建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略探析

摘 要：數(shù)字化的檔案模式逐漸成為當(dāng)代檔案建設(shè)的基礎(chǔ)條件，從傳統(tǒng)的檔案處理形式中，演變出多樣的數(shù)字管理要求，進(jìn)而實現(xiàn)綜合化的檔案控制，利用網(wǎng)絡(luò)的模式建立數(shù)據(jù)庫，將檔案更加系統(tǒng)化的集成起來，通過信息的科學(xué)化處理、統(tǒng)計分析，從多個認(rèn)知視角出發(fā)，讓檔案的歸納更加符合工作需要，與當(dāng)代的發(fā)展目標(biāo)相融合，檔案管理應(yīng)進(jìn)一步的借助先進(jìn)的技術(shù)手段，開發(fā)出具備多功能的管理模式，另資源得到有效的利用。

關(guān)鍵詞：建立;數(shù)字化;檔案管理體系;方法策略

數(shù)字化、科學(xué)化、智能化的檔案管理方式，正在逐漸的更新與改正，填補了傳統(tǒng)管理中的漏洞，與此同時，還讓數(shù)字化的控制方向與整體的單位目標(biāo)相結(jié)合，現(xiàn)代化的技術(shù)不斷的革新，應(yīng)重視檔案管理的變革，吸納科學(xué)技術(shù)人才，構(gòu)建針對性的檔案管理體系，提煉出檔案管理的關(guān)鍵性內(nèi)容，開發(fā)出更加高效的模式，分門別類的展示檔案的內(nèi)容，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資料解讀形式，通過數(shù)字化的形式，使得檔案管理創(chuàng)新步伐持續(xù)邁進(jìn)。

一、現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)問題解構(gòu)

1.管理機(jī)制嚴(yán)重缺失

當(dāng)前，無論是在各個企業(yè)，還是相關(guān)的機(jī)關(guān)部門單位，不難看出對于經(jīng)濟(jì)、成本、效率等問題重視度較高，但對于檔案的管理重視度不足，雖然網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展日新月異，但網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字模式的融合還處于一個摸索的階段中，不同的企業(yè)在檔案的利用與控制上需求不同，這就導(dǎo)致檔案管理一直在不斷的整改，因此，大多都還沒有具體的管理制度與方案確定，尤其是對檔案信息資源的控制仍沒有引起足夠的重視。

2.隊伍建設(shè)機(jī)制嚴(yán)重滯后

數(shù)字化的檔案管理，需要有專業(yè)的人才提供技術(shù)支持，同時持續(xù)的進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與問題處理，另外還需要配備有關(guān)的器材設(shè)備等，然而現(xiàn)實生活中多采取老員工培訓(xùn)的形式，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣的進(jìn)行數(shù)字化分析，尤其是創(chuàng)新人才短缺，員工多是秉持多一事不如少一事的心態(tài)，在創(chuàng)新后不一定能夠獲得預(yù)期的效果，不僅績效得不到提高，還可能由于系統(tǒng)漏洞獲得處罰，在不嚴(yán)謹(jǐn)、不合理的獎懲制度下，員工較為消極怠工，復(fù)合型人才不足，傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)崗專職，或者兼職模式下對于檔案的管理工作認(rèn)識不深，在有限的水平下無法展開網(wǎng)絡(luò)問題的調(diào)節(jié)。

3.網(wǎng)絡(luò)安全性能有待提高

檔案中留存部分的保密信息，這些內(nèi)容將會成為網(wǎng)絡(luò)漏洞中的危險性因素，一旦有所泄露，很可能損害企業(yè)的利益，網(wǎng)絡(luò)受到病毒的侵?jǐn)_，或者外部的攻擊，而內(nèi)部沒有設(shè)定防火墻等體系，造成的損失是不可估量的，另外內(nèi)部的安全問題也應(yīng)引起重視，如隨意的數(shù)據(jù)查詢與獲取，沒有按照崗位與部門分類，創(chuàng)建權(quán)限模塊，那么在員工無知的情況下，可能帶著原始檔案數(shù)據(jù)去復(fù)印，帶出數(shù)據(jù)丟失，在信息的傳輸中出現(xiàn)系統(tǒng)的肆意修改等，致使檔案內(nèi)容保存狀態(tài)不穩(wěn)定。

