高校檔案部門微信公眾平臺建設(shè)研究初探

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為高校檔案工作優(yōu)化提供了有效渠道，在實體檔案管理成本不斷提高的現(xiàn)實情況下，高校檔案部門正積極進行線上宣傳、辦公方面的探索。經(jīng)過對當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)主流平臺的差異化分析，高校檔案部門最終選擇了微信公眾平臺作為線上運營載體。因此，本文將分析高校檔案部門微信公眾平臺建設(shè)現(xiàn)狀與問題，并提出幾點具體的改進策略。

關(guān)鍵詞：微信公眾平臺;高校檔案部門;現(xiàn)狀分析;策略

新媒體的出現(xiàn)很大程度上改變了人們獲取信息的方式，微信作為新媒體典型代表，憑借其時效性強、互動性高、傳播面廣、方便快捷、功能豐富、使用成本低廉等諸多優(yōu)勢滿足了人們對信息獲取的各項要求。

依托微信公眾平臺展開的檔案工作充分發(fā)揮了新媒體的信息傳播優(yōu)勢，高校檔案部門在降低運用成本的同時為用戶提供了更加便利的檔案服務(wù)。就目前來看，國內(nèi)高校已經(jīng)普遍認(rèn)識到微信公眾平臺在檔案工作中的積極作用，并將其作為創(chuàng)新檔案服務(wù)形式的主要對象。在應(yīng)用經(jīng)驗不足等限制性因素的影響下，高校檔案部門微信公眾平臺的建設(shè)還不甚理想，尤其是在推送手段、內(nèi)容及服務(wù)形式的設(shè)定方面，還有許多值得論證的地方。

一、高校檔案部門微信公眾平臺建設(shè)基本現(xiàn)狀

1.數(shù)量及開通時間分析。截至2019年5月2日，筆者以“大學(xué)檔案館（校史館）”和“學(xué)院檔案館（校史館）”作為關(guān)鍵詞，并把一些大學(xué)的簡稱加上“檔案”，如“浙大檔案”“華農(nóng)檔案”“東師檔案”等，利用微信“添加朋友”的功能，在微信公眾號平臺進行檢索，共檢索到85所高校開通檔案部門微信公眾號。實際上，高校檔案相關(guān)的微信服務(wù)與微信平臺的產(chǎn)生不同步，大概是在微信出現(xiàn)三年后，微信公眾平臺的檔案服務(wù)才產(chǎn)生。最早的高校檔案服務(wù)可以追溯到2014年，到目前為止，開通實踐最早的上海交通大學(xué)檔案館也不過只有五年。從事物發(fā)展的角度來看，五年時間無論怎么看都顯得太單薄，不能支撐新生事物的發(fā)展完善。由此也可以認(rèn)識到，我國高校檔案微信公眾號的發(fā)展還處于低水平狀態(tài)，其中需要改進的內(nèi)容為數(shù)不少。但是從另一方面來看，五年時間內(nèi)，高校檔案館微信公眾號從無到有，并且整體呈現(xiàn)出增長態(tài)勢，其發(fā)展速度雖然不快，但始終保持穩(wěn)定狀態(tài)。另外，隨著參與微信公眾平臺的高校檔案館數(shù)量逐漸增多，關(guān)于微信公眾平臺應(yīng)用的經(jīng)驗也在慢慢積累。然而，不可忽略的是，雖然高校檔案部門微信公眾平臺建設(shè)的進程在不斷推進，但是當(dāng)前加入微信公眾平臺的高校占比卻很低，遠遠無法形成規(guī)模效應(yīng)，由此可以認(rèn)識到，高校檔案部門微信公眾平臺的建設(shè)依然任重而道遠。

2.微信公眾號名稱分析。微信公眾號是唯一且不可修改的，規(guī)范的名稱便于用戶檢索并關(guān)注訂閱，高校檔案部門微信公眾號存在使用學(xué)校簡稱的現(xiàn)象，比如“華農(nóng)檔案”“東師檔案”等，有的甚至連學(xué)校簡稱都未出現(xiàn)，直接導(dǎo)致用戶很難從名稱上辨別出該公眾號屬于哪所大學(xué)的檔案部門，這對于擴大公眾號影響顯然是不利的。所以高校檔案部門在公眾號名稱設(shè)置上，應(yīng)該采用更加正式的方法，即使用學(xué)校全稱命名公眾號。

