探討基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

劉世奇

摘要：檔案是歷史的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是滿足人民群眾生產(chǎn)生活需要的切入點(diǎn)。切實(shí)加強(qiáng)基層檔案工作的管理，是新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是黨和人民對(duì)檔案管理工作的新要求。基層檔案管理人員要適應(yīng)新時(shí)代新要求，順應(yīng)群眾新期盼，以銳意進(jìn)取、埋頭苦干的精神做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作;特點(diǎn);策略

1 什么是文書檔案

文書檔案是目前行政單位中工作中不可或缺的基礎(chǔ)元素之一，是協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)處理各項(xiàng)事務(wù)工作的主要手段和方法，并且還是單位領(lǐng)導(dǎo)作出正確、科學(xué)決策的關(guān)鍵所在。換句話說，文書檔案管理是各個(gè)單位中各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能夠?yàn)榭疾鞖v史提供重要的依據(jù)。

2 文書檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）文書工作是基礎(chǔ)。文書工作的內(nèi)容包括對(duì)不同單位、部門中各類文件的收集。登錄、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、提醒、成文和歸檔等。在這些工作完成后，檔案管理工作才得以開始、整理、收集、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。檔案的形成就是文書工作全部環(huán)節(jié)的成果，所以說文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（2）文書檔案管理工作量大、復(fù)雜、繁瑣。檔案局的文書檔案管理工作主要是對(duì)文件資料、事件過程記載和人事等檔案的管理，工作重點(diǎn)是對(duì)相關(guān)資料的收集和保存。在記錄的形式、存放的方法和分類的方式上都要科學(xué)合理、統(tǒng)籌兼顧。相對(duì)于其他的文書檔案管理工作來說，檔案局的管理工作更加復(fù)雜化，它涉及到不同范圍、各種性質(zhì)的資料，檔案性質(zhì)跨度大，數(shù)量極多，因此，工作的過程非常繁瑣。

（3）文書檔案管理的性質(zhì)。在基層檔案管理員對(duì)文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，要根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，文書檔案也有一定的規(guī)范要求。還有特殊性的文件檔案需要做好保密工作，尤其是在檔案局的檔案管理工作中，更要注意這一點(diǎn)。另外在管理的一系列環(huán)節(jié)中，要保證文書檔案的整體性和安全性。這就要求基層檔案管理員要有嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任感。

3 做好文書檔案管理工作的策略

3.1 增強(qiáng)文書檔案管理意識(shí)

在基層單位日常管理工作中，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐和適應(yīng)其要求，對(duì)基層單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作進(jìn)進(jìn)行全面改革，并且將理念變革作為其根本。首先，應(yīng)當(dāng)提高文書檔案管理人員對(duì)思想重視度，將文書檔案管理工作與本單位的發(fā)展有機(jī)結(jié)合起來。其次，文書檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理地分配檔案管理工作任務(wù)，樹立良好的歸類和優(yōu)化整合理念。比如，根據(jù)基層單位的人事檔案、財(cái)務(wù)資源以及公共物質(zhì)檔案等歸類，從思想層面上加強(qiáng)文書檔案信息優(yōu)化整合以及歸類思維定向。同時(shí)，基層單位應(yīng)當(dāng)全面開展文書檔案管理工作，轉(zhuǎn)變以往的文書檔案管理理念，并且使其能夠與新形勢(shì)下的基層單位轉(zhuǎn)型有機(jī)承接起來，科學(xué)調(diào)整基層單位各項(xiàng)內(nèi)部工作。比如，按照現(xiàn)行的基層單位管理法規(guī)與政策，加強(qiáng)文書檔案資料的優(yōu)化管理以及信息合理規(guī)劃，以此來有效增強(qiáng)基層單位文書檔案管理人員的意識(shí)。

3.2 加強(qiáng)文書文件處理工作

檔案是從文書文件中產(chǎn)生，文書文件處理工作能夠直接決定文件的質(zhì)量并影響檔案質(zhì)量。文書文件處理工作人員中需注意規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而提升檔案質(zhì)量。文件上的字跡需清晰，文件中的字不能使會(huì)褪色的筆墨紙張，讓字跡清晰便于長久保管?，F(xiàn)在在文件處理時(shí)已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)和復(fù)印機(jī)，現(xiàn)代辦公已經(jīng)沒有人再用手工寫文件。所以文書處理工作人員要注意文件的制作過程，一定要運(yùn)用能長期保管的材料，針對(duì)不易保管的文件需塑封保存以進(jìn)而更好的延長文書文件的保管時(shí)間。文件的印制與裝訂也需符合標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 加強(qiáng)檔案收集工作