二、建立數(shù)字化檔案管理體系的有效方法策略

檔案數(shù)字化的建設(shè)形式中，應(yīng)綜合的考慮檔案的管理流程，與控制模式，將檔案的收集、采集，整理分析、歸納匯總、查詢查閱、統(tǒng)計歸類、借閱定位、編輯改編、分享移交、銷毀清除等，均借助數(shù)據(jù)形式建立系統(tǒng)化的管理模塊，數(shù)據(jù)化的控制應(yīng)全面覆蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，一方面減輕用戶的調(diào)取困難度，一方面便于企業(yè)自身進(jìn)行檔案的分析總結(jié)，為后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)化變革提供經(jīng)驗基礎(chǔ)。

1.電子文件的歸檔管理

現(xiàn)階段檔案的管理處于紙質(zhì)版與電子版兩種模式中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版歸納也不可忽視，然而無論是歸納到電子文件、信息處理部門還是歸納到檔案的紙質(zhì)存儲空間中，都存在歸納的風(fēng)險，為避免將電子檔案歸納為一般的電子信息，可設(shè)立專門的檔案歸納小組，結(jié)合檔案管理中常常出現(xiàn)短期管理，缺乏長期維護(hù)的現(xiàn)象，應(yīng)落實責(zé)任進(jìn)行定期的檢查匯總，另外應(yīng)把握電子文化與企業(yè)發(fā)展、各個部門項目運作之間的聯(lián)系性，注重檔案的真實性、系統(tǒng)性和時效性。企業(yè)應(yīng)充分的認(rèn)識到檔案的管理即使處于電子化的變革階段，也不能視為基本的信息內(nèi)容歸納到信息管理部門，忽視檔案的歸納意義，以保障檔案的充分合理利用。

2.電子文件的鑒定

電子文件應(yīng)在歸檔前做好甄別工作，部分的文檔存在不足、錯誤等，應(yīng)及時糾正， 而對于前期累積的內(nèi)容，已經(jīng)被替換到的文件，可將原始文件選擇刪除，或者在另外的移動硬盤中保留備用，鑒定能夠保障歸檔的安全性與完整性，由于檔案的管理是一項較為復(fù)雜的工作，因此鑒定是必不可少的，同時也應(yīng)鑒定歸檔的保存時效等。為提高電子歸檔利用的效率，應(yīng)鑒定檔案的審閱期限，可在內(nèi)部建設(shè)檔案保管期限表，這樣避免大面積的篩選檔案浪費時間，文件生成后，會提示保管的期限，據(jù)此確認(rèn)或者更替期限時長后，進(jìn)入正常的處理流程，可參考單位的實際文件利用需求，對于一些需要長期保存與短期保存的文件，分別予以類別限制，保管期限應(yīng)有一定的規(guī)律，并劃分不同的范圍，具有延展性，可隨時結(jié)合檔案的信息內(nèi)容與應(yīng)用方向進(jìn)行期限的補充等，按照系統(tǒng)的提示進(jìn)行設(shè)定與修正。

3.電子文件的著錄

為便于查詢查閱相關(guān)的信息，按照目錄進(jìn)行檔案的劃分，需要進(jìn)行電子化文檔的著錄，檔案部門應(yīng)在上述的期限表的設(shè)置同時，注意著錄單的設(shè)計，通過界面進(jìn)行著錄項目的編撰標(biāo)準(zhǔn)化，將著錄的項目可歸納為適用于企業(yè)的統(tǒng)一編制，方便部門之間進(jìn)行工作的銜接，將機(jī)構(gòu)內(nèi)的全部檔案歸納到著錄的范疇內(nèi)，而后結(jié)合文件之間的聯(lián)系，與部門的文件利用要求等，進(jìn)行類別的劃分。

4.電子文件的維護(hù)

電子文件的數(shù)據(jù)化信息較多，很多數(shù)據(jù)內(nèi)容、文字內(nèi)容、圖像內(nèi)容等儲存起來可能出現(xiàn)錯位等問題，應(yīng)讀取網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，做好電子化的文件承載與分類，減少管理中的成本支出，對于有有關(guān)設(shè)備磁性等問題，應(yīng)結(jié)合其精密設(shè)計的需求控制好其溫濕度，日常進(jìn)行防塵防濕減震等處理，避免陽光的長時間照射，控制電源的安全性，注重對有關(guān)磁盤、硬盤的保存方式，對于部分重要的文件，應(yīng)做好電腦的備份，并留有硬盤的備份，數(shù)據(jù)可傳輸?shù)皆贫耍休^為復(fù)雜的密碼保護(hù)，明確責(zé)任制度，相應(yīng)的查詢權(quán)限，可依照結(jié)構(gòu)的內(nèi)部職位與項目責(zé)任等進(jìn)行調(diào)節(jié)，加密電子文件，有一定的解密密碼，定期進(jìn)行病毒的檢測，落實權(quán)限，管理人員應(yīng)做好崗位的交接，定時進(jìn)行維護(hù)處理，內(nèi)部設(shè)計防病毒與防入侵系統(tǒng)，避免對于數(shù)據(jù)進(jìn)行肆意的改正與填充。