3.微信公眾號賬號性質(zhì)的辨析。賬號主體為官方且經(jīng)過認(rèn)證的微信公眾號的真實性和合法性更加可靠。目前高校檔案部門微信公眾號賬號主體為官方的有78個，個人的有6個，未顯示的有1個;經(jīng)過認(rèn)證的有 70個，未認(rèn)證的有15 個。這表明，我國高校檔案部門微信公眾號在真實性和合法性方面有待進一步加強。

二、高校檔案部門微信公眾平臺內(nèi)容建設(shè)現(xiàn)狀

1.信息推送更新頻次分析。微信公眾號的經(jīng)營需要大量高質(zhì)量推送內(nèi)容的支持，如果推送頻率得不到保障，用戶對公眾號的關(guān)注就會下降，從而導(dǎo)致公眾號的服務(wù)對象規(guī)模縮小。根據(jù)高校重視程度的差異性，高校檔案部門微信公眾號的更新頻次也相應(yīng)不同，有的公眾號內(nèi)容豐富、更新頻次高，有的微信公眾號發(fā)布信息時斷時續(xù)，信息更新速度緩慢而且無周期性，久而久之甚至淪為“僵尸號”，鮮有更新信息推送。值得引起注意的是，多數(shù)高校推送狀況不理想，更新頻率慢甚至長時間不更新的公眾號比比皆是。

2.信息推送內(nèi)容分析。檔案微信公眾號的主要推送內(nèi)容是關(guān)于檔案研究的發(fā)現(xiàn)和具體檔案服務(wù)內(nèi)容，這些推送內(nèi)容本身比較單調(diào)，如果不是需要使用檔案和對檔案有特別興趣，一般用戶不會關(guān)注檔案微信公眾號。用戶關(guān)注不夠也在一定程度上影響了檔案微信公眾平臺的建設(shè)，外部作用的缺失必然會導(dǎo)致公眾號建設(shè)缺乏動力，如果推送內(nèi)容沒人回應(yīng)，運營人員的工作熱情自然也會被消磨。除此以外，部分檔案公眾號對自身只能認(rèn)識不清，沒有形成以師生為對象的服務(wù)意識和責(zé)任意識。因此，在實際運營中，這些公眾號罔顧師生需要，推送沒有實際意義的內(nèi)容，這不僅不能為用戶提供有效幫助，還會導(dǎo)致用戶對公眾號產(chǎn)生厭煩心理。另外，在缺乏責(zé)任意識和監(jiān)督的情況下，部分運營人員為了在保證推送數(shù)量的同時減輕工作負擔(dān)，借助各種卻道推送非原創(chuàng)內(nèi)容。作為檔案微信公眾號，推送的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)立足于檔案資源，在充分了解師生需要的情況下選擇性的進行推送，而不是為了保證數(shù)量敷衍了事。

3.微信公眾平臺功能版塊設(shè)置分析。功能模塊設(shè)置需要充分結(jié)合公眾號的類型和服務(wù)對象，檔案微信公眾號最重要的作用就是提供檔案服務(wù)，所以多數(shù)高校在微信公眾平臺的建設(shè)中體現(xiàn)了這單。以深圳大學(xué)檔案館公眾號為例，進入該公眾號可以看見三個服務(wù)欄，分別是“往期推送”，“檔案事務(wù)”，“史協(xié)周邊”，其中“檔案事務(wù)”包含了不同學(xué)歷的檔案事務(wù)選項，其他兩欄基本和檔案服務(wù)無關(guān)。但是，只有極少數(shù)的高校檔案部門提供在線檢索、遠程查檔服務(wù)，這說明當(dāng)前高校檔案機構(gòu)微信公眾號并不是單純的宣傳工具，大多數(shù)高校都有利用微信進行檔案服務(wù)的意識，但服務(wù)程度較淺，亟待開拓渠道提供深層次服務(wù)，從而實現(xiàn)高校檔案機構(gòu)工作人員與用戶進行線上線下雙向互動。

4.微信公眾號管理制度分析。商業(yè)性公眾號管理比較嚴(yán)格，運營人員需要在制度范圍內(nèi)執(zhí)行各項操作，尤其是在推送相關(guān)操作方面，發(fā)布時間、內(nèi)容、回復(fù)都有明確的規(guī)定。反觀高校檔案部門微信公眾平臺，由于運營人員多為編制人員兼職，而不是專門按排，而且檔案微信公眾平臺不以盈利為目的，所以獎懲制度等企業(yè)管理措施并不適用于公眾號管理。另外，檔案微信公眾平臺行行業(yè)內(nèi)也沒有完善的管理制度，例如上文中提到的命名問題，這種問題的解決需要高校檔案館共同協(xié)定管理制度才能實現(xiàn)。

