社保檔案信息化建設(shè)問題及對(duì)策探討

摘 要：進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，自動(dòng)化辦公技術(shù)被更為普遍的運(yùn)用到實(shí)際社會(huì)工作和生活中。又由于社會(huì)保險(xiǎn)處于社會(huì)保障事業(yè)中比較中流砥柱的位置，所以更加需要信息化相關(guān)技術(shù)對(duì)高等院校相關(guān)職工們的社保檔案更科學(xué)、完善的管理，而加快和強(qiáng)化高校職工社保檔案的信息化建設(shè)和實(shí)現(xiàn)職工社保檔案的信息數(shù)字化處理也是達(dá)成高等院校職工們檔案現(xiàn)前進(jìn)性的重要基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校職工社保;檔案信息化建設(shè);問題與對(duì)策

本篇通過對(duì)我國高等院校職工社保檔案信息化建立的必要性以及現(xiàn)存的相關(guān)具體問題進(jìn)行有針對(duì)性的探究和分析，為高等院校社保檔案信息化管理提出了相應(yīng)的解決措施，從而更好地推動(dòng)高校職工社保信息化的建設(shè)與發(fā)展，逐步解決高等院校職工社保檔案管理工作中遇到的技術(shù)障礙和困難，一定程度上也促進(jìn)了我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的前進(jìn)和發(fā)展等。

一、高校職工社保檔案信息化建設(shè)的象征意義

隨著我國信息科技技術(shù)的飛速發(fā)展，高校職工社保檔案的數(shù)字化信息化建設(shè)與管理已經(jīng)越來越成為高等院校管理工作的重要組成部分，而將相關(guān)數(shù)字、數(shù)據(jù)信息及相關(guān)科技技術(shù)高效運(yùn)用于各類高等院校的職工社保檔案管理中一定程度上可以滿足高等院校對(duì)職工社保檔案資源的整理等實(shí)際需求。而具體的實(shí)際性象征意義體現(xiàn)如下：

1.相關(guān)的數(shù)字化信息技術(shù)可以為我國高校職工社保檔案的建設(shè)與管理創(chuàng)設(shè)更豐富、大容量的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)空間以及較為強(qiáng)大的后備網(wǎng)絡(luò)管理、控制能力。

2.隨著社會(huì)的進(jìn)步以及信息時(shí)代的與日革新，我國各高校職工數(shù)量的變?cè)鱿鄳?yīng)的出現(xiàn)院校內(nèi)大量的社保檔案，而通過較為先進(jìn)的數(shù)字信息化網(wǎng)絡(luò)體系可以更好的解決院校職工社保檔案大量信息存儲(chǔ)難的問題。

3.通過數(shù)字化信息技術(shù)的運(yùn)用，可以在較好處理存儲(chǔ)各類職工線上檔案信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上優(yōu)化和進(jìn)一步整合信息，更高效便利的促進(jìn)了職工們汲取相關(guān)檔案信息的高效率。

4.相關(guān)數(shù)據(jù)、信息化技術(shù)的入校實(shí)際應(yīng)用一定程度上為職工社保檔案管理體制的建立健全提供了有力的保障。其的實(shí)踐性運(yùn)用確保社保檔案信息的規(guī)范化、體系化存儲(chǔ)，提升了其管理工作的高效行進(jìn)，也很大程度上體現(xiàn)了高校檔案管理部門對(duì)參保職工們認(rèn)真負(fù)責(zé)的責(zé)任心態(tài)度等。

二、高校職工社保目前存在的系列阻礙

1.社保檔案管理人員思維固化、未成體系。就目前我國高等院校職工社保檔案管理境況而言，整體管理構(gòu)架缺乏客觀體系化，多有不足，具體體現(xiàn)在：

（1）從事檔案管理的工作人員大體分為兩大類，一是專業(yè)對(duì)口的，二是跨行跨界入職的。前者雖然是專業(yè)化的檔案管理服務(wù)工作，卻常常由于個(gè)人學(xué)識(shí)學(xué)歷程度不足、年齡不適接受新事物應(yīng)變較慢、職稱構(gòu)架不合理等綜合素質(zhì)差異明顯;后者中多有相關(guān)人員未接受過檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，也幾乎沒有相關(guān)檔案管理與服務(wù)等的理論學(xué)識(shí)支撐，基礎(chǔ)技能不達(dá)標(biāo)等。

