄漏。

在醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用下，不僅可以加快人事檔案管理工作的效率，還可以為相關(guān)監(jiān)管工作的開展提供支持。以往在醫(yī)院人事檔案管理工作中，由于缺乏有效的監(jiān)管手段，導(dǎo)致管理過程的規(guī)范化程度角度，不符合精細(xì)化管理的要求。為了切實將人事檔案管理責(zé)任落實到人、促進人事檔案利用效率的提升，可依托于人事檔案管理平臺系統(tǒng)，建立相應(yīng)的績效管理體系，并制定相應(yīng)的獎懲措施，激發(fā)檔案管理人員的工作主動性，確保人事檔案管理工作能夠高效開展。在人事檔案出現(xiàn)問題時，相關(guān)部門人員也可以在系統(tǒng)管理系統(tǒng)下，直接進行溝通交流，然后由檔案管理人員盡快對問題加以合適，更新檔案信息，避免影響人事檔案的正常利用。在此情況下，可以確保醫(yī)院人事檔案管理制度的有效落實，詳細(xì)分配人事檔案管理工作，并對其開展流程進行動態(tài)監(jiān)督。

3.加強醫(yī)院人事檔案管理隊伍建設(shè)及信息資源投入

在醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，也應(yīng)提高對檔案管理隊伍培養(yǎng)的重視。針對目前人事檔案管理人員信息素質(zhì)較低的情況，需要開展專項培訓(xùn)活動，幫助人事檔案管理人員充分了解人事檔案數(shù)據(jù)庫、信息管理系統(tǒng)等的操作方法。同時應(yīng)建立配套的精細(xì)化管理制度，將檔案管理人員的信息化培訓(xùn)情況納入績效考核范圍，對于長期無法通過培訓(xùn)考核的人員，應(yīng)加強人員思想工作，必要時采取勸退處理，并補充復(fù)合型檔案管理人才，滿足現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理工作的實際需求。特別是在醫(yī)院人事檔案管理信息化軟硬件系統(tǒng)更新升級時，應(yīng)及時開展相關(guān)培訓(xùn)活動，避免因人員操作失誤問題，對人事檔案造成負(fù)面影響。

此外，目前醫(yī)院人事檔案管理的信息化軟硬件配套水平，也沒有達到大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)加強信息化建設(shè)投入，盡快更新老舊、故障的設(shè)備，設(shè)計易操作的軟件系統(tǒng)，為信息化人事檔案管理工作的開展提供支持。在精細(xì)化管理理念的指導(dǎo)下，人事檔案管理需要充分考慮每個環(huán)節(jié)工作的影響。在信息化資源投入方面，則應(yīng)重點考慮成本投入問題。在有限的成本條件下，可以選擇租用云端服務(wù)器等方式，減少硬件投資。同時應(yīng)建立專項資金，采取專賬專管措施，對資金流向進行全程跟蹤，確保信息化投入的有效性。在此情況下，能夠保證醫(yī)院人事檔案管理水平的持續(xù)提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化建設(shè)是推動醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的關(guān)鍵途徑，在先進的信息技術(shù)支持下，人事檔案管理工作可以更加高效的開展，在保證檔案歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高人事檔案信息利用效率，從而為人力資源管理等工作的開展提供支持。

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