三、關(guān)于高校檔案部門微信公眾平臺建設(shè)的意見

1.規(guī)范微信公眾平臺管理。檔案微信公眾平臺的各項操作都要在法律允許的范圍內(nèi)進行，由于網(wǎng)絡(luò)世界的開放性和無限性，微信公眾平臺也成了不法分子傳播不良信息的途徑之一，為了避免公眾號的的運營受到不良影響，高校檔案部門應(yīng)加強微信公眾號的制度化建設(shè)。具體建設(shè)工作可以分為內(nèi)部建設(shè)和外部建設(shè)，內(nèi)部建設(shè)指的是規(guī)范運營工作人員的行為，確保公眾號的功能和工作原則可以得到貫徹，進而為用戶提供基本的檔案服務(wù)。外部建設(shè)的工作重心是提高公眾號的權(quán)威性和影響力，這點需要通過微信公眾平臺官方認(rèn)證，運營方推送原創(chuàng)、權(quán)威內(nèi)容等方式實現(xiàn)。

2.穩(wěn)定運營，逐步發(fā)展。微信公眾號的運營不是一蹴而就的過程，影響力的提高和觀眾基礎(chǔ)的擴大需要長時間的積累，但是多數(shù)高校只是圖一時新鮮，沒有對公眾號的運營引起重視。正如上文中提到的深圳大學(xué)檔案館公眾號，該公眾號的文章內(nèi)容集中于2018年下半年，推送頻繁時可以達到一月三篇，但是自進入2019年以來，截至2019年5月1日，該公眾號還沒有新的推送文章出現(xiàn)。微信工作平臺管理缺失絕不是偶然現(xiàn)象，高校檔案館如果不能正確認(rèn)識微信公眾號的重要性，那么降低運營成本，提高服務(wù)能力也就無從談起。為此，高校檔案館要扎根檔案資源，通過穩(wěn)定的運營方式，源源不斷的輸出優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

3.優(yōu)化版塊設(shè)置，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。微信公眾號板塊設(shè)置可以直接體現(xiàn)出公眾號的服務(wù)能力，對于高校檔案館微信公眾號的板塊設(shè)置，需要充分與線下功能進行協(xié)調(diào)，即盡可能將查詢類工作任務(wù)轉(zhuǎn)移到線上平臺。因此，檔案公眾號最基本的板塊功能便是檔案查詢，在具體板塊設(shè)置中，要全面還原線下檔案館可以提供的查詢服務(wù)，以免師生在公眾號上尋求檔案服務(wù)時遭受拒絕，從而帶來不變。另外，必須保障微信公眾號與線下檔案管的聯(lián)系，當(dāng)時師生查詢檔案為錄入數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)提供高校檔案館的具體信息，從而使檔案工作變得更加精細。

4.拓寬內(nèi)容和表現(xiàn)形式，豐富個性化功能。高校檔案部門微信公眾號的內(nèi)容應(yīng)不斷開拓豐富，一方面要全面反映檔案業(yè)務(wù)工作動態(tài)、普及檔案知識、宣傳校史校情;另一方面應(yīng)多開辟一些專題系列文章，增加內(nèi)容的可讀性，深刻挖掘檔案中的文化價值，用語上宜生動活潑甚至可采用網(wǎng)絡(luò)流行語，增加內(nèi)容的趣味性。

5.加強人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化用戶體驗。微信公眾號的運營主體是相關(guān)工作人員，專業(yè)能力強，語言風(fēng)格詼諧的運營方式往往可以給用戶帶來良好的使用體驗。因此，高校檔案館在建設(shè)微信公眾平臺時，應(yīng)該安排合適的人選專門負責(zé)公眾號運營，必要情況下還要開展對工作人員的培訓(xùn)，以便其能夠適應(yīng)日新月異的微信公眾平臺。當(dāng)然，除了要加強運營團隊建設(shè)外，維護人員綜合素質(zhì)的提高也同樣重要，穩(wěn)定的業(yè)務(wù)功能是優(yōu)質(zhì)服務(wù)實現(xiàn)的基礎(chǔ)，維護人員應(yīng)加強在計算機和檔案業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，以此提高綜合素質(zhì)。

結(jié)束語

將檔案工作與微信公眾平臺結(jié)合，高校檔案工作的服務(wù)能力和工作效率將會得到顯著的提升。結(jié)合當(dāng)前檔案公眾號中存在的問題，高校檔案館應(yīng)當(dāng)積極從中吸取經(jīng)驗，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，以求滿足用戶提出的各項服務(wù)要求。

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作者簡介：許娟（1982-），女，職稱：檔案專業(yè)副研究館員，研究方向：高校檔案綜合管理與研究。