（2）另外，院校內(nèi)檔案管理與服務(wù)相關(guān)從業(yè)者中有些人思維意識(shí)較為固守滯后，缺乏創(chuàng)新俱進(jìn)的發(fā)展主觀意愿;有部分人員工作觀念傳統(tǒng)落后，缺乏工作認(rèn)知與重視程度等。這些思想意識(shí)主導(dǎo)下的行為習(xí)慣往往表現(xiàn)為缺少深刻的檔案管理工作認(rèn)識(shí)、對(duì)職工社保檔案建設(shè)管理缺少責(zé)任心、沒有較強(qiáng)的主管服務(wù)性意識(shí)，往往在具體工作行為中表現(xiàn)出較強(qiáng)的惰性與不以為然劣根性心理等，往往很難推動(dòng)檔案管理信息化建立工作的正常推進(jìn)。

2.檔案管理方式及基本設(shè)備有待優(yōu)化。相對(duì)而言，我國普通類高校往往檔案管理機(jī)制不夠健全，多沿襲傳統(tǒng)的人工模式檔案管理，相關(guān)管理方法較為原生化。此外，缺少具體、規(guī)范化的社保檔案置放場所，相應(yīng)基本的設(shè)備等很難達(dá)到其數(shù)字化、信息化技術(shù)管理的標(biāo)準(zhǔn)，即便進(jìn)行一定的資金投入，往往也只能側(cè)重推進(jìn)一些與院校內(nèi)教學(xué)活動(dòng)密切聯(lián)動(dòng)的可視性專業(yè)項(xiàng)目，缺少對(duì)社保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備創(chuàng)設(shè)，所以相對(duì)的檔案建設(shè)設(shè)備非常滯后。而資金費(fèi)用缺少投入總是高校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)最顯著的困窘，加之用人、管理相關(guān)機(jī)制等有待完善，常常直接影響檔案管理相關(guān)工作者的主管能動(dòng)性及創(chuàng)新性的發(fā)揮。

3.專職管理工作者不夠?qū)I(yè)，檔案利用不夠充分。由于檔案管理專職工作者專業(yè)素養(yǎng)的差異化，常直接制約社保檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。相關(guān)院校內(nèi)檔案管理人員往往并非從事專業(yè)對(duì)口工作，其相關(guān)檔案管理理論基礎(chǔ)學(xué)識(shí)累積不足，部分專業(yè)一致的檔案管理工作者的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備較為傳統(tǒng)。而相應(yīng)繼續(xù)教育項(xiàng)目又未獲得有效開展，由此致使校內(nèi)多數(shù)檔案資料未被優(yōu)化運(yùn)用，常更新過程較為漫長、利用率低等。又由于相關(guān)信息收集整理不及時(shí)和規(guī)范化、分化不明晰等，一定程度上阻礙了信息化檔案建設(shè)的進(jìn)行。

4.相關(guān)工作者主管服務(wù)意識(shí)有待完善與提升。院校內(nèi)社保檔案工作中，時(shí)常存在相關(guān)工作者自主服務(wù)意識(shí)淺薄等消極服務(wù)行為。比如，在人工檔案管理模式中，當(dāng)相關(guān)受保職工需要查詢相關(guān)檔案信息、資料時(shí)，相應(yīng)的檔案管理工作者沒有很熱情、積極的做出相應(yīng)引導(dǎo)與服務(wù)，或者相關(guān)行為表現(xiàn)的不是很有耐性和主觀意識(shí)等，致使職工社保檔案信息難以有效發(fā)揮效用等。