檔案是來自文件收集工作，只有收集工作合乎標(biāo)準(zhǔn)才能進(jìn)入檔案室，合理標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理?xiàng)l件。在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)能反映出有價(jià)值的文件材料是文件收集工作的范圍，文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是標(biāo)準(zhǔn)化文件收集工作的重要關(guān)鍵，進(jìn)行文件收集工作的過程中要把文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)實(shí)施。還需按照時(shí)間、部門、業(yè)務(wù)分類收集文件。按照工作特點(diǎn)收集文件，可以讓文件收集工作變得更加準(zhǔn)確規(guī)范。因?yàn)槠髽I(yè)所進(jìn)行的會(huì)議內(nèi)容包括生產(chǎn)經(jīng)營、工作情況、問題研究情況等等，所以會(huì)議記錄可以準(zhǔn)確的反映出基層發(fā)展。進(jìn)行文件收集的時(shí)候需先和相關(guān)部門預(yù)約。部門的專業(yè)技術(shù)材料不在工作計(jì)劃中的話就在工作總結(jié)中，工作人員可以從部門工作總結(jié)中找到?jīng)]有收集到的材料。文書檔案工作人員需根據(jù)歸檔范圍以及保管期限統(tǒng)一規(guī)范整理。文書檔案工作人員整理文件時(shí)，首先要正確區(qū)分文件材料歸檔問題。掌握需要?dú)w檔的范圍要求，防止出現(xiàn)重文件和有檔不歸的情況。根據(jù)企業(yè)文書檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定，整理檔案需分析文件間關(guān)系，還需查看文件的內(nèi)容和文件作用，防止片面的確定文件價(jià)值。在進(jìn)行文書檔案的收集和歸檔工作時(shí)檔案宣傳活動(dòng)也是很重要的?；鶎訂挝豢梢赃\(yùn)用簡報(bào)編制和檔案編研的方式增加檔案工作的宣傳力，引導(dǎo)檔案管理人員有效開展工作并提升自己的文書檔案管理意識(shí)，使工作人員能積極主動(dòng)的投入工作中，以便于更好的完成文書檔案宣傳目標(biāo)。

3.4 打造一支高素質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)

任何工作的開展都離不開人才這一關(guān)鍵要素，檔案管理工作也不例外，對(duì)于事業(yè)單位來說，打造一支高素質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)是非常重要的。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的把關(guān)，制定明確的崗位準(zhǔn)入門檻，要求所有進(jìn)入到該崗位的人員都必須具備對(duì)應(yīng)的專業(yè)知識(shí)背景，與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)具備一定的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，能靈活應(yīng)對(duì)管理過程中遇到的各種問題與困難。其次，在管理人員正式上崗之前，應(yīng)做好崗前培訓(xùn)工作，對(duì)管理人員進(jìn)行文書檔案收集、整理、歸類等工作的詳細(xì)講解，從而確保其能有效完成此項(xiàng)工作。再次，應(yīng)定期對(duì)在職管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，或者邀請(qǐng)一些專家到單位進(jìn)行文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的實(shí)地傳授，從而提升文書檔案管理人員的工作能力，每次培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束之后，必須對(duì)員工的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，這樣才能提高員工對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的重視度，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)效果。

4 結(jié)語

基層的文書檔案管理工作是檔案管理人員開展工作的一個(gè)重要組成部分，做好基層文書檔案管理工作，夠提高檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高度發(fā)展，使基層檔案管理工作能夠在新形勢(shì)下正常的開展。在實(shí)際應(yīng)用中需要從檔案專業(yè)人才引進(jìn)到管理制度建設(shè)，從專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)到工作經(jīng)驗(yàn)交流方方面面都能站在新的高度，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫崎棟.淺析提升基層單位檔案水平科學(xué)化管理的途徑[J].檔案，2016（11）：62-63.

[2]李紅艷.基層單位檔案工作規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)途徑探討[J].神舟旬刊，2016（5）：120.

[3]李燕.芻議基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].科技風(fēng)，2017（05）：283-284.

（作者單位：東明縣武勝橋鎮(zhèn)人民政府）