5.電子文檔的色彩、分辨

傳統(tǒng)紙質(zhì)版形式只有黑白兩種設(shè)定，這樣的檔案管理模式下，部分的圖像資料顯示的不夠具象化，通過電子版的彩色創(chuàng)建，不僅能夠利用色彩簡單的區(qū)分有關(guān)的檔案條目，構(gòu)建檔案的內(nèi)容框架，還能夠凸顯出部分的重點內(nèi)容，弱化相應(yīng)模糊的資料，為了保留信息的真實內(nèi)容，因此在檔案紙質(zhì)版到電子版的轉(zhuǎn)化過程中，可建議將批量的轉(zhuǎn)化內(nèi)容直接掃描成為彩色，這樣在批量的信息整理時更加一目了然的觀察到相應(yīng)的信息界限，考慮到各個歸檔部門有差異，歸檔的信息利用渠道也不同，因此可結(jié)合現(xiàn)實的情況進(jìn)行彩色的插圖處理或者原始的黑白模式存儲，這里不可一概而論。另外在掃描處理下，應(yīng)注重分辨率的控制，部分員工的技術(shù)能力不足，對于計算機(jī)的控制能力薄弱，一些較為清晰的紙質(zhì)資料在掃描錄入中出現(xiàn)了分辨率較低的問題，再次經(jīng)過幾次的傳輸與傳遞，最終的圖變得十分模糊，數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差，通常掃描的分辨率較高，其存儲占據(jù)的空間也較大，因此也不是說分辨率越高越好，應(yīng)有一定的分辨限制，如圖片、文字等分辨率達(dá)到一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如文字偏小、密度較大等情況下，掃描的分辨率應(yīng)不低于300DPI，通過這樣的原則式概念建立，可分別針對仿真復(fù)制的圖像、有關(guān)的數(shù)據(jù)等進(jìn)行規(guī)定處理，按照檔案的內(nèi)容等可區(qū)分存儲形式如TIFF、JPEG、JPEG2000、PDF、OFD等，適應(yīng)于不用的場景，如長期存儲的、信息量較大的可利用TIFF等，這就需要相關(guān)人員對于各個存儲形式有充分的了解，并區(qū)分檔案的利用目標(biāo)，達(dá)到合理保存的目的。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo)

1.完善檔案數(shù)字化管理體系

檔案的數(shù)字化建立體系應(yīng)逐步完善，利用現(xiàn)有的管理章程，找出其中的數(shù)字化管理不協(xié)調(diào)問題，進(jìn)行現(xiàn)已經(jīng)進(jìn)行的數(shù)據(jù)化管理設(shè)定，并留存一定的空間限制，進(jìn)行下階段的研究體系創(chuàng)新。

2.加強與信息管理部門的強強聯(lián)合

檔案管理部門的信息化處理能力若是不足，應(yīng)加強與信息化管理部門的聯(lián)合，通過檔案的信息安全防護(hù)鎖等形式，應(yīng)獲得各個部門之間的配合協(xié)作，多部門進(jìn)行檔案整理，推進(jìn)數(shù)字化的建設(shè)。

3.豐富數(shù)字檔案的采集途徑

基于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案模式，拓展檔案的海量庫存，將檔案融于市場環(huán)境中，進(jìn)行綜合的測評與分析，以期提高檔案的利用率，在檔案的信息采集中，完善數(shù)字化的生成系統(tǒng)，構(gòu)建更加廣闊的信息采集途徑，獲得更多的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化的檔案管理正在如火如荼的展開，檔案的管理體系也更加健全，應(yīng)充分的了解當(dāng)前數(shù)據(jù)化的信息處理問題，采取具有針對性的形式去化解數(shù)據(jù)信息的管理疑點，提高數(shù)據(jù)化的控制效率。

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作者簡介：石修銀（1965-），男，本科，助館，研究方向為檔案管理。