三、相關(guān)檔案信息化建設(shè)的解決措施

1.檔案認(rèn)知的提升及觀念的轉(zhuǎn)變。相關(guān)高校內(nèi)檔案管理工作者應(yīng)該在認(rèn)識(shí)社保檔案信息資料價(jià)值的基礎(chǔ)上認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重大意義。而相關(guān)社保檔案信息化建設(shè)的利弊程度總是相應(yīng)的影響到院校現(xiàn)代化水平，社保檔案數(shù)字信息化良好發(fā)展建設(shè)可有力的促進(jìn)院校整體全面的發(fā)展。另外，基于提升認(rèn)知，還應(yīng)適時(shí)加深數(shù)字化信息觀念，結(jié)合創(chuàng)新、服務(wù)、法制等優(yōu)化主觀服務(wù)意識(shí)積極指導(dǎo)院校社保檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)。

2.適時(shí)適當(dāng)?shù)馁Y金供給。各高等院校要在各級(jí)政府一定范圍的教育、教學(xué)等資金扶持的基礎(chǔ)上應(yīng)該積極進(jìn)行適時(shí)適當(dāng)?shù)纳鐣?huì)多元化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)籌集，可以創(chuàng)設(shè)院校內(nèi)部專項(xiàng)職工社保檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，進(jìn)一步優(yōu)化和完善現(xiàn)存的一系列有待更新?lián)Q代的電子輔助性設(shè)備，為院校內(nèi)部職工社保檔案的數(shù)據(jù)信息數(shù)字化建設(shè)做好充分的前提準(zhǔn)備等。

3.加強(qiáng)院校內(nèi)相關(guān)人員培訓(xùn)

（1）加強(qiáng)相關(guān)干部領(lǐng)頭人檔案建設(shè)。檔案相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部常處于上一級(jí)要求執(zhí)行與職工檔案信息化呈現(xiàn)的中堅(jiān)力量，他們相關(guān)建設(shè)意識(shí)的重視程度往往直接反映檔案信息化建設(shè)的程度。所以，院校應(yīng)該加強(qiáng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)層的針對(duì)性培訓(xùn)，鞏固他們的責(zé)任性等工作意識(shí)，以便更好地促使職工社保檔案工作與信息數(shù)字化技術(shù)的緊密結(jié)合等。

（2）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等設(shè)備人才的培養(yǎng)。數(shù)據(jù)信息化建設(shè)缺少不了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的使用，無論是電子版本的管理或者館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化信息化轉(zhuǎn)譯、相關(guān)網(wǎng)絡(luò)輔助利用等都需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)與其互相結(jié)合。因此，院校應(yīng)注重計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備專業(yè)人才的培養(yǎng)，而經(jīng)過檔案部門進(jìn)行相關(guān)特定業(yè)務(wù)的針對(duì)性訓(xùn)練，促使他們更加深入了解到院校檔案管理工作的具體內(nèi)容，從而更好的高效完成對(duì)社保檔案數(shù)據(jù)信息化的建設(shè)。

（3）對(duì)在職檔案管理工作者的培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)不局限于計(jì)算機(jī)相關(guān)人員，所以，對(duì)在職的檔案管理人員的針對(duì)性培訓(xùn)十分必要。當(dāng)然，相關(guān)院校應(yīng)為在職的檔案管理相關(guān)工作人員的培訓(xùn)創(chuàng)設(shè)更有利的條件，比如可以不定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，及時(shí)傳達(dá)國家檔案相關(guān)部門下達(dá)的文件精神內(nèi)涵，積極進(jìn)行院校內(nèi)實(shí)踐性工作運(yùn)用中，從而進(jìn)一步改善在職檔案人員的學(xué)識(shí)、素養(yǎng)儲(chǔ)備，從而更好地提高其綜合業(yè)務(wù)實(shí)際處理能力。

4.提升服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案資料高效利用。要始終堅(jiān)持樹立服務(wù)主觀意識(shí)，明晰服務(wù)對(duì)象及方向。適時(shí)靈活的改善服務(wù)態(tài)度，要懂得站在職工們受保人的思維角度上進(jìn)行服務(wù)工作，遇到問題解決問題，深入研習(xí)管理服務(wù)工作中出現(xiàn)的一系列新情況、特點(diǎn)，及時(shí)歸納與總結(jié)，創(chuàng)新各種方式、手段等，在院校內(nèi)各職工的各項(xiàng)工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆?wù)。另外，也要立足根本鞏固基礎(chǔ)性工作業(yè)務(wù)，從而更好地提升服務(wù)管理工作質(zhì)量。最后還應(yīng)該積極自主熟悉館內(nèi)各職工的社保檔案儲(chǔ)藏，及時(shí)主動(dòng)分析和研究受保人的各項(xiàng)切實(shí)需要，積極做好預(yù)估工作，變傳統(tǒng)模式的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)征詢，還可以創(chuàng)新出多種檔案信息利用途徑和新型形式，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)等的充分利用率，比如，適時(shí)開設(shè)檔案館藏介紹、舉辦檔案展覽等創(chuàng)新性實(shí)用性項(xiàng)目。而通過以上各項(xiàng)變動(dòng)更新，在提高檔案利用率基礎(chǔ)上也可以拓寬其應(yīng)用范圍，同時(shí)也能加深人們對(duì)社保檔案的重要悉知，從而更好促進(jìn)信息化檔案建設(shè)的進(jìn)行。

5.加強(qiáng)各形式數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作。相關(guān)院校要適時(shí)依據(jù)自身發(fā)展實(shí)況逐步推進(jìn)檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。而信息化建設(shè)常需以院校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基本，輔助計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段。所以，檔案相關(guān)部門需運(yùn)用輔助計(jì)算機(jī)檔案管理，建立相關(guān)局域網(wǎng)與院校網(wǎng)互通，從而進(jìn)行網(wǎng)頁上檢索、線上歸存檔等。

而電子數(shù)據(jù)信息的歸檔與管理是檔案信息化建設(shè)的重要部分，因此要完善職工社保檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)背景下電子數(shù)據(jù)數(shù)字信息的實(shí)時(shí)歸檔與接收，以更精準(zhǔn)、完備的將相關(guān)有效電子信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)藏在專項(xiàng)檔案部門，為電子與紙質(zhì)版本數(shù)字化信息的科學(xué)保管存儲(chǔ)做好輔助工作。

總而言之，高校職工社保檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，要時(shí)刻堅(jiān)持以基本建設(shè)為著手點(diǎn)，適時(shí)的運(yùn)用各項(xiàng)資源及輔助性儲(chǔ)備合理、科學(xué)的運(yùn)用相關(guān)措施進(jìn)行檔案信息、數(shù)字化建設(shè)，從而促使院校職工社保檔案數(shù)據(jù)、信息化建設(shè)邁向全新階段。

四、結(jié)束語

高等院校職工社保檔案的信息化建設(shè)是檔案系列工作發(fā)展的趨勢，也是其革新前進(jìn)的必然趨勢，在現(xiàn)階段的社會(huì)大背景環(huán)境下，高等院校職工社保檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)重視院校內(nèi)職工社保檔案的信息化建設(shè)，有效、積極的推進(jìn)其建設(shè)、發(fā)展進(jìn)程，更好的促進(jìn)校內(nèi)職工社保檔案工作的數(shù)字化數(shù)據(jù)資源較好的開發(fā)和利用，從而進(jìn)一步提升院校內(nèi)職工社保檔案工作的服務(wù)水平。同時(shí)，高效的信息技術(shù)更被普遍的運(yùn)用于我國各高校的職工社保檔案管理中。

參考文獻(xiàn)：

[1]高 麗.社保檔案信息化建設(shè)問題及對(duì)策探討[J].環(huán)球市場，2017（19）.

作者簡介：景麗（1986-），女，漢族，寧夏人，寧夏大學(xué)，學(xué)士，職稱，助理館員（檔案），研究方向：高校職工社保檔案及文件檔